备用金制度

关于发布《外地分公司备用金管理制度》的文件

公司各部门：

为提高外地分公司日常工作效率，合理分配资源，特制定本制度。本制度适用于所有外地分公司。具体管理细则如下：

1、备用金持有人范围：外地分公司负责人或外地分公司行政人员，每个分公司只有一人可持有备用金。

2、备用金使用范围及要求：

2.1外地分公司需建立《备用金使用台账》（附件一），记录备用金详细使用情况； 2.2外地分公司小额采购，采购总额低于500元的，可由分公司负责人签字审批后，使用备用金购买；

2.3外地分公司紧急采购任务，采购额度大于500元的，需将分公司负责人及VP签字的申请单提交给营销管理部，并注明“申请使用备用金”。营销管理部审核采购必要性，并签字同意后，分公司即可使用备用金进行采购；

2.4每月最后一个星期需将本月备用金使用部分进行报销； 2.5上次备用金全部报销冲抵完成后方可申请下次备用金；

2.6每月最后一个工作日将本月《备用金使用台账》交由营销管理部备案。

3、备用金借款额度和周期：

3.1备用金借款额度：不高于5000元；

3.2备用金借款周期：原则上借款周期不得低于1个月，且需将上次备用金借款报销冲抵完成后，才允许申请下次备用金。

4、备用金借款流程：

4.1由外地分公司负责人或行政人员在财务系统上提交“借款单”，借款人填写的收款账户需为公司备用金专用银行卡，只做备用金进出使用；

4.2由部门领导、分管高管、财务负责人在财务系统上审批通过，财务负责人重点审核该分公司上次备用金借款是否已冲抵完成；

4.3提单人将审批过的借款单电子版发送给营销管理部； 4.4营销管理部将单据内容备案，经分管高管手签后递交财务； 4.5财务根据单据信息办理付款。

5、备用金报销流程： 5.1借款人根据备用金实际使用情况，将当月需报销的费用分好类别，填报一张“日常费用报销单”冲抵相应的借款，将对应的发票、采购申请单复印件、银行卡流水清单整理并贴好后，寄给营销管理部；

5.2营销管理部将发票、采购申请单、银行流水和对应的报销单整理好进行备案后，上交财务进行报销。

5.3报销发票不符合公司财务规定的，财务将不予报销冲抵备用金。

6、备用金使用人员需严格遵守以上制度，违反以上任意条款达三次者，则取消该分公司的备用金。

7、本制度由公司营销管理部负责解释和修订。

8、本制度自下发之日起实施。