会议文书

2020-03-03 06:00:05 来源：范文大全收藏下载本文

2013年，是××创新股份有限公司(可是你虚拟的公司)收获颇丰的一年，不仅销售业绩创造了新水平，而且公司还研发出了新的产品。临近年末了，××创新股份有限公司拟召开本年度年会暨最新研发成果展示会，希望通过召开年会，回顾企业发展历程，介绍核心产品研发成果，以进一步提升公司品牌美誉度和企业形象；同时，趁当前人气旺盛，潜在客户高度汇集的大好时机，隆重推出公司最新的研发产品为来年拓展新的市场，力争再创佳绩，打下坚实的基础。总经理王永康责成公司相关人员做好年会的筹备工作，并且通知办公室，下周星期一办公例会讨论此事，要求公司所有在家的领导和各部门经理都要参加。

总经理王永康责成公司相关人员做好年会的筹备工作，确定会议的主题、成立会议组织机构，办公室拟制年会的筹备方案并负责报批，其他部门要认真配合。办公室主任席为民领受任务后，立即组织相关人员开会讨论，进行分工，布置工作；会后大家按照分工，全力以赴投入到年会暨最新研发成果展示会的筹备工作中。

上机模拟操练。根据领导意图，各小组按照分工分别筹建年会组织机构；拟订会议筹备方案、会议经费预算方案、会议应急预案；制定会议议程、日程安排。实训提示

（1）会议必备要素。主要包括会议名称、会议时间、会议地点、与会人员、会议主题和议题、会议方式及会议结果。

（2）公司例行工作会议的会前准备一般包括发会议通知（可电话通知）、准备会议室、准备会议资料、检查会议设备、准备茶水等事项。

（3）拟订会议筹备方案是会前的一项重要工作，应注意掌握拟订会议筹备方案的主要内容和工作技巧，根据给定的情况具体设计筹备方案。

三、知识导入

(一)实训任务基本知识要点 1.年会

它是就某一特定主题展开讨论的聚会，议题涉及政治、经贸、科学、教育或者技术等领域。年会通常包括一次全体会议和几个小组会议。年会可以单独召开，也可以附带展示会，多数年会是周期性的，最常见的周期是一年一次。 3.会议筹备方案的制定程序

组建会议筹备机构，选举或指派筹备方案编写负责人；与领导沟通，确定会议的名称、主题与议题、议程及日程安排、会议时间及地点、所需设备及工具、与会人员、文件的范围；制定会议经费预算方案，拟定食宿安排，拟制筹备方案，提请上司审核并批准之后按照要求作具体安排与部署。 4.确定会议的主题和议题

会议的主题是会议要研究的问题、要达到的目的，议题是对会议主题的细化。

5.确定会议名称

会议名称要用精练的文字高度概括出会议的主题，应当根据会议的议题或主题来确定，即要名副其实。一般包括：会议主办单位名称、会议主题、会议类型。 6.拟定会议议程日程

会议议程是对已确定的议题列出先后顺序，也就是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号清晰地表达出来。会议议程关系到会议的目的、任务，秘书人员可以提出建议并报请领导审批。会议日程是指会议在一定时间内的具体安排，也就是根据会议的计划和进程逐日作出的安排。会议日程表一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，将会议的议题具体化。

（1）议程表的设计。按习惯顺序和有关规定安排会议议程；应注意议题所涉各种事物的习惯顺序和有关对会议议程顺序的明确规定，按要求编制议程表；尽量将同类性质的问题排列在一起；保密性较强的议题，一般放在后面。

（2）会议日程表的设计。会议的日程一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，将会议的议题具体化。会议日程表通常包括时间、会议内容、活动方式、地点、主持人、参加人等。 7.确定会议的时间及会期

召开会议的时间，原则上讲，应当在会议议题确定下来之后，尽量赶早不赶晚。但要根据有关领导的时间安排来确定会议时间；要根据会议的内容来安排会议召开时间；要考虑会议的时效性；主要领导人出差、旅行的当天或返回的当天最好不召开会议，紧急会议可以例外；会见会谈性会议，要事先同主宾双方协商，再确定会议召开时间。会期是指一次或一届会议总的时间长度。确定会期要综合考虑会议的内容、会议的规模以及会议的复杂程度。 8.确定召开会议的地点

会议地点也就是会址，要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑其他的因素，如政治因素、经济因素、社会因素等。 9.会务筹备机构

包括会务组、秘书组、组织组、接待组、宣传组、财务组、保卫组等。 10.制订会议经费预算

会议经费包括交通费用、会议室费用、住宿费用、餐饮费用、旅游参观费用、培训费用、预计外支出等。 11.会议应急方案的制定程序

预测情况→准备应对备选方案→讨论会议紧急情况→确定会议应急方案。 12.会议应急方案内容

包括会议举行过程中可能出现的人员问题、场地问题、设备问题、资料问题、健康安全问题、行为问题及解决问题时负责解决的会议工作人员和职责。

（1）人员问题。如演讲者、参加者或关键代表不能到会，或登记参会的代表数量不足，从而影响会议的规模以及财务收支和公共关系等。

（2）场地问题。如重复预订房间造成的冲突，取暖或通风系统出现故障等。 （3）设备问题。如缺少合适的设备或者设备在使用过程中发生损坏。 （4）资料问题。如宣传材料的不足或短缺，或资料没有送到会议地点。

（5）健康与安全问题。会议中，有时会出现意想不到的情况，如突发性火灾等各种灾害的发生，或某位代表患上了严重或高度传染的疾病，或因某种原因导致与会人员出现食物中毒等。

（6）行为问题。会议中，偶尔会出现发言人行为不当或与会代表行为不当。

写出会议礼仪培训要点。

讨论设计出大会会场布局（包括会场装饰、会场设备的摆放），设计出会标的标题和样式，设计出桌签的样式。在计算机上使用Microsoft Word绘制出会场布局、会标、桌签的图稿，以及陈述会场布置细节说明。 (三)实训提示

(1)租借或预订会议室要注意确认租借的日期、时间，考虑会场大小是否合适，租金是否符合预算，交通是否便利，所需各种设备设施是否齐全等，要履行相关手续。

(2)准备会议资料和用品要齐全，分装会议文件要认真细致。 (3)发送会议通知，要注意确认通知是否送到或收到。

(4)安排会议食宿，要注意根据与会者的反馈信息准确掌握人数，并要与会议主办方选择的接待宾馆签订相关协议。

(5)检查会议常用的视听设备，要天天天天天天天天天天

(6)布置会场，要充分考虑会议的主题，正确选择会场的类型和布局形式，作好座席安排，布置要烘托会场气氛，准备好座位引导和相关标识牌。 (7)文稿拟写要格式正确，语言简练，段落层次清晰，词汇、语法、标点符号准确。 (8)制作产品宣传画册。产品宣传画册的作用是展示企业最新研究成果，对外界宣传企业强大技术实力。同时，为企业宣传造势。产品宣传画册不仅可以用于本次年会，而且后期的一系列市场活动均可使用。可初步作出预算，预订宣传画册。任务三会前文书工作训练任务 (二)实训安排

（1）上机模拟操练。各小组按照分工，分别根据领导意图拟写会议通知、制作请柬和邀请信、制作会议证件、准备会议标志、协助领导拟写讲话提纲并制作PPT演示文稿、拟制会务资料。

（2）会议证件的设计格调要与会议的性质气氛相适应。

三、知识导入

(一)实训任务基本知识要点 1.会议文件的类型

会议文件主要包括大会的主报告、大会发言单位的材料、会议日程表、参加会议人员名单、住宿安排、主席台座次、分组名单、讨论题目和分组讨论地点、作息时间表、会议的参阅文件和相关资料。 2.各种形式的文件材料

（1）会议的指导文书。包括上级会议文书、上级指示文书、本级开会起因文书等。

（2）会议的主题文书。包括开幕讲话报告、主题报告、专题报告、专门发言、选举结果、正式决议、闭幕讲话等。

（3）会议程序文书。包括议程文书、日程安排、讲话程序、选举或表决程序表等。

（4）会议参考文书。包括各部门统计报表、财务报表等。

（5）会议管理文书。包括开会须知、议事规则、保密制度、会议证件、作息时间、生活管理等。

（6）会议成果文书。包括选举结果、会议记录、会议纪要等。 （7）会议宣传、传达文书。包括新闻稿、传达提纲、执行计划等。 （3）公文式会议通知。它由标题、正文和落款三部分组成。 ①标题的结构形式：

复杂式——发文机关+事由+文种。 简单式——会议通知。 ②正文结构形式：

复杂式——会议名称+会议议题+会议目的+会议时间+会议地点+与会人员+会议议程+会议要求+会议准备的材料+会议安排。

简单式——会议议题+目的+时间+地点+与会人员。

（4）表格式通知。表格式会议通知结构规范，格式统一。党政机关、企事业单位和业务主管部门内部召开的各种会议经常采用表格式会议通知，方便快捷，有利于提高工作效率。

（5）公告式通知。公告式会议通知是利用报纸、电视等新闻媒体或其他公开传播媒介发送的会议通知。往往通知的对象不明确，且人员较多，像一些理论研讨会、股东会、联谊会、大型庆祝会等就使用公告式通知。 4.会议开幕词

开幕词是会议讲话的一种，它是党政机关、社会团体、企事业单位的领导人在会议开幕时所作的讲话，旨在阐明会议的指导思想、宗旨、重要意义，向与会者提出开好会议的中心任务和要求。它以简洁、明快、热情的语言阐明的大会宗旨、性质、目的、任务、议程、要求等，对会议起着重要的指导作用。

开幕词由首部、正文和结束语三部分组成，各部分的项目内容与写作要求如下：

（1）首部。它包括标题、时间、称谓三项。 ①标题。一般由事由和文种构成，如《中国共产党第十二次全国人民代表大会开幕词》；有的标题由致词人、事由和文种构成，其形式是《×××同志在××××会上的开幕词》；有的采用复式标题，主标题揭示会议的宗旨、中心内容，副标题与前两种标题的构成形式相同，如《我们的文学应该站在世界的前列——中国作家协会第四次会员代表大会开幕词》；也有的只写文种，即“开幕词”三字。

②时间。写在标题之下，用括号注明会议开幕的年、月、日期。

③称谓。一般根据会议的性质及与会者的身份确定称谓，如“同志们”、“各位代表、各位来宾”、“运动员同志们”等。 （2）正文。它包括开头，主体和结尾三部分。 ①开头部分。一般开门见山地宣布会议开幕。也可以对会议的规模及与会者的身份等作简要介绍，如“参加这次大会的代表有×××人，其中有来自„„”，并对会议的召开及对与会人员表示祝贺。需要说明的是，开头部分即使只有一句话，也要单独列为一个自然段，将其与主体部分分开。

②主体部分。这是开幕词的核心部分。通常包括三项内容：

第一，阐明会议的意义，通过对以往工作情况的概括总结和对当前形势的分析，说明会议是在什么形势下，为了解决什么问题和达到什么目的召开的；第二，阐明会议的指导思想，提出大会任务，说明会议主要议程和安排； 第三，为保证会议顺利举行，向与会者提出会议的要求。 ③结尾部分。提出会议的任务、要求和希望。

（3）结束语。开幕词的结束语要简短、有力，并要有号召性和鼓动性。写法上常以呼告语领起一段，如“预祝大会圆满成功！”。 6.制发会议证件的方法和要求

①内容设计上要有会议的名称，与会者姓名、称呼(先生、女士、小姐等)以及身份（职务、职称等），组织或公司的名称。 ②重要的大型会议要在证件上贴上本人的相片，并加盖印章。姓名卡片可设计为红、蓝、黄等不同的颜色。

③在会议的接待区向与会人员发放，并在主席台等必要的地方放置台签式姓名卡片。

7.会议标志

主要有指示牌、名签或台签、区域图或路线图。 8.会务资料

包括接站一览表、会议签到表、住宿登记表、用餐分组表、会议讨论分组表、会间乘车分组表、订票登记表、会务组成员通讯录等。 (一)会务工作实训常用表格制作实例 1.会议通知单如图7-5所示。

2.会议签到表如表7-10所示

。

3.会议分组讨论表如表7-11所示。

4.住宿登记表如表7-12所示。