应用文写作
2020-03-03 08:03:00 来源：范文大全收藏下载本文
应用文书的格式
为便于信息的传递、接受和处理，应用文书大都有固定的书面格式和内在结构。书面格式，是应用文书的外在表现形式；内在结构，是应用文书内容的组织构造。在本章中，我们分别对三大类型应用文书的书面格式作概要介绍。
第一节公文的格式
程式化是公文的特征之一。公文的程式化，在很大程度上通过书面文字材料形成的相对固定的格式来表现。
根据《国家行政机关公文处理办法》的规定，公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、印章、成文日期、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
一份完整的公文，由文头、主文、文尾三部分组成，公文格式主要是这几部分内容的组成与写作规定。公文格式如图2—1所示。
一、文头格式
公文的文头，又称版头，包括文件名称、发文字号、签发人、紧急程度、秘密等级和份号等项内容。位于公文首页上端，一般约占A4型公文纸的1/3或2/5面积。
(一)文件名称
文件名称，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”两字组成。如“××省人民政府文件”、“ ××市商业局文件”。
(二)发文字号
发文字号又称发文号、文号、文件字号，是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。位于文件名称下，间隔线上面居中位置，紧靠间隔线。发文字号使用与正文相同的字体。
一定范围内的最高领导机关，须对自己所辖的机关和单位的发文机关代字，统一编定，以免重复、混乱。编后要保持稳定。
发文字号由发文机关代字、年份、序号三部分组成。发文字号中三个部分的书写顺序是：先写发文机关代字，接着是年份，最后是序号。如“粤科院字［2000］14号”，表示是广东省科学院在2000年度内发的第14号文。
发文号中的年份，要用阿拉伯数字完整书写，用括号括起来，不要把“1992”简化为“92”，括号须用方括号“［］”，不能用半圆括号“()”。
联合行文的发文字号，只标明主办机关的发文字号。
发文字号的作用主要有三个：一是便于登记；二是便于分类、归档；三是便于查找、引用。
公文文头和主文部分用一条较粗的红色横线分开。这条横线称为“间隔线”。党内文件的间隔线正中印一颗红色五角星，行政机关公文不印红星。
(三)签发人
上报的公文应当在首页注明签发人姓名。“签发人”是指批准发出公文的机关领导人。签发人姓名的位置在发文字号的右侧空两字位置处：写上“签发人”，加冒号，后写其姓名。只有上行文才需注明签发人。
(四)秘密等级(密级)
秘密等级是指公文内容涉及秘密程度的等级。《中华人民共和国保密法》将秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。秘密等级注在版头左上方，并标明保密期限。秘密标志为★，无密不标。前标密级，★后写保密期限，如“机密★5年”。“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。
(五)紧急程度(急度)
紧急程度是指送达和办理公文的时限要求。紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”；紧急电报应分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。紧急程度一般写在公文首页左上角密级之下。
(六)份号
份号，又称编号，是标记一份具体文件在该文件总印发数中的实际编号。一般文件不印份号，绝密、机密公文要印份数序号，按号登记分发给收件人。份号应标在公文首页左上角。
二、主文部分
公文的主文，是公文最主要的部分，其格式包括标题、题注、主送机关、正文、发至级限、附件、发文机关、签署、印章和成文年月日等内容的规定。
(一)标题
公文的标题即公文的名称，公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。标题一般不加书名号。
完整的公文标题由发文机关名称、公文事由(或公文主题)、公文种类三部分组成。发文机关名称即发文机关标识，应当使用发文机关全称或规范化简称。
公文标题的三个部分，有时可以省略除文种外的一个或两个部分。标题，一般使用“关于”这个介词结构。关于公文标题的排列，须注意下列事项：一是在移行排列时不要将结构紧密的词语拆开跨行排列，以保持词语的相对完整。二是要保持标题的居中、对称和醒目。有关标题的形式，本书在第五章思路与结构中另述。
(二)题注
题注即注释、说明标题的文字。它位于标题之下、主送机关以上，一般用来注明法规性文件或经讨论通过文件的法律程序、会议时间、地点。题注的字号一般比标题小，但不能比正文字号大。有的题注用括号括住，有的用破折号标识。
(三)主送机关
主送机关，又叫做“抬头”、“受文机关”或“上款”，是指公文的主要受理机关。 主送机关写在正文之前，标题之下，顶格写，尾加冒号。如主送机关不止一个时，应按其性质、级别或惯例依次排列，中间用顿号(类间用逗号)断开。
普发性下行文，主送机关较多，一般使用泛称，如“校直属单位”。
上行文的主送机关一般是一个。请示、批复、意见、函的主送机关只能是一个。一些行文方向不定，没有特指主送机关的公布性公文，如公告、通告及一部分通知，则不写主送机关。
(四)正文
正文是公文的核心部分，用来表述公文的具体内容，除个别极简短的公文外，正文内容一般分开头(又称原由或引据)、事项、结尾三部分。正文内容因文而异，具体撰写要求将在以后介绍。
正文内容较多时，可以分段写，也可以加分层序码表示各层之间的关系，分层序码的规范顺序依次是：“一”、“(一)”、“1”、“(1)”。
(五)发至级限
发至级限指文件发至层次，一般写在正文后，落款的左上方，也可将其放在主题词上面、落款的左下前部附注的位置。发至级限要用圆括号括上。
(六)附件
附件是公文正文附属材料的顺序和名称的标注。
附件是公文的组成部分，指随文发送的文件、报表、材料等，作为正文的补充说明或参考材料。不是所有公文都需附件，根据需要而定。
附件必须写所附内容的标题或名称，如果件数较多，应注明顺序和名称。
“附件”写在正文之后，发文机关的左前方，空两格，并加冒号。
有的公文，附件只发给主送机关或部分抄报、抄送机关，若碰上此类情况，则应在附件后注明。
有的公文是专为报送一份材料或专为批转、转发、颁发某个文件而拟制的，被批转、转发的文件是公文的主体，正文只起按语或说明、批准、发布的作用，正文内本已写清这些文
件、材料名称，因此不必再写“附件”。
(七)发文机关
发文机关，是公文的作者或发出单位。发文机关要写全称或规范化简称。若是联合行文，主办机关排列在前。
(八)签署
由签发文件的领导人在公文正文落款处的签字或盖章叫签署。签署在发文机关位置，于领导人职务名称后空一格书写。签署后，公文以领导人名义向外发出。签署和印章一样，都是文件生效的标志。
签署多用在各级机关发出的命令、议案等文件上。
(九)成文时间
成文时间又称署时，以领导人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准；电报以发出时间为准；会议通过的公文，以通过日期为准；法规性公文，以批准日期为准，或以专门规定的具体生效、开始执行的日期为准。
成文时间关系到公文的时效。成文时间要用汉字完整书写年、月、日，不应用阿拉伯数字书写。成文时间，一般位于正文尾发文机关名称下一行右侧位置，会议通过的文件，成文时间在公文标题下的括号中作出说明。
(十)印章
公文，除会议纪要和以电报形式发出的以外，都应加盖印章。印章是机关最权威的代表形式，是公文效力最权威的凭证，是发文机关对公文负责的标志。印章要端正、清晰地盖在成文时间年、月、日的上方。上不压正文，下要压年、月、日。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章。
三、文尾部分
文尾部分格式，包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、附注和页码等内容的规定。
(一)主题词
主题词，是经过规范处理的用来标引公文主题内容的词或词组，其主要作用在于方便电脑存储和文件检索。
根据《国家行政机关公文处理办法》第10条规定，公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。
主题词的位置在抄送机关上方。标引主题词需使用主题词表。
标引主题词要注意三点：
1、要掌握选词原则。要选用最能反映公文主题内容的词语。一份文件的主题词，一般不超过5个。其标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文种的词。各主题词之间空1格，不写标点符号。如《国务院关于加强水土保持工作的通知》，先标类别词“水利”，再标类属词“水土保持”，最后标上文种名称“通知”。一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。如会议纪要《听取全国财政工作会议情况和全国打击走私工作会议准备情况的汇报》，先标反映第一个主题内容的类别词“财政”，再标类属词“税务”；然后标反映第二个主题内容的类别词“公安”，再标类属词“缉私”，最后标“会议纪要”。
2、要使用主题词表。国务院办公厅秘书局印发的《国务院公文主题词表》(1997年12月修订)，由15类1 049个主题词组成，分为主表和附表两大部分。主表有13类715个主题词，附表有2类298个主题词。词表分为三个层次。第一层是对主题词区域的分类，如“综合经济”、“财政”、“金融”类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如“工交”、“能源”、“邮电”类中的“工业”、“交通”、“能源”和“邮电”等。第三层是类属词。第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。有些上级机关(如省、市等)也印发与《国务院公文主题词表》相配套，且适合自身实际的公文主题词表，要求下级机关使用。
3、主题词的标引，应坚持“谁办文，谁标引”的原则。
(二)抄送机关
抄送机关，是除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当写全称或规范化简称、
统称，按机关性质和隶属关系情况依次排列。其位置在主题词下，印发机关之上。
(三)印发机关、印发日期和印数
印发机关，即印发公文的机关，要写全称。印发日期，即印发公文的日期，一般写公文送印刷厂之日或发出之日。
印发机关和印发日期位于末页页码上端，在同一行。前面顶格写印发机关，最后写印发日期。
印数，是指公文的实际印制份数，位于印发时间的正下方，写“共印××份”，用圆括号括上。
(四)附注
附注用于说明其他项目不便说明的事项。如说明有关引文的出处；解释有关名词术语。发至级限，有时也以附注的形式来说明。“请示”应当在附注处注明联系人姓名和电话。附注应当加括号标注。
(五)页码
页码，即公文的页码顺序，在一页公文的最下端。
四、公文格式以外的其他规定
(一)公文用纸规格
2000年4月国务院办公厅秘书局新颁布的《国家行政机关公文格式》规定，公文用纸一般采用国际标准A4型纸。国家新闻出版署新修订的《图书和期刊开本及其幅面尺寸》规定，从2000年开始，图书期刊一律采用国际标准A4型纸，取消常用的16开纸型。国际标准A4型纸，210 mm×297 mm。国际标准化组织在1975年制定书写纸的规格标准为A4型。
(二)排印
公文排印，一律从左而右横排、横写。少数民族按其习惯书写和排印。字距、行距自定，眉边留空要恰当，一般是上空白宽于下空白，左空白宽于右空白。横排的公文在左侧装订。
(三)字号
公文中印刷字号，一般按发文机关名称、大标题、小标题、正文及附件项目顺序，依次从大到小选用。
发文机关名称一般用高22毫米，宽15毫米的黑变体字或初号宋体字。
公文标题一般用二号宋体字；小标题、主题词用三号宋体字；秘密等级、紧急程度用三号宋体字。正文、主送机关、抄送机关、附件等项，采用三或四号仿宋体字。
第二节法规与规章和杂体文书的格式
法规与规章文书和公文的格式明显不同。法规与规章文书没有文头、文尾两部分，它们的内容大致包括标题、题注、正文；正文表现形式则为章断条连式或条文并列式结构。
杂体文书也没有公文那种文头、文尾部分。杂体文书文种类型多，内容和形式表现不一，但总的来说，除经济文书、诉讼文书讲求一定的格式性外，其余杂体文书的内容结构，皆呈现较强的灵活性、多样性。书面的表现形式，有表格式、文章式、书信式，也有条文式。
这两大类应用文书的格式将在以后的具体章节中作专门介绍，这里不赘述。
【复习与训练】
一、名词解释
1、发文字号
2、主送机关
3、发文机关
4、抄送机关
5、附件
6、签署
7、主题词
1、一份完整的公文格式，是由______、______、______三大部分组成的。
2、文头又称版头，是由文件名称、发文字号 ______、______、______和紧急程度等项目组成。
3、发文字号由______、______、______三部分组成。
4、秘密等级分为______、______、______三级，密级的位置在文件名称的______。
5、公文的紧急程度分______、______两种，位置在“秘密等级”的______。
6、签发人指______。
7、完整的公文标题是由______、______、______三要素组成的。
8、标题中除______、______名称加书名号外，一般不加标点符号。
9、公文附件的标注位置，在正文之后、成文时间之前，且得注明附件的______和______。
10、公文印章位置是上沿______，下沿______。联合行文，上报的盖印章，下发的盖印章。
11、标注主题词应以______和______为依据。
三、简答题
1、根据《国家行政机关公文处理办法》的规定，公文一般由哪些部分组成？
2、上报公文签发人的姓名写在何处？如何标注？
3、受双重领导的机关上报公文，可能出现下列三种情况：(1)写明两个主送机关；(2)只写一个主送机关；(3)既写主送机关，又写抄送机关。问：哪一种选择对？为什么？哪些选择错？为什么？
4、公文的成文时间应如何确定？
5、主题词的标引步骤是怎样的?
6、主文与正文有何区别？
四、病例析改
1、试析下列标题(发文机关略)的毛病，并予以改正。
(1)关于禁止赌博的处罚通知
(2)自然科学奖励条例
(3)关于撤销鲜花县设立鲜花市的请示
(4)关于进一步管好、用好留成外汇的决定
(5)关于水灾恢复工作的报告
(6)机构调整问题的请示
2、试指出下列各发文字号的毛病，并予改正。
×府办字［1999］十四号×府办字(1999)14号
×府办字［00］14号×府办字［一九九九］14号
［1999］×府办字14号×府办字［2000］14
3、试指出下列成文时间写法的毛病，并予改正。
(1)2000年10月13日
(2)2000年十月十三日
(3)00年拾月13日
4、试指出以下公文格式的毛病。
× ×市 府 公 文［紧急］
(88)×府发
21号
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××市人民政府严厉打击非法出版活动的通知
当前，我市一些地方非法出版活动十分猖獗，传播有害书刊和音像制品。这类出版物内容腐朽，大量宣传凶杀、色情和迷信，对群众特别是青少年的身心健康危害极大，严重地影响了社会主义精神文明的建设，破坏了社会安定，已成为社会一大公害。对此，各级政府应采取有力措施，严厉打击非法出版活动。现将有关事项通知如下。
(以下略)
××市人民政府
1988年×月×日
主题词：出版通知
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报：(单位略)
送：(单位略)
___________________________________________________________________________________
一九八八年×月×日×市人民政府办公厅印
(共印500份)
五、阅读题
1、阅读本章课文。
2、阅读报刊上的一些公文，注意其格式特征，并将所学的公文格式知识与其作对照。
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