酒店开业活动的组织

2020-03-01 19:48:11 来源：范文大全收藏下载本文

组织好酒店的开业活动

1、酒店开业活动

酒店开业活动是为新建或是重新装修开业迎客的酒店举行的庆典活动，借以向公众展示酒店的良好形象。同时，也是公关的一次良机。鉴于此项活动具有很高的“能见度”，因此，合理、周密的计划便当显得尤为重要，它直接关系到活动的成败。当我们开始进行准备工作时，应考虑以下几个步骤。

（1）选择日期：日期应选择在酒店试营业数月后的某个日子。试营业期间可以不断

解决营运中存在的问题，同时完成酒店建设的所有扫尾工作。开业活动的日期千万不要选择公众假期或之前的日子，包括周末，也不要和社会上其他大型活动凑在一起。最好选在周

二、周三和周四。

注意点：全面开业活动日期的选择应与酒店的业主一同商讨决定。日子一旦选定，就要预先空出一些为重要宾客、资深人士和其他需要住宿的人员准备的房间。

（2）早做计划：应在几个月前便开始筹备工作，要定期召集主要人员举行筹备会议。

以确保步步上轨。计划中要包括我们将以何种形式举办全面开业活动，诸如鸡尾酒会、晚间聚会还是午宴等，与员工的有效沟通可以避免许多不必要的意外发生。

（3）制定时间表：提前4个月决定我们的目标，制定一张详细的滚动式的时间表，

下面是时间表样本：

开业前4个月：确定开业日期；

列一份宾客名单

明确主题；

聘请开业娱乐活动及表演节目的人员；

聘请摄影师；

安排制作横幅；

安排有关人员负责宾客的来往、确认宾客前来参加与否，收集

回执卡、入场券、名卡及媒介的报道；

将开业日期纳入重要人物的日程中，如市长、政府要员等活动

的日程表中。

开业前3个月：预定根据主题布置会场所需的物品；

安排好活动所需的后勤工作；

选择菜单；

准备好请柬和回执卡样本。

开业前2个月：确认布置物品准时送达酒店；

确认横幅；

安排充足的音响设备；

开始准备为媒体提供的信息和资料；

开始准备演讲稿；

再次确认活动日期已被记入贵宾的日程表；

印刷请柬。

开业前1个月：联系花店，预定活动用花、胸花（主桌客人还应有飘带注明“贵

宾”字样）、酒店迎宾员带的欢迎绶带；

开业前两周：

开业前一周：安排本地媒介的所有广告事宜；准备签到薄；确认菜单；发出请柬；组织节目主持者和其他特别的支持者。引领客人参观酒店、送出胸卡，并将此列入计划；发出有关开业活动纲要的新闻稿供参考；

准备媒体资料袋；

确认鲜花安排；

再次确认所有娱乐、助兴节目；

确认会场装饰布置；

再次确认菜单；

确认音响系统；

召开全体员工会议；

为活动安排保安力量及停车场所；

确认重要人士的出席。

开业前两天：

演讲的预演排练；

（4）慈善活动：考虑是否利用全面开业的机会资助本地的慈善机构以激起社会的好

感，酒店也可以得到慈善组织志愿者在酒店开展社会服务活动提供的帮助。

2、酒店开业计划方案

通常来说，酒店开业活动集中于一天举行，它可分为下面几个不同的部分。

（1）开业活动的序幕。

这一部分通常于上午11时在酒店室外举行，搭有一个舞台，仪式由总经理主持，有精彩的音乐节目和室外表演等。当嘉宾代表（或重要来宾）将象征开启酒店大门的金钥匙抛出时，数千只氢气球升空。

（2）香槟酒会和午宴。

紧接着上面的活动，来宾们被请至酒店内参观，在午宴（通常为就坐式）前有一个香槟招待酒会。参观酒店通常在11时25至午时之间进行，午宴最好从午时至下午1时半。酒店一级管理单位领导和贵宾就坐的主席台应放在搭起的舞台上，由贵宾中资深杰出者致简短贺词，并向客人们赠送纪念品。

（3）晚宴盛会。

比较前两部分，晚宴盛会是较为不拘礼节的，宴会内摆放精巧的食物、冰雕、娱乐

活动及免费的鸡尾酒和饮料。晚宴盛会通常在下午6时至晚上9时举行，这是正式宴会。一些简短的节目或新闻发布会也可融入这部分活动。

3、酒店开业全天的准备细则

（1）室外部分的检查细则：

在酒店大门外悬挂横幅；

在酒店外安装音响系统；

娱乐助兴节目是现场即时表演的；

公安部门人士的出席；

停车场所的安排；

象征酒店正门的金钥匙。

（2）开业活动午宴的检查细则：

将横幅悬挂在宴会厅主席台后；

在宴会厅内放置主桌和讲台；

在宴会厅内安装音响系统；

音响系统工程师在场待命；

娱乐助兴节目准备就绪；

公安部门人士的出席；

准备放置名卡的桌子；

签到台上备有足够的签到笔、毛笔和名卡；

手头备有媒体所需的资料。

（3）开业活动晚宴盛会的检查细则：

在宴会厅内悬挂横幅；

娱乐助兴节目准备就绪；

公安部门人士的出席；

停车场所的安排；

准备放置名卡的桌子；

准备一间贵宾休息室备有茶水等；

签到台上备有足够的签到笔、毛笔和名卡；

手头备有媒体所需的资料。

4、请柬

请柬必须送到那些准备参加午宴或晚宴的客人。这可以说是整个计划实施过程中最困难、最烦琐的部分了。我们的目标是取悦于社会上的重要人物和有潜力的客户。所以，一定要仔细地制定名单，总经理应指定专人来处理回执卡。鉴于邀请是比较耗时的，我们应至少联络一个月以前准备好我们的客人名单和完整的地址。另外，还要安排专人联络请柬和回执事宜。

确定此次活动我们准备邀请的人数，应考虑到我们的宴会厅最多可容纳坐式午宴的人数，以及可为一个宽敞舒适的立式酒会所提供的最大场地。根据统计，一般只有八成左右被邀请的客人会出席。

5、邀请对象

我们要邀请那些重要的客户负责人，政界及本地要人，以及社会上的资深人士。为了扩大影响，还应将请柬派专人送到被邀请的本地媒介人士手中。

对于招待会而言，应瞄准较广泛的有潜力客户。如旅行社、航空公司、本地公司的行政秘书或者那此能影响他人入住我们酒店的人。

活动结束后，要发封信给所有出席者，以感谢他们的光临或提供的帮助，可以考虑在本地报纸上刊登一则“鸣谢广告”。另外，检查一下签到薄，选择其中一些记入酒店邮寄名单中以便日后安排推销活动直接邮寄宣传品。

注意点：有的客人是被邀请参加室外仪式和午宴，有的只是参加晚宴，有的则全部参加。这应视酒店实际情况而定。

下面是请柬、回执卡和入场券的样本：

（请柬）

（回执卡）

（入场券）

另外，对于那些酒店邀请免费入住酒店的客人，还应附上一张免费住宿卡：

（免费住宿卡）