秘书总结
2020-03-01 17:13:49 来源：范文大全收藏下载本文
一、会议管理
1.会议筹备方案的内容：确定会议的主题与议题；会议的名称；会议的议程；会议的时间和地点；会议所需工具和设备；会议文件的范围，做好文件的印制或复制；会议与会代表的组成；会议经费预算；会议住宿和餐饮安排；会议的筹备机构，大型会议需确定筹备机构与人员分工。
2.会议筹备方案的制定程序：组建会议筹备委员会 →分成筹备小组→形成筹备方案→领导审核方案
3.安排座位的注意事项：①大、中型会议事先应划好区域，贴上标识牌、指示牌、座位名签，使与会人员顺利入座②在一些总结、表彰类大会上，应将被表彰、受奖励对象或其代表安排在前几排，并在座位上贴上名签③如果是报告会、表彰会、联席会，一般采取报告人和主办单位负责人或联席的各单位负责人相间的办法④注意分清上下座⑤中小型会议方案，与会人员少，方案常起不到应有的作用⑥中小型会议方案在会议经费和会场布置等方面的内容大都从略或精简，但实际工作中仍需要注意⑦中小型会议方案拟定后要交上司审核，再行部署。
4.会前现场检查：①确保所有事项都条理清晰②注意气味③设立入场登记台④佩戴徽章、名牌⑤准备接待休息室⑥安排接待、服务人员
5.与领导沟通会议有关事宜的原则：时间性原则；及时性原则；全面性原则
6.与领导沟通会议有关事宜的方法：①定期向领导提交书面报告②由会议负责人定期向领导口头报告会议的情况③领导亲自参加有关会议 ④其他途径
7.与领导沟通会议有关事宜的时机：①会议筹备阶段②会中阶段③会后阶段
8.与领导沟通会议有关事宜的程序：①明确会议的目标②明确沟通互以有关事宜的方法或途径④确定沟通的时间、地点以及参加人员，制定会议记录人员 ⑤向领导汇报会议的筹备情况及进展，同时应讲明会议筹备或举行过程中遇到的问题和难题 ⑥听取领导指示，或与领导进行双向讨论，并完成会议记录 ⑦将记录通过某种方式送给领导
9.会议应急方案的内容：⑪会议举行过程中可能出现的问题①人员问题②场地问题③设备问题④资料问题⑤健康与安全问题⑥行为问题⑫出现问题时负责解决的会议工作人员
10.处理会议突发事件的方法：①处理人员问题：备用人选②处理场地问题：替换③处理设备问题④处理资料问题：随身带需要文件的原稿，以便复印⑤处理健康与安全问题：医护人员；监控演习⑥处理行为问题
11.会议应急方案的制定程序为：预测情况→准备应对备选方案→讨论会议紧急情况→确定会议应急方案
12.拟定会议应急方案的注意事项：①住宿安排妥善②餐饮服务要周到③医疗卫生工作要有备无患④交通保障应落实到位⑤会议通讯服务力求标准、稳定、可靠、迅速⑥在娱乐生活上需丰富多彩⑦会议值班要制度健全，人员要坚守岗位
13.会议按计划进行的程序为：了解议题和议程→准时宣布开会→有效引导议题
14.会议经费使用的主要方面：①文件资料费②邮电通讯费用③会议设备和用品费④会议场所租用费⑤会议办公费⑥会议宣传交际费⑦会议住宿补贴费⑧会议伙食补贴⑨会议交通费⑩其他开支
15.会议经费使用的监督方法：①报告和会议②授权与自我控制③质量④损益平衡表⑤比率分析⑥审核时要逐项细审
16.会议经费使用的程序：申请经费→主管领导审批→财务部审批→财务人员提取现金或填写支票→经费支出→审核会议经费支出
17.处理会中突发事件程序：向领导报告→启动会议应急方案→实施应急方案→必要时向公共应急机构请求支援→善后工作
18.会议总结的内容：会议名称、时间、地点、规模、与会代表人数、主要议题、参加会议的上级领导人、会议的主持者、领导报告或讲话的要点，对会议的基本评价和贯彻要求，会议的决议情况及今后的工作任务布置等。
19.会议总结工作程序为：对会议征询意见，拟就工作总结稿→向领导报告会议结论→总结定稿→印发→归档→组织全体工作人员进行总结
二、事务管理
1.礼宾次序：①依照来宾所在国家或地区的名称的拉丁字母的先后来排列其次序（大型的国际会议、体育比赛）②依照来宾的具体身份与职务的高低来排列其次序③依照来宾抵达现场的具体时间早晚来排列其先后次序④依照来宾告知东道主自己决定到访的具体时间的先后来排列其次序（大型国际招商会、展示会、博览会）⑤不排列
2.确定礼宾次序：①确定礼宾次序方案②提前通知有关各方③按礼宾次序排列座次、名次、出厂次序
3.涉外迎送仪式程序：①确定迎候人员②准备迎宾的物品③见面讲究礼节④送行前的拜访⑤安排送行仪式
4.涉外会见会谈的工作程序：①约定②通知对方有关事项③准备工作④迎接客人⑤会见、会谈⑥送别客人
5.办公室布局的设计要求：⑪空间的使用⑫开放式与封闭式办公室：开放式办公室工作位置可能用屏风分开，以吸收噪音和区分不同的工作组
6.设计不同形式办公的工作程序：①分析不同部门业务特点对于办公条件的要求②设计平面图③选择办公家具、设施和装饰④采光、温度和通风
7.设计办公结构和布局需要考虑的因素：①职工的人数 ②购买或租用的面积 ③机构的建制和办公空间的分类 ④组织经营的性质或内容 ⑤部门间的工作关系 ⑥办公室的间隔方式应符合工作的需要和保密的需要 ⑦走廊、楼梯、通道的宽窄和通畅符合安全需要，并安排好公用区域 ⑧灵活变化性
8.改进办公日常事务工作程序：定义→评价→分析→改进→实施
9.办公日常事务工作注意事项：①工作流程应该不受组织性质或功能性结构的束缚，工作在其进行之处就地完成，而不应扩展至整个组织②流程应由职权明确的专人来负责③流程要与其他流程以及客户需求适当结合④各项流程既相互独立，又要在整体上严密不漏，这样才能避免重复的工作以及不必要的协调工作⑤流程本身要有不断改善的空间和弹性⑥复检的次数越少越理想
10.突发事件的预防措施：①书面形式确定紧急情况处理程序，详细记录②用上述紧急情况处理程序培训所有工作人员③张贴显示有关紧急程序，在可利用的地方显示相应的布告④实行紧急情况模拟演练⑤明确各级管理人员在紧急情况下所负的人物和自责⑥保证配备相关的设备和资源以随时处理紧急情况⑦保证定期检查和更新设备
11.突发事件的应对措施：①准备清楚的书面紧急情况处理程序②用该程序培训所有人员③在可利用的地方清楚地显示有关紧急程序④实行紧急情况模拟演练来测试编写的程序⑤明确员工在紧急情况下的职责⑥保证工作场所受过紧急情况处理培训的人员⑦保证配备相关的设备和资源以随时处理紧急情况⑧保证定期检查和更新设备
12.处理突发事件的工作流程：①及早发现，马上报告，并保护好现场②查找问题的原因③成立临时指挥中心 ④控制源头，釜底抽薪⑤召开新闻发布会
13.上司交办事项督查的程序为：交办→立项→登记→转办→承办→催办→检查→办结→办结回告→审核→立卷→归档
14.制定工作计划的方法：①根据组织确定的工作目标和期限要求，一项项列出本团队要完成的所有任务②区别重要的和紧急的任务，按ABCD法则③按照工作的轻重缓急和逻辑顺序用数字编号标记出人物的完成时间的先后顺序，对需要花时间的工作留出充足的时间量④列出完成每一项任务所需的资源和相关信息，包括人力、物力、财力等⑤明确完成每一项任务的各个阶段指标和估算的时间要求⑥指明每一项任务的负责部门或承担人以及负责人⑦从最终完成时间期限向前推算各阶段工作应何时完成⑧明确工作进展的情况和出现的问题向谁报告，何时报告，确保计划的顺利实施⑨明确工作进展的情况和质量如何监督和管理
15.制定与实施计划中应注意的问题：①制定计划要实事求是，不要设立不切实际的工作目标，明知完不成，还要许诺 ②善于授权，明确分工，不要卷入他人的任务中而完不成自己的工作 ③定期检查所需的资源是否保证和满足，不至于供应不足影响进度 ④及时与同事沟通工作进展和出现的问题，让大家都知道工作进度和达标情况 ⑤在实施计划过程中，应进行监控，发现问题，要及时应变
16.制定工作计划的程序：估量机会→确定目标→确定计划工作的前提条件→拟订可行方案→评价备选方案→选择方案→拟订分计划→编制预算
17.计划实施过程中，管理者要：①利用有效的手段维护和控制各项工作按照指定的计划有条不紊地实施②根据既定目标，按阶段总结、分析和评估工作成果和计划执行情况③找出与计划目标偏差的原因，并在自己职权范围内采取正确行动，如有必要，向有关人员汇报④根据情况变化，改变工作计划或实施方案的顺序，并于相关人员进行沟通
17.制定承办期限规定的程序：①调查本单位或组织在行政管理工作方面有哪些行为需要做出时间期限的规定 ②时间期限适宜标准 ③确定同一任务的不同承办周期 ④确定同一任务紧急情况不同的承办周期
18.办公室工作目标管理过程：①建立一套完整的目标体系②制定目标③组织实施④检查和评估
19.办公用品采购程序：①提出购买申请②审批、落实经费③招标，选择供应商④签订供货合同⑤货物入库⑥支付货款
20.办公用品采购注意事项：①在自己的职权范围内，依照规定的程序进行购置，要多征求使用者的意见②按照采购程序与供货方确定购货内容、总费用、交货和售后服务等事宜，形成整套购买文件③按照进货验货程序检查所购设备和办公用品的型号、质量、数量、价格及相应单据④若发现提供的货物或票据不符合要求，要立即与供应商联系⑤最后按单位规定与财务部门办理或存放购买货物的相关文件和单据
21.编制采购预算的一般程序：①确定预算的核算基数②进行市场调研③确定采购产品的种类及型号价格④编写预算方案⑤征求意见，完善方案
22.办公资源管理的基本程序：①了解本单位所有办公资源的基本情况，包括名称、放置地点、功能情况等②对单位所有办公资源进行分类，对不同资源进行分类管理③对办公资源建档，记录应用情况④定期进行数据分析
23.办公资源管理的注意事项：①必须要对单位所有的办公资源进行建档，明确每一项资源所在的位置，在需要的时候能够迅速找到它们②要注意及时更新记录，办公资源的变动情况要记录在案，能够真实反映目前的实际使用状况③要注意按规定清退办公用品，员工离开本单位，应退回领用的办公用品④办公用品的领用、更换要依照相关规定执行，特殊情况要有书面报告⑤公司员工的流动影响着办公资源的调配与利用，应随时掌握员工的变化信息
24.信息开发程序：①确定主题②分析信息材料③选择信息开发方法④选择信息开发形式⑤形成信息产品
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