档案数字化文员工作总结
推荐第1篇：档案数字化标准
1.档案数字化标准
本规范依据以纸质档案[按文书、科技工程图纸]、专门档案[照片、声音、影像、实物等分类] 为主的档案载体分类的行业标准；其中纸制档案数字化标准中详细约定了档案数字化规范标准过程，专门档案的数字化标准过程类同，但是在格式标准上有专门的要求，整个规约参照国标[DA/T31—2005]等有关档案数字化的标准规范以下内容：
1.1纸质档案档案数字化标准
1.1.1文书、科技档案数字化标准
文书档案和科技档案的数字化通常是以纸介质作为专门的档案载体，其数字化的过程是指通过扫描仪将纸制档案采集为数字化数据并加以处理和存储的过程。其档案数字化必须保证其真实性、有效性、完整性。在使用时必须保证数字化数据能从存储介质中正确读取,并还原成电子文件以备查询利用。纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。
1.1.1.1档案整理
在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要做出标识，确保档案数字化质量。
目录数据准备
按照《档案著录规则》(DA/T18)等的要求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、贾任者、起止页号和页数等，应进行修改。
拆除装订
在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。 页面修整
破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或烫平等)后再进行扫描。
档案整理登记
制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。
装订
扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。
1.1.1.2档案扫描 扫描方式
根据档案幅面的大小(A
4、A
3、A0等)选择相应规格的扫描仪或专业担描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。
纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。
扫描色彩模式
扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。 页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进行扫描。
页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案（页面中有红头、印章的因安全原因应扫描成黑白二值），可视需要采用彩色模式进行扫描。
原档案为影印件或非常不清晰的可视需要采用彩色模式进行扫描。 扫描分辨率
扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。
采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般均建议选择≥300dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。
需要进行OCR汉字识别的档案，扫描分辨率建议选择≥300dpi。 扫描登记
认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。
1.1.1.3图像处理 图像数据质量检验
对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。
发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。
纠偏
对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。
去污
对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。
图像拼接
对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。
裁边处理
采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。
1.1.1.4图像存储 存储格式
采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF(G4)格式存储。存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。
提供网络查询的扫描图像，也可存储为PDF或其他格式。 图像文件的命名
纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。
多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。 1.1.1.5目录建库 数据格式选择
目录建库应选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。
档案著录
按照《档案著录规则》(DA/T18)的要求进行著录，建立档案目录数据库。 目录数据质量检查
采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。
1.1.1.6数据挂接 汇总挂接
档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为\"合格\"后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。通过编制程序或借助相应软件，可实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。
数据关联
以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，耍认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。
认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。
1.1.1.7数据验收 数据抽检
以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于5%。
验收指标
目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。一个全宗的档案，数字化转换质量抽检的合格率达到95%以上（含95%）时，给予以验收“通过”。
合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×95% 验收审核
验收\"通过\"的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。 验收登记
认真填写纸质档案数字化验收登记表单。 1.1.1.8数据备份 备份范围
经验收合格的完整数据应及时进行备份。 备份方式
为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份，并注意异地保存。
数据检验
备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。
备份标签 数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。 备份登记
填写纸质档案数字化备份管理登记表单。 1.1.1.9数字化成果管理
应加强对纸质档案数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用。 纸质档案数字化成果提供网上检索利用时，应有制作单位的电子标识，并根据具体情况分别采用可下载或不可下载的数据格式。
1.2专门档案数字化标准
1.2.1照片档案数字化标准
照片档案数字化是指通过扫描仪将照片档案转为数字化数据并加以存储的过程。照片档案数字化必须保证其真实性、有效性、完整性。在使用时必须保证数字化数据能从存储介质中正确读取,并还原成图片信号输出。同时作为通用的图片格式能在网络中正常浏览。
1.2.1.1基本概念
光学分辨率 指扫描仪光电转换器件的物理精度。例如一台扫描仪的光学分辨率为300dpi，也就是说每一英寸可以扫描出300个象素点。
差值分辨率 也称为最大分辨率，指扫描仪最高可以达到的线数。差值分辨率是由光学分辨率差值运算得来的，因此它并不能代表扫描仪的本质精度。
1.2.1.2 技术标准
前提条件：所有要进行数字化的档案必须先进行著录，编制好页号。 扫描方式：照片按全彩方式扫描。
分辨率：所使用扫描仪的光学分辨率必须大于或等于200dpi。 扫描办法：对于所扫的照片，以常见5寸照片大小（12.5cm×8.5cm）为参照，统一采用200dpi分辨率，（主要考虑在网络浏览时其尺寸为最佳的观看效果，不须放大或缩小）对于其它大于或小于5寸的照片，其扫描线数可作相应的调整，但不得低于150dpi。例如：7寸以上的大照片，可选用150dpi；5寸以下的一寸照片，必须选用600dpi ,若是2—3寸的黑白照片，必须选用300dpi或350dpi。 文件存储类型：扫描后的照片以TIF格式存储，保存时必须选用图像选项中的品质为最佳值的（12）大文件，存入到统一的照片数据库。 文件存储方式：档案照片存储时按全宗、目录、相册分级建立文件夹保存，照片名字以照片的档案号命名。
照片命名方法：每一张照片必须定义完全。包括此张照片的档案号、拍摄时间、组说明或照片的定义内容。以上注明需在文件名中全部打出。 1.2.1.3补充说明
无论彩色照片还是黑白照片都采用全彩格式扫描。
扫描仪有光学分辨率和差值分辨率两个常用技术参数，其中光学分辨率反映的是硬件系统确实可以达到的清晰程度，是扫描仪自身性能的反映。
所扫描的照片必须经过图像处理软件进行图片的亮度、色度调整，对扫描的边框进行裁切。
1.2.2声音档案数字化标准
声音档案数字化是指通过硬件设备将声音档案转为数字化数据并加以存储的过程。声音档案数字化必须保证其真实性、有效性、完整性。在使用时必须保证数字化数据能从存储介质中正确读取,并还原成声音信号输出。同时作为输出的流媒体信号能正常在网络中播放查阅。
1.2.2.1 基本概念
采样频率和样本大小
采样频率和样本大小是反映数字化声音档案的精确度高低的两个最基本的参数。采样频率即每秒钟采集多少个声音样本,用Hz或kHz来表示。样本大小一般指声音卡的二进制位数，有8位、12位、16位等。采样频率越高,声音波形就表达得越精确,而需要的存储空间就越大。
奈奎斯特理论
奈奎斯特理论指出,采样频率不应低于声音信号最高频率的两倍,这样就能把数字表达的声音还原成原来的声音。采样频率的高低是根据奈奎斯特理论以及声音信号本身的最高频率决定的。
声道数是声音处理的重要参数。一般情况都采用两个声道的规格,现在的杜比AC-3采用5+1个声音通道,即左、中、右3个声道,左后、右后两个环场声道以及一个次低音声道,另外,还有7+1声音通道等技术。
模数转换(ADC)模数转换是将输入的模拟音频信号转换成数值,数字化后的音频信号是数值,是离散的数,并非像音频信号一样为连续的波形。
数模转换(DAC)数模转换完成将数字化的声音数据转换成模拟音频信号输出,它是模数转换的逆过程。其主要的指标与模数转换相同。
1.2.2.2 硬件要求
放音设备
放音设备必须能正确地将声音源输出。放音设备应根据原载体型号进行选择,如盒式录入机,开盘式放音机等等。
计算机配置
应选用性能稳定配置较高的计算机作为数字化设备。本标准推荐的计算机配置为:CPU为奔腾系列的P4以上,硬盘为80G以上,内存128M以上,操作系统为WIN98以上,推荐使用WIN2000系统。配有专用声卡。
存储设备
声音信号除存储在硬盘中随机使用,应备份至服务器中或刻录成CD光盘中脱机使用，如有必要，应再备一份归库保存。 声音卡
声音卡(声卡)是声音数字化和数字化声音转换为可听到的模拟信号的部件。声音卡必须符合声音档案数字化要求的技术指标和功能。 声音卡的采样频率至少应支持11.025kHz、22.05kHz、44.1kHz,最好支持48kHz。声音卡必须是16位以上声音卡。声音卡的声道必须是双声道以上。
声音卡应能够支持多种声源输入,如CD Audio、MIDI、话筒、线性输入等。 1.2.2.3技术标准
存储标准:声音档案数字化时要选用标准和通用的格式。本标准规定使用的声音文件存储标准为:WAV或MP3。
采样频率:声音档案数字化选用44.1kHz作为声音采样标准。对于DVD中的声音选用48kHz补充说明。
1.2.2.4 补充说明
声音档案数字化时必须远离强磁场等外部干扰。
数字化过程中应检查声音档案载体质量，确保声音档案的真实性、完整性。 1.2.3影像档案数字化标准
影像档案数字化是指通过硬件设备将影像档案转为数字化数据并加以存储的过程。影像档案数字化必须保证其真实性、有效性、完整性。在使用时必须保证数字化数据能从存储介质中正确读取,并还原成影像信号输出。同时作为输出的流媒体信号能正常在网络中播放浏览。
1.2.3.1基本概念
视频制式
视频制式标准主要有PAL制式、NTSC制式和SECAM制式。中国及欧洲大多数地区使用PAL制式，规定为每秒25帧，每帧尺寸为720×576像素。隔行扫描方式，场频为50Hz，行频为625Hz。
视频数据压缩 根据解码后的数据与原始数据是否安全一致，数据压缩方法一般被划分为可逆编码方法和不可逆编码方法两类。
用可逆编码方法压缩的图像，其解码图像与原始图像严格相同，即压缩是完全可恢复的或没有偏差的。
用不可逆编码方法压缩的图像，其还原图像较之原始图像存在一定的误差，但视觉效果一般是可被接受的。
1.2.3.2 硬件要求
放像设备
放像设备必须能正确、清晰、稳定地将影像信息源输出。放像设备应根据原载体型号进行选择，如S-VHS放像机、3／4放像机、Hi8放像机、Betacam放像机、DVCPRO/DVCAM及DV的数码放像机。
计算机配置
应选用性能稳定配置较高的计算机作为数字化处理设备。本标准规定的计算机配置为：CPU为奔腾系列的P4-2.6G以上,硬盘为120G以上,内存256M以上，最好是双CPU。机器系统硬盘与视频素材硬盘分开。系统硬盘配置为80G以上，转数为7200转/分，视频硬盘最好为SCSI总线结构，容量为120G以上，转数为10000转/分以上。操作系统为WIN98/WIN2000。为确保稳定性及驱动程序的兼容性，最好选用WIN2000PRO系统。安装有视频压缩卡，并有实时回放功能。
存储设备
影像信号除存储在硬盘中随机使用外，应备份至服务器中或刻录在DVD光盘中脱机使用，如有必要，应再备一份归库保存。
视频采集压缩卡
视频采集压缩卡是影像档案数字化的关键部件。它的指标决定了影像数字档案的质量高低，因此必须符合影像档案数字化要求的技术指标和功能。压缩卡应支持采集MPEG1和MPEG2。压缩卡的码流最高值至少应为10MB。压缩卡应能够支持多种影像输入，如复合信号、分离信号（即S-VIDEO）、数字信号（DV接口即1394接口）。 编辑机
本标准推荐使用非线性编辑机。 1.2.3.3 技术标准
存储标准：影像档案数字化存储有两种标准。第一作为可再利用的图像格式选用MPEG2格式。第二作为可在网络上浏览查阅的图像格式选用MPEG4格式（常见文件名为ASF格式和RM格式）。
数据传输率：作为DVD备份保存的影像档案数据传输率应在于6-8Mb/S。 1.2.3.4 补充说明
影像档案数字化时必须远离强磁场等外部干扰。
数字化过程中应检查载体质量，确保影像档案的真实性、完整性。
1.3 国标有关归档电子文件数字化标准
1.3.1范围
本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。
本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。
1.3.2规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
DA／T18档案著录规则
DA／T22归档文件整理规则
1.3.3术语和定义
下列术语和定义适用于本标准。
电子文件 electronic records
指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 归档电子文件 archival electronic records
指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件(3．1)。
背景信息 context
指描述生成电子文件(3．1)的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
元数据 metadata
指描述电子文件(3．1)数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
逻辑归档 logical filing
指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件(3．1)的管理权限向档案部门移交的过程。
物理归档 physical filing
指把电子文件(3．1)集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
真实性 authenticity
指对电子文件(3．1)的内容、结构和背景信息(3．3)进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
完整性 integrity
指电子文件(3．1)的内容、结构、背景信息(3．3)和元数据(3．4)等无缺损。
有效性 utility
指电子文件(3．1)应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
捕获 capture
指对电子文件(3．1)进行实时收集和存储的方法与过程。
迁移 migration
指将源系统中的电子文件(3．1)向目的系统进行转移存储的方法与过程。
1.3.4总则
电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。 应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。
应明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。
归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。
具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。
应保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。
1.3.5电子文件的真实性、完整性和有效性保证
应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不问断地对有关处理操作进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范。
登记处理过程中相互衔接的各类责任者(如起草者、修改者、审核者、签发者等)。
登记处理过程中的各类操作者(打字者、发文者、收文者、存储管理者等)。
登记处理过程中产生的责任凭证信息(批示、签名、印章、代码等)。
登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。
应采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件的真实性。
建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制。
设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。
对电子文件采用防错漏和防调换的标记。
对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。
应建立电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。 应建立电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。
电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，主要有：网络设备安全保证；数据安全保证；操作安全保证；身份识别方法等。
1.3.6电子文件的收集与积累
收集积累要求
1记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的，如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
2当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。
3对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。
4对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。
5对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。
6对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。
7对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。
8对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。
9对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。
10计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
11对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。
12定期制作电子文件的备份。
电子文件的登记
1每份电子文件均应在《电子文件登记表》中登记。
2电子文件登记表应与电子文件同时保存。
3电子文件登记表如果制成电子表格，应与电子文件一同保存，永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件拷贝一起保存。
4电子文件稿本代码：M——草稿性电子文件；U-——非正式电子文件；F—正式电子文件。
5电子文件类别代码：T——文本文件；I——图像文件：G——图形文件；V——影像文件；A——声音文件；O——超媒体链结文件；P——程序文件；D--数据文件。
1.3.7电子文件的归档
归档要求
文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。
鉴定
1电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。
2归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A的表A．3)。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
3电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。
4电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。
归档时间
逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。
检测
在进行电子文件归档工作时，应对归档电子文件的基本技术条件进行检测，检测内容包括：硬件环境的有效性，软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。
归档
电子文件的归档，按照鉴定标识进行。电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。
1逻辑归档
将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。
2物理归档
2．1凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。
2．2把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。
2．3本标准推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
2．4存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。
2．5特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。
2．6将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附《归档电子文件登记表》
归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页，以件为单位填写续页。
2．7对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录。
2．8归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。
1.3.8归档电子文件的整理
1．归档电子文件的整理按DA／T22规定的要求进行。
2．归档电子文件以件为单位整理。
3．同一全宗内的电子文件按照年度一保管期限一机构(问题)或保管期限一年度一机构(问题)等分类方案进行分类。
4．按电子文件类别代码相对集中组织存储载体。
5．电子文件的著录应参照DA／T18进行著录，同时按照保证其真实性、完整性和有效性的要求补充电子文件特有的著录项目和其他标识。
6．将著录结果制成机读目录和纸质目录。
1.3.9归档电子文件的移交、接收与保管
1．移交、接收与保管要求对归档电子文件，应按有关规定进行认真检验。在检验合格后将其如期移交至档案馆等档案保管部门，进行集中保管。在已联网的情况下，归档电子文件的移交和接收工作可在网络上进行，但仍需履行相应的手续。
2．移交、接收检验
2．1文件形成单位在移交电子文件之前，档案保管部门在接收电子文件之前，均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接。
2．2检验项目如下：
——载体有无划痕，是否清洁；
——有无病毒；
——核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续；
——核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；
——对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。
检验结果分别由移交单位、接收单位填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》的相应栏目。档案保管部门应按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。对检验不合格者，应退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验。
2．3移交手续
档案保管部门验收合格，完成《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A的表A．3)的填写、签字、盖章环节。登记表一式2份，一份交电子文件形成单位，一份由档案保管部门自存。
2．4保管要求
归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：
a)归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。
b)单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。
c)存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。
d)环境温度选定范围：17℃～20℃；相对湿度选定范围：35％～45％。
归档电子文件在形成单位的保管，也应参照上述条件。
2．5有效性保证
2．5．1归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内答的载体应按保密要求进行处置。
2．5．2对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10％，如发现问题应及时采取恢复措施。
2．5．3对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。
2．5．4档案保管部门应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》(见附录A的表A．6)。
2．6迁移
随着系统设备更新或系统扩充，应及时对归档电子文件进行迁移操作，并填写《归档电子文件迁移登记表》(见附录A的表A．7)。
2．7利用
2．7．1归档电子文件的封存载体不应外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。
2．7．2利用时应使用拷贝件。
2．7．3利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时，应遵守国家或邵门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施。
2．7．4利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。
2．8归档电子文件的鉴定销毁
2．8．1归档电子文件的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理审批手续后买施。
2．8．2属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。
2．9统计
档案保管部门应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。
推荐第2篇：档案数字化方案研究
档案数字化方案研究
课题组
《档案数字化方案研究》项目对档案数字化优化策略与原则、技术路线与支持、流程重组与再造、操作方法与步骤进行了全面的研究，达到了档案数字化全过程优化和管理系统整体优化的目的，形成了完整的档案数字化方案和成功的实践案例。国家档案局组织的专家鉴定委员会结论是:“该项目基于长春市档案馆以档案利用为导向、渐进性的档案数字化实践，提出了档案数字化工作的指导思想、优化原则和优化策略，符合国情，符合现代管理理念，对全国各档案馆的相关工作具有较大的参考价值；注重档案数字化工作与档案数据库建设、档案信息网络开发的有机衔接，提出了系统优化的技术路线，规划设计了档案鉴定与数字化同步、档案数字化与上网利用同步、多种档案数据库建设同步的流程，并成功地付诸实践，实现了档案数字化与上网利用的低成本、高效率、高效益。同时，运用CA认证、数字水印、电子签章等技术，为网上档案信息资源安全、准确利用提供了技术保证，也为档案管理部门提供了很好的实践模式”。该项目获国家档案局2006年优秀科技成果二等奖的同时，长春市档案馆被国务院信息化工作办公室和国家档案局确定为传统载体档案数字化试点单位。
一．档案数字化的指导思想
以优化理论为指导，以用户需求为导向，以利用档案为目的，充分应用计算机软硬件功能，最大限度地发挥人力资源和数字化加工设备能力，兼顾保护档案原件的要求，保证数字化档案的真实可靠，更好地发挥档案信息资源的作用。
二、档案数字化的优化原则
实用性原则：针对馆藏档案具备重复利用和紧急利用两大特点，急用、常用档案优先数字化是档案数字化的首选。
开放性原则：互联网给档案信息资源共享提供了超越时空的条件，国家民主政治建设和政府信息公开催促档案解密和开放，开放档案及时数字化是实现其社会共享的前提。
价值性原则：重要档案优先数字化具有档案利用和档案保护双重意义，是网络时代更好实现档案价值的客观需要。
抢救性原则：计算机存储给档案抢救开辟了了新的途径，档案数字化是保护濒危档案原件最经济和便捷的方法。
时效性原则：档案数字化加工与数字化档案利用同步实现，是充分利用计算机网络技术，更好、更快地实现档案数字化效益的最佳途径。
三、档案数字化的优化策略
需求导向策略：社会需求是制定和调整档案数字化工作策略的“风向标”。汇集多年档案利用情况统计，把利用频繁档案的进行综合分析，科学地圈定优先档案数字化的范围。并建立快速反应机制，执行常用档案继续做与急用档案突击做的计划，达到数字化档案利用即时见效的目的。
本级为主策略：地方档案馆保存的本级永久档案是数字化的重点。进入信息时代，馆际间重复的上级档案文件，与其分头进行数字化及开放鉴定，不如发挥中国特色档案管理体制的优势，由上级档案行政管理部门组织，向馆际共建、共享数字化、开放鉴定成果的方向发展，尽量减少档案馆多层的重复劳动。
分步实施策略：馆藏档案数字化不可能一步到位，而且随着时间的推移，档案室进馆范围的档案将陆续移交到档案馆，这些档案采取馆室共建、共赢、共享的数字化策略非常有意义。
剔除无用策略：馆藏现行档案是否进馆往往由立卷人员决定，加之保管期限表比较笼统，馆藏不该归档、不该进馆、重复档案颇多。特别是建国超过50年以后，市以下档案馆长期保管的档案逐年超过保管期的上限。因此，开展档案价值鉴定，剔除无用，以免再造数字化垃圾，避免资源浪费应是长久的策略。
四、技术路线的优化选择
档案鉴定与数字化同步：从利用上讲，解决制约档案信息资源共享的主要瓶颈---档案开放鉴定问题是当务之急；从成本上讲，档案价值鉴定是避免失效档案数字化的最佳方法。只有这样，才能控制档案数字化投入与产出比例失调、数量很大共享很少的问题。
多种档案数据库建设同步：一是首先建立文件级目录数据库。满足一次检索需要，建好文件级目录数据库。目前，绝大多数档案馆，因没实现全部档案的文件级目录机检，查档不快、不准、不全的问题不可避免。所以，把文件级目录数据库建设作为基础性工作，是提高档案查全率、查准率必经之路。二是适时建立专题数据库。随着社会发展，对某一专题档案集中需求时有发生，突击建立专题数据库，满足社会需求是发挥档案作用的最佳时机。三是优选建设全文数据库。满足档案信息资源开发利用需要，优选建设全文数据库。按照国家档案局提出的
利用频繁档案首先数字化的要求，遵循“二八”定律（即以20%的努力达到80%的效果），同步开展档案全文数据库建设。
档案数字化与上网利用同步：档案数字化的根本目的是充分发挥其作用。通过计算机网络技术，实现档案数字化与局域网上利用同步，开放档案数字化与互联网上利用同步。
五．重组和再造的优化流程
为发挥计算机网络的优势，重组和再造优化流程的实质，就是对档案数字化整个工作流程进行系统分析，不但要打破原有业务规程，还要改变行政管理分工，进行全方位的变革。档案数字化的任何一个细节都会对整体产生影响，轻者降低效率，重者决定成败。长春市档案馆高度重视每一个细节，再造和优化了上百个流程和内部标准，保证优化技术路线的顺利执行。
六．档案数字化示范案例----长春模式
从2004年开始，长春市档案馆以科研课题为先导，以项目管理为手段，以效益实现为检验标准，组建并成功运行档案数字化工作组织架构、资源配置、数字化加工、上网利用“一站式”流水作业线，探索档案数字化和网上利用服务工程优化模式，终于闯出一条独特的档案数字化之路。
(一)实施三个工程，建立一个团队
长春市档案馆把信息化带动作为首位战略，视为一把手工程、班子工程、全员工程突出抓，并创新管理机制，打破行政分工，在计算机网络环境下，建立了行政领导、指导专家（技术业务总负责）、专业人员、外聘技工20人的长期流程团队，并与现有计算机和扫描设备进行合理搭配。该团队由局（馆）党组直接领导，馆技术部门提供支持，管理部门提供档案，专家提供指导，创立了高效的组织体系，搭建了投入小产出大机制框架。
（二）集中四个环节，坚持流水作业
文件级目录数据录入是档案数字化的基础，档案鉴定是档案信息资源共享的前提，全文数字化是提升档案服务水平的途径，整理是档案文件实体管理主要环节，把上述四个环节集中，是提高工作效率和质量的最佳选择。长春市档案馆四集中流水线上，目录数据录入岗位安排业务和技工7名、档案鉴定岗位安排5人、档案数字化加工4人、档案实体整理4人，在网络环境下实行集中办公和流水作业。
（三）数字化成本降低，数字化速度加快
由于采用高效的组织体系和优化的技术路线，已有20万件档案走下流水线。 低成本主要体现在：20万件档案缓销剔出占24.7%，留存档案占75.3%；留存的75.3%档案，全文数字化占25.6%，现用现扫占49.7%，比全部扫描节省费用40%以上。同时，三年时间建成数据库50个，文件级数据库120万条（包括20万件全文）；专题数据库120万条；照片数据库2000张；资料数据库5000条，案卷级目录数据库23万条；现行文件和政府公开信息1万余件（条）。局域网运行档案目录数据260万余条，20万件全文；互联网运行档案目录数据120万条,8万件全文。完成这样规模的数据库建设，全部人工费只有58.4万元（包括流程团队档案干部的工资），经济成本很低，时间成本很少。
高效率主要体现在：价值鉴定、开放鉴定、数字化筛选、原件扫描、实体整理同步完成，比各项分步做效率高数倍，同时有现用现扫的方法配套，投入少量设备，相当于将20万件（200万页）档案全部扫描的效果。
（四）利用方式变革，社会效益显著
为充分发挥网络优势，长春市档案馆采取了直接与间接相结合的方法提供利用。
1、直接提供利用：对数字化档案全文，在局域网内，接待人员利用网络检索后直接打印，为用户提供数字化档案打印件。在互联网上提供数字化档案全文下载、打印服务。并通过CA认证、电子签名等安全技术，对特定的用户直接提供加盖电子签章的数字化档案打印件，已有案例。
2．间接提供利用：对目录数字化档案，在局域网内，接待人员机检到档案后通知档案库管人员，档案库管人员调出原件全文扫描后，通过网络打印机直接传输打印件，由接待人员提供给用户。
目前，长春市档案馆基本实现了三个替代：网络检索替代手工目录检索，查看数字化档案替代查看纸质档案，网络打印替代手工复印。
高效益体现在：档案全文数字化占馆藏档案的10%，提供数字化档案占利用率的70%。为上万人提供了档案证明，公众成为档案数字化的最大受益者。档案数字化成果得到社会公众，上级档案和信息化部门，当地党委、政府，国内外同行的普遍赞誉，数以百计的留言、锦旗、感谢信、奖励证书、媒体报道就是最好的证明
推荐第3篇：数字化档案共享服务
数字化档案共享服务工作探析
1、引言：
近年来，随着计算机和网络的高速发展，人类社会已经进入数字化信息时代。越来越多的城建档案馆开展了档案数字化工作，将大量馆藏纸质档案加工成数字化档案进行保管。那么，对这些数字化档案的利用便成了数字化项目完成后的重要工作，而数字化档案共享服务更是城建档案馆完成由传统服务模式转型成新型服务模式的关键。
2、目前我馆的数字化档案共享模式：
目前我馆的数字化档案共享服务仍然采用传统的档案查询流程来完成。即由申请服务方提供介绍信、身份证原件及申请函，经审核批准后由档案工作人员将数字化档案导出PDF文件并刻录到光盘中，再将光盘提供给申请服务方。相对于传统的档案利用模式，这样的数字化档案共享服务模式可以一次性完整提供项目档案资料，而且数字化档案也更有利于携带、保管。然而这样的服务模式并不能充分开发数字化档案的资源利用，也不能满足大众对获取档案信息的需求。
3、在互联网上提供数字化档案共享服务：
要发挥数字化档案的重要作用，推动数字档案的社会共享，就必须将数字化档案共享服务“上网”，这也是我馆接下来的数字化档案共享工作的重心之一。
将数字化档案共享服务“上网”加强了普及性。根据中国互联网络信息中心(CNNIC)发布的第41次《中国互联网络发展状况统计报告》中显示，截至2017年12月，我国网民规模达7.72亿，互联网普及率为55.8%。漳州市常住人口505万人，而我馆去年全年的查档人次仅为***人次。将数字化档案共享服务“上网”，可以扩大服务对象范围，真正让数字化档案利用走进千家万户，走进人民群众的生活中。
将数字化档案共享服务“上网”体现了便捷性。它将传统的“一对一”服务转型成“一对多”服务，用户无需上门、排队、等待，通过计算机、笔记本电脑甚至手机就能在任何能够连通网络的位置就能查询到需求的档案信息，并实时传输到设备上保存、利用，体现出了智慧城市人们的数字化生活的便捷性。
将数字化档案共享服务“上网”更有利于收集反馈、改进服务。在离线的数字化档案共享服务模式中档案管理部门很难收集到档案利用的反馈信息，在改进服务方式、提升服务质量方面难免有所欠缺。而将数字化档案共享服务“上网”后，可以通过收集网站的数据以及用户反馈信息等来确定用户的需求方向，并针对性改进服务、提高用户满意度。
4、将数字化档案共享服务“上网”存在的问题：
4.1 如何确保安全保密性。由于城建档案的特殊性，城建档案馆提供的数字化档案并非无条件向社会大众开放查档，因此如何确保数字化档案共享服务对象的授权至关重要。
4.2 如何保证数据可靠性。如何确保通过数字化档案共享服务提供的数字化档案内容的完整性、准确性是数据安全工作的重心。如果通过数字化档案共享服务提供的数据可以被篡改、删减，那么所提供的数字化档案就不具备数据可靠性，也就不具备法律效力，大大削减了该服务的功能。
4.3 如何保证便捷性体验。如何充分挖掘数字化档案的服务价值，如何在确保数据安全的前提下通过互联网发挥数字化档案共享服务的便捷性，这是数字化档案共享服务“上网”的主要工作内容，也是社会大众接触数字化档案共享服务最直接的用户体验。
5、对存在问题的解决建议：
5.1 要确保安全保密性必须通过人工审批申请。在通过技术手段确保数据安全的同时，仍必须加入人工核验，确保安全保密性。具体流程为：查档申请人必须填写相关的档案利用申请信息并上传有效证件的扫描件或照片，经由数字化档案管理人员核实后上传给相关负责人审批，获得批准后方可提供数字化档案服务。申请信息在数据库中可保存一段时间，避免同一申请人短时间重复审批。
5.2 要确保可靠性可以通过在提供的数字化档案上加盖电子签章，由专业的电子签章来确保数字化档案的可靠性、安全性。电子签章是伴随着信息网络技术的发展而出现的一种安全保障技术，目的就是通过技术手段实现传统的纸面签字或者盖章的功能，确保提供的数字化档案内容不被编辑、篡改。
5.3 要确保便捷性体验必须在确保数据安全的前提下不断进行平台迭代升级。随着科技发展，网络信息技术不断完善，数字化档案服务平台也应随着网络环境的变化以确保数据安全、提高用户体验为目的不停地迭代升级，从而不断提高平台安全性和用户体验。
6、总结：数字化档案共享服务是新时代下随着网络的高度发展出现的新型服务，其服务模式和服务理念都有别于传统的档案利用服务，因此，我们要牢记“全心全意为人民服务”的服务宗旨，站在网络化、信息化的服务角度上，抓住传统档案利用服务的核心内容，以数据安全为底线，不断去探索新的档案数字化共享服务模式。通过加强对数字化档案的开发利用，为解决城市发展难题、实现城市智慧化管理，进而为人民提高数字化生活质量做出更大的贡献。
推荐第4篇：审计档案的数字化
审计档案的数字化
审计业务电子档案（以下简称电子档案）是审计档案的数字化形态。其制作过程大抵可以分为以下四个阶段：即资料收集整理阶段、资料数字化阶段、资料整理编辑阶段、刻录光盘阶段。 1.审计项目资料的收集整理
一是传统原始资料的收集。与传统业务档案一样，原始资料是电子档案制作的基础性工作。从资料的形态属性来说，它包括纸质资料和制作图片、音频、视频所需的原始资料（模拟方式的照片、录音带、录像带等等），其中纸质资料是电子档案原始资料的主体。纸质资料是指审计过程中形成的以纸为载体的所有文书。在审计项目实施过程中，立卷责任人要随着审计程序各个环节的完成，及时收集三大类审计文书：审计实施类文书，包括原始工作底稿、分项目工作底稿、汇总工作底稿、审计证据、取证清单、审计报告等；审计项目管理类文件，包括审计方案、复核意见、审计决定、审计意见采纳情况等；审计项目往来文件，包括审计过程中与上级机关、本级政府、各有关部门之间的请示、报告、批示、复函等。重要的工作和物证现场、上级领导检查指导项目场景所拍摄的照片，证人证言以及听证会实录等音视频资料，也可以作为制作电子档案的原始性资料来收集。在收集齐全的基础上，还应对全部材料进行筛选和鉴别，以保证电子档案既完整又精炼。
二是项目电子资料的收集。电子资料是指审计过程中以电子计算机形成的文档、图表，以数码照相机、数码摄像机、数码录音机形成的数码照片、音视频资料，计算机辅助审计时采集的审计数据、分析利用原始数据时产生的计算机文件等。由于电子资料本身就是数字化生成和存储的，制作电子档案可以直接调用。基于电子资料存在形态的特殊性，立卷责任人应注意做到随时收集，随时整理，专门储存，搞好保密，同时做好备份。 2.审计业务资料的数字化
资料数字化是对传统原始资料而言。由于传统原始资料以常规的物质形态存在，要让它成为能被计算机识别的数字信号进而制作电子档案，必须有一个数字化的过程。对不同形态属性的传统原始资料，其数字化过程大概有以下几种：报告表格的ＯＣＲ识别，照片的扫描输入，录音带、录像带的数字采集等。
一是ＯＣＲ文字图表识别。文字图表的ＯＣＲ识别是制作电子档案的一项量大、繁琐但又十分重要的工作。目前，对于审计过程中形成的规范印刷和打印的文书图表，可以通过“尚书”、“清华”等比较成熟的ＯＣＲ软件转化为计算机文档。
二是照片、原件的扫描。重要的工作和物证现场照片、上级领导检查指导项目时拍摄的场景照片，需要利用扫描仪扫描成图片文件归档。审计档案中有一些资料，如有关党政领导对审计报告的批示、审计意见采纳情况的文件、原始工作底稿、分项目工作底稿、取证材料清单等不宜以文字形式归入电子档案的，也可以扫描成图片归档，以反映文件的原始面貌，做到真实可信。
三是音频、视频的采集。对审计过程中形成的录音带、录像带，证人证言及听证会纪录等音频、视频资料，可以通过数字采集卡把它转化为计算机音视频文件。这将更增加审计档案的真实性和完整性，是传统的纸质档案所无法比拟的。 3.资料整理编辑
一是定制模版。模板是体现电子档案内在体系、组织承载资料的平台。模版应当以上级业务机关规定的格式和内容为基准，并且根据电子档案的特色和电子（包括经过数字化的）资料的需要来定制。模板格式以*.Htm为宜，制作工具是Microsoft公司的Frontpage编辑软件。电子档案的模板，首先，要按照审计署颁布的《审计机关审计档案工作准则》对档案内容和卷内顺序的规定制定；其次，科学合理地组织相关资料；第三，界面和操作使用的设计均要体现友好性。
根据上述要求，模板制作时首先要按三大类审计文书划分三个单元。并根据电子资料的文件属性构建以审计报告为中心的审计项目文档体系，把审计工作报告、审计小组报告、审计决定书、审计意见书、审计方案、审计通知书等文档串接起来；在适当部位插入图片缩略图模块，把汇总工作底稿、分项目工作底稿、原始工作底稿、取证清单、送达回证、双向承诺书、证词、上级领导指导项目的场景、重要的工作和物证现场、听证会记录等图片资料串接起来；在适当部位插入链接，把证言、听证会录音录像等音视频资料、计算机辅助审计的原始数据、分析利用原始数据时产生的计算机文档表格等归集起来。在模板中，适当运用“书签”工具设计好跳转回接，运用“背景色”、“字体色”等工具，可以格式化、美化档案页面，增加电子档案操作应用的友好性。但要注意“字体”不能随意设置，原因首先是字体花里胡哨会影响电子档案的严肃性和规范性，其次是由于在最终显示时字体是由用于浏览的计算机所决定的。
二是整理链接资料。
考虑到电子文件在电子档案中显现的规范和快捷，Microsoft Word所形成的文档*.Doc和Microsoft Excel所形成的表格*.Xls需要转换成网页*.Htm格式。转换直接应用Word或 Excel中的“文件--另存为HTML”命令，而后在Microsoft Frontpage中进一步编辑。电子档案编辑的最后一步，是将网页、图像等资料与模板挂接起来。对于一般性网页，只需要做好链接即可；至于图片资料，则需要制成缩略图，浏览器软件将自动把缩略图与源图片链接起来。 4.刻录光盘
经过以上步骤，电子档案基本完成。但是，制作电子档案的目的是为了便于向上级审计机关报送和档案永久保存，必须要有合适的载体来存储。CD-R光盘标准存储空间为650M，可以读取万次以上，保存期长达百年，价廉物美、经久耐用、便于携带，最适合作为存储电子档案的载体。当然，为了保证刻录的性能和速度，降低刻录失败的风险，计算机软硬件配置应当尽可能高。
光盘刻录过程需要注意三点：一是网页、音频、视频和其他格式的文件混合刻录，由于音、视频文件的发声要求刻录音轨，所以在确定光盘格式时不要选择“资料光盘”格式而应当选择“音乐光盘”格式。二是如果档案中没有音、视频资料，不需要音轨的，可以直接在Windows资源管理器中用“复制”、“粘贴”的方式刻录，刻录音轨在Easy CD Creator的“音乐光盘配置”中进行，操作方法与“资源管理器”类似。三是为了确保成功率，刻录光盘时不要进行其他的计算机操作，并从内存中卸载防火墙、自动运行伺服器等不需要的软件，尽量减少对系统资源的占用。有条件的可以安装双操作系统，利用一个干净利落的系统专门进行光盘刻录。
推荐第5篇：馆藏档案的数字化
档案数字化是档案管理过程中一场深刻的革命，在石化集团公司对各单位“广泛应用数字化、网络 化技术，加快档案信息化建设步伐，建设数字化档案馆”的要求下，我馆作为试点单位，开始了建设数字档案馆的摸索。馆藏档案数字化是建设数字档案馆的基础和前期工作，是组成数字档案馆的主要资源。为了实现数字资源的共享和统一利用，同时也为了保护档案原件，将现有档案进行数字化加工势在必行。
一、目前档案数字加工面临的问题
1、数字化对象数量庞大、类型多样
中原油田档案馆是油田档案资源的管理服务中心，伴随着油田的勘探开发和生产建设，形成了大量的档案资料。目前库藏纸质档案约230多万卷，录音录像档案14305盘，照片档案56116张，底图640087张，磁带60512盘，光盘1329张，档案数量以每年10多万卷的速度递增。如果把目前馆藏档案全部数字化，将是一项经年累月的浩大工程。
2、档案数字化效率问题
在数字化流程的各个环节，都需要进行质量控制，而这就需要大量的工作时间为保障。以纸质档案为例，陈旧发黄的油印文件与现行的打印文件相比，识别率明显要低很多，已损坏的文件还需要修复处理，甚至有些文件识别下来并不会比手工录入快。
3、部门之间的协调问题
馆藏档案数字化工作是一项需要投入大量人力、物力和财力的工程，不仅仅是档案信息部门的事情，还会涉及业务指导部门、档案保管部门等。争取分管领导的支持与协调，才是馆藏档案数字化工作得以顺利进行的保障。
二、馆藏档案数字化的实施
1、做好档案鉴定工作，突出重点
由于我馆保管的档案数量庞大，档案的价值也各有不同，所以不可能将全部档案数字化，既浪费有限的资金，又会增加档案部门的工作量。因此，要根据馆藏实际情况，先进行档案价值鉴定，筛选重要全宗，突出重点，有选择地对馆藏档案进行数字化。 第一，对档案馆中保存年代久远已濒临损坏的珍贵老档案进行数字化。第二，对具有长远使用价值且不方便用户反复翻阅的原件档案进行数字化。第三，对利用率高、需求量大的开放档案进行数字化。第四，针对主体服务对象，对具有油田特色的档案进行数字化。
2、细分档案数字化加工流程，严格控制精度
按照先公开后保密、先近期后 历史 的原则，分步开展数字化加工工作。以纸质档案为例，2000年以来的公文档案、数据库中未有的且利用率较高的勘探开发类档案、油田生产建设项目档案、局级科研档案进行全文录入。
①整理拆分：从档案管理员处填写《档案领取记录单》，并领取档案后，以件为单位拆除档案的装订线，区分出需扫描的档案材料。对档案进行整理，将其中夹杂的纸屑以及订书针等金属物全部去掉，对已破损的文件进行必要的修复，对于不清楚的文件资料在征得档案管理员的同意后进行素描，以保障扫描图像的质量。
在档案整理拆分过程中，对于破损的档案材料要做相应登记，在征得档案管理员的同意后，用透明胶从背面粘合。破损情况严重、无法粘合的，可用专用纸在背面托衬进行文件的修复；也可复印后扫描。
②档案扫描：档案经过整理后，将需要扫描的案卷交给档案扫描人员，纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，采用平板扫描方式；纸张状况好的档案采用高速扫描方式以提高工作效率。
推荐第6篇：档案数字化建设方案
档案数字化建设方案
档案工作的数字化建设是顺应潮流，适应时代发展的新举措、新要求，档案做为原生的信息资源，其重要性正日益凸显出来，逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神建设服务。
档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战、提高管理水平、提高效率、增强档案部门的服务水平、为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。
完整的档案数字化建设流程包括案卷交接、档案整理、目录著录、档案扫描、图像处理、OCR文字识别、数字校对、数字质检、数据挂接、整理还原、案卷入库等环节。
业务流程
纸质档案数字化标准：DA/T31-2005《纸质档案数字化技术规范》 DA/T18-1999《档案著录规则》 1.制订批次计划
为在数字化处理过程中对纸质档案进行有效管理以及对数字化处理进行有效控制，需对馆藏档案的数字化处理分批次进行。 2.档案出库交接
根据档案数字化加工批次计划进行出库，对出库的档案进行完整性检查。
对通过完整性检查的档案，进行数量确认，并详细登记《资料出库单》。
确保资料的交接过程中的数量正确性，完整性； 3.目录著作
按照文件数据库目录结构与目录著录要求以及《档案著录规则》（DA/T18）等标准，规范需要目录补录的档案目录内容，包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求等，规范案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等。 4.档案整理
对出库待加工的档案进行扫描前处理，使之成为能够进行扫描的形态。 拆除装订
影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。 资料及档案内的成册资料严禁拆除。 区分扫描件和非扫描件
区分同一案卷（卷、件）中的扫描件和非扫描件。 页面修整
对破损严重、无法直接进行扫描的档案，先期进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件进行相应技术处理（压平和烫平等）后再进行扫描。确保较薄纸张（如信纸、便笺纸）、破损纸张、底灰较深（如草浆纸、油印纸）、字迹较浅（如铅笔字迹）等纸张的状况较较差的档案扫描图像清晰。 档案整理登记
详细记录档案整理后每份文件的起止页号和页数等情况。 装订
扫描完成后，档案按原档案保管单位要求进行重新装订，保持每页档案原有的排列顺序不变、案卷不掉页、右边和底边整齐。 5.档案扫描
黑白扫描采用（300dpi）TIFF格式，彩色扫描采用（300dpi）JPG格式。
照片以原色彩为准（600dpi）TIFF格式扫描。 保证扫描图像效果原原件吻合。
大幅面档案采用大幅面工程扫描仪或小幅面扫描后进行图像拼接处理。
需要进行OCR文字识别的档案，扫描分辨率≥300dpi。 对资料等成册材料不宜拆卷的，采用不拆卷扫描仪扫描。 核对每件文件的扫描页码、页数与实际的文件页码、页数是否一致。
图片命名时一定要正确，不能出现图片颠倒、错乱等现象。 扫描时保证档案原件不被损坏。 6.图像处理 纠偏
偏斜的图像进行纠偏处理，倾斜不超过3度，方向不正确的图像进行旋转还原，以符合阅读习惯。 去污
图像页面中影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等进行去污处理。 图像拼接
大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像进行拼接处理，合并为一个完整图像，以保证档案数字化图像的完整性。 栽边处理
去除多余的白边，缩小图像文件的容量，节省存储空间。 深浅度调整
图像深浅度不一致时进行修复，保证图像的深浅度一致。 7.OCR识别
运用先进的OCR识别软件，对扫描的图像进行文字识别
8.图像存储
采用TIFF、JPG格式存储，存储时选择的压缩率在保证扫描的图像清晰可读的确前提下，尽量减小存储容易为准则。
供网络查询的扫描图像，存储为PDF文件格式，进行过文字识别的，形成文件文字层。
纸质档案目录数字库中的每一份文件，都有一个与之相应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件名。 多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。 9.数据质检
关键项检验和整理数据质量抽检。
抽检工作由专为进行操作，操作结果进行记录。 数据采用全检方式，合格率要求达到95%以后确保质量。 10.数据挂接
运用批量挂接与单张挂接的方式，将目录库与图像库一一对应起来，并生成索引文件。
汇总挂接
档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认“合格”后，通过网络加载到数据服务器终端汇总，实现批量、快速挂接。
数据关联
以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件，通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，实现档案目录数据库和图像文件的批量挂接。 11.数据自检
建立严格的质量检测体系，对加工的数据进行自检，自检必须达到《档案馆纸质档案数字化验收标准》的，才能递交进行验收。 12.数据验收 目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。
数据校对员进校对过程不接触任务纸质档案，根据扫描的图像结果来进行校对。
首批数据采用全检方式
以后批次采用抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件、数据挂接的总体质量。 根据《纸质档案数字化加工验收标准》进行检查。
档案实体验收必须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查。 13.数据备份
经验收合格的完整数据及时进行备份。
同一份文件，不跨二片DVD片号
光盘表面标示光盘片编号并注明光盘目录索引信息
光盘片刻录完成后，与影像系统档案进行比对一次，确保档案资料无遗漏及正确性。 14.成果管理
加强对纸质档案数字化的成果管理，确保安全、完整和长期可用。 15.档案入库
重新整理后的档案按照顺序返还，对档案的完整性进行检查。拆除过装订物的档案按原档案保管单位重新装订，保持每页档案原有的排列顺序不变。
推荐第7篇：档案数字化安全管理制度
档案数字化安全管理制度
为加强档案数字化安全管理，确保档案数字化过程中档案实体与信息安全，根据国家有关规定和标准，特制订本制度。
（一）档案原件在移交数字化加工单位前，由档案部门工作人员预先清点、检查、登记，确定需要数字化加工的档案案卷。
（二）档案原件必须严格按照档案管理要求，履行出入库手续和交接手续。
（三）在档案数字化生产加工过程中，必须有档案部门工作人员在场进行全程监督，及时解决生产加工中出现的问题，排除泄密隐患。
（四）档案部门工作人员根据工作进度，不定期对已完成数字化加工的档案原件进行抽样检查，确保档案原件准确、完好。
（五）档案部门对数字化加工单位指定从事数字化生产的工作人员信息进行登记备案。同时，每个工作日到场的工作人员需进行签到登记，签到表由现场负责人签名确认。
（六）档案部门必须与承担档案数字化生产加工单位签订保密协议，明确数字化加工单位的保密义务和责任。数字化加工单位同时必须与从事档案数字化生产加工的工作人员签订保密协议，明确工作人员的保密义务和责任。
（七）生产加工完成后，数字化加工单位应当将生产加工的档案原件、档案数字化信息及其存储介质全部移交给档案部门，不得擅自复制或留存，并办理移交手续。
（八）档案数字化生产加工过程中所使用的扫描仪必须符合有关保密技术标准和保密要求，并按涉密设备进行管理和使用。不得使用无保密保障的扫描设备。
（九）档案数字化生产加工过程中所使用的计算机及其存储介质，应当严格遵守计算机有关保密管理规定。根据所处理档案的最高密级，确定计算机及其存储介质的密级，采取相应的保密技术防护措施。
（十）使用计算机及设备禁止接入互联网或单位内部局域网，必须与其他网络完全物理隔离。不得安装具有无线互联功能的硬件模块和联接无线鼠标、键盘等无线互联的外围设备。任务完成后，应当继续按涉密计算机使用、管理、或者拆除硬盘。
（十一）使用的移动硬盘、U盘、光盘等存储介质。按涉密载体进行管理，不得在非涉密计算机及其网络上使用。
（十二）生产加工场所应当安装摄像头，随时监控生产现场情况。
（十三）生产加工场所应有专门的休息室或储物柜，便于工作人员存放私人物品。严禁将手机、数码相机、数码摄像机、私人移动存储介质等设备带入生产加工场所。
推荐第8篇：档案数字化的意义
档案数字化的意义
档案信息资源是全球、国家、区域信息的一个重要组成部分。在当今信息公开程度越来越高的形势下，档案的文化性质和社会性质逐步强化，利用的范围和对象将逐步扩大。在这个信息时代，只有当档案信息资源在社会主义现代化建设中发挥重要作用时，档案和档案工作的意义和价值才能充分地全面地展现出来。因此，我们要按照有关规定千方百计将呆滞在库房中的档案历史信息变成现实有用信息。作为管理和拥有档案信息资源的档案局，要更好地适应形势发展的要求，要着眼未来，运用数字化、信息化技术，对档案进行数字化建设，更好地为四个现代化服务。
一、档案数字化的意义
1、档案数字化的含义
档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影（录音、录像）技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息。其以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享，是档案信息化建设的重要组成内容。目前，大多数档案馆保存的档案信息形态主要以纸质、缩微胶片和底片等载体形式存在，只适应于传统的管理与传播方式，即实施手工管理和点到点的传播，即便是经过编研等初步加工，编辑印发档案资料，实现点到面的传播，其覆盖面也还是太小，很难跟上社会化的进程。同时，该档案信息资源的经济价值和社会价值也难以充分实现，更难适应当代“数字化生存”的形势。档案原件数字化，对档案信息的现代化管理、使用和传播等都具有十分重要的作用。
2、档案数字化的主要内容
①档案目录信息的数字化，建立档案目录数据库；
②载体档案的数字化，如纸质档案、档案缩微品、照片档案及录音录像档案等的数字化，建立档案影像数据库或多媒体数据库； ③档案专题信息的采集与建库。
3、档案数字化的主要作用
①档案数字化是档案信息化建设重要内容，而档案信息化建设的核心是资源建设。资源建设包括两大任务：一是现有馆藏档案的目录数据库建设和馆藏重要档案和照片、录音、录像档案的数字化；二是电子文件归档与电子档案管理。
②档案数字化能有效地保护档案原件。⑴ 代替原件使用，保护档案原件；⑵ 数字化副本异地保存，输出缩微胶片供永久保存。这样可使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏；⑶ 恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。 ③档案数字化能改善档案的利用方式。⑴不再受“孤本”的限制，一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享；⑵数字影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输，使异地调阅利用成为可能。扩大了档案的利用空间，让更多的人们来了解档案，利用档案；⑶“时间”不再是限制，利用者可以随时使用自己需要的文件。档案数字化以后，将已开放的档案上网，这样所有利用者就可以在任何时间上网利用档案信息资源。
④档案数字化能充实各档案馆网站的内容。对我国大多数已上网的档案馆网站来说，普遍存在网上信息资源贫乏、简薄的通病，信息加工深度不够，指引性信息多，实质性信息少。要改变这种尴尬的局面，只有尽快将丰富的馆藏信息化和数字化。
⑤档案数字化是传统档案馆走向数字档案馆的必经之路。数字档案馆无疑是21世纪各级各类档案馆的发展方向。尽管当前它的具体组成结构、组织管理模式还处于探索之中，可其“馆藏”的数字化特征是肯定的，传统档案的数字化将是其“馆藏”的重要组成部分。
二、对档案数字化的思考
将大量的档案数字化，这是一个庞大的系统工程。首先要做好馆藏情况的调查，包括档案的类型、载体形态与状态、馆藏数量、档案信息利用等基本情况。根据馆藏情况制订档案数字化的科学规划，其包括扫描仪等硬件的购置计划和数字化处理规划。档案数字化要经过一个较长的过程，硬件的购置不可能一步到位，也不需要一步到位，应从实际和长远打算，保证扫描仪等硬件设施的成龙配套，使其具有较强的支撑能力和扩展能力。档案数字化实施处理规划应贯彻“突出重点，分步进行”的原则，对馆藏重点和利用率高的档案先行数字化，早日满足大多数利用者的需求。
档案数字化必须有所选择。针对馆藏“浩瀚”的档案资源，不加选择地全部数字化是不可能的、也是没必要的。我们应该根据精炼、存史和利用优先原则对馆藏档案进行分类，确定哪些馆藏档案原件应该数字化、哪些不需要数字化以及哪些优先数字化。在实际工作当中，我们采用“珍贵档案、重点档案、特色档案、利用率高的档案”优先数字化，力争使数字化的档案信息成为高价值、高利用率、有序、标准、有特色的信息资源。
做好数字化时扫描参数的优化设置。扫描系统扫描参数的选择和确定对扫描数字影像质量有着较大影响，其中扫描分辨率直接关系到扫描文件的清晰度和还原效果。扫描分辨率越高得到的扫描文件就越清晰，其相应的扫描时间和存储空间就要增加；而分辨率参数越低，扫描文件的质量就要降低。我们在选择分辨率时应根据实际需要综合考虑，包括扫描文件的可阅读性、存储空间、输出打印质量等。 做好档案数字化的全程控制。在档案数字化过程中，要注重全面的质量检查，加强数据的质量控制。质量检查应包括以下几方面：A、数字化前的档案整理检查。要进行数字化的档案原件必须完整、排序正确，对折损严重影响扫描质量的原件应预先修整。B、数字化后的数据质量、图像质量检查。扫描后的文件图像应保持档案的原貌，字迹清楚不失真，幅面摆放正确，亮度适当，既没丢失信息，又无增加信息，无错扫、漏扫，对文件图像质量有问题的应重新扫描；采集录入数据要丰富、准确。C、数据联接检查。通过机读目录数据库与已扫描的档案扫描图像文件进行联接，形成一一对应。
三、开展档案数字化问题的研究，及时解决数字化进程中的疑难问题。档案数字化是档案工作中的一项新内容，不可避免地会遇到一些新情况、新问题。比如，数字化档案信息压缩及存储的关键技术问题；数字化档案信息安全、保密技术问题；数字化档案信息的访问形式与安全控制问题；数字化档案信息知识产权问题；数字化档案信息的法律地位问题。针对这些新情况、新问题，应在抓档案原件数字化工作的同时，组织力量开展档案数字化问题的研究，及时解决工作中的一些技术性问题，同时澄清和统一思想认识，确保档案数字化工作的顺利开展。
另外，必须加强档案数字化和数字化档案信息管理人才的培养。档案数字化及数字化档案信息管理，涉及到计算机软硬件与扫描技术、数字影像处理技术、存储技术和档案管理的基础知识，绝不是只懂得计算机技术或只懂得纸质等载体档案管理知识的人所能胜任的，所以应加强这方面技术人员的培养。
推荐第9篇：档案数字化加工流程及
档案数字化加工流程及规范
文档目录
一、操作流程 ......................................................................................................................................2
二、档案调卷 ......................................................................................................................................2
三、整理及著录 ..................................................................................................................................2
四、拆卷 ..............................................................................................................................................3
五、档案扫描 ......................................................................................................................................3
六、影像处理 ......................................................................................................................................4
七、数据质检 ......................................................................................................................................4
八、档案装卷 ......................................................................................................................................4
九、完整归还 ......................................................................................................................................5
十、数据备份 ......................................................................................................................................5
八、数据挂接 ......................................................................................................................................5
一、操作流程
档案数字化加工业务总体流程包括：档案调卷、整理及著录、拆卷、档案扫描、影像处理、数据质检、档案装卷、完整归还、数据备份、数据挂接。
先后顺序为：调卷 >著录 >拆卷 >扫描 >处理 >质检 >装卷 >归还 >备份 >挂接。没有特殊要求的情况下，务必安此流程进行操作，以便从总体任务中提高工作效率。
二、档案调卷
这个过程我方要指定一个专门的负责人与客户（档案馆库房管理员）共同完成，将待加工的档案从库房搬运到加工现场，对档案要逐份清点，并办理档案交接登记，与客户做好交接记录，确定无误后方可进行拆卷环节的工作。要求：
1，我方指定专人负责。
2，填写《档案交接登记表》（附件一）。 3，在交接登记表上要有双方的签字。
三、整理及著录
档案目录的整理是数字化加工工作的前提条件，如果没有正确的档案目录，会给后序工作带来很大麻烦，所以在数字化加工之前必须有完整且正确的档案目录。
对于待加工的档案，要制作电子目录。制作途径有两种:
（一），使用数字化加工软件的数据录入功能，进行目录制作。
（二），使用Excel表格方式制作，目录模板使用《档案目录模板》文档（文档号为JS121006002）。如果用户提供的有纸质目录或电子目录，我方要认真核对有无错漏现象，找出错误并修正。并修改成与《档案目录模板》类似的字段标准。对于错误或疏漏的修正，具体细则如下：
1，如果用户提供的目录和纸质档案不对照的,应该以纸质档案原文内容为标准进行录入，并删除错误信息。 2，著录项相关内容录入要完整，如有不明确或不完整的著录项需记录并及时反应给组长，如果目录中要增加或减少相关著录字段，要与客户协商，并及时向公司技术部反馈。以下著录项必不可少，且与纸质档案要一一对照：
以“卷”为管理单位的年度、期限、卷号、题名、卷内文件序号、卷内文件题名、卷内文件页号等。 以“件”为管理单位的年度、期限、件号、页数、题名等。
3，如果目录内容有错（如主题内容，文号等），以纸质档案信息为准，并及时反应给组长，由组长与客户协商解决。
4，如遇到较少见的繁体字或不清晰的字体，需向组长反应，不允许擅自解决，所有的繁体字在录入时应录入为简体字。
5, 如遇到无题名的档案,及时记录下来，反应给客户协商解决。
6，关于顺页；整理著录的同时，检查案卷的完整性，是否有缺页、漏页、错编现象，正、副卷标注是否正确，有问题及时反馈。没有问题时，用2B铅笔对纸质档案内容进行标注页码，正面标注在右上方，背面标注在左上方，页码字体工整、大小适中。
7，关于分卷问题；档号保持不变，卷号采用“卷号-卷次”格式，如0025-
1、0025-
2、0025-3……0025-
12、0025-13；如果纸质档案分多卷，但是客户没有分卷次的，我们要重新编卷次，增加一条案卷目录，每个分卷都要对应一条案卷目录（不能两个分卷对应一个目录）。
8，关于补卷问题；漏归档的档案作为补卷插入时，卷号要以实际的纸质档案的卷号为准。如0025-
1、0025-A、0025-补、0025A等，我们做目录时当保持不变。
9，档号、卷号、件号、页号中不能出现正反斜杠（\\ ,/），如果发现要改成中划线（-）（注意：中划线录入时，要使用英文输入法下的半脚录入），日期格式统一采用8位数字，如20120206，不足8位时补0。
以上问题出现时，及时反馈给组长，由组长和客户协调。
四、拆卷
拆卷时要对照档案目录逐页检查档案原件同时检查档案纸质目录，发现错误或疏漏进行改正或做出正确标识。 1，按顺序进行拆卷，“年度 >保管期限 >案卷号 >盒号”。拆卷过程中注意保护档案的原貌，以便于装卷、还卷时保持档案的原貌。
2，页码检查，页码检查过程中小于本卷其他页面的纸张用相同规格白纸进行裱糊。裱糊纸不得大于同文件其它纸型，裱糊位置适中。然后重新编写当前页码。若发现缺页、残页等问题及时做好记录，并反馈给组长。
3，拆开案卷，将案卷背面的封条小心撕干净，剪开装订线。 4，将案卷内页一页页分开，对特殊页做出标识提醒扫描人员注意。
5，拆卷过程中剔除生锈、易锈等金属物，对粘贴牢固、柔软纸张的卷要做记录，重点处理。
6，注明每卷案卷（包括正、副卷）的页数及其他的特殊情况。对不能确定的案卷，拆卷人员应该及时向档案员进行咨询，不得擅自对问题进行处理；
7，破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，影响扫描质量的原件应先进行相应处理后再进行扫描（裱糊、压平或进行托纸扫描）；
五、档案扫描
档案扫描是将纸质档案转变成电子文件的过程，扫描的操作顺序： 1>导入档案目录到档案数字化加工软件；
2>通过档案数字化加工软件生成计算机磁盘树型文件目录结构； 3>开始扫描档案；
扫描中的操作细节及要求如下：
1，扫描后的文件存储格式应为TIFF格式，分辨率为300DPI，以黑白扫描为主，特殊情况下，如扫描照片时，设置颜色为“灰度”。
2，档案扫描的过程要把档案纸张放置整齐，避免扫描过程中出现卡纸或者扫描数据不完全显示的现象。发现档案漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。发现扫描影像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。
3, 认真填写纸质档案《扫描登记表》（附件二），登记移交的档案数量、扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。
4, 扫描过程中如有图纸或其它原因不能拆分的档案要用平台扫描仪进行扫描。（扫描分辨率一般建议选择≥300dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。）
六、影像处理
影像处理要以视觉清晰、页面完整为准，对图像页面出现偏斜及图像页面中出现影响图像质量的杂质进行校正和处理。
影像处理时，要保留文件编号与文件页码。特殊情况下，如扫描的照片不用进行影像处理。
影像处理的过程中切勿操之过急，为了确保影像确实处理成功了，要务必看到了处理后的效果。如果发现影像质量不符合要求，应重新对图像进行扫描（初次扫描的图像要保留）。影像处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。影像处理前的数据要保留。
具体操作细节如下：
1，对图像偏斜度、清晰度、失真度、去污点、去黑边等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理，初扫要保留。
2，发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像，发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整，处理时要保留文件编号与文件页码。
3，大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性，未请示组长的情况下，不得删除任何原文或清除任何原文内容。
4.若处理时误删原文或原文内容，要及时反应给组长，协调扫描人员，重新扫描、处理。5.处理过程中遇到问题时，要查阅原文及时做出更改，并汇报给组长登记。
6.处理工作完成时，要将扫描处理结束的原文汇报转交给组长，以便后期质检数据挂接。
七、数据质检
1，逐条检查每个案卷目录下的扫描文件，是否打开正常、页数是否正确、目录和扫描文件是否一致。 2，逐页检查每个影像文件的倾斜度、清晰度、整洁度、分辨率、格式等。 3，逐页检查每个影像文件是否重页、缺页、漏页、页面信息不完整等。
如果出现以上问题要填写《数据质检表》并及时修改，完成质检后将表提交给组长。组长按《数据质检表》二次质检，并对其它数据按5%比例抽检。
八、档案装卷
1，装订前对照档案目录检查档案数量、内容的正确性，档案目录是否清晰并与档案实体相符；
2，检查盒内文档的各种编号与盒面各项是否相符；检查文件排列顺序是否正确，文件放置方向是否正确； 3，装卷时一定要再次顺页，若装卷时除拆卷、扫描人员反应的问题外，发现文件有缺页、残页，目录、备考表遗失等其他问题时要及时向转交人员问询，反应给组长及时解决；
4，装卷时一定要注意档案在拆卷前的原貌，不得自作主张，改变档案装卷规则；
九、完整归还
归还时由档案交接负责人完成，档案交接负责人提交给客户，并填写《档案交接登记表》（附件一），《档案交接登记表》必须有客户的签名。本表格由组长保存，最后提交到公司做永久备案。
十、数据备份
扫描期间组长要备份不同价段的数据两份以上，扫描后备份，质检后备份，全部工程完成后，客户经验收合格后，进行三种备份
1，将全部数据刻录成DVD光盘备份。 2，将全部数据在计算机硬盘上备份。
3，将全部数据复制到客户的档案服务器上备份。
十一、数据挂接
1，由组长通过ADPS生成挂接数据。
2，将数据复制到档案服务器上，运行服务器上的挂接软件进行操作。 3，打开AIMS(档案信息化管理系统)，检查挂接的文
推荐第10篇：谈农业科技档案数字化论文
一、农业科技档案数字化建设的原则
1规范操作原则在农业科技档案数字化建设的过程中，无论是纸质载体数字化，还是接受电子文件，都必须制定和实施农业科技档案工作标准和规范，统筹规划，有序推进，实现依据标准化、程序规范化，尽可能避免在保管和使用中出现各自为政、互不兼容、重复建设等现象，提高数字化工作的质量和效率。
2安全管理原则任何事情的发展都是矛盾的结合体，农业科技档案数字化建设虽然比传统的管理模式有较大优势，但同时也对农业科技档案的保密提出了更高的要求。众所周知，随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此，在进行农业科技档案数字化建设的过程中，必须采取有效的安全防范措施，充分保证农业科技档案信息的安全性。
3效益优先原则农业科技档案数字化建设需要投入大量的财力、人力、物力，因此，必须以利用需求为导向，将年限较长、具有馆（室）藏特色、最为珍贵以及利用频率高的农业科技档案优先数字化，达到效益最大化。
4分工协作原则农业科技档案数字化建设相当繁琐，涉及面广，必须坚持分工协作、整体配合、长期坚持、相互理解的工作理念，充分发挥单位各个部门和各类人员的作用，明确工作任务，落实责任分工，真正做到各司其职，各施其能，协调配合，共同推进农业科技档案数字化建设。
二、农业科技档案数字化建设的内容
1建立高效的农业科技档案信息采集和存储平台根据数字化档案管理的要求，健全农业科技档案信息采集平台。一是，建立电子档案目录和电子档案录入接收工作室（即电子文件备份站），配备计算机设备，实现目录数据和电子文件的采集工作；二是，建立扫描工作室，配备普通平板扫描仪、高速扫描仪、专用照片扫描仪、缩微胶卷转换仪等设备，实现科技档案由传统介质向电子信息的转换；三是，建立安全可靠的科技档案信息存储平台。数据存储采取磁盘阵列柜、磁带机、光盘库等设备，进行磁盘阵列自动备份、光盘刻录备份、磁带备份、异地备份，实现档案信息的安全存储。
2建立农业科技档案数字化管理系统配合数字化档案的建设目标，逐步建立动态更新的农业科技档案数字化管理系统，综合档案室内建立农业科技档案检索数据库，在室外建立与农业科技相关的电子文件归档系统，并实现接口统一，动态及时归档。
3建立和完善农业科技档案信息资源库完善资源库建设是做好农业科技档案数字化建设的重点，主要有两个不同层次：一是，农业科技档案目录数据库建设。根据专业标准科学选定农业科技档案目录数据库结构，将室藏农业科技档案的案卷级目录和卷内目录全部输入微机，建立科技档案目录数据库，并加强机读目录数据库的质量控制，规范着录标引，包括着录格式的标准化、着录数据的完整性和着录数据的标准化；二是，农业科技档案全文数据库建设。利用数码相机、扫描仪等技术将馆（室）藏纸质载体的农业科技档案原件进行数字化处理，并将扫描件与机读目录对应挂接，实现全文检索。
4建设农业科技档案信息服务网络农业科技档案信息服务网络建设包括农业科技档案信息网站建设、内部局域网建设等，与市政务网、公众网联网，建立上至国家科技档案馆，下联农业部门和农业科研单位，形成四通八达的“农业科技档案信息高速公路”，向广大科技人员提供农业科技档案各类信息的服务，充分发挥农业科技档案的作用。
三、农业科技档案数字化建设的保障措施
1加强组织领导做好农业科技档案工作，领导重视是关键。各级农业部门及农业科研单位领导要加大对农业科技档案数字化建设的支持力度，把农业科技档案建设纳入科34农业图书情报学刊：资源建设技工作计划，将其置于科研同等重要的位置。
2提高归档质量农业科研项目从立项到结题，时间一般跨度较长，这就要求档案管理人员必须树立主动服务意识，参与到课题当中，与科研人员一起共同做好农业科技档案材料的形成、积累、归档、数字化工作。此外，还要确保领导和广大科技人员能够随时、快捷、高效地借助网络系统查询农业科技档案信息。
3健全制度提升管理水平为了实现农业科技档案数字化建设，提高农业科技档案管理水平，应制定符合科研单位实际的农业科技档案管理制度，制定归档范围、归档内容与保管期限、归档时间、归档要求、归档手续等。归档制度的内容必须具体、明确、细化，有很强的可操作性，使广大科技人员明确哪些资料应当归档。同时要配备精通档案业务与计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识的复合型人才。
4实现档案价值加强档案利用是农业科技档案数字化建设的根本目的。要开展多形式、多渠道、多层次的开发利用，向广大科技人员提供网上查询和利用服务，充分发挥农业科技档案的利用价值，服务科研、服务现代农业。
5保证信息安全信息时代，数字化农业科技档案对档案管理提出了更高的安全管理要求。除了严格遵守科技保密原则和知识产权保护法的规定外，还要在农业科技档案数字化建设过程中，增强档案网络安全和信息安全意识，加强对计算机网络管理系统的监控，采取切实有效的安全技术手段和管理措施，存储农业科技档案信息的设备要安装高效的防毒防窃软件，要及时对各种农业科技档案数据资源进行备份储存，确保农业科技档案信息的安全可靠。农业科技档案数字化建设是一项复杂而严谨的系统工程，它需要投入更多的人力、物力和技术力量，不可能一蹴而就。我们应当本着为发展农业科研事业，促进农业科技进步，发展现代农业生产为己任，以农业科技档案网络建设为基础，以农业科技档案信息资源建设为核心，以扩大农业科技档案资源开发为目标，充分利用现代化管理手段，逐步实现农业科技档案资源数字化、农业科技档案信息服务网络化，努力实现农业科技档案资源共享。
第11篇：档案数字化流程与规范
档案数字化流程与规范
一、档案接收
档案接收概述：
档案接收是数字化加工流程的第一步。为了保证档案接收过程中，档案数目无误，档案实体的安全，接收时要对档案资料进行详细登记，建立电子/纸质接收登记和入库登记本，不出现漏登记或重复登记，记录资料的缺、残、漏、损、重、页码混乱等状况，对所接收的档案资料进行两人以上交叉核对、检查，与客户进行书面交接并签字确认。
实体记录：档案的物理位置（库排架位置）、档案的数量，档案年代、全宗号、案卷号、目录号、档号、存放箱号等信息。
针对接收档案形成档案管理台账，保持档案的完整性。
准备档案箱，按批次接收档案，并填写记录清单，双方签字确认。 质量管理措施：根据用户的电子或纸质的档案目录清单与我方的下架接收清单进行比对。如发现有误，打印出勘误表由客户签字确认。
接收客户档案的电子目录文件、光盘等。
二、档案整理
档案整理概述：
在图像扫描数字化加工之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行基本整理，包括盒内文件排序、标盒流水号、记录档案物理状况、拆除装订物，编写页码、做好前期基本整理工作，确保档案数字化加工质量。
档案整理流程：
1.对每盒档案的文件顺序按照统一的规则进行排列，具体的排列顺序由本单位客户提供标准；
2.盒内文件顺序排列好后，对每页档案进行编页，一盒一个大流水号，采用2B铅笔统一编在档案的右上角，背面有字的编在页面的左上角；
3.档案拆装：根据采购方的档案分类对档案进行起订、去除金属装订物，排序的工作，核对档案的资料顺序和记录档案的物理状况（纸张状况、照片页、图表页），包括资料的缺、残、漏、损、重、页码混乱等状况，建立电子/纸质档案资料分类接收清单和出库登记本，拆订整理好的档案用夹子夹起，以防错乱,装订的标准是左对齐、下对齐。
4.档案修复：有破损的地方在备考表中注明，对于卷边或边缘破损严重的档案、过于窄小的文件页，用宣纸在档案四周加边或接边，并按照裱补原则，先加长边，后加短边；对于多份文件粘连得情况，采用干揭法小心揭开；对于粘连严重、无法分开的则登记，不在分开。
5.对于装订成册、不便拆装的文件，可直接采用专业的PS7000不拆卷扫描仪直接扫描。这样即可以保证不拆除档案文件，又可以保证图像的清晰与完整。
6.对整理完成的文件进行详细登记，形成“档案整理记录清单”，提交客户，以备查验。7.档案整理清单表单（整理人、年度、盒号、卷数、件数、页数、破损情况、备注）
三、目录著录（案卷目录、卷内目录）
传统组卷目录著录分为：案卷目录与卷内目录。 简化组卷目录著录分为：卷内目录 案卷目录与卷内目录简述：
案卷目录:要体现出本案卷内所有文件的主题，也就是概括本案卷内所有文件的中心思想。
卷内目录:与案卷目录不同，卷内目录要反映的内容是每一件的文件
主题。 著录项目: 案卷目录:年度、档号、全宗号、目录号、案卷题名、起止日期、
页数、件数、等字段
卷内目录:年度、全宗号、目录号、档号、件号、文号、文件题名、文件日期、页数、等字段
著录软件：著录软件著录方式为两录一校。（即两个人著录同样的数据，校对时用软件对比两个人的数据是否一致）
两录一校（著录软件）： 由于档案的数量较多，导致档案目录也不断增加。为了防止在档案录入后生成的电子目录数据库中数据出现不必要的错误或不规范，利用我公司两录一校目录录入质量管理软件，对档案录入进行准确性的质检。即两个人著录同一内容的目录，由软件进行自动对比，如有错误自动返红显示，第三个人与原档案文件对照进行更改。
四、档案扫描规范及分工
(1).操作扫描仪人员：
1.档案扫描：文书档案采用200分辨率、照片档案使用600分辨率进行扫描（分辨率也称DPI）,扫描图像分为彩色储格式为：JPEG。
2.图纸扫描：主要分为工程与基建图纸，扫描图纸有两种方式：
a.利用专业的宽幅图纸扫描仪对需要扫描的图纸进行加工。
b.利用普通扫描仪对需要扫描的图纸进行多页扫描，在图像处理时将多页图像拼接，还原为原图纸样式。
3.图像扫描文件夹建立方式从根目录开始依次为：全宗号-年度、期限、件号。在件号的文件夹内保存该件每一页的扫描图像。图像与件号命名：不足5位前面用0补齐，如图像：00001.jpg、件号：00001。
注意事项：
1.扫描完成后的图像应避免出现扫缺、漏扫、扫重等情况。2.扫描时要将文件放端正、压平再扫。
3.扫描时适时掌握掀盖、放纸、拿纸等流程，防止掀盖过早造成文件扫缺。
4.扫描尺寸分为A
4、A3两种形式，如特殊纸张超出A4扫描范围，可用A3尺寸进行扫描。
5.扫描时仔细对应文件页码编排顺序，如发现编错页、编漏页等情况，及时交给整改人员进行修改。
6.扫描完成后的电子图像要放在与档案实体档号相对应的文件夹内进行存储，文件夹内的图像绝不能有“张冠李戴”的现象产生。
(2)图像处理人员： 图像处理概述：图像处理主要是针对扫描完成后的电子图像进行加工处理，利用图像处理软件可对扫描后的电子图像进行旋转、纠斜、剪边、裁切、去躁等处理，还具有局部加粗、减淡等功能，处理完成后的图像要求居中、清晰、端正，无其它干扰信息。
1.图像处理时要求保留页面全部内容(包括页面内容与页码)。2.每一页图像都需要旋转为正常阅读视角。
3.对角度倾斜的图像进行纠斜，纠正后即可进行下一步操作 (不能影响图像清晰度) 。对角度倾斜且需要旋转的图像进行操作时，要先纠斜后旋转。 4.图像周围不能有过多的白边，如果白边过多影响美观必须进行裁取为合适的页面大小，如A4大小就得按A4大小的比例进行裁取。
5.彩色图像处理时如遇图像边缘有字，字比较贴边，要留出（1~2）毫米白边（如图像边缘无字，则不需留边）。
6.图像的大小(像素)要基本一致。
(3)图像质检人员（可让挂接人员用时进行）
经过扫描、图像处理后的电子图像，质检员就可以进行图像终检，图像终检是图像扫描与图像处理最终的一次质量检验，也是特别精细的一道工序。要做一名优秀的质检员必须具备过硬的专业知识、丰富的实际操作经验、较强的责任心才能把质检工作做好。图像终检方法：利用ACDSee 及柯达映像软件对处理完成的图像进行逐页质检，该工序主要针对图像处理后的数据进行核对、质检，终检主要对图像处理后的电子图像进行质量检查，（包括图像是否清晰、版面是否居中、是否倾斜、是否扭曲、是否完整等），如遇不合格图像要返回到处理人员手中进行返工处理（并详细记录错误率），返工完成后质检人员要对返工后的图像进行再次质检，直到该图像合格为止。
(4)挂接人员（终检） 挂接：将录入完成的成品目录导入到数据库中，通过数据挂接软件或其他工具将其与质检完成的扫描图像进行挂接，来实现目录与图像的一一对应关系。以方便各单位、各部门通过档案管理系统对加工档案进行正确、快速的查询与检索。
终检：在挂接的同时核对扫描的页数与目录页数与文件的目录是否一致，如不一致需对与原件进行校对并修改。
五、刻盘
将最终挂入前的扫描图像的目录及图像一起刻入光盘。
第12篇：纸质档案数字化规范DAT31
纸质档案数字化规范DA/T31—2017 分享 / 打印 / 放大字体 / 缩小字体
发布机构：万源市档案局
发布日期：2018-04-16
纸质档案数字化规范DA/T31—2017
前
言
本标准按照GB/T 1.1-2009给出的规则起草。 本标准替代DA/T 31-2005《纸质档案数字化技术规范》。
本标准与DA/T 31-2005相比，主要技术变化如下： ——标题进行了修改；
——增强组织与管理部分的内容，完善数字化工作中管理相关要求； ——增强数字化前处理部分的内容，包括对实体档案保护和档案规范化管理方面的要求；
——增加数字化过程中元数据采集的要求； ——修改了档案扫描部分参数要求；
——修改了图像处理部分内容，更加强调保持档案原貌的要求； ——细化了数字化成果验收的内容；
——删除原标准数据备份和数字化成果管理相关内容。 本标准由国家档案局提出并归口。 本标准起草单位：国家档案局档案科学技术研究所、国家档案局信息管理中心、国家档案局技术部。
本标准主要起草人：王良城、马淑桂、郝晨辉、程春雨、杜琳琳、蔡伟、宋涌、王大众、田军、曹燕、李华峰。 本标准所代替标准的历次版本发布情况为： ——DA/T 31—2005。
引
言
DA/T 31-2005的发布实施，从技术标准方面对纸质档案数字化工作提出了要求，很好的促进了纸质档案数字化工作向科学化、规范化的方向发展，在档案信息化工作中发挥了重要作用。
由于纸质档案数字化工作所依赖的信息技术发展迅速，经过10年的时间，数字化设备、存储、网络等技术条件都发生了较大变化，同时，纸质档案数字化工作管理方法和管理理念等都在不断更新、发展。因此，及时对本标准进行修订，适时调整相关要求，从档案行业层面科学规范纸质档案数字化工作，具有重要的现实意义。
标准本次修订更加注重我国纸质档案数字化工作自身的特点，结合目前信息技术发展的水平，提出适用于档案行业的纸质档案数字化工作的规范性要求。
纸质档案数字化规范
1 范围 本标准规定了纸质档案数字化技术和管理要求。 本标准适用于采用扫描设备对纸质档案的数字化加工过程的管理。
2 规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T 20530-2006 文献档案资料数字化工作导则 DA/T 1 档案工作基本术语 DA/T 18 档案著录规则
ISO/TR 13028 信息与文献 档案数字化实施指南（Information and Documentation — Implementation guidelines for digitization of records）
3 术语和定义
GB/T 20530-200
6、DA/T
1、DA/T 18界定的以及下列术语和定义适用于本文件。
3.1数字化 digitization
利用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。 3.2数字图像digital image
表示实物图像的整数阵列。一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。
3.3纸质档案数字化digitization of paper-based records 采用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工，使其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像，并按照纸质档案的内在联系，建立起目录数据与数字图像关联关系的处理过程。
3.4分辨率resolution
单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英寸点数(dpi)表示。
4 总则
4.1 各单位应根据档案的珍贵程度、开放程度、利用率、亟待抢救程度、数字化资金情况等因素统筹规划、科学开展纸质档案数字化工作。纸质档案数字化工作的开展应遵循ISO/TR 13028和GB/T 20530提出的要求和建议。
4.2 纸质档案数字化的基本环节主要包括：数字化前处理、目录数据库建立、档案扫描、图像处理、数据挂接、数字化成果验收与移交等。
4.3 应采取有效的管理和技术手段，确保纸质档案数字化成果质量。纸质档案数字化应遵循档案管理的客观规律，真实反映档案内容，最大程度地展现档案原貌。
4.4 纸质档案数字化过程中，应保存数字化项目信息、技术环境、数字化各类技术参数等方面的元数据。元数据元素的确定应符合ISO/TR 13028提出的要求。 4.5 应加强纸质档案数字化各环节的安全管理，确保档案实体和档案信息的安全。
4.6 加工涉密档案时，应按照涉密档案相关保密要求开展工作。
5．组织与管理
5.1 机构及人员
5.1.1 应建立纸质档案数字化工作组织，对数字化工作进行统筹规划、组织实施、协调管理、安全保障、技术保障、监督检查、成果验收等，确保数字化工作的顺利开展。
5.1.2 应配备具有相应能力的工作人员，包括熟悉档案业务并具有较高的调查研究水平和良好的组织领导能力的管理人员，熟悉相关标准规范并能够为纸质档案数字化工作各环节提供技术支持的技术人员，掌握一定数字化基础知识并熟悉本职工作的操作人员等。应通过科学规范的管理制度，对工作人员进行规范化管理。为强化数字化工作的安全性，应加强对外聘工作人员的审核。
5.2 基础设施
5.2.1 应配备专用加工场地，并进行合理布局，形成档案存放、数字化前处理、档案著录、档案扫描、图像处理、质量检查等工作区域。 5.2.2 加工场地的选择及温湿度等环境的控制不应不利于档案实体的保护。场地内应配备可覆盖全部场地的防火、防水、防有害生物、防盗报警、视频监控等安全管理的设施设备。
5.2.3 应合理规划、配备和管理纸质档案数字化设施设备，确保设施设备安全、先进，能够满足数字化工作的需要。
5.3 工作方案
5.3.1 应在充分调研的基础上，制定科学合理的工作方案，确保纸质档案数字化工作达到预期目标。
5.3.2 纸质档案数字化工作方案应包括数字化对象、工作目标、工作内容、成本核算、数字化技术方法和主要技术指标、验收依据、人员安排、责任分工、进度安排、安全管理措施等内容。数字化对象的确定应综合考虑档案的珍贵程度、开放程度、利用率、亟待抢救程度、数字化资金情况等因素。
5.3.3 宜对纸质档案数字化工作方案进行专家论证，确保其科学、规范、合理。
5.3.4 纸质档案数字化工作方案应经审批后严格执行。工作方案审批结果应与数字化工作过程中形成的其他文件一并保存。
5.4 管理制度
5.4.1 应制定科学化、规范化的管理制度，并在工作过程中严格执行，以有效保障档案安全和纸质档案数字化成果质量。 5.4.2 纸质档案数字化管理制度应包含岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理、数据管理、档案实体管理等方面的制度。
岗位管理制度主要规定数字化工作各岗位的工作目标和职责，形成明确的岗位业务流程规范、考核标准、奖惩办法等；人员管理制度主要对人员的安全责任、日常行为、外聘人员信息审核及管理、非工作人员来访登记等进行规范；场地管理制度主要对人员出入和工作场地内基础设施、环境、网络、监控设施、现场物品、证件等的管理进行规范；设备管理制度主要对数字化工作各环节涉及的全部设备的管理进行规范；数据管理制度主要对数字化各环节所产生的数据的管理进行规范；档案实体管理制度主要对档案实体在数字化过程中的交接、管理、存放等工作进行规范。
5.5 工作流程控制
5.5.1 应依据相关的法律法规和各类技术标准，制定相关的工作流程和各环节操作规范等，对纸质档案数字化全过程进行有效的控制，确保数字化成果质量。纸质档案数字化流程示例参见附录A。
5.5.2 应加强对纸质档案数字化工作的全流程安全管理。 5.5.3 应建立完善的问题反馈机制，对纸质档案数字化工作过程中后端环节发现前端环节中产生的问题进行及时反馈和修正。
5.6 工作文件管理 5.6.1 应根据情况制定符合实际要求的纸质档案数字化工作文件，以此加强对数字化工作的管理。主要包括纸质档案数字化工作方案、纸质档案数字化审批书、纸质档案数字化流程单、数据验收单、项目验收报告、纸质档案数字化成果移交清单等，采取外包方式实施时，还应包括项目招标文件、投标文件、中标通知书、项目合同、保密协议等。部分工作单示例参见附录B。
5.6.2 应加强对纸质档案数字化工作文件的管理，明确数字化工作过程中形成的工作文件的整理、归档、移交等管理要求。
5.7 档案数字化外包
5.7.1 纸质档案数字化工作如需外包，档案部门应从企业性质、股东组成、安全保密、企业规模、注册资金情况等方面严格审查数字化加工企业的相关资质；按照GB/T 20530-2006第5章的要求评估数字化加工企业的技术能力；从规章制度的建立健全程度等方面考查加工企业的管理能力。
5.7.2 在项目实施过程中，应依据《档案数字化外包安全管理规范》（档办发[2014]7号），从档案部门、数字化服务机构、数字化场所、数字化加工设备、档案实体、数字化成果移交接收与设备处理等层面执行严格的安全管理要求。
5.7.3 档案部门应指派专门人员参与纸质档案数字化外包业务的监督、指导，完成质量监控、进度监控、投资监控、安全监控和协调沟通等方面的工作。
6 档案出库
6.1 档案保管部门应按照纸质档案数字化工作方案确定的数字化对象开展档案调取、清点、登记等前期准备工作，并提交档案出库申请，经相关责任人批准后，严格按照档案库房管理规定为数字化对象办理出库相关手续，并与数字化部门共同清点无误后，对档案进行交接出库。
6.2 纸质档案数字化过程中，应设置距离数字化加工场所较近的保管库用以临时存放纸质档案，并对纸质档案的领取与归还进行严格管理，认真做好检查、清点、登记等工作，确保纸质档案的安全。
7 数字化前处理
7.1 确定扫描页
原则上应将确定为数字化对象的纸质档案全部扫描，不宜进行挑扫。如有不需要扫描的页面应加以标注。
7.2 编制页号
7.2.1 应对没有页号或页号不正确的档案重新编制页号。 7.2.2 重新编制页号时，应在统一位置书写页号，且不压盖档案内容。
7.2.3 书写页号所使用的笔、墨等不应破坏档案原件 或对档案长期保存造成影响。
7.2.4 应将破损页面、缺页等特殊情况进行登记。
7.3 目录数据准备
7.3.1 按照目录数据库建立时制定的数据规则，对照档案原件内容，规范档案中的目录内容。
7.3.2 对需在目录数据库中进行标记的情况进行标记。
7.4 拆除装订
应以对纸质档案的保护为原则确定是否拆除装订。如需拆除装订物，应注意保护档案不受损害，并对排列顺序不准确的档案进行重排。特殊装订且拆除装订后需恢复的档案，在拆除装订物时应采用拍照等方式记录档案原貌，以便于恢复。
7.5 技术修复
7.5.1 破损严重或其他无法直接进行扫描的纸质档案，应先由专业技术人员进行技术修复。
7.5.2 折皱不平影响扫描质量的纸质档案应先进行压平等相应技术处理。
8 目录数据库建立
8.1 应制定目录数据库数据规则，包括数据字段长度、
字段类型、字段内容要求等。目录数据库数据规则的制定应符合DA/T 18对档案著录的要求。在纸质档案目录准备与目录数据库建立工作中均应严格遵守。
8.2 数据库选择应考虑可转换为通用数据格式，以便于数据交换。 8.3 数据库结构的设计应特别注意保持档案的内在联系，有利于纸质档案数字化成果的管理和利用。
8.4 将纸质档案数字化前处理工作中对纸质档案目录进行修改、补充的结果录入数据库，形成准确、完整的目录数据。
8.5 可采用计算机自动校对与人工校对相结合的方式，对目录数据的质量进行检查，包括著录项目的完整性、著录内容的规范性和准确性等。发现不合格的数据应及时进行修改。
9 档案扫描
9.1 基本要求
档案扫描应根据纸质档案原件实际情况、数字化目的、数字化规模、计算机网络和存储条件等选择相应的扫描设备，和进行相关参数的设置和调整。参数的设置和调整应保证扫描后数字图像清晰、完整、不失真，图像效果最接近档案原貌。
9.2 扫描设备 9.2.1 扫描设备的选择应特别注意对档案实体的保护，尽量采用对档案实体破坏性小的扫描设备进行数字化。 9.2.2 超出所使用扫描仪扫描尺寸的档案可采用更大幅面扫描仪进行扫描，也可以采用小幅面扫描仪分幅扫描后进行图像拼接的方式处理。分幅扫描时，相邻图像之间应留有足够的重叠，并且采用标版等方式明确说明分幅方法；若后期采用软件自动拼接的方式，重叠尺寸建议不小于单幅图像对应原件尺寸的1/3。
9.2.3 应遵循相关设备的使用规律进行定期维护、保养。
9.3 扫描色彩模式
9.3.1 为最大限度保留档案原件信息，便于多种方式的利用，宜全部采用彩色模式进行扫描。
9.3.2 页面中有红头、印章或插有照片、彩色插图、多色彩文字等的档案，应采用彩色模式进行扫描。
9.3.3 页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，也可采用黑白二值模式进行扫描。
9.3.4 页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，也可采用灰度模式扫描。
9.4 扫描分辨率
9.4.1 扫描分辨率的选择，应保证扫描后图像清晰、完整，并综合考虑数字图像后期利用方式等因素。 9.4.2 扫描分辨率应不小于200dpi。如文字偏小、密集、清晰度较差时，建议扫描分辨率不小于300dpi。
9.4.3 如有COM输出、仿真复制、印刷出版等其他用途时，可根据需要调整扫描分辨率。需要进行COM输出的档案，扫描分辨率建议不小于于300 dpi；需要进行高精度仿真复制的档案，扫描分辨率建议不小于600 dpi；需要进行印刷出版的档案，可结合档案幅面、印刷出版幅面、印刷精度要求等选择合适的分辨率。
9.5 存储格式
9.5.1 纸质档案数字图像长期保存格式为TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格式，图像压缩率的选择可根据实际应用的需求而定。
9.5.2 纸质档案数字图像利用时，也可从网络浏览速度、易操作性、存储空间占用等方面进行综合考虑，将图像转换为PDF等其他格式。
9.5.3 同一批档案应采用相同的存储格式。
9.6 图像命名
9.6.1 应以档号为基础对数字图像命名。图像命名方式的选择应确保图像命名的唯一性。
9.6.2 建议将数字图像存储为单页文件，并按档号与图像流水号的组合对图像命名。
9.6.3 数字图像确需存储为多页文件时，可采用该档案的档号对图像命名。
9.6.4 应科学建立纸质档案数字图像的存储路径，确保数据挂接的准确性。
10 图像处理
10.1 图像拼接
对分幅扫描形成的多幅数字图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证纸质档案数字图像的整体性。拼接时应确保拼接处平滑地融合，拼接后整幅图像无明显拼接痕迹。
10.2 旋转及纠偏
对不符合阅读方向的数字图像应进行旋转还原。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。
10.3 裁边
如需对数字图像进行裁边处理，应在距页边最外延至少2至3毫米处裁剪图像。
10.4 去污
如需对数字图像进行去污处理，以去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质，应遵循展现档案原貌的原则，处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹。
10.5 图像质量检查
10.5.1 数字图像不完整、无法清晰识别或图像失真度较大时，应重新扫描。
10.5.2 对于漏扫、重扫、多扫等情况，应及时改正。
10.5.3 数字图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。
10.5.4 对数字图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等处理情况进行检查，发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像处理。
11 数据挂接
11.1 应借助相关软件对数据库中的目录数据与其对
应的纸质档案数字图像进行挂接，以实现目录数据与数字图像的关联。
11.2 逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等，发现错误及时进行纠正。
12 数字化成果验收与移交
12.1 验收方式
12.1.1 建议档案部门成立专门的验收组对纸质档案数字化成果进行验收。
12.1.2 应采用计算机自动检验与人工检验相结合的方式对纸质档案数字化成果进行验收检验。
12.2 验收内容
12.2.1 纸质档案数字化成果包括数字图像、档案目录数据、元数据、数字化工作中产生的工作文件、存储载体等。
12.2.2 应对目录数据进行验收，主要包括数据库中各条目的内容、格式等的准确程度、必填项是否填写等。
12.2.3 应对元数据进行验收，主要包括元数据元素的完整性和赋值规范性等。
12.2.4 应对数字图像进行验收，主要包括数字化参
数、存储路径、命名的准确性、图像的完整性、排列顺序的准确性、图像质量等。
12.2.5 应对数据挂接进行验收，主要包括目录数据与其对应的数字图像的挂接的准确性等。
12.2.6 应对工作文件进行验收，主要包括工作文件的完整性、规范性等。
12.2.7 应对存储载体进行验收，主要包括载体的可用性、有无病毒等。
12.3 验收指标
能够采用计算机自动检验的项目应采用计算机自动检验的方式进行100%检验，检验合格率应为100%。对于无法用计算机自动检验的项目，可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验。抽检比率不得低于5%，对于数据库条目与数字图像内容对应的准确性，抽检合格率应为100%，其他内容的抽检合格率应不低于95%。
12.4 验收结论
12.4.1 每批纸质档案数字化成果质量检验达到本标准12.2和12.3的要求，予以验收“通过”。验收未通过应视情况进行返工或修改后，重新进行验收。
12.4.2 验收完成后须经验收组成员签字。验收“通过”的结论，必须经相关领导审核、签字后方有效。
12.5 移交
验收合格的数据应按照纸质档案数字化工作方案及时移交，并履行交接手续。移交单示例参见附录B。
13 档案归还入库
13.1 档案装订 纸质档案数字化工作完成后，拆除过装订物的档案如需装订，应注意保持档案原貌，做到安全、准确、无遗漏。
13.2 档案归还入库
按照档案入库相关要求对纸质档案进行处理和清点，并履行档案入库手续。
第13篇：档案数字化加工服务合同
档案数字化加工合同
合同编号: 签订地点：
甲方：
乙方: 四川大友信息技术有限公司
一、总则
甲方拟委托乙方为其进行档案归档整理、数字化加工服务工作，乙方也愿意提 供上述服务，双方经友好协商，在平等条件下就档案整理及数字化服务工作，达成如下协议，双方共同遵守。 第一条、服务内容 (一) 档案类别
1) 文书档案 2) 病历档案 3) ….(二) 服务内容
对
（一）所述档案进行整理、数字化加工等工作。(三) 服务时间
开工日期_______年_______月_______日，竣工日期_______年_______月_______日，期限：_______年_______月。 第二条、整理及数字化加工价款 (一) 档案整理按每整理一盒_______元计，以实际完成的案卷计 算价款。 (二) 电脑录入以每条_________元计（每条指的是每份文件需要录入内容）。 (三) 档案数字化加工按标准A4单幅面计算每页______元计，超过A4幅面折算成A4幅面进行计算（按长度进行计算），双面计两页。 (四) (五) 装订服务按每份_____元计，按照需要装订的案卷进行计算。 数字化档案系统挂接按扫描加工的数字档案文件页面计____元每页。 (六) 经过实际统计，档案整理共____盒、档案著录共_____条、数字化加工____页、档案装订_____份、档案挂接_____页，计算出整理及数字化加工服务费共_____________元，大写人民币________元。 (七) 最终结算总价款以验收时清点数量为准。
第三条、服务质量 (一) 按照国家档案局关于档案归档、立卷规定《纸质档案数字化技术规范》DA/T31-2005执行，规定不明确的，按照行业规定或者行业习惯执行。 (二) 在档案整理、数字化加工过程中，甲方如有特殊项目或者特殊质量要求，应明确告知乙方。乙方因遵循甲方要求之方式整理档案而实际上造成档案整理质量不合要求的，乙方不承担责任。同时，因甲方之特殊要求给乙方增加劳动量的，甲方应额外支付补偿费用，具体需要双方签订补充合同另行约定。 (三) 根据档案幅面的大小(A
4、A3等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。若有大幅面档案可采用大幅面数码平台，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。 (四) 扫描分辨率要求≥200dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。照片以原色彩为准用（300dpi-600dpi）彩色扫描。 (五) 存储格式为（TIFF或JPG格式、PDF）；对于照片及特殊档案的扫描格式，与甲方另行协商，如给乙方增加工作量或工作难度，甲方需另行付费。 (六) 文件命名规则：根据甲方的要求进行文件命名。
第四条、验收 (一) 乙方完成数字化加工服务后向提出验收申请，甲方须在3个工作日内安排组织验收，甲方超过10个工作日未组织验收，视为验收通过。 (二) (三) 甲方可委托第三方进行验收，乙方须配合进行验收。 以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。 (四) 条目与图像挂接正确率100%，数字化转换质量抽检的合格率达到99.9%以上（含99.9%）时，给予以验收“通过”。 合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×100% (五) 抽检合格率低于验收标准，所有数据全部发回全面自检，并在甲方规定时间能完成，达到验收要求。 (六) 验收合格后，甲乙双方在验收证书上进行签字确认。
第五条、后期整理装订
在完成扫描后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应尽可能地按照原来的装订孔进行穿线装订，尽量不要新打孔装订，力求保护原件。要保持档案的排列顺序不变，不得漏页、错页，不压字，装订牢固、不掉页，做到安全、准确、无遗漏。档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率≤1‰。 第六条、档案归还
在数据验收合格后，应对需要归还的档案实体和报纸进行自检，必须对档案实体和报纸进行逐卷清点，按数量、状况、与顺序等进行检查，要求档案原始材料100%不缺失。如发现丢失、损坏、圈划或涂改等应申报甲方进行处理；顺序错误、卷间文件颠倒等情况，要求重新进行处理，合格率要求100%。 第七条、甲方责任 (一) 负责向乙方介绍、解释整理概况、整理内容等相关工作的基本情况。 (二) 负责向乙方提供档案整理工作场所和档案整理工作所需要的材料、工具等用品。 (三) 负责按照第二条规定的整理价款支付方式向乙方支付约定费用。 (四) 为乙方服务工作提供必要协助和配合。
第八条、乙方责任 (一) 在约定期限内为甲方提供档案数字化加工服务工作，按照国家关于档案管理的规定对档案进行专业的、规范的整理，并对整理质量负责。 (二) 委派专业人员进入指定场所工作，工作时间按照甲方作息时间安排。 (三) 负责监督、约束乙方派出人员的行为，遵守甲方劳动制度。 负责对乙方派出人员进行保密教育和安全教育，佩证上岗、文明工作。对整理期间出现的档案内容泄密、文件材料丢失等后果，责任一概由乙方承担。 第九条、付款方式 (一) 甲方须在整理开工后7日内向乙方支付整理款总额的40%，其余部份款项应在全部整理结束后10日内经甲方验收合格后全部付清。 (二) 合同履行期间，合同一方擅自解除合同或无故不履行合同或不按要求履行合同的，均视为违约，除承担违约责任外，还应向对方支付合同总额的10%的违约金；一方违约造成另一方实际损失超过违约金的，对超出部分应另行赔偿。 第十条、合同变更和终止
合同生效后，甲乙双方需严格履行。任何一方需要变更服务合 同内容的，应与另一方协商 ，就变更事宜双方重新达成书面协议后方视同对本合同的变更。任何一方不得擅自变更合同内容，否则视同违约。
第十一条、违约责任
在合同履行期间，任何一方不得无故违反本合同，否则视为违约。违约方应按照合同总价款的10%向对方支付违约金，实际损失大于违约金的，对差额部分，违约方应予以补足。 第十二条、争议解决
因履行本合同双方发生争议的，应友好协商解决。解决不了的，向达州市仲裁委员会申请仲裁。 第十三条、其它 (一) 本合同未尽事宜，双方应补充约定。补充协议是本合同不可分割部分，具同等效力。补充协议与本合同冲突的，视同本合同变更，以补充协议为准。 (二)
甲方：
年
月
日
乙方：四川大友信息技术有限公司
年
月
日 本合同一式两份，甲乙双方各执一份。
第14篇：档案数字化项目招标需求
2018年档案数字化项目招标需求
一、项目概况
项目建设内容包括两项。第一项内容是对馆藏4200卷民国档案，进行数字化全流程加工，包括：数字化前整理——数字化扫描加工——数字化成果编目著录等流程。第二项内容是对馆藏62140张纸质照片（其中超A3照片为270张）、34560张照片胶卷底片等照片档案，进行数字化全流程加工，包括：数字化前整理——数字化扫描加工——数字化成果编目著录等流程。投标人负责提供项目实施所需软件、现场设备和技术人工服务，项目所需场地由采购人提供。
★项目工期要求：本项目自签订合同后220个工作日内完成。
★其他要求：根据国家档案局《档案数字化外包安全管理规范》要求，投标人的法人及工作人员必须为中华人民共和国境内公民。投标人在投标文件中须提供承诺函及法定代表人身份证复印件。
二、档案全流程整理和数字化加工主要技术要求
民国档案全流程整理和数字化加工主要分为档案借卷出库、档案拆卷、档案修裱、档案分件、组卷和分卷、编页、档案数字化前处理质检、档案扫描、图像处理、图像质检、档案编目、目录质检、档案装订（还原）、监理质检、档案归还入库、档案数据移交16个环节。照片档案的整理遵循有利于照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则，照片档案的底片、照片分开存放。民国档案技术要求按照《广州市国家档案馆馆藏民国档案全流程整理和数字化加工操作规范》执行，照片档案技术要求按照广州市国家档案馆馆藏照片档案数字化加工操作规范执行，照片档案数据格式采用无损压缩JPG、扫描分辨率
1200dpi、24位彩色、文件大小控制在10M以内（A4以下幅面，超过10M可选用合适的压缩比率进行控制）、条目著录包括全宗号等20项。
建立目录数据后，认真核查每一“件”图像文件（一个或多个图像），通过每一件图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，通过工具导入到广州市电子文档资源管理中心主系统中，实现档案目录数据库与全文图像数据库的批量挂接。
（四）数据存储和备份
将编目著录产生的数据文件存入移动硬盘（硬盘由中标供应商提供），一式两份，并提供两套详细清单。在移动硬盘上按规范标准做好标签，便于查找和管理。
（五）遵循的依据和参考规范
本项目的建设遵循以下标准规范：
1.中华人民共和国《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）
2.ISO15489文件管理标准
3.ISO/PDTR23081文件元数据标准草案
4.GB/Tl 8894-2002 电子文件归档与管理规范
5.DA/T32-2005公务电子邮件归档与管理规则
6.DA/T46-20文书类电子文件元数据方案
7.DA/T47-2009版式电子文件长期保存格式需求
8.DA/T48-2009基于XML的电子文件封装规范
9.DA/T50-2014《数码照片归档与管理规范》
10.DA/T54-2014《照片类电子档案元数据方案》
三、项目整体质量控制要求与标准
（一）质量控制要求 1．监控整理过程。
（1）全过程监控。广州市国家档案馆管理人员对中标供应商的服务人员全部整理过程中的各个环节进行巡查、监控，并定期或不定期地抽查整理人员各个环节的整理情况。中标供应商应在加工现场配备视频监控设备，对项目实施全过程进行录像，并在项目验收时将录像资料提交给广州市国家档案馆。
（2）纠正与反馈。广州市国家档案馆管理人员对中标供应商的整理人员不符合整理程序和要求的行为，予以制止和纠正，并提出适当改进方法。
（3）答疑与指导。广州市国家档案馆管理人员对中标供应商的整理人员所提出的疑问，应依照相关环节的标准，及时准确地给予规范解释。对暂时存在争议的问题，要及时记录，并在确定正确答案之后，及时告知提问人。
2．审核整理完毕的档案。
依照《广州市国家档案馆民国档案文件级目录著录规范》进行审核， （1）案卷标题：标题差错率不得高于1‰。①标题不能反映案卷内容。②时间换算错误或不够准确。③语法错误，文句不通顺。有上列情况之一的，均计错，退回重做。
（2）文件标题：标题差错率不得高于1‰。①标题不能反映文件内容。②时间换算错误或不够准确。③语法错误，文句不通顺。有上列情况之一的，均计错，退回重做。
（3）卷内文件排序：同一份文件前后分开放置、文件附件夹在文件中间的，退回重做。计错、差错率不得高于1‰。
（二）质量控制标准
1．档案整理的质量监督控制，除中标供应商自检外，增加质检公司检查、档案馆工作人员抽查两个环节。
2.为及时控制项目质量，中标供应商需预交项目总价的5%作为质量保证金给质量检查公司，若数据质量每批次一次检查就达到合格，保证金将于项目验收合格后退还给中标供应商，否则将用作质量罚款专项资金。
3.质检公司检查率为100%。质量检查公司对中标供应商提交的数据批次进行检查时，若第一批检查发现数据合格率达不到98％时，需进行第二次抽检时，采购人将对中标供应商进行罚款，罚款金额根据本批次数据量所占的百分比来计算，从质量保证金中扣除，并补偿给质量检查公司用于第二次抽检，直至检查全部合格。罚款金额举例说明：本项目总加工1万卷，某一批次加工数据量为0.1万卷，则该批次占总量10%，对应的罚款金额为质量保证金的10%。
4.档案目录差错率不得超过1‰。凡超过者，按批次退回自查重做，并视情况给予相应处罚。
四、安全保密要求
（一）中标供应商应严格遵守《中华人民共和国档案法》、国家相关规定、广州市国家档案馆的保密规定及相关规章制度。档案整理工作必须在广州市国家档案馆指定的场所内进行。中标供应商应确保场所正常工作秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违者，将追究法律责任和违约责任。中标供应商应与广州市国家档案馆签订保密协议（保密协议另附），同时应做到：
1.中标供应商负责工作场所的日常安全，应有人防和技防等相应措施保证档案和工作场所的安全。
2.与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。3.建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。
4.不同的工序之间要采取措施，杜绝泄密事故的发生。在加工过程中，中标供应商不得丢失、损毁档案，由于中标供应商过错导致档案资料及目录数据损毁或泄密的，中标供应商须承担一切责任。
5.中标供应商对数字化副本整理的各个环节均应进行详细的登记，建立工作日志并及时整理、汇总，装订成册，在整理工作完成的同时建立起完整、规范的记录，并建立加工流水表单，该表单应详细记录加工过程及相关内容。广州市国家档案馆可不定期索取、检查中标供应商数字化整理的各个环节工作日志、产品质量检验、验收记录等资料。
6.分批验收进行移交完成后，电脑著录的目录数据必须在广州市国家档案馆项目管理人员的现场监督下清除。
7.不得在工作场所使用与工作无关的任何设备，如手提电脑、手机、移动存储介质及具备类似功能的其它移动设备等。
8.完成项目后，双方均对本项目的技术情报和数据资料保密承担责任。
（二）数字化整理后的目录数据，在安全上须符合广州市国家档案馆电子文档资源管理中心主系统的业务要求。
（三）中标供应商在签订合同时须成立项目组，指定专人为项目负责人负责该项目，并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、人员及保证措施。
（四）中标供应商在签订合同后20天内，完成项目准备，进入指定场地实施整理工作，并应当提供能与采购人开展档案数字化软件相挂接的数字化整理流程软件。
（五）中标供应商在提供方案时要特别强调指出所承诺的服务内容，其中包括：服务响应时间、项目完成时间、公司的技术力量、技术服务内容、保密措施和质量水平等。
五、项目人员配备要求
（一）中标供应商确保有稳定专业的档案整理队伍和档案数字化队伍。
（二）中标供应商必须在投标文件中确定项目经理，说明主要参与人员的职责及任务。项目经理在整个项目运行期间必须驻场。中标供应商不得随意更换项目经理和工作人员，如确实需要更换的，需提前一周书面通知采购人，取得采购人同意后方可更换。如擅自更换，采购方将暂停中标供应商的全部工作，由此造成的损失或延误由中标供应商负责。
（三）中标供应商服务本项目的工作人员必须提供本人身份证明。
（四）中标供应商的项目经理必须具有档案数字化项目经验，工作人员中50%及以上具有中文、历史、档案等相关专业本科学历，需提供相关证明材料和学历证书。提供相关证明材料的项目经理和工作人员必须全程参与到本项目建设中。
六、数字化场地管理要求
（一）本次档案数字化加工项目场地由采购人提供，位于广州市国家档案馆内，面积约为100平方米，除场地和必要的网络接口外，其余由中标供应商自
行负责，包括：提供完成项目所需的各种硬件设备（如计算机、交换机、打印机、DVD光盘、刻录设备等）、加工软件、监控和其他设备、材料、消耗品等。
（二）数字化加工场地封断所有档案数字化加工设备的无线网络功能，并定期进行相关检测。
（三）中标供应商工作人员存放随身物品要有专用储物箱柜；加工场地不得有非工作需要的私人物品，包括照相机、摄像机、手机、录音机、笔记本电脑、平板电脑等各类电子设备和各类移动存储介质；各项数字化服务工作必须在采购人指定的工作场所内完成，严禁擅自将档案资料（含数字化副本），数字化加工场内的物品带离现场。
（四）数字化工作人员要挂牌上岗，接受身份核查登记和安全检查，严禁无关工作人员进入数字化加工场地。
（五）工作人员不得在数字化加工场地内从事与数字化无关的活动，严禁在数字化加工区内喝水、进食、吸烟等，严禁携带火种进入数字化加工场地。
（六）中标供应商应在加工现场设置无死角的监控设备，对项目实施全过程视频监控，并在项目验收时向广州市国家档案馆移交监控资料。
七、数字化加工管理软件要求
中标供应商应免费提供在数字化加工过程中使用的数字化加工管理软件。软件具有扫描、图像处理、著录、校对、质检、自动挂接、查询检索、数据转换、数据上传、数据统计、打印输出等功能。在项目运行期间中标供应商应免费提供数字化数据验收系统给采购人和质检单位使用，使采购人和质检单位能顺利对加工数据进行质量检查和验收。
八、培训要求
（一）本期项目所产生的培训费用将包含在项目总价内；
（二）应满足本期项目要求的培训服务，并提供全面详细可行的培训方案；
（三）必须为所有被培训人员提供培训方案及必需的培训资料。
九、软件演示及答辩要求
(一) 本项目由有效投标人于评标过程中进行软件功能演示及答辩，请投标人自行准备相关文件。
(二) 授权委托代理人须凭身份证原件参加原型演示或答辩，参加人数一般不超过3人（含授权委托代理人在内）。
(三) 如演示、答辩过程中需要用到电脑等设备，请投标人自带，评标现场仅提供电源和投影设备。
(四) 演示、答辩时间约15分钟。(五) 演示应重点展示以下功能： （1） 编制目录等数字化处理功能
集成图像扫描、图像处理、条目录入、数据质检、格式转换等数字化处理功能，能在一个界面内实现同一卷档案图像的浏览同时拟写文件标题、划分文件边界、填写著录项目。
（2） 流程跟踪功能
具有对一个批次及单份档案进行流程跟踪的功能，方便了解该批次或该份档案的加工进度、经办人员，对有需要进行特别干预的档案进行及时查找和处理。
（3） 自动纠错、批量处理功能
能按照预设的规则对录入项目进行自动查错、纠错，当规则有变动时能对已加工的数据进行批量的修改、标记等操作。
（4） 分类统计功能
能实时统计每一批次目录录入数量，实现统计报表输出，方便及时了解工作进度，预测后续加工数量，协调档案库房管理部门安排档案的出入库工作。
（5） 数据挂接检查功能
能对数据挂接进行自动检查，保证目录数据和档案图像数据的准确关联。 不参加演示的投标人的演示部分不得分。
十、售后服务
自项目通过验收之日起，免费提供为期壹年的技术支持服务。
第15篇：档案数字化问题及对策
法院诉讼档案数字化建设中存在问题及完善建议
伴随着法院信息化建设的不断深入和迅猛发展，作为信息储存的档案也正经受着由此带来的数字冲击。面对浩瀚的法院库藏纸质诉讼档案是否需要“一个不能少”的全部进行数字化处理，摆在了法院档案管理人员面前。但是数字化了的大量档案信息不但占有非常大的服务器储存空间，且大多档案数字信息都是“躺在库里”睡大觉，长年不被检索利用，成为信息化建设中的一种样子工程。如果将如此庞大的库藏纸质档案都进行数字化加工，势必费时、费力、耗费大量资金，效益也不突显。笔者以法院诉讼档案数字化的范围为视角，提出完善建议，以突出数字化诉讼档案利用率、减少成本、提高效益。
一、诉讼档案数字化的含义
（一）诉讼档案数字化的基本含义广义是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，以及时提供利用，实现档案信息资源共享。人民法院诉讼档案的数字化主要是指通过数字化电子扫描技术将诉讼当事人和法院审判活动中形成的纸质案卷材料加工成图像形式储存起来，以电子文档的形式实现网上资源共享、提供便捷利用服务。
（二）诉讼档案数字化的范围。由于法院诉讼档案生成的特殊性，目前，法院系统对诉讼档案的数字化建设主要是针对两个阶段形成的纸质档案而言的：一是法院在全面开展档案数字化处理工作之后新产生的纸质诉讼档案；二是数字化开展之前的原有库藏纸质诉讼档案。
二、法院诉讼档案数字化管理的现状
就笔者所在法院来说，在信息时代的大背景下，全国各地法院都加快了信息化建设进程，许多法院纷纷与高校、软件开发商等合作，开发出以《法院综合信息管理系统》等为代表的信息管理系统，使法院能够进行档案管理、案件管理、流程管理、后勤管理、信访管理、立案分配管理、人力资源管理、执行管理等方面的计划与控制，并进行分析处理，成为各地法院办案及内部管理的方法和工具，为规范审判工作程序，提高工作效率，促进司法公正提供了有力保障。
“法综系统”的使用，优化了诉讼档案立卷、归档、检索、统计等工作环节，所有案件从立案到归档，均通过计算机网络系统进行控制管理，提高了工作质量和效率。但是，从全国范围来看，由于没有统一设计开发，各地法院的信息管理系统各不相同，档案电子化管理这种“各自为政”的状态，不利于实现跨地区的诉讼档案信息共享。另外，各地档案数字化工作进程差异较大，很多法院尤其是笔者所在法院还未实现诉讼档案的全面数字化处理，卷宗调阅仍基本停留在实体利用阶段。由于诉讼档案的利用率很高，办案人员查阅卷宗时，不得不频繁到档案室调取卷宗，既占用了时间，又不利于档案实体的保护。因此，今后一段时期内，诉讼档案全文数字化工作是法院档案电子化管理的重要工作内容。
三、法院诉讼档案实行数字化的必要性
诉讼档案是相对纸质诉讼档案而言的，从法院工作实际来看，虽然诉讼档案数字化制作是必要的，但如果不加选择地将诉讼档案全部进行数字化，势必造成资源的浪费和大量人力、物力不必要投入。主要存在以下值得商榷的问题：
首先是利用率低。档案保管的最终目的是为了实现档案的利用价值，因此，对库藏档案进行数字化也要考虑实际利用率。从笔者多年从事档案工作的实际以及结合全省法院档案工作利用情况来看，对于库藏的大量诉讼档案，无论是本单位，还是当事人、外单位，实际借阅较多的是近两三年的，并且多是上诉案件、申诉、复查及信访案件。库藏中大量的调解、撤诉等案卷更是长年不被检索利用，还有很大一部分案卷超过了应销毁的期限，如果将这些诉讼档案也不加选择地全部进行数字化加工，被数字化了的这部分档案就只是在库房里堆放，利用的机率微乎其微。
其次是占用大量服务器空间。目前对纸质档案数字化主要采用的是图像扫描方式，即将文字、图表等资料通过扫描仪输入计算机，并采用高比率图像压缩技术将这些数据信息存储在服务器上。这种技术的优点是数字化加工速度快，能基本保持实物原貌，但缺点是占用服务器存储空间大。各地法院诉讼档案数字化处理基本上都是以此种图像形式存储，这种存储方式在服务器中所占空间远远大于电子文档所占空间。如果对库藏诉讼档案全部进行数字化加工处理，势必占用极大的服务器储量，且大大增加今后数据库检索的压力，减缓计算机运行速度。
再者是投资大、耗时长。档案数字化加工处理工作专业性较强，需要专业的人才，要添置专门的硬件设备，资金投入量较大。在不采用外包加工的情况下，仅在诉讼档案数字化加工成本投入上，每个法院资金投放量少则几十万，多者上百万，扫描工作周期较长。就当前经济条件下，如果要拿出这么大一笔经费，投入如此大的人力、物力、财力和精力，对大多法院来说都不是件易事，是件需要认真考量的大事情。
四是超出制定行业规范的精神。因此，人民法院在进行库藏诉讼档案数字化的过程中应充分考虑这些规定和要求，不盲目对库藏档案全部进行数字化。五是不被业内广泛认同。从国内信息化建设的发展态势和要求来看，并没有把馆藏、库藏档案全部数字化作为一种必须进行落实的内容予以倡导。即使是国内的专业档案馆，也没有将所有馆藏档案都进行数字化加工的。
四、法院诉讼档案数字化建设中存在的问题
（一）数字诉讼档案管理标准不能满足需求。诉讼档案电子化管理的基础是标准化，由于诉讼档案的专业性，一些普通的电子文件标准并不能完全满足未来诉讼档案信息化的系统整合和数据共享需求。
（二）网络安全存在问题。诉讼档案信息的网络化管理及其安全性、可靠性没有充分保障，加密技术、防火墙技术、监控技术等至今没有得到妥善解决。随着黑客攻击、窃取的手段不断提高，网络的不安全性也随之增加。在目前网络安全技术和保密措施无法杜绝黑客攻击的情况下，如何保证诉讼档案在网络中的安全，已成为制约诉讼档案电子化管理的一大障碍。诉讼档案涉及到许多国家机密、商业秘密、个人隐私等，一旦保密信息泄露，将造成不可预估的损失。
（三）数字档案公开与保密存在问题。随着司法公开的不断深入，档案数字化的不断完善，数字化档案如何向法院内部人员、行政机关、当事人提供调阅、如何公开必须经过反复论证、由最高法院统一规定。诉讼档案涉及到许多国家机密、商业秘密、个人隐私等，如何对涉密档案进行数字化，已经数字化的涉密档案如何保存，经过怎样的授权才能访问等等涉及到许多统一规定的地方。在全面的规定出台后，还要有过硬的技术设备和措施来保障数字档案公开，不影响保密问题。因为一旦保密信息泄露或未经授权访问，将造成不可预估的损失，将给司法威信带来严重挑战。
（四）数字档案安全与真实性存在问题。随着裁判文书公开、审判流程公开、网上调档等司法公开的不断要求，法院内网和外网的交互极具增加，如何保护法院内网安全，保护数字档案网络不受攻击，保护数字化档案信息不受篡改成为全省乃至全国法院亟需解决的问题。随着黑客攻击、窃取的手段不断提高，网络的不安全性也随之增加。在目前网络安全技术和保密措施无法杜绝黑客攻击的情况下，如何保证诉讼档案在网络中的安全，已成为制约诉讼档案电子化管理的一大障碍。数字档案将长期保存在软件系统内，一旦被黑客或未经授权的人篡改、伪造将造成电子档案的真实性大打折扣。
（五）数字档案效果与利用存在问题。随着法院信息化的高速发展，如何进一步提高数字化档案的效果，如能否有更高的清晰度，能否与实体档案同步形成，能否让数字化的档案调阅、管理更加智能化，这些都是新时期需要及时解决的新问题。
（六）档案信息化建设管理理念落后。尽管档案工作的重要性逐渐被人们认识，现在还存在一些单位对档案工作不重视。档案工作仅仅满足于档案有人管，查档有人拿，归档有人收的状态。部分干警认为，信息化工作是干不了审判执行的或没有审判执行资格的人干的，是可有可无的后勤保障工作；从事信息工作的人员，感到工作不少辛苦，但工作成绩不如审判执行明显，个人进步出路窄，干时间长了，荒废了审判执行业务划不来，干好了别人顶替不了，自己走不了，干差了挨领导批评面子不好看，工作得过且过，不求进取，一有机会就想法调离档案工作岗位。随着社会不断的发展，人们维权意识的不断增强，诉讼案件的种类和数量呈几何数字的增长，这样的观念已经严重不能适应时代对法院档案工作的要求。这就造成了在诉讼档案信息化建设过程中的非积极投入及非规范行为, 最终会造成档案信息化建设的延缓, 造成档案信息交流的障碍, 影响档案信息化建设目标的实现。再加上归档档案不规范，档案管理混乱。在实际工作中得不到很好的落实，归档卷宗项目填写不齐全，排列次序混乱、目录和卷宗封面项目填写不全，甚至部分案件质量评查表未于卷宗装订入册的现象时有发生。部分法院档案管理人员责任不清，许多法院的档案管理人员都是兼职档案员，大部分的档案员是由综合办的内勤人员担任，在年终考核时，档案工作不被列为必要的考核项目。此外档案管理员频频换岗、交接手续不完备，一部分档案借出后没有按期归还，有些卷宗材料放置较长时间得不到及时整理归档，造成了档案的残缺和遗失，这些都造成了档案管理的混乱。势必影响法院诉讼档案信息化建设的顺利进行。
（七）硬件建设不能满足档案信息化建设的需求。基层法院较重视审判办公大楼、法庭建设以及购置必要的车辆装备等，由此背负了一定债务。虽然中央加强两院工作的《决定》对保障人民法院办公办案经费作了规定，但由于地方财政困难，法院自身保障能力有限，致使在硬件投入上相对不足。基层法院在工作站建设、网线布置、电脑购置都处于一个比较低的水平，仅满足日常功能，视频、音频、图像处理设备较少，不能满足档案信息化的需求。
（八）缺乏专业的档案管理人才。档案信息化建设对档案管理人员提出了较高要求，档案人员不仅要具备档案专业知识，还要具备法律知识、文史知识，熟练掌握运用计算机、缩微、电子检索等信息技术。是专业复合型的人才。实践中档案管理人员由于对电子文件、电子档案的收集、保存、维护与利用接触太少, 档案管理人员能熟练使用微机的为数不多, 能承担程序设计和数据维护的更是少之又少, 这是法院档案信息化建设又一瓶颈。
五、诉讼档案数字化管理的完善建议
（一）通过利用先进的数字化技术手段，有步骤地开展包括纸质、照片、庭审录像等各类传统载体诉讼档案的全面数字化工作，建立本单位或本辖区的纸质档案全文数据库和多媒体档案数据库。由最高院牵头，通过统一组织，统一规划，利用技术手段，采用统一标准，最终实现全国四级法院诉讼档案数据库联网，使全国法院系统内部人员在自身权限范围内，能够方便快捷地进行网络调阅。同时与公安、法院部门的档案管理系统对接，在设定查询权限的前提下，实现公、检、法档案信息资源共享，完善工作衔接，提高办案效率。
（二）进一步加强和完善法院信息化基础网络平台建设，提高网络系统支撑能力。加快完善法院专线网和局域网建设，实现各级法院网络的互联互通和全面覆盖，优化网络性能，提高网络质量。加快网络安全保密建设，提高抵御安全风险的水平。全面实施涉密信息系统分级保护和非涉密信息系统等级保护工程，重点建设符合国家安全保密要求、满足法院档案信息化需要的安全保密平台。
（三）要把档案信息化建设纳入本单位的总体规划。要充分考虑档案信息化基础设施建设的需要，大力推进档案电子化基础设施建设，完成档案电子化工作，充分发挥档案室的各项功能和作用。加快档案目录数据库建设。提高档案检索利用效率和服务质量。法院档案室要分阶段完成案卷级目录录入和档案文件级目录录入，尽快实现全部档案目录计算机检索。与此同时规范档案移交程序。法院各科室在向院档案室移交档案时，必须严重按照档案管理规章制度执行，第三人不得随便进出档案室和接触档案，档案管理人员做到严格保密。积极推进档案全文数据库建设。法院档案室要从重要科室档案入手，开展档案数字化工作，对照片、录音录像档案进行数字化转化工作，建立相关的全文数据库，逐步实现档案全文信息查询，不断提高服务效率和质量。
（四）加强电子文件归档管理。根据新形势下档案管理要求，档案室要根据电子档案接收、保管、利用的技术方法，加强对全院电子文件收集、鉴定、著录、归档等工作的监督指导，保证有保存价值的电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性。按照电子文件与纸质文件并存的原则，实行电子文件和纸质文件归档双轨制。今后，法院各科室在向档案室移交档案时，必须将纸质文件和电子文件同步移交，缺一不可。积极采取措施，有计划、有步骤地对档案资料进行数字化技术处理。
（五）充分利用和发挥互联网网站的作用，使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。向法院提供网上查询和使用服务，进一步发挥档案信息资源的服务作用。促进档案信息资源共享。以政务网站为主体，利用法院统一的网络出口与其他地区档案网站链接，形成方便快捷、四通八达的档案工作信息网。
（六）加强培训，提高素质。要加强档案信息化业务培训，将电子文件归档、档案数字化加工等技术纳入培训内容，要积极引进信息化建设人才，培养和造就一批懂信息技术，熟悉档案业务的复合型人才，不断提高运用现代化技术管理档案的技能水平，按照档案信息化建设的要求不断更新观念。为适应新时期档案信息化工作的需要，提高档案员自身的业务能力，应多创造外出学习的机会，多取经，开阔视野。配备政治素质好，业务水平高、具有现代化管理技能的专职档案员，按照最高人民法院《关于进一步加强和改进全国法院机关档案工作信息化建设的意见》文件提出的具体要求及《电子文件归档与管理规范》的有关规定，有计划的做好档案目录数据库建设、电子文件归档等工作；建立严格的责任追究制，谁主管，谁负责，严格贯彻执行《人民法院诉讼档案管理办法》，制定具体的操作办法和措施，保证档案信息化建设的顺利进行。
（七）转变传统观念，树立正确的档案管理意识。观念的落后是最大的落后。在法院档案信息化建设中, 每个干警都面临着传统观念的转变,法院档案信息化是法院现代化建设的重要标志，各级领导必须占领制高点，拓宽大视野，提高思想认识，增强紧迫感和责任感，识档案资源信息化对档案事业创新与发展的重要性, 切实把档案资源信息化提到战略高度来思考, 这是档案事业生存与发展的问题, 也是创新与改革的方向。各位档案管理人员也要树立现代档案管理、利用意识, 逐步使档案工作从传统的馆藏模式向档案信息中心过渡。认清面临的挑战和机遇, 加强工作责任感, 树立现代化管理思想,不断加强相关专业知识的学习， 努力用现代化管理手段去管理档案, 适应时代发展的要求。
结语
当今时代，诉讼档案信息化建设是一种新的发展趋势和选择。然而，法院档案信息化建设还存在诸多瓶颈，要实现档案信息化任重而道远，这就需要档案法院系统以及相关档案管理人员的不懈努力，克服困难，加快推进档案信息化建设，提高档案管理水平，更好地为审判工作服务
第16篇：不动产档案数字化方案3
1、项目背景
在市级政府各部门中，国土资源局（原土地管理局）是设立较晚的一个部门，然而国土资源部门目前承担的管理职能，使其产生了大量的各类档案需要管理。传统县级国土资源档案管理采取手工方式，档案的接收、整理、鉴定、保管、利用、编研等工作都主要以手工为主，这中间包括建立全引目录本、索引卡等。这种方式工作效率较低，国土资源档案得不到充分利用。 部分国土资源部门的档案管理信息化采用了一般的条目管理方式的方案，这种方式对于纯粹的档案管理来说促进了档案管理的现代化，但对于国土资源部门来说，大量的档案是通过办事流程产生的，与以档案馆档案管理模式开发的档案管理系统在模式上存在显著的不同。 数据格式多样，给土地归档工作带来了不便，急需把各个部门各个系统的相关数据进行同一归档管理。 所以建立优质、高效、具有国土资源特点的档案管理信息化系统，建设国土资源局数字档案室，不仅从根本上解决传统手工作业方式所带来的诸多问题，而且能更好的促进我县国土资源局信息化建设的快速发展，保障土地档案信息的有效管理利用，还为今后逐步建立国土电子政务系统打下良好的基础。通过我公司现场调研统计，这部分档案包括房管档案约14万卷，国有土地档案8万卷。由于多方面的原因，国土资源局对于这些档案一直处于手工管理方式，这部分档案的查阅利用目前只能采用手工方式查阅，严重影响档案的查阅速度和利用效率；基于上述情况，国土资源局急需对这部分档案进行规范化整理，在管理方式上，迫切需要由传统的档案管理模式向现代化的档案管理模式转变，采用电子化管理手段将这些档案全部数字化保存并用于档案的查阅，同时也为国土资源局的不动产数据整合提供良好的基础。
2、建设目标
项目总体目标是：将国土资源局的纸质档案进行规范化整理，然后进行档案属性录入，完成所有档案的数字化（内容包括：扫描、图片处理、数据挂接等工序），建立完整的机读目录数据库和全文数据库，实现档案的检索和全文文件浏览，为国土资源局的办公自动化及公众提供高效服务，为不动产数据整合提供良好的数据基础。
3、不动产数字档案数字工作流程
根据事业单位的规模、人员以及所承担的业务，其不动产数字档案数字化主要应包括以下几个方面的内容：
通过集成高速扫描仪、大幅面图纸扫描仪、平板扫描仪等采集设备采集纸制文档资料。经过流水线数字化处理，实现纸制文档到数字化电子文档的转换。
包括国土和房产档案出入库登记、数据双机录入、文件扫描、影像处理、一次质检、二次审核，实现文档数字化流水线作业。完成档案数字化加工所涉及的全部工作流程。
同时具有流水线定制、任务分配、工作量统计、工资统计等功能。能满足大批量国土和房产历史档案的集中扫描工作。
不动产档案数字化作业流程图
4、数字档案馆理论、标准及操作规程建设
标准化、规范化是数字档案馆建设的重要前提和基础。数字档案馆有关理论、标准、规程，参照《不动产登记数据整合建库技术规范》（试行）的标准开展，不足部分相应添加，主要包括以下内容：
电子档案管理技术标准 电子文件归档与管理规范 文书档案目录数据库交换标准 档案文件开放控制办法 档案资料数字化标准 光盘载体档案封面标注格式 纸质档案数字化操作规程 照片档案数字化操作规程 缩微档案数字化操作规程 馆藏档案资料数字化范围
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数字化加工项目质量保证体系 数字化加工安全保密措施
5、不动产数字档案数字化数据处理
5.1、数据库选择
目录数据是数字档案系统馆主要的、需要反复查询的数据，选择何种数据库系统管理目录数据，是我们首先应提出的主要问题。本着节约、实用、通用的原则，建议选用SQLSERVER2000（50用户以上）数据库管理系统。其数据库产品具有稳定性好、安全性强、查询速度快、投入较低的特点，非常适合作为档案行业的主数据库系统。
5.2、服务器选择
服务器是数字档案馆的关键设备，是各个平台建设的基础，关系到数据安全、检索利用速度等多个环节，要求连续不停机运行。按照数字档案系统规划，至少应购置2台较高性能的企业级服务器,一台用于馆内局域网络系统，支撑档案信息管理服务； 一个用于支撑数字化加工系统的数据服务，保证流水线作业的稳定运行。
5.3、全文数据信息存储服务器选择
数字档案系统所有数据主要包括以二维数据表方式存储的目录数据、各种档案全文数据（图像、文本等）和多媒体数据。全文数据是数字档案馆的基础数据，数据量庞大，要求存储性能安全、可靠，具有扩展功能。我们建议采用光盘镜像服务器解决，该服务器采用NAS结构，直接连接在网络交换机上，且可以扩展以满足系统今后海量信息存储的需要，多媒体数据则全部以MPEG2文件方式一式两套保存在光盘上。
对于需要进行永久数据备份的用户。则采用Plasmon UDO光盘库进行永久性数据备份。
5.4、扫描设备选择
扫描仪主要负责文档采集端的文件扫描工作。适合性能的扫描设备是保证整个数字化常量的关键一环。其主要性能包括最大扫描幅面（A4/A3）、扫描速度（保证日常量）、可靠性（满足长时间运行需要）、进纸能力、售前、售后支持等。这些性能的选择主要根据用户的档案纸质情况、资金预算情况、项目数字化进度等因素进行综合考虑。
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6、人员培训和试运行
对相关人员（管理人员、档案技术服务人员、设备维护人员）进行相应岗位的责任制度人员、加工中心制度培训、档案数字化标准培训、档案数字化加工岗位操作细则培训、扫描仪使用培训、扫描设备维护培训、档案数字化加工软件使用培训。
调用少量档案进行流水化作业实际操作培训，针对操作中常见错误错误培训，并实际操作，结合在操作中遇到的问题进行现场培训。
7、项目稳定运行
采用流水线作业，调用每天需要完成的档案进行档案数字化作业，并结合实际操作，完善操作细则，并安排足量的人员进行项目的稳定运行。运行中需要不断监控数字化作业质量、人员积极性、设备稳定性。保证作业的顺利运行。
8、项目验收
根据档案技术标准进行数据验收，可根据项目进度进行阶段性验收，在验收中总结改进操作规范。直至完成整个项目的验收。
9、项目总结
对完成的项目进行项目总结，统计数据、分析常量、效率、质量，并总结经验、改进流程和推广。
第17篇：13、纸质档案数字化技术规范
纸质档案数字化技术规范
中华人民共和国档案行业标准 DA／T 31—2005
1范围
本标准规定了纸质档案数字化的主要技术要求。
本标准适用于采用各种设备对纸质档案的数字化加工处理及数字化成果的管理。
2规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB／T 17235．1—1998信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第1部分：要求和指南
GB／T 17235．2—1998信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第2部分：一致性测试
GB／T 18894-2002电子文件归档与管理规范
3术语和定义
下列术语和定义适用于本标准。 3．1数字化digitization
用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程 3．2纸质档案数字化digitization 0fpapeI喃ased records
采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。 3．3数字图像digital image
表示实物图像的整数阵列。一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。在矩阵(或其他)网络上采样——连续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。 3．4黑白二值图像binary image
只有黑白两级灰度的数字图像。它对应于黑白两种状态的文字稿、线条图等。
3．5连续色调静态图像continuous—tone 8till image
以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。在纸质档案数字化过程中，通常表现为灰度扫描和彩色扫描两种模式。 3．6分辨率resolution
单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英寸点数(dpi)表示。
3．7失真度distortion measure
对档案进行数字化转换后，数字图像与档案原件在色彩、几何等方面的偏离程度。 3．8可值度intelligibility
数字图像向人或机器提供信息的能力。 3．9 图像压缩image compreion
清除图像冗余或对图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表示。纸质档案数字化过程中，较常见的有TIFF(G4)、JPEG等压缩格式。
4纸质档案数字化基本要求 4．1基本原则
纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。
4．2数字化对象的确定原则
应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认，只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化。 4．2．1符合国家法律法规的原则
纸质档案的数字化，必须符合国家档案开放规定以及有关规定。 4．2．2价值性原则
属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。 4．3基本环节
纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。 4．4过程管理
4．4．1应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。
4．4．2纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。
5档案整理
在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。 5．1目录数据准备
按照《档案著录规则》(DA/T18)等的要求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、
责任者、起止页号和页数等，应进行修改。 5．2拆除装订
在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。 5．3区分扫描件和非扫描件
按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是：无关和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿。 5．4页面修整
破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或熨平等)后再进行扫描。 5．5档案整理登记
制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。 5．6装订
扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。
6档案扫描 6．1扫描方式
6．1．1根据档案幅面的大小(A
4、A
3、A0等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。 6．1．2纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应案，以及页面为多色文字的档案，可采用灰度模式扫描。方式以提高工作效率。 6．2扫描色彩模式
6．2．1扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。
6．2．2页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案．可采用黑白二值模式进行扫描。
6．2．3页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可以采用灰度模式扫描。
6．2．4页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描。 6．3扫描分辨率
6．3．1扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。
6．3．2采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般均建议选择大于或等于100dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。
6．3．3需要进行OCR汉字识别的档案，扫描分辨率建议选择大于或等于200dpi。 6．4扫描登记
认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。 7图像处理
7．1图像数据质量检查
7．1．1对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现 不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。
7．1．2由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。
7．1．3发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。
7．1-4发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。
7．1．5认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。 7．2纠偏
对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。 7．3去污
对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。 7．4图像拼接
对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。 7．5裁边处理
采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。
8图像存储 8．1存储格式
8．1．1采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF(G4)格式存储。采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储。存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。
8．1．2提供网络查询的扫描图像，也可存储为CEB、PDF或其他格式。
8．2图像文件的命名
8．2．1纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。 8．2．2多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。
9目录建库 9．1数据格式选择
目录建库应选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。 9．2档案著录
按照《档案著录规则》（DA／T18)的要求进行著录，建立档案目录数据库。
9．3目录数据质量检查
采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。
10数据挂接 10．1汇总挂接
档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为“合格”后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。通过编制程序或借助相应软件，可实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。 10．2数据关联
以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，要认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。 10．3交接登记
认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。
11数据验收 11．1数据抽检
11．1．1以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。
11．1．2一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于5％。 11．2验收指标
11．2．1目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。
11．2．2一个全宗的档案，数字化转换质量抽检的合格率达到95％以上(含95％)时，予以验收“通过”。
合格率=抽检合格的文件数／抽检文件总数x100％ 11．3验收审核
验收“通过”的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。 11．4验收登记
认真填写纸质档案数字化验收登记表单。
12数据备份 12．1备份范围
经验收合格的完整数据应及时进行备份。 12．2备份方式
为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份，并注意异地保存。 12．3数据检验
备份数据也应进行检验。备份数据的检验内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。 12．4备份标签
数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。 12．5备份登记
填写纸质档案数字化备份管理登记表单。
13数字化成果管理
13．1应加强对纸质档案数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用。
13．2纸质档案数字化成果提供网上检索利用时，应有制作单位的电子标识，并根据具体情况分别采用可下载或不可下载的数据格式。
第18篇：(文员、档案管理员)新员工入职工作总结
工作总结
转眼之间，我来公司已经一个月了，新的环境、新的同事、新的工作任务给了我一个新的学习的平台、新的锻炼自我的机会，我在这岗位上正不断学习新的知识，希望通多对自身的严格要求，更快的适应环境，为更好的做好工作打下坚实的基础，同时争取早一天融入这个大集体中，也为公司的进一步发展贡献一份力量。一月份的主要工作如下：
一、配合部门领导制定2017年终优秀员工评选方案、年夜饭活动方案，做好办公用品收发登记、做好饮用水的采购、扫描招标文件、资料、以及统计资质有效期限便于及时更换新证等工作。
二、整理公司历年来各合作企业的宣传彩页，重新整理公司内部存档资料，到目前为止整理好一半，在整理过程中发现一些问题，如：排序混乱、不规范、不便查阅等现象、以及借阅登记不合理等问题；接下来工作我将首先做好资料的接收登记、合理的整存放，定期对其数量和保管情况进行全面检查，填写好借用登记簿，及时对档案资料进行除尘，并进行安全检查；随着计算机的普及应用，档案管理必须数字化，为此，我将所有档案的盒号、盒内信息、建档日期录入电子表格，以便于今后的查阅。
毕竟到公司的时间不长，很多东西都还不是很熟悉，但是，我想，只要坚定信心，每一项工作都踏踏实实做好，不拖拉，不急躁，有条理，有分寸，我的工作会越做越好。
总结人： 2018年2月5日
第19篇：档案机要文员工作职责
工 作 职 责：
1、档案的收、整理、调阅、复印，严格执行保密制度；
⑴负责《公司档案管理制度》规定的各项档案的收进和移出工作，严格履行交接手续，准确掌握档案保管；
⑵正确处理好利用和保密的关系，增强保密观念，严守公司机密，严格执行借阅、查阅登记制度。
⑶负责档案、资料调借工作，做到提供准确、及时主动，用后及时清结，按时入室归为。
2、印章的管理；
⑴印章保管人员要明确职责，严格执行印章管理制度，使用印章要在办公室内，一般不能将印章携带出单位以外使用，按保密要求，不得委托他人代取代用，印章不能脱离印章保管人员的监督。
⑵保管印章要牢固加锁，确保印章的安全，防止印章被盗用或丢失。
⑶在使用印章时要十分审慎，每次用印要履行批准手续，并进行登记，使用印章时应做到：首先检查是否有本单位负责人批准手续、用印的签字，对超出范围的用印，应请求领导人批准。其次，应审阅、了解用印的内容，不能不看内容就盲目盖印，同时还要检查留存材料是否安全，一般用印要保留的材料有：①一般信件的要保留有领导人签批的草稿；②协议书、合同等应保留
一份文本；③各类证书要附有颁发文件或领导人批准的书面材料、名册及证书的样本，要逐一核对证书与名册的姓名是否相符，并清点证书数量与名册的人数是否相同；④若实在没有留存材料的，要详细地记载用印情况。
⑷每次用印都要进行登记。登记项目包括：用印日期、编号、内容、摘要、批准人、承办人以及留存材料等项目。
⑸对经过审查、登记后的文件、材料进行盖章时，用力要均匀，使盖出的印章端正、清晰、美观，便于识别，印章文字不能盖歪或盖得颠倒。
3、公司各领导、各部门、文件的复印、打印、提档，物业文件复印、提档及印章事宜；
4、公司办公用品定期与财务核对及时补购及入库手续的办理，且与办公用品店结账手续办理；
5、打印机、复印机的管理（换墨及协助维修）；
6、油卡、车钥匙、电卡（申请及购买）、水票、保险的管理与办理手续；
7、总经理会议（高层领导会议）及周例会的草拟及下发；
8、周计划、月计划的催要、整理、上传任利侠副总；
9、月初收集、编制考勤；
10、定期检查公司各证照年检、换证的时间；
11、月末对领导的电话费进行申请、缴纳；
12、公司领导交待的临时工作。
第20篇：重庆市档案数字化工程项目验收管理办法
重庆市档案数字化工程项目验收管理办法
总则
1.1 为了规范档案数字化工程项目验收的管理，确保档案安全和项目建设质量达到有关要求和标准，并正常投入运行，根据《重庆市信息化工程建设项目管理暂行办法》（渝办发[2003]1号）及《重庆市信息化工程项目验收实施细则》（渝信局[2005]159号）文件要求，制定本办法。
1.
2本市行政区域内档案数字化工程的验收，适用于本办法。 2
对象、依据及前提条件
2.1 市档案局根据相关规定接受业主单位委托组织市级单位及区县档案局（馆）档案数字化工程项目的验收；区县档案局（馆）根据相关规定接受业主单位委托组织本级行政区域内档案数字化工程项目的验收。
2.
2依据档案数字化工程项目合同书、合同附件、有关技术说明文件及规范的验收资料，按照国家和我市的相关法律、法规、国家标准、行业标准、地方标准进行验收。 2.3 项目验收的前提条件
2.3.1 项目按照合同要求全部完成，并满足使用要求； 2.3.2 各个分项工程全部预验收合格；
2.3.3 已通过市档案局指定软件综合应用测试； 2.3.4 各种验收资料完备，符合合同内容； 2.3.5 经过相关主管部门和项目业主同意； 2.3.6 合同或合同附件规定的其他验收条件。 3
验收内容
3.
1数据验收：以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量；一个全宗的档案，抽检的比率不得低于5%。
3.
2验收指标：目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”；一个全宗的档案，数字化转换质量抽检的合格率达到95%以上（含95%）时，予以验收“通过”。 合格率=合格的文件数／被抽检文件总数×100%。 4
验收程序 4.
1验收程序 4.1.1 预验收
4.1.1.1 项目竣工后经测试和试运行合格，施工单位根据合同、招标书、计划任务书，检查、总结项目完成情况后向项目业主提出预验收申请。
4.1.1.2 项目业主和施工单位组成初验小组，对工程各项工作进行全面检查。
4.1.1.3 施工单位提供材料：预验申请书、完工报告、项目总结报告。
4.1.
2验收 4.1.2.1 申请：预验收合格后，项目业主根据合同、招标书、任务书，检查、总结项目组织实施和完成情况后向市档案局或区县档案局提出验收申请，并提交规范的验收方案（验收材料）。 4.1.2.2 经过审核，材料齐全则由市档案局或区县档案局会同相关部门组织验收。
4.1.2.3 验收组成员由市档案局或区县档案局和相关部门以及项目业主的管理人员、专业技术人员共同组成。验收时按照相关验收内容及标准进行，验收后提交验收报告。
4.1.2.4 验收形式：采用会议与现场测试相结合的形式。 4.1.2.5 验收步骤
4.1.2.5.1 业主单位作项目工作、试用情况及预验收报告； 4.1.2.5.2 施工单位作关于项目施工、技术、自检（预验）情况及竣工情况的报告；
4.1.2.5.3 验收组进行现场检查和测试；
4.1.2.5.4 验收组对工程进行全面评价并给出验收意见； 4.1.2.5.5 验收组组长宣读验收意见。
4.1.2.6 验收签字：经过验收形成验收报告，验收组成员签字，并提交市档案局或区县档案局以及相关部门和项目业主存档。
验收结论
5.1 验收结论分为：验收合格、需要复议和验收不合格三种。符合档案数字化工程建设标准规范、系统运行安全可靠、任务按期保质完成、经费使用合理的，视为验收合格；由于提供材料不详，或目标任务完成不足80%，而又难以确定其原因等导致验收结论争议较大的，视为需要复议。
5.2 项目凡具有下列情况之一的，按验收不合格处理： 5.2.1 未按项目考核指标或合同要求达到所预定的主要技术指标的；
5.2.
2所提供的验收材料不齐全或不真实的；
5.2.3 项目的内容、目标或技术路线等已进行了较大调整，而未得到相关单位认可的；
5.2.4 实施过程中出现重大问题，尚未解决和作出说明，或项目实施过程及结果等存在纠纷尚未解决的；
5.2.5 没有对系统或数据及相关设备进行试运行，或者试运行不合格；
5.2.6 项目经费使用情况审计发现问题的；
5.2.7 违反法律、法规及相关标准规范的其他行为。 6
验收结论确认和处理
6.1
由市档案局或区县档案局会同相关部门根据验收意见和相关资料得出结论，并进行确认。 6.2
项目验收结论的处理
6.2.1 验收结论为验收合格的，项目业主将全部验收材料统一装订成册并连同相应的电子文档（PDF格式），分别报市档案局或区县档案局以及相关部门备案。 6.2.2 验收结论为需要复议的，业主和施工单位在一个月内补充有关材料或者进行相关说明。
6.2.3 验收结论为验收不合格的，业主和施工单位限期整改，整改后试运行合格的，项目业主重新申请验收。
6.2.4
未通过验收的档案数字化工程，不得交付使用。 6.3
项目交接：项目竣工验收合格后，应办理项目交接手续。项目的移交包括项目实体移交和项目文件移交部分。
附则
7.1
本办法由重庆市档案局负责解释。 7.2 本办法自公布之日起实施。
