档案室管理制度
2020-03-01 15:55:11 来源：范文大全收藏下载本文
档案室管理制度
主题词： 档案管理制度试行
起草：校对：签发：
类别：制度编号：2010005
一、目的： 为加强公司档案的管理，确保档案信息完整、准确、系统、安全，有效地利用档案信息资源，维护公司合法权益，特制订本制度。
二、范围：从公司成立和现在的公司、各级部门及员工在从事生产、经营、管理、公关宣传等活动中所形成的有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
第三条档案资源是公司发展的重要战略资源之一，其所有权归属本公司，由公司统一管理、调度和使用。
第四条公司、各部门、员工都有提供和保护档案的义务。公司和部门负责人有责任加强对本单位档案工作的领导，保障档案工作正常开展；并按规定定期向公司档案管理部门移交档案。
第五条档案资源实行统一管理、信息共享、方便使用的基本管理原则。
第二章档案机构及管理模式
第六条机构设置
公司行政部设立档案室；在各部门设置档案管理岗位。
第七条工作职责
公司档案室：
1、负责制定和完善相关管理制度、工作规范和标准，规划档案系统，确保档案安全和方便利用。
2、负责公司的档案、收集、整理、管理工作，提供档案。
3、对部门的档案业务工作进行指导、监督。
4、向各级领导报送档案及服务相关数据。
5、推行档案信息化管理，逐步提高档案工作效率。
6、收集保管体现公司发展历程、标志公司重大事件的相关资料。
7、各部门档案管理岗：
1、负责本部门档案材料的收集、整理及服务工作。
2、负责向公司档案室定期提供档案收集、整理及利用相关数据。
3、接受公司档案室管理
第三章接口关系及职责
第八条公司分管领导、公司行政部经理为该部门档案工作主要责任人。负责督促该单位档案的收集、归档工作。
第九条各部门
按月收集、整理本单位在本月中形成的、有保存价值的各种文件材料。
按规定的范围、日期、要求将形成的档案材料移交到档案管理部门。负有保护公司档案资源和未归档的文件材料的义务。
对已移交的档案材料的真实性负责。
第十条各资源部门
财务部门：基本建设工程项目、大型设备仪器档案材料未移交到档案管理部门即档案管理部门未出具该项目档案材料交接清单不得结算。
项目验收鉴定组织机构：在对项目责任单位的项目作结项验收、鉴定时，其项目验收资料应由档案管理部门提供（项目责任单位应提前将项目档案材料移交到档案管理部门），不得索取、接受非档案管理部门提供的项目文档。
第十一条公司、部门、员工
自觉维护公司利益，保护公司档案资源。
及时将工作中形成的档案资源送交相应人员进行汇集、整理。
保护好所借档案材料，不得损坏、遗失、私自向第三方泄漏相关信息，自觉维护档案的信息安全，并按时归还。
第四章档案的管理
第十二条管辖权
凡是公司所属档案和有保存价值的材料都必须交由档案管理部门管理，其他任何部门和个人不得私存、转让、销毁。
公司档案室：
公司所属部门档案的管理和服务工作。
公司对外签署的投资、金融方面的合同、协议。
体现公司发展历程的重大事件的相关资料。
非本制度规定，由公司领导指定由档案室保管之档案的管理与服务工作。
各部门或档案管理岗：
本部门形成的档案材料（公司档案室管辖的除外）的管理与服务工作。
第十三条档案的分类
公司档案根据其形成内容分为如下九类：
运作档案（三会、投资、设立及变更材料等）
行政管理档案（行政事务、公关宣传、资源配置等）
经营管理档案（计划统计、财务金融管理、对外经济活动形成的合同、协议）
学术研究档案（公司学术活动、科研项目、培训资料等）
基本建设档案（合同、协议、验收报告等）
财务会计档案（报表、帐簿、凭证及其它会计资料）
人力资源档案（人力资源登记册、个人档案、培训记录等）
教学档案（各类培训、教材、记录、成绩等）
党群工作档案（党务工作、共青团工作、协会工作等）
第十四条档案归档流程：由归档人员填写移交清单，经档案管理人员确认并在移交单上双方签字后接收。
第十五条公司档案材料归档要求：
归档文件质量要求：
1、应当归档的文件材料由相关责任人收集齐全，按归档要求初步整理后，填写移交清单一式二份后向公司档案管理部门移交归档。
2、归档的文件材料必须保持其成套性和完整性。
3、归档的文件材料必须文实相符，准确地反映公司各项活动的真实面貌和历史过程。
4、归档的文件材料必须层次分明，保持其有机联系，符合其形成规律。
5、对完整系统的归档文件材料，必须按序整理。
6、归档的文件材料必须签署完备、印鉴齐全。
7、归档的文件材料要求载体优良、格式统
一、书写清晰、字迹整洁、图线清晰、装订整齐美观。不得使用圆珠笔、铅笔书写档案材料。
8、基建档案、以光盘、软件等为载体的电子信息档案，归档部门应编写归档材料简要说明。 归档时间和数量要求：
1、经营合同签署完毕后即归档一份。
2、工程项目必须先归档，后验收。验收后一周内补归验收过程中形成的文件材料。
3、重要设备仪器开箱验收后，其所属资料立即全部归档。安装验收后，应立即将竣工报告、验收报告等归档。
4、文件材料每月头五天内归档一份。
5、会计档案每年第二季度移交前一年档案材料。
6、人力资源档案每季度第一个月15日前整理归档上季度档案。
7、教学档案形成后立即归档。
8、部门撤销：原部门负责人应做好文件材料的整理工作,移交档案管理部门,任何个人不得带入其他部门。
第十六条 监督：公司行政部定期或不定期地对各部门档案工作进行检查以监督其执行情况。
第十七条 销毁：须报经公司总经理/董事长、档案室负责人几方批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。
第十八条档案利用：提供利用是档案工作的核心内容，档案管理人员必须主动、积极了解公司、各项工作的需要，广泛开展档案利用工作，在提供服务中要严格把握档案利用审批，以维护公司利益。
档案利用流程：申请人提出申请——审批人审批——档案管理部门提供利用——按时归还。 审批权限：一般档案及秘密档案——部门负责人或其授权人审批；
机密档案——公司负责人或其授权人审批；
绝密及重要档案——公司总经理/董事长或其授权人审批。
非公司人员原则上不允许直接借用或查看公司的任何档案材料。如确需借用或查阅的，须取得公司档案室负责人同意后报经公司总经理或其授权人批准。
第十九条档案库房应该设在安全、防盗、防潮、防火、防光、防尘、防虫的建筑内。 第二十条档案室应在内部办公信息系统中公布并定期更新各类收藏档案目录和借阅管理办法，方便档案的有效利用。
第二十一条档案安全：所有档案必须确保其信息安全并做好备份工作。
第五章责任及其它
第二十二条本规范适用于公司、部门和全体员工。
第二十三条有下列行为之一，一经查实，视其情节轻重，给予记过失、停职反省，直至除名处理；造成经济损失的，据实赔偿或并处罚款；触犯法律的移交司法机关处理： 毁损、丢失或擅自销毁档案。
擅自向外界提供、抄摘档案。
涂改、伪造档案。
未及时上报归档或管理不善的部门或档案管理者。
未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同处）。
第二十四条本制度自发布之日起实行
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