出国参展注意事项1

2020-03-02 15:11:25 来源：范文大全收藏下载本文

出国参展注意事项

展会是我们拓展新客户维护老客户的重要机会。也是我们了解客户需求及市场发展走势的窗口。也是锻炼和提升外贸业务员综合素质的机会。充分的展前准备，有效的展中沟通跟记录，科学的展会总结，才能保证达到理想的展会结果。

◎展前准备

在摊位已经订好（摊位面积、摊位号确定），摊位设计完成情况下，大致按照时间先后顺序，展前准备如下：

一．样品的搜集与选择。在展会前半年开始，留意并搜集更适合需求、市场发展趋势的新产品。选择能代表公司生产能力的产品。常规产品每种选择每种有代表性的型号，重点推出的产品要充分备全。

注意：事先要确定展品没有外关等专利问题，没有目的地命令禁止展出的物品。同时避免和当地文化有抵触的物品。（法兰克福展会每次都有荷枪实弹的海关警察到各个摊位面前特别是中国展区转悠，看那家展品有专利问题，马上没收展品。后面跟着手持长枪短炮的记者等着事发第一时间报道。去迪拜展前被组委会叮嘱N多着装注意事项。最不可思议的是衣服上不要有六角星/以色列国旗的符号。）

二．展品摆设。展品前至少一个半月前，参照摊位面积及开口情况，在公司样品室内演练一遍展品摆放位置，并拍照记录。目的是提前梳理布展思路合理有效运场地，了解摊位设计需求，节省临展布置时间。

三．展品运输。国外展会至少提前一个半到两个月（海运），国内展会至少提前二十天将样品打包装箱。每个箱子内分别附样品形式发票，以备国外展入境时清关，也便于参展人员布展、撤展时清点对比展品。

为了保证样品无损坏，选择坚实的外箱装运，如有必要选择木条箱或者铝箱。向上贴好买唛头，包括如下信息：A展会全称（中/英文），B展馆名称，C参展公司,D摊位号，E联系方式。

关于物流公司，选择大会指定公司，以便能将样品送到摊位上。至少也要能到达展馆内。将货的运单原件、协商好的报价单、运输公司展馆联系方式等，要随身带到展馆。万一出现当布展当天物品还没到达摊位的情况时，可以及时联系到相关物流公司负责人。

四．展前半个月给客户写邀请函。包括信息：展会名称、日期、举行地点、我司摊位号。

注意：重要客户如果明知是在相同区域内经营同类产品的竞争对手，为了避免客户见面尴尬并对我司产生不信任感，在邀请函上会谈日期要错开。

五．报价表、产品目录、客户调查表、写真画、宣传单、名片的制作。

1.报价表。要求统一格式，统一价格，双面打印在A4纸上装订成册，做好分类标签。人手一份。同时带上电子版。包含信息：产品图片、大致规格、包装、价格条款、付款方式、发货期、所获认证、价格有效期等信息。

2.目录上有详尽的产品规格。视客流量，4~5天的展会至少要准备250~400份目录。有条件，每季度、每年度制作一个版本的目录。

3.客户调查表（范例见附件：Ⅰ）。打印在A4纸上，带200份。信息包括：公司抬头，日期，客户名片，价格条款，启运/抵运港口，付款方式，产品描述（产品编号、详述、数量、包装、价格），样品（型号、数量、价格、客人到付快递账号），流水号。

4.宣传单、写真画等吸引客户到我们摊位。

5.名片。正反分别印中英文。每人两盒

6.空白合同范本。同时带电子版。

六．其他文具。

七．公司相关资质，认证的复印件。

◎展会期间注意事项

一．展期摊位：摊位布置完后，要清晰照片。包含有公司名称楣板的摊位全景，各面墙的展品，与客户会谈时的照片。作为将来公司宣传、下次展会布置参考等用途。

桌上只保留：名片、二十份左右目录、报价表、客户调查表、必需文具。其余物品如多余的目录，多余展品，个人随身物品，包装材料等都放在摊位柜子等视线看不到的地方。

每天参展时间过后，挂起围布。将客户调查表、报价表等敏感文件带离展馆。

二．关于服装。为了给客户留下职业简练的印象。展会期间着装整洁大方即可。视具体天气场合而定。

建议：女士-衬衣，包裙 (或长裤），连衣裙，外套，皮鞋。适度淡妆。

男士-衬衣，西装裤，皮鞋。

不宜：过度宽松或紧身、暴露。前卫。例如：短裤，破洞牛仔裤，吊带/无袖背心，球鞋。不宜浓妆或气味浓重的香水。

三．仪态。

1.没有客人在摊位的情况下，至少一人站立在摊位口面朝外，手持两份目录，面带微笑，与经过客户有眼神交流。不要挡住摊位入口，方便客人进入。注意坐姿，不要趴在桌上，也不要坐在摊位内，嬉笑、喧闹，玩手机或者电脑。

2.有客人在摊位前逗留观望，显示对我们产品兴趣时，要适度热情地上前问客户是否需要帮助（How can I help you?），或者邀请客户进入摊位(Would you please come in and have a closer look?) 有时客户可能只是随便看看（No, thanks.I\'m just seeing around.)。也有可能客户急着去其他摊位，待会再回来。不要对客户不理不管让客户流走，同时也不要过度粘人让客户反感。

3.客人进入摊位后看展品，要适时站在客户一臂距离之外，即不妨碍客户自行看产品，也观察客户对什么产品感兴趣，并在客户提问能够听清并及时准确地回答。

一个人与客户开始交谈时，如有需要另一个人可从旁协助。如查询产品规格、价格，递样品，做文字记录等。

当有其他客人进入摊位时，其他有空的人员应及时上前接待。

如果客人太多应付不过来，可以跟后面的客户说不好意思稍等（I\'m sorry.Could you please wait one minute?）一般客户会理解并愿意等待。如果突然离开前面客户不管跟第二个说话，会显得很没礼貌，得不偿失。

4.如果有熟悉的客户应邀来访，一般他们开始就会问相关业务员在否。（Are you XXX? / Is XXX here?）若当事人不在或者正忙，可让熟悉客户坐会稍等。如果当事人正在谈一个重要客户，一时抽不了身，可以跟客户说你能否帮忙接待。如果客户之前有些问题或者需求，只有当事人清楚，客户觉得跟其他人一时说不清楚，他愿意等待，或者待会再来。这是我们要给客户目录+名片，写上摊位号，方便客户记忆。

5.如果有些重要问题我们确实无法当场做答，例如客户要求特别的低价，或者技术要求能否达到等，不要当场胡乱作答。免得以后做不到食言。回复客户我们向部门经理或者技术部核实后会尽快回复。留下客户手机号，以便当天或者之后通过电话、邮件等形式回复。

6.在与客户交谈时就要用笔记录下客人的重点问题和要求，或者趁客人离开后的间隙凭记忆力补充记录。以便展后可以有的放矢的给客户报价、作答。目的之一是，每个客人需求都不同，等业务员展会结束后单凭记忆很难知道哪个客户询问哪款产品。其二是，客户在展期也见过海量供应商，需要我们帮助他回忆起在展会时谈及的内容，才会让客户有意向跟我们进一步商谈。

四．客户常见问题分析及作答。除了于产品规格和价格的问题，通常客人还会就以下问题发问：

1.你们是工厂还是贸易商？

问题背景分析：一般客户更愿意选择与工厂合作。因为工厂产能、售后有保障。价格省去中间商的利润更有利可图。工厂有研发实力可以解决客户专业需求。但是也有客户愿意选择与贸易商合作，原因有：贸易商更专业，对产品销售流通环节更熟悉，客户与之交流更高效。贸易商可以灵活地跨产品线为客户寻找替代方案。也有部分工厂销售不人力不足、素质良莠不齐，让客户觉得沟通得吃力。

作答：我们回答是工厂。对于明显不是同类产品线的外购产品，也要回答客户我们是工贸结合。

2.你们工厂在哪里？（Where is your factory located?) 行业集聚效应。在产品集中产地，上下游配套供应链完整。工艺更成熟，产品质量更有保障，交货期更短。客人是从成本分析考虑。A例如验厂、验货成本。对于大批量的订单，慎重的客户会选择第三方检验机构验厂、验货。B或者客户在某个港口有几个供应商。集中出货可以节省时间，同时也节省海外运费、清关等费用。 

问题背景分析：

作答：武汉。（Along the Yangzi River./ One and half hour flight from Shanghai.）总之要避免运输不便的劣势，突出我们位于光谷的研发优势。

3.你们月/日产量是多少？你们有几条生产线？

问题分析：这个是客户衡量工厂生产实力的依据。对订单量大交期紧的订单，这个也是参考交期的依据。

作答：要求我们对不同产品的产量有个清晰的认识。

4.你们产品有哪些认证？

问题分析：一些电子产品的认证是一些国家进口的必须。

作答：根据不同国家要求，相应地如实作答。对于我们确实还没有的认证，表示我们确定可以通过。一确定订单在短期内就可以提供认证。

5.与其他供应商相比，你们公司/产品特色在哪里？ ( What\'s the highlight of your company / product compared to other suppliers?)

◎展后工作

一．报价。按照谁接待谁跟进的原则将客户调查表在展会后尽快分配。如有条件，尽量在展会中在旅馆中就将紧急客户处理回复掉。

详细按照客户调查表的记录一一作答。如果客户一周还没回复，可能客户还在路上，或者邮件挤压太多漏看了。所以要适时重发。