第七章办公室礼仪

2020-03-02 18:31:01 来源：范文大全收藏下载本文

第七章办公室礼仪

办公室礼仪是一项实用性很强的礼仪，即工作人员在日常工作中得以公认、必须遵循的礼仪规范。现代社会是一个越来越重视合作和交流的社会，在现代快节奏工作条件下，需要人际关系得和谐，更需要礼仪的润滑。因而，掌握办公室礼仪也是人们工作的重要内容。

第一节办公室礼仪的内涵

一、办公室礼仪的含义

办公室是人们开创事业、掌握信息、增进友谊、实现价值，与上司和同事为了同一目标共同奋斗的场所。因此，在办公室里是有准则可循的。所谓办公室礼仪，就是指人们在办公室里进行公务洽谈、协商、交接过程中以及与其他工作人员交往时，所要遵守的一系列礼仪要规范和准则。

（一）办公室礼仪是人们工作活动必须遵循的礼节

在任何机关、团体、企业和事业单位中，都有各种各样的办公场所。办公室作为一个单位对内对外的“窗口”，既是工作场所，也是进行公务洽谈、协商、交接场所。因此，办公室礼仪既是处理日常事务的工作需要，也是社交的需要。现代办公室礼仪，不论是对本部门、本单位的办公、服务、发展等工作，还是对工作场所人员本身的生存和发展，都具有重要的作用。因此，办公室礼仪是办公室工作人员所必备的。

（二）办公室礼仪是现代办公文明的展现

礼仪是一种高尚、文明、令人赏心悦目的行为。办公室人员讲究礼仪对本人、对单位都有着特殊重要的意义。对人热情诚恳，办事耐心周到，态度以诚待人，不卑不亢，内外一致，既可以显示出对他人的尊重，也可以显示出本人的品德修养，更可以显示本单位的优良作风。只有这样的以礼待人的行为方式，才能很好的发挥办公室的重要的作用，才能成为真正的优秀的“窗口”。

（三）办公室礼仪是一种工作交往的艺术

办公室是一个重要的工作场所，它是沟通上下级、联系内外的枢纽和中转站。单位领导的通知、指示，本单位的工作计划通过办公室下达。所属单位执行和运作情况，要由办公室了解，并向领导汇报。在本单位部门之间，办公室发挥着平衡、协调的作用。它并不承担本单位的具体业务工作，而是要全面了解、联系、沟通各部门的工作。办公室还要接洽所有外部事务，给领导发挥重要的参谋、助手作用。正因为办公室在工作及交往中有如此重要的地位，所以，在办公室里运用好礼仪就显得尤为重要。

二、办公室礼仪的特点

办公室是现代社会最为典型的工作场所，是单位或机关中为其领导工作服务的综合办事机构，在单位或机关发挥着承上启下、协调关系、统筹全局的重要作用。因此，办公室礼仪具有自己的特点。

（一）强调同事之间的平等

平等性是办公室礼仪的一个重要特点。在办公室里，同事之间是平等的、相互合作的关系。特别是在人格和尊严方面没有高低之分，只有职位的高低和分工不同。因此，对待上司、同事、下属要一视同仁，给予同等程度的礼遇，不应因对方的身份、地位、职务以及与自己的关系亲疏远近等方面的不同，而厚此薄彼区别看待。

（二）对他人的尊重

在办公室里，必须以相互尊重为前提，尊重他人的人格，尊重他人的劳动，不妨碍或损害他人的利益。在工作上对人要诚心诚意，做到宽厚、宽容、大度。在办公室的人际交往中，也要以尊重为原则，对待上司要尊重，有事多请示；对同事要尊重，密切合作关系；对下属更要尊重，加强团队精神。只有人与人之间彼此尊重，才能保持和谐、愉快的人际关系。

（三）促进人际关系和谐

在办公室这样一个特定的场合和人群中，人际关系错综复杂。其中包括与上司之间的关系、与同事之间的关系、与下属之间的关系、与同行之间的关系和与客户之间的关系等等。关系多而繁杂，必须认真处理好，这就需要工作人员能掌握好这些人际关系的处理方法和原则。实际上，办公室礼仪就是实现各种各样人际关系和谐的行为规范。人际关系的处理是办公室礼仪的核心部分，通过分析各种人际关系的实质内容，抓住处理关系的关键点，理顺人际关系，促进关系的和谐。

（四）提高工作的有效性

办公室礼仪是通过协调人际关系，提升个人能力，进而促进工作顺利发展。所以办公室礼仪可以为办公室工作人员提供工作场所的行为标准。这样就可以使你在工作中避免一些不必要的麻烦，可以让工作更为顺利地开展。办公室礼仪可以让你了解到一些具体问题的处理方法，面对不同的工作情境用不同的方式来协调，这是在办公室中的人所必须具备的一种生存技能。因此，掌握办公室礼仪可以更好地处理各种关系，使自己的工作能达到事半功倍的效果，充分有效地发挥自身的优势。

三、办公室礼仪的作用

对于办公室的工作人员来说，了解基本的有关办公室工作的礼仪知识，不仅是做好本职工作的一个重要的保障，也是越来越注重交际的现代社会的要求。因为办公室礼仪对于自身的修养、工作的确立和单位的发展都有着很重要的作用，所以，办公室礼仪受到越来越多的重视。

（一）优化办公环境

在办公室里，个人与工作环境的协调要以“礼仪”作为桥梁，个人的“礼仪”影响办公室的其他工作人员的工作，而其他工作人员的“礼仪”也影响个人的工作。要想让自己工作舒心，环境发挥着重要的作用。同样，办公室里的人文环境也是非常重要的，办公室成员的行为具有强大的约束力、推动力和感染力，人人讲礼仪，人人懂礼貌，使人很自然地接受其教育和感化，使行为举止文明规范。这样就会在办公室里形成良好的工作作风，优化办公室环境，实现文明办公。

（二）提高个人综合素质

在文明的办公环境下，良好的工作风气可以使人精神振奋，心情舒畅。能充分调动和发挥大家的主动性、积极性、创造性，使各方面的工作得到顺利开展，对实现工作目标，完成任务起着推动作用。特别是在办公室这样一个公共场合中，礼仪行为将直接体现一个人素质和修养。“该讲礼的时候你不讲礼，人家说你没有教养；不该讲礼的时候你讲礼，人家说你装洋蒜。”也就是说在该讲礼仪的时候就应该知道怎么去做，而不是“不知者无罪”；不该讲礼仪的时候就不能还是死板教条的按照礼仪来进行，那样会引起别人的反感。办公室礼仪有助于提高个人的礼仪修养，使自己在工作中游刃有余。行为体现素质，办公室里行为的选择直接体现个人的思想和素养。

（三）促进事业顺利发展

学习办公室礼仪就是从自己的职业出发，通过协调人际关系，创造良好、文明的工作环境，进而促进事业顺利发展。有调查显示在成功人士中，大约有85%的人是依靠人际关系来取得成功的，只有15%的人才是依靠自己的专业技术取得成功的。也就是说在成功的过程中，人际关系所起到的重大的推动作用，是个人的专业技术所达不到的。和谐的人际关系能够促进事业的更快发展，办公室内部良好的人际关系与工作效率密切相关，所以掌握办公室礼仪，可以为以后事业的成功和人际关系的拓展奠定基础。总之，办公室礼仪的学习有助于我们尽快的适应工作，营造文明的工作环境，构建和谐的人际关系，创造舒适的工作场所。同时，也有助于工作人员在工作中避免不必要的麻烦，提高工作效率。

第二节办公室常规礼仪

一、着装礼仪

一个人的外表给他人的印象是十分深刻的。就企业而言，企业员工的着装与服饰，反映着员工的精神面貌及企业的活力与生机。就员工个人而言，企业员工的着装与服饰是否得体，则会直接反映其道德修养、审美意识和对事业所持的人生观、价值观，以及对工作的热情和责任感等。在办公室里服装发挥着重要的作用，得体的着装将迅速拉近与他人的关系，树立良好的职业形象。办公室的着装礼仪分为三部分，包括着装的整体要求、着装的具体要求和着装的禁忌。

（一）着装整体要求

办公室里的着装不仅体现个人的形象，也体现公司的形象。因此，办公室着装要求得体整洁。办公室着装应当整齐，不允许又折又皱，不熨不烫；着装应当完好，不应又残又破，不允许穿打补丁的旧衣服；着装应该干净卫生，对于各类服装，都要勤于换洗，不应允许其存在明显的污渍、油迹、汗味与体臭。

日本的著名企业家松下幸之助从前不修边幅，也不注重企业形象，因此企业发展缓慢。一次理发时，理发师不客气地批评他不注重仪表，说：“你是公司的代表，却这样不注重衣冠，别人会怎么想，连人都这样邋遢，你的公司会好吗?”从此松下幸之助一改过去的不良习惯，开始注意自己在公众面前的仪表仪态，生意也随之兴旺起来。现在，松下电器的种类产品享誉天下，与松下幸之助长期率先垂范是分不开的。通过这个例子可以看出服装的穿着得体在工作中的重要作用。当穿着不得体不整洁的时候，往往让其他的工作人员产生反感，不愿意与你一起合作，也让你的上司很难放心地将工作交给你。因而，在工作场所、在办公室里，要注意着装的得体整洁，给自己一份信心，给别人一个好的印象，可以让别的工作人员感受你的工作态度和工作效率，能提高自己的信任度。

（二）着装的具体要求

个人的具体着装在工作中发挥着重要的作用，主要是因为它体现着每个人的精神面貌与工作态度。如果在工作中对自己的着装掉以轻心，将直接影响到其所在单位的整体形象。在办公室着装，不同的工作场合有不同的要求。

1、统一工作服装

单位有工作服装的，应按照规定正确地穿着工作服装。现在不同的行业，根据职业特点设计统一着装，不仅有助于公司职员形象整体性地体现，而且有助于增强员工的内心责任感、荣誉感，激发员工的工作热情。工作服装是为体现身份或者方便工作的服装，因此工作服装只适合在工作岗位上穿着，下班后应立即换上便装，不要穿着工作服逛街、就餐、娱乐，尤其是公职人员更要注意。在工作服的穿着方面还有一个容易被忽视的细节：常有餐厅工作人员，甚至是厨师穿着工作服进出公共厕所。这样不仅会令顾客对餐厅的印象大打折扣，也是不符合食品卫生规范的。此外，美容、餐饮等对卫生要求较高行业的从业人员，去公共厕所前也都应先换下工作制服。而且也不要穿着工作服到商场、车站等人员密集的场所。

2、常规服装

在办公室里着装，如果没有统一的工作服装，男性应以西装为首选，女性应当以大方得体的职业套装为首选。

（1）男士的着装。男士在办公室工作，穿戴要得体，着装要规范。所谓得体，就是恰到好处，美在其中。所谓规范，就是着装要合乎准则，符合要求。在办公室里，正确的着装会给人“精神抖擞、意气风发”的感觉，充分显示出你是充满信心的一个人。而不得体的着装，则会给人—种涣散萎靡，对工作和生活缺乏热忱、缺乏信心、缺乏责任感的不良形象。因此，男士在着装方面必须引起高度重视。现在很多企业都规定，男士上班必须着西装、打领带、穿皮鞋。这充分说明男士在办公室着装方面已经引起高度重视。

（2）女士的着装。女士在办公室工作时，得体的着装与服饰，会给人精明能干、落落大方、可以信赖的感觉。现在大多数女士都很会打扮，但是上班不同于休闲时间，不同于社交活动，穿着打扮不可以随心所欲。因此，女士在办公室工作的着装与服饰要求，要以着套装和套裙为宜。有调查显示，80%的人认为女士在办公室穿套装是合体的。女士在着装的颜色选择上，应以单色为宜，图案以小花为宜。

（三）着装禁忌

在办公室着装不得体，往往很容易让人把你的穿着和你的工作能力联系起来，在评价你的时候，容易引起误会，比如说“他这个人的工作能力和他的穿着一样糟糕。”因而，需要时刻注意自己的着装。在办公室里有一些着装的问题是必须注意的：女性不要穿超短裙或过分“露、透、瘦”的服装；男性不要穿背心、拖鞋到办公室；进入办公室注意把帽子、大衣和手套脱掉；在办公室工作期间，不论男女都不能穿大衣、风衣；夏天不能赤脚，不能穿着拖鞋，穿凉鞋时一定要穿袜子；不能穿无跟鞋。

女性在工作场所还应该注意以下问题：虽然女性应该保持年轻的心态，但是在工作场合还是应该保持一定的稳重形象，不宜为了使自己看起来年轻而“过分打扮”。例如，以可爱款式的“娃娃装”来装扮自己。特别是夏天的时候，许多女性工作者不够注重自己的身份，穿着颇为性感的服饰。在这样的情况下，你的智慧和才能便会被忽视或埋没，甚至还会被看成轻浮。因此，再热的天气也应注重自己仪表的整洁大方。其实，成熟、职业化的服装更容易被大家接受和认可。目前，很多企业都已经对企业员工的着装作了具体的明文规定，员工的着装问题已经成为现代企业文化的重要窗口之一。因而，在办公室中对于穿着服饰应给予足够的重视，不能因为自己的疏忽，而影响个人形象和企业形象。

二、举止礼仪

举止就是人们在外观上可以明显地被察觉到的活动、动作，以及在活动、动作之中身体各部分所呈现出的姿态。在一般情况下，它主要是由人的肢体呈现出的各种体态及其变化所组成。人的举止往往表露着人的思想、情感以及对外界的反应。所以，作为公司的工作人员就应该时刻注意自己的举止。

（一）行为举止要规范

在办公室中，举止行为的选择不仅体现着个人的修养，也体现着公司的精神面貌。因此，在办公室基本的举止姿势要规范。

1、站姿

站立时要头正、身直、收腹、挺胸，双手自然下垂或体前相搭。站累了可以调节姿态，把身体中心轮流放在两腿上，也可以轻轻地倚在某物体上。

2、坐姿

坐下时要轻坐、轻起。女性落坐更要轻稳，如果是裙装要收拢一下裙子。坐姿要正直、自然、放松。

3、走姿

行走时步幅要稍小，动作要轻捷、稳重，从容不迫，不要奔跑，步幅不要过大，脚底不要蹭地面，走路不要左顾右盼东张西望，拐弯处要放慢速度。

4、进出房间

出入办公房间时，要轻轻的把门关上，不要用力过大。进别人办公房间时，不论房门是开或关，都应当用手指关节轻轻叩门，得到答应后在进入，不可贸然地进入。

5、持文件姿

办公室礼仪要求在携带文件时，以左手支持，放在胸部左侧，再以右手抓扶文件。不要双臂交叉将文件抱在胸前，更不要将文件挟在腋下。

6、致意礼仪

礼貌地致意是人们见面时必须遵守的礼节，它会给人一种友好愉快的感受，在办公室内常见的致意礼有点头礼、握手礼和鞠躬礼。点头礼是向长者、领导、同事及客户表示致意和打招呼，行礼时必须充满诚意。点头时面部要略带微笑，两眼正视对方。如果是坐着行点头礼时，应微微欠身以表尊重。行握手礼要注意次序、握手的力度适中。鞠躬礼是为了表示对上司和同事的尊重，鞠躬时要面带微笑，角度适中。

在工作中人们常会忽略一些基本的手势礼仪，常常因一个小动作不规范而失礼，暴露出自己礼仪修养的不足。例如，最常用的举手示意手势，却常被不规范地使用，显得对人有失敬意。当你接待和引导客户时，正确的示意手势应该是除拇指外四指合拢，伸出手掌用指尖所指的方向示意。不能直接伸出食指，用一个指头来引导或指示，尤其是在相互介绍的场合，最忌讳用一个指头指着人向第三方介绍。此外，一些人习惯性地用手中正在拿着的笔，指点对方或做示意，这是不礼貌的，也是不符合礼仪规范的。

（二）对外接待要真诚热情

在对外接待活动中，要始终保持真诚热情。对于来访的客人，不论对方来的人多少，来人地位高低，都要以礼相待，做到“来有迎声，问有答声，走有送声”。

1、迎宾

见面致礼时要及时、主动。需要介绍时大方得体，需要握手的时候，及时恰当。

2、问候

问清楚对方的身份、来意，根据客人的需要适当安排，自己能办理解决的，就尽力办理解决，不能办理的就应该向有关人员转达。

3、交谈

交谈时要认真倾听，积极交流，不能出现“看人下菜碟”的情况，对于来访的客户要一视同仁，不能“门难进，事难办，脸难看”。

4、送客

客人离开的时候，要热情以礼相送，让客人满意而归。

（三）对外活动文明要谨慎

对外活动要注重举止合乎礼仪。一个人的举止不仅是个人形象的代表，更重要的也是一个公司形象的展现。

1、准时达到参加对外活动的时候要及时到达，养成守时的习惯。如果参加会议最好比预定时间早到5分钟，这最能体现效率原则。

2、热情大方

举止文明，热情大方。在遇见同行时，要主动积极地打招呼、握手，避免不予理睬。而且态度要大方，热情文明。

3、行为得体

在整个活动过程中，行为要得体。例如需要交换名片，要及时准确地用右手或者是双手交换，切忌用左手。

4、表达谢意

在活动中，对对方的到来或主办活动充分肯定，并真诚表示感谢。

5、积极汇报

活动结束后，要积极的向有关领导和部门转达活动的主题和相关文件或很好地落实。

只要能熟练地掌握以上的举止礼仪知识，就可以使自己在办公室中表现得更加出色，与同事很快拉近距离，避免许多因不当的举止而引起的不必要的误会，有助于提高个人的形象，也能提升个人的素养。

三、言谈礼仪

言谈礼仪是办公室人际交往的一个重要环节。恰当得体的言谈能有效地融洽人际关系，所以在办公室里尤其要注意言谈方面礼仪。

（一）语言规范

在办公室里，言谈交流要注意用语要高雅文明，熟练地掌握和使用谦敬语、客套话等，准确礼貌地使用各种称谓。说话的时候要把语调降低，音量不大不小，声调不高不低，这样可以让别人感受到你的沉着稳重，提高你的工作效率。说话语速要缓慢一些，吐字清晰，这样可以让你的表达清晰明了，让同事放心地与你合作，也让上司放心地将工作交给你。不说脏话、脏字，不说禁忌语，不嘻嘻哈哈，不随便开玩笑。

(二)态度真诚

在办公室的交谈中，讲话口气一定要平等待人，亲切谦和。不要端架子、摆派头，以上压下，以大欺小盛气凌人，随便就教训别人或者指责别人。如果你要人家遵照你的意思去做事，用商量的口气会比较容易接受。譬如有一位主管要求属下做事时，应该用着商量的口气说：“你看这样做好不好呢？”他虽然站在发号施令的地位，可是他懂得人人都是不爱听命令口气的，所以尽量不用生硬的态度。

（三）表达流畅

在办公室里与别人交谈时，内容要简单化、条理化。这样就可以使你的表达有条有理，思路清晰。应力求言简意赅，简单明白，节省工作时间。长话短说，废话不说，不要没话找话说，也不要总是喋喋不休的说一点小事。繁言无要，要言不繁，是办公室言谈礼仪中的一条重要原则。信口开河、放连珠炮，都是不好的说话方式。信口开河并不表示你很会说话，相反，证明你说话缺乏热诚，不负责任。至于说话像放连珠炮，那只有使人厌烦，因为你一开口，别人就没有机会启齿了，结果当然是自讨没趣。

（四）善于倾听

在办公室里作一个冷静的倾听者，不但会受人欢迎，而且还逐渐知晓许多事情，让你迅速熟悉自己的办公场所。话多不如话少，话少不如话好，多言不如多知，即使千言万语，也不及一件实事留下的印象深刻。多语会给人留下一种虚浮、不稳重的感觉，但是作一个倾听者，必须注意认真分析自己所获得的信息，以防被误导。

（五）交谈要注意互动

在办公室不管你和公司内部人员还是和客户交谈，都要注意与对方的言语、情感的互动和交流。当你与别人谈话的时候，如果你只是一大套一大套地把自己想好的话讲出来，而不了解对方的看法和兴趣，不能观察对方对你说的话的反应，就不能及时地了解对方心里的真实想法，也就不能让对方及时地了解你的想法，那么你的交流就是失败的。因而，在整个交谈过程中，要时刻注意并保持与交谈者的互动。

（六）言谈禁忌

在办公室这样一个公共的环境中，言语表达的不恰当，可能会引来麻烦，因而在交谈的过程中要注意以下问题不能涉及。

1、工资收入

工资的收入往往就是个人能力和实力的象征，许多人特别是企业工作人员，不愿意向他人透露自己的真实收入情况。所以在办公室谈工资，给别人的感觉就是你在打探他们的底细。

2、私人关系私人关系在这里主要是指个人关系的亲疏。例如在同事面前表现出和上司超越一般上下级的关系，甚至炫耀和上司及其家人的私交。在公司里，很忌讳成帮成派，作为你的上司，他并不想让别人知道他和你的关系，如果你在办公室大谈你们的“亲密”，那么在以后的交往中他就会慢慢的疏远你。同样也必须注意到公司上层领导之间不易察觉的内在矛盾，大放厥词一不小心就会把自己置身其中，成为公司内部矛盾的牺牲品。

3、个人隐秘

你和同事仅仅是工作上的合作关系，是业务的往来。对于同事的隐私或者是自己的隐私都不要主动地探询和泄露，因为那将会影响别人对你的个人评价，也容易被同事所厌烦。特别应注意不要对别人的隐私广而告之。例如，有一个刚刚毕业的小李到一家公司上班，使用的电脑是刚辞职的一名员工的，在小李打开电脑查询资料的时候，不小心搜到了一份私人日记。好奇心促使他打开阅读了，并邀请别的同事一起阅读，于是公司上下很快都知道这件事。本来这件事情大家已经知道的，就是没有明了化，而小李不知不觉中成了这个隐性问题的牺牲者。到最后小李才知道日记中的女主人公就是自己的上司，于是小李就被无情地解雇了。无论是在公司内，还是在公司外，谈论别人的私生活都是极其不礼貌的，轻者给人留下口无遮拦、办事不慎重的印象，重则影响个人素质的口碑。

第三节办公室日常工作礼仪

一、人际关系礼仪

根据哈佛大学、斯坦福研究所和卡耐基基金会所提供的调查报告显示，要找到工作、保住工作或在岗位上得到晋升，85%取决于人际关系，而只有15%取决于技术知识和技能。人际关系礼仪是办公室日常工作礼仪中的重要组成部分。良好的人际关系是舒心工作的必要条件，也是发展工作的所必须掌握的。在工作场所，一般需要处理的人际关系包括与上司的关系、与同事的关系和与下属的关系等等。

（一）与上司的关系

上司往往是自己工作的引导者和指导者，与上司之间关系的好坏将直接影响到个人的工作能否顺利开展。古人云：“伴君如伴虎。”虽然是用来描述皇帝与周围人的关系，但是，在处理与上司关系时，也可以作为借鉴。总之，在处理与上司的关系中，要时刻保持谨慎、细心、全面。

1、明确自己的角色

无论是在工作中还是在日常的交往中，都要明确与上司之间的关系是领导与被领导的关系，时时刻刻对自己的所作所为有所约束。不仅在刚工作的时候要这样，在工作稳定之后也要这样做。在取得上司的信任后，不要忘乎所以，应该更加的本分、努力，做好本职工作。一定不要越过上下级的界线，言辞要时刻注意礼貌，不要在上司面前非议其他的同事，真正的好上司是非常反感你在他面前非议别人的。与领导相处时，应把握好距离，不可太近，不能太远。太近会使人产生“媚上”的感觉，破坏自己的形象；太远会让领导觉得你高傲、冷模、目空一切。因此，必须把握好“度”。

2、尽职尽责

作为一名合格的职员，应该把单位分配给你的任务做好，做一个本分的人。没有一个上司不喜欢工作认真的职员，同时也应该注意，该由上司管的事情，作为下属不应该主动插手；应该上司说话的场合，作为下属不应该抢先说话或说话太多。在工作上需要向上司请示的就请示，该汇报的就汇报，同时也不要超出自己的工作范围，例如，小李在一家外企工作，他知道要在企业中站稳或有良好的发展，必须与上司处理好关系。于是他就密切地关注老板的一举一动。老板是一个外国人，有一次老板感冒了，他就买了感冒药放在老板的办公桌上。老板看见之后，问是谁买的药，这个时候小李以为自己做得贴切，就毫不犹豫地站起来，结果老板却说：“这不是你的职责，你分内的事情做好就行了。”这的确这不是小李的职责，他应该做的就是自己的本职工作，而不是为老板服务。如果你是老板，可以设想一下，有哪个老板喜欢自己被下属监视，自己的一举一动、隐私都被下属洞察。因而在处理同上司之间的关系时，一定要恰当地处理好，要对自己的工作尽职尽责，但是又不能越位。

3、了解上司

在办公场所中，可以通过寻找与上司相同的乐趣、爱好等方式来拉近与上司之间的关系，通过共同的爱好来尽快地熟悉上司。因为共同的兴趣可以使你在短时间内拉近你和上司之间的关系，可以让你更快地了解你的上司。了解上司之后就可以准确把握上司对你的态度和意见，不至于在工作中产生误会，同时也可以掌握更好的办法，准确有效地配合上司的工作，使自己的工作卓有成效。

4、善意对待上司的错误

在给领导提意见和建议时，应该讲究方式、方法。“金无足赤，人无完人”。领导是人不是神，也有说错、办错的时候，作为下属来说，应讲究提意见或建议的方式、方法，既能达到目的，又不使领导反感或恼怒。作为下属对领导的失误不能采取消极态度，应出于公心，敢于陈谏。但是要注意选择适当的场合，利用适当的时机，采取适当的方式，不要急于否定，要因人而异。

5、掌握汇报工作的方式和方法

向领导汇报工作情况时，需要注意：认真准备；遵守时间，不能失约；用语准确，句子简练；语速适中，音量适度；汇报时间不宜过长；实事求是，有喜报喜，有忧报忧；汇报结束后，不能匆匆离开，应注意退场礼仪。

（二）与同事的关系

同事之间工作各有分工，同时又讲究“团队精神”，需要互相配合和协作。因而处理好与同事之间的关系也是十分必要的。

1、透明平等不玩弄权术

在现代社会中，公司里都聚集了高文化高素质青年人才，他们关心的是怎么样才能通过最佳的合作达到资源的最好组合，带来最多的效益。不仅在工作上这样，在生活上也是如此，他们认为这种新型的同事关系是互动互惠的。只有更多的了解，才能彼此和谐相处，并从中享受这种新型同事关系所带来的好处和乐趣。

大家在一起工作，都讨厌那些搬弄是非、玩弄权术或拉帮结派的人，愿意与那些有才气且志趣相近的同事相处。许多行业需要的是团队的密切配合，同事之间时常一起加班研讨，长时间的共处，彼此更为了解，往往成为知心朋友。这点与传统的办公室人际关系完全不同，不应抱着同事是“冤家”的成见互相戒备，因为那样的结果是将使你在工作中难以立足，发展艰难。

2、相互支持加强团队精神

在同事之间，要团结、友好、支持、真诚的互相帮助。在发生误解和争执的时候，一定要换个角度站在对方的立场上想想，理解一下对方的处境，千万不要情绪化，把不该说的话说出来。任何背后议论和指桑骂槐，最终都会在贬低对方的过程中破坏自己的形象，受到别人的排斥。现在单位都讲究团队精神，要正确恰当地处理好和同事之间的关系，使自己尽快地容纳到团队中。单枪匹马的时代已经过去，不善于协作的人，纵然是天才也无法获得真正的成功。

3、交友有度不涉及个人隐私

现代同事的生活方式、思想观念大都比较前卫，许多的隐私不喜欢让别人知道，哪怕是最要好的朋友。所以不要轻易侵入同事的私人“领地”，除非同事自己主动向你说起。在同事看来，过分关心别人隐私是无聊、没有修养的低素质行为。这就意味着你与同事在一起相处，需要掌握交友的尺度，切勿介入他人的隐私。网上调查显示，九成以上的人认为“办公室里隐私不宜说”。隐私本身是一个相对而言的概念，事实上在工作环境下，绝对只谈论公事也是一件不可能的事，同一件事情在一个环境中是无伤大雅的小事，换一个环境则可能非常敏感，所以在“吐露心声”之前，请预想一下自己的言论能否为自己赢得同情或带来危害，保护自己立于安全地带。最重要的是，把握好同事间和平、互助、有距离关系的尺度，以宽容、平和的心态对待别人的隐私。

4、寻找相近的乐趣增加亲密度

当代的企业职员们工作时不怕加班，闲暇时也懂得享受。他们想挣更多的钱，然后让自己的生活过得更有乐趣。因而，在闲暇之余，喜欢与同事一起出去分享快乐，郊游、蹦迪、泡吧等等，内容丰富多彩。所以不妨多找些与同事相近的爱好和乐趣，邀他们一起行动共同分享，借此增加彼此间的了解与亲密。这不仅可以从中获得更多的快乐和放松，缓解内心的压力，更有助于培养和谐的人际关系，促进工作上的友好合作。

5、经济往来 AA制是最佳选择

现代的工作人员，大多有稳定的收入，乐于享受生活。所以同事之间会经常聚会游玩，还会出现各种新型的生活组合，经济上的来往较多。最好的处理方法就是采用AA制，这样同事之间更显平等相待，都没有经济负担，经济上也都承受得起。当然，如果碰上同事有高兴的事主动提出做东，就应该配合对方，聚会时多说些祝贺的话，聚会完毕对同事的款待要及时表示感谢。

与同事相处．只要按规则处世，就会觉得轻松有乐趣，对你的事业和生活会有更多的益处。你完全可以怀着快乐的心情走到他们的中间，成为其中的一员，与他们融为一体。

（三）与下属的关系

曾经有一份调查显示：“仅仅得到上司的赏识，而没有得到下属的支持，那只能说明你成功了一半，没有下属的尊重和支持，你的发展前途是有限的。”这就充分说明在事业发展的过程中，处理好与下属关系的重要性。

1、尊重下属

在员工及下属面前，领导者是一个领头带班的人。尊重下属其实是尊重自己，因为员工们的积极性发挥得愈好，工作就会完成得愈出色，也可以让你自己获得更多的尊重，树立开明的形象。在工作方面有地位和职务的高低，但在人格上都是平等的，因而下属也有独立的人格，领导不能因为工作中的上下级关系就不顾及下属的人格，不能因为是下属就可以随意地指责或让其受到不公正的待遇。“要想得到别人的尊重你就要首先尊重别人。”同样你想得到自己下属的尊重，就应该先尊重他们，使下属变成自己忠实的拥护者，变成自己发展的一个后备团体。

2、宽待下属

领导应心胸开阔，正确对待下属的失礼、失误，要用宽容的胸怀，尽力帮助下属改正错误，而不是单一的批评、处罚，更不能记恨在心挟私报复。对于自己下属犯的错误，要多多体谅，在公司领导面前应该考虑下属的利益，从下属的立场出发为下属多争取机会，而不是仅仅就是指责惩罚。在互相交往中，要注意多使用“我们”来代替“我”，这样可以缓和你与下属职员的关系，使他们感受到你对他们的爱护。

3、深入下属

领导要经常深入群众，倾听他们的心声，体谅他们的困难，了解他们的要求。在合适场合下，领导者应当采取公开的、私下的、集体的、个别的等多种方式引导下属发表意见，了解下属的愿望。这样既可提高领导的威信，又可避免上下关系的紧张化。在遇见问题时要召开部门会议，让员工参与到公司或部门的活动中，体现主人翁的精神。

4、爱护下属

作为领导对下属的长处应及时地给以肯定和赞扬。例如接待客人时，将本单位的业务骨干介绍给客人；在一些集体活动中，有意地突出一下某位有才能的下属；节日期间，到为单位作出重大贡献的下属家里走访慰问等，都是爱护下属的表现。这样做可以进一步激发下属的工作积极性，更好地发挥他们的才干。相反，如果领导嫉贤妒能压制人才，就会造成领导和下属的关系紧张，不利于工作的顺利开展。

二、环境礼仪

如果办公人员走进办公场所时的情绪是积极的、稳定的，就会很快进入工作角色，这样不仅工作效率高，而且质量好；反之，情绪低落则工作效率低质量差。情绪好坏与工作环境密切相关，如果办公区内是整洁、明亮、舒适的工作环境，员工便容易表现出积极的情绪，就会充满活力，工作卓有成效。这就是环境因素对办公人员工作效率的影响。

（一）办公室桌面环境

办公室的环境不仅影响办公人员的工作情绪，也是办公场所形象的代表。特别是办公桌，是办公人员接触最多的地方，使首要的工作环境。

1、办公桌面保持干净整洁

办公桌上禁止摆放与工作无关的个人用品，每天至少做一次保洁，做到窗明几净，地面无污物，桌面无灰尘。办公室的桌椅及其它办公设施，都需要保持干净、整洁、井井有条。这些可以反映工作人员的精神面貌和工作态度。

2、办公用品摆放整齐

办公用品摆放整齐，桌面不得堆放与手头无关的办公用品，个人办公桌及文件柜至少一个月清理一次，无价值或价值不大的东西一律丢弃。办公用品是否整齐，直接反映一个人的工作效率和工作作风。从办公桌的情况就可以看到当事人的状态，会整理自己桌面的人，做起事来肯定也是干净爽快。他们为了更有效地完成工作，桌面上只摆放目前正在进行的工作资料；用餐或去洗手间暂时离开座位时，应将文件覆盖起来；下班后的桌面上只能摆放计算机，而文件或是资料应该收放在抽屉或文件柜中。

3、计算机硬件部分保持整洁

计算机硬件部分要保持整洁，键盘、屏幕擦拭干净，确保正常运转。不允许在计算机系统上安装与工作无关的软件，桌面须保留原系统设置，工作时间一律不得用计算机玩游戏或上网查看与办公无关的信息。

4、办公电话应保持通畅

办公桌上的电话是用来办公的，要保持通畅。一般情况下，私事不允许用办公室电话。在用电话时长话短说，一次不得超过三分钟。

办公室桌面环境的保持可以说是比较容易的事情，但坚持下来也是很困难的一件事。桌面上杂乱的文件、记事本，电脑上厚厚的尘土，乱丢的签字笔，会让一切看上去都毫无头绪，负面的情绪稍一累积，就会勾起惰性的滋生。

（二）办公室心理环境

办公室环境的改善仅仅是提高工作效率的一个方面，而更为重要的往往是办公室工作人员的综合素质，尤其是心理素质，这个观点正在被越来越多的“白领”们所接受。

1、提高心理卫生水平

在日常工作中，人际关系是否融洽非常重要。互相之间以微笑的表情体现友好热情与温暖，以健康的思维方式考虑问题，就能和谐相处。工作人员在言谈举止、衣着装扮、表情动作中，都可以流露并体现出是否拥有健康的心理素质。因而，办公室内的人际关系调节是需要在心理方面下一番功夫的。因为“精神沁染”从某种意义上说要比空气、水质、噪声的污染更为严重。它会涣散员工工作的积极性，甚至影响工作效率、工作质量。为此，在办公室内需要不断提高心理卫生水平。

2、选择适当的心理调节方式

当生活或工作中遇到困难或挫折时，常常会出现心理困难甚至障碍，这就应该进行心理调整。领导应主动关心员工，了解他们的处境，理解他们的心情。了解员工的情绪周期变化规律，根据工作情况，采取放“情绪假”的办法：工作之余多组织一些文娱体育活动，既丰富了文化生活，又运用积极方式宣泄了不良情绪。有条件的可以建立员工心理档案，并定期组织“心理检查”，这样可以“防微杜渐”，避免严重心理问题的产生。经常组织一些“健心活动”，使工作人员能够经常保持积极向上、稳定的情绪，掌握协调与控制消极情绪的技巧与方式。

三、办公室沟通礼仪

办公室沟通是建立良好人际的关系，舒畅的工作环境的关键，要善于使所处的办公室环境处于—种良好的沟通状态中。这并不意味着要喋喋不休地主张和表达什么，而在于与周围工作人员之间的沟通，那么在沟通的时候就需要注意沟通的恰当时机，用适当语言和适当的态度说话。

（一）认清自我是管理工作的基础

自我管理应该先从认识自己开始，包括自我情绪的管理、工作效率的确立，以及个人处事风格的建立等。自我管理的重点在于帮助自己与外在工作环境融洽共处，所以千万不要一味展现自己，而与其他同事形成对峙的情形。一般而言，在语言沟通上要切记，多说“我们”而不是“我”，千万不要让对方觉得你过于自我，而无法接纳他人的意见。而以“我们”作为开头的语句，比较能让对方感受到你愿意同舟共济的诚意。

（二）向上汇报工作

管理不仅包括对下的传达工作，也包括对上的汇报。如果一个主管可以成功地整合下属，却偏偏的得不到上层的允诺与支持，那么充其量他只能算成功了一半。同样，也要让你的主管感受到你是可以同心协力的工作伙伴，而不是动不动就“挑刺”的同事。要经常向上级汇报请示工作，经常沟通思想和情感。善意地沟通与勇敢地提出见解，才能建构你与上司的良性互动。

（三）语言表达要得体

一个人说话，不仅是思想的表达，也体现出一个人的修养和文明程度。在办公室与人交流时，既要注意环境，也要注意对象身份，更要注意把握尺度分寸，同时还要考虑对方的理解接受程度等等，尽力做到表达的恰当得体。

得体是指言语、行动等恰如其分。语言表达的得体是指根据沟通的语境使用语言，也就是根据沟通的外部语境（各种情境条件）、内部语境（上下文）选用恰当的语句来表情达意。得体是语言表达的基本要求，也是最高要求。说话得体可以改善人际社交的关系，强而有力的语言表达力是办公室沟通成功的重要因素。提升个人的应对沟通能力，改善说话表达的技巧，增强自信，有助于工作、社交及人际关系的发展。

第四节办公室通讯礼仪

一、电话礼仪

电话是人们在社会交往中使用最为频繁、沟通最重要的渠道，是人们在生活和工作中所不可缺少的交际工具。在办公室里，电话的使用方式不仅反映工作员工的个人形象，还可以反映一个公司的形象。

（一）打电话的礼仪

双方打电话，总有一方为发起人，发起人为主动打电话者。在打电话的过程中掌握主动权。如果想给对方留下良好的印象，同时取得满意的通话效果，就要注意打电话的时间和通话的内容。

1、通话时间

通话时间的长短和恰当与否直接影响到电话的效果。（1）打电话的时间。一般情况下，工作电话的时间不要选择过早、过晚或对方休息的时间。应该选择在上班半个小时以后，下班半个小时以前，通常是8点半以后，与国外交流则应选择在9点以后。没有特殊的事情，不要在节日、假日、用餐时间和休息时间给对方打电话。特别是半夜或清晨如果被电话吵醒，很容易引起对方的反感。

（2）注意时差。在业务的交往中，如果需要打国际性的电话，就要考虑到电话的时差问题。例如，中国同美国时差12个小时，北京下午3点对于我们来说正是阳光明媚的时刻，而美国人则是梦乡温柔的时刻。如果忽视时差打电话，把别人从睡梦中惊醒则是十分不礼貌的。

（3）通话的时间限制。在正常的情况下，在办公室里打电话的时间最好不要超过三分钟，在国外被称为打电话的“三分钟原则”。要求打电话者要有很强的时间观念，抓住主题，在尽可能短的时间内陈述通话内容。因为时间过长造成电话占线，会影响办公室的正常通讯。要讲究效率，既节约自己的时间，也不要浪费他人的时间。

2、通话内容

（1）事先准备。在办公室里每次打电话之前，尤其是打重要电话或国际电话，要提前做好准备，把要找的人名和要谈的内容归纳成几条，写在纸上。这样电话一通，就可以层次分明、有条有理地把要说的事情说明白，不会出现丢三落四的情况。

（2）内容简要。通电话时，在简单的问候之后应立即进入主题，阐述通话内容。通话内容要简明扼要干脆利索，不要吞吞吐吐东拉西扯，否则，既浪费时间，又给对方留下啰嗦的印象。

（3）及时告辞。作为打电话者，应主动控制说话的时间，在简述完自己的事情之后，要及时的告诉对方停止通话。特别是在办公室里，没完没了的“烫电话粥”将暗示你是一个无事可做的人，或者是一个工作效率不高的人。

3、态度礼貌

（1）通话时要吐字清楚，语速、音量适中，语句简短语气亲切，做到语言文明。先向对方道一声“您好”后，主动地介绍单位的名称和自己的姓名，不要让对方去猜。结束通话前，要说“谢谢”、“再见”。

（2）通话时要精力集中，嘴里千万不要嚼东西，也不要一边打电话一边同旁人聊天，或一边打电话一边兼做其他事，给对方心不在焉的感觉。如果电话打错了，要及时地向对方道歉：“对不起”、“打扰您了”等等。不可一言不发，或挂断电话了事。通话过程中忽然中断，按礼仪要求应由打电话的一方立即再拔，并向对方说明情况表示歉意，而不应该等接电话者把电话打过来。

4、举止文明

打电话时应站好或坐端正，举止得体。不可坐在桌角上或椅背上，也不可趴着或者仰着，斜靠着或者双腿高架着。打电话时的姿势虽然对方看不见，但不良姿势可以影响一个人的情绪和声音。同时，在办公室里姿势不准确，如果被同事看见，会有损个人风度和形象。用电话要轻拿轻放。

（二）接听电话礼仪

在通话的过程中，接电话的一方虽然处于被动的位置，但是在礼仪方面却没有主动、被动之分，同样要十分注意礼仪规范，以保持良好的电话形象，更好地联系、沟通。接听电话可以分为本人接听和代接电话，两者都要按礼仪规范的要求去做。

1、本人接听电话的礼仪要求

（1）及时接听电话。电话铃一响应立即放下其他工作，及时接听电话。接电话有“铃响不过三”的说法，就是说接电话以铃响三次左右为最合适。在工作中，应注意遵守这一做法，而不要故意拖延时间。时间长了没有接起来，再接电话的时候就要向对方表示歉意。

（2）主动问好并自报家门。拿起话筒后，问候对方是礼貌的表示。自报家门则是为了让对方验证一下，是否拨错了电活找错了人。在办公室里，可以只报单位和部门，不需要报上个人的姓名，在确认电话正确的情况下，再选择恰当的交谈内容。

（3）集中精力积极呼应。接听电话时态度热情友好，不要装腔作势冷落对方。要专心致志，不要心不在焉三心二意。电话结束时要主动说“再见”，客气有礼貌。接听电话时，如果有重要内容要认真做好笔录，笔录内容要详细。如果对方打错电话，要耐心向对方说明，不要不耐烦甚至恶语相加。通话时电话中断，要等待对方再次拨进来，不要远离电话或者责备对方。

（4）挂电话的次序。按照电话礼仪的惯例，一般要主动打电话者挂断电话，所以在对方没挂断电话时，接电话一方不要抢先挂断。但是在工作中，在明确对方的职位和身份的情况下，应遵守地位高者先挂电话的原则，以表达对对方的尊重。

2、代接电话的礼仪要求

（1）诚恳热情应答。代接电话时，不要出言不快或拒绝对方代找他人的请求。而应该问清楚找谁后，用手轻捂话筒，请要找的接话人接听电话。如果对方要找的人不在，应该告诉对方此人暂时不在，去做什么，大约什么时候回来，请另选合适时间再来电话。不要轻易回答“人不在”、“不知道”之类的话。

（2）及时转达。如果要找的人不在，需转达有关事项，代接电话的人一定要认真记录，重要事项待对方讲完之后，还应该重复一遍，以验证记录是否准确。同时，将自己的姓名告诉对方，让对方放心。电话记录应包括通话者的姓名、单位、通话时间、内容、是否回电话等内容。代接的电话要及时传达转告，不要耽误。

二、手机礼仪

手机在办公室上起着举足轻重的作用，但有的工作人员往往忽略手机的使用礼仪，这主要体现在手机常常不分场合地响起铃声，以及人们在各种场合都随时用手机。随着社会经济发展，手机的使用越来越普遍，必须认真学习和遵守使用手机的礼仪。

（一）不打扰别人

在办公室里不可以旁若无人地使用手机。如果非要使用手机，切忌当众自说自话，尽量把自己的声音压低，绝不能大声说话。不管是接电话还是打电话，特别是在办公场合，都应注意不能打扰别人。通电话的时候，声音尽量要低沉、语速要慢一点，尽量在比较私人的场合下接电话。不能在工作场合大声的喧哗，“唯恐天下不识君”。

（二）置放到位

在一切工作场合，手机在没有使用时都要放在比较合适的常规位置。尽量不要在没使用的时候握在手里或是挂在上衣口袋外，应当将其放在恰当之处。按照惯例外出之际随身携带手机的最佳位置有两处：一是公文包里，二是上衣口袋之内。穿套装、套裙时，最好不要将其挂在衣内的腰带上，否则撩衣取用时，容易出现不雅观的情况。

（三）恰当的接收方式。手机的铃声应该悦耳、文明，音量要低沉，不能太大太小。不恰当的铃声设置和彩铃也会令你失礼于人。办公室的工作人员由于岗位性质的需要，应该以稳重的形象示人，因此在工作场合中，如果响起“爸爸，接电话”，“汪、汪”这样的手机铃声不仅会显得很不严肃，而且与自身身份不符。同样，在工作期间如果有人拨打手机联系公事时，却听到“我就不接电话呀，别人的电话我都接，我就不接你电话”这样的搞笑彩铃也是会令人反感的。

三、传真礼仪

办公交往中，传真是一种迅速快捷的传递方式，是自动化办公常用的重要形式。发送传真信函时要注意使用传真信函的礼仪规范。

（一）格式规范

正式的传真必须有首页，上面注明传送者与接收者双方的单位名称、人员姓名、日期、总页数等，这样就可以让接收者可以一目了然。如果不是非常正式的，也必须以3—1，3—2，3—3等方式注明，让接收者一看就知道是三页。如果其中某一页不清楚或是未收到时，可以请对方再发一次，这样可以节省双方的时间。传真最好使用白色或浅色信纸，有些人喜欢用深色信纸或是信纸上有黑色或深色的条纹，用这些信纸发传真会浪费扫描时间。

（二）内容齐全

正式的传真信件必须像写信一样有礼貌，又必要的称呼、问候语、敬语、致谢语、签字等均不可缺少，尤其是信尾的签字非常重要，因为签字代表这封信是发信者同意才发出的，表示传真信件的严肃性以及对对方的尊重。

（三）及时通报。

发送传真之前可以向对方通报一下，以免发错。收到传真后要尽快通知对方，以免对方不放心。这既是传真的工作程序，也是一种文明礼貌。

四、电子信函礼仪

在电子邮件日益简化和普及的今天，使用电子信函有一些礼仪细节也值得关注。在发电子信函的时候，需要遵守的礼仪规范有如下几个方面：

（一）无毒传送

送信前必须用杀毒程序扫描文件，以免不小心将“病毒”寄给对方。要是没有把握，不妨将要发送的内容剪贴到邮件正文中，避免直接用附件发送的方式。

（二）慎重处理文件

来历不明的信件必须谨慎处理，若不确定最好先用杀毒程序扫描杀毒载查看，以防中毒。但不应不予理睬。

（三）认真撰写

电子信函要认真撰写。信函要突出主题，行文要流畅，避免使用冷僻词，并且做到简明扼要。寄件时最好注明主旨，以便让收件人一看便知道来信的要旨。虽然是电子邮件，但写信的内容与格式应与平常信件一样，称呼、敬语一样都不可少。