机电系档案管理制度
2020-03-01 15:55:58 来源：范文大全收藏下载本文
机建系学生会档案管理制度
档案工作是系学生会工作连续性，有序性的有力保障，为实现工作的正规化，特制定此制度，以提高工作效率和工作质量。
管理部门
本系学生会档案、各部门档案由统一秘书处分类管理，秘书长（包括副秘书长，下同）监督档案员管理。
岗位责任制
一、分管档案工作的部门职责
1、组织全会性的宣传、贯彻、执行《机建系学生会档案管理制度》和关于档案工作的各项制度。
2、加强对学生会档案工作的管理，将档案工作纳入部门的整体发展计划，列入部门议事日程，督促分管人员按主席团的要求做好相应的工作。
3、关心档案工作建设与发展，及时解决工作中的问题和困难，使档案工作与学生会各项工作协调发展。
二、档案员职责
1、严格执行《机建系学生会档案管理制度》等档案工作的规定，建立健全档案管理制度。
2、对各有关部门形成的各种材料的收集、整理、立卷和归档进行监督和指导。
3、负责收集外出交流人员的有关材料和照片，收集学生会外出活动的发言材料和带回的材料。
4、负责管理学生会各种门类和载体的档案，维护档案的完整、准确与安全，并为学生会各项工作的需要提供服务。
5、按时统计报送档案材料。
三、分管档案工作的部门部长职责
1、安排具有较好政治业务素质的专（兼）职档案人员，并保持相对稳定。
2、将档案工作纳入本部门的议事日程（每月研究一次档案工作），帮助专（兼）职档案人员解决工作中的实际困难。
3、组织本部门人员学习档案法规，执行学生会档案工作的规章制度。
4、疏通渠道，严格制度，督促有关人员注意平时各类文件材料的形成积累，积极配合专（兼）职档案人员的归档工作 。
5、协同档案管理人员监督、检查学生会各部门文件材料预立卷、整理组卷、归档验收及档案鉴定工作。
6、负责检查本单位专（兼）职档案人员履行档案岗位职责情况。
四、档案人员职责
1、坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。
2、负责好文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。
3、归档案卷做到组卷合理，页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。
4、保管好应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。
5、主动接受业务指导和督促检查。
6、积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。
7、按要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具。
8、按归档时间向秘书处提供档案目录和统计报表。
文件、材料收集归档制度
一、收集归档范围
学生会在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的与本学生会关系很密切的文件材料(包括公文、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等，下同)都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求交本部门资料员或综合档案室归档。
(一)本级文件
1、各种代表会议、工作会议、部门会议、各班干部会议的会议记录、会议纪要。
2、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。
3、各种综合的或专题的学习、检查、考察等报告。
4、向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知。
5、各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。
6、各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。
7、反映各种会议、活动的图片及文字材料。
8、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。
9、反映本学生会重要活动的照片、录音带、录像带。
10、重要电话记录、工作日记。
11、年鉴、大事记、基础数据汇编、基本情况综合。
13、有关财产、物资、档案、赞助等的凭证，发放各种证明、证件存根。
14、离职人员资料。
15、重要的来信及处理材料。
16、本学生会编辑、出版的书刊、资料样板。
17、本学生会(包括上报和下批)干部任免、聘任、党、团干部名册、总结、报表、干部的录用、辞退等审批表及干部奖惩等文件材料。
(二)上级文件材料
1、上级(包括学生会主席团下同)有关学生会工作或问题的决定、决议、指示、批复及调查、检查、经验材料。
2、学院各级领导视察本学生会时的指示、讲话、题词、照片、录音、录像。
3、上级发给本机关的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。
4、上级报刊刊载有关本学生会情况的文章。
(三)同级文件材料
1、有关部门召开会议，进行工作的文件材料。
2、有关单位与本学生会签订的合同、合约、协议。
3、有关单位与本学生会涉及比较重要的工作或问题的来往文书。
4、有关单位发来的重要的、需要执行的方针、政策性文件。
(四)下级文件材料
1、工作总结、重要的专题工作总结。
2、重要的调查报告、检讨书告、典型材料，比较重要的工作经验、重要的请示、部门性的备案文件。
3、重要的名册、登记表。
4、大事记、基本情况汇编。
（五）人事档案
1、包括个人履历简介、年度工作鉴定，以及其它有关材料,由主席团负责考察记录。
2、个人履历简介是校学生会成员的基础档案，由有关个人及部门如实完整填写并附上个人照片。
3、年度工作鉴定是对大学学生会成员每年工作的评定，做为评选优秀学生会干部的依据之一。
4、部门人员变动应在变动完成后两天内向秘书处递交变动申请至主席团审批，主席团同意后由部长向秘书处领取表格，增建档案。
二、归档时间和方法
(二)凡各部门发出的资料，由各部门的有关人员收集，交由档案员归档。
(三)一项工作已完成时(包括一项已完成或一个会议已结束，一个问题已解决等)，由各部门的有关人员，将进行该项工作形成的全部文件材料在该项活动结束后一周内，系统整理后送交秘书处。
(四)外出开会、学习、参观形成或带回应归档的文件材料，在该项活动结束时交由文书档案员归档。
(五)工作总结、干部名册，应于通知后一星期内交文书档案归档。
(六)每月底前进行一次全面彻底的归档，各部门要把上一月应归档而未归档的文件材料交档案员归档。
(七)因故不能按时提交档案的必须提前向秘书处说明，否则按迟交扣分。
三、归档要求
(一)应归档的文件、材料应由各部门集全齐。
(二)正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。
(三)归档文件材料注意：检查应盖公章是否盖了，文件没有标题应加上标题，内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。
(四)归档的文件材料应是原稿原件，不得用复制件。
(五)归档的照片、录音带、录像带要一一写上文字说明。
(六)凡是归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。
(七) 所有档案必须以统一格式提交
1、上交档案采用A4复印纸。
2、所有文字为黑色中午简体。
3、正标题采用小二号宋体加粗格式，正文采用小四号普通宋体。
4、醒目条款字体采用加粗倾斜形式。
(八)文书档案一式两份，其中正文和签发稿各一份作存档用，一份作文件汇编用。
(九)上交档案必须有电子复件,以便存档(U盘由上交人自备,存档后返还U盘)
档案鉴定制度
１、档案鉴定工作，是甄别和判定档案的价值，并据以确定档案“存毁”
２、档案鉴定工作，是一项科学性很强的工作，必须坚持全面观点、坚持历史观点、坚持发展观点。
３、档案鉴定，必须按照制定的鉴定工作原则和鉴定标准进行。
４、档案鉴定工作，必须有组织、有领导地进行，一般应有秘书长、档案员负责进行。
５、凡是经过认真的鉴定，判定为保存或销毁的档案，必须按照规定的程序，办好鉴定手续。
６、档案鉴定工作，是一项决定档案命运的工作，档案工作人员必须严肃、慎重地对待鉴定工作，严格遵守档案鉴定工作制度。
档案借阅管理制度
为了加强本单位档案管理，搞好各门类档案的提供利用工作，特制定以下制度：
1、本单位各部门借阅档案，必须按照单位制定的各门类档案借阅管理标准办理借阅手续。
2、外来人员查阅本学生会档案，需持单位介绍信并经主席团签字批准，方可查阅、外借。
3、机密、秘密、绝密档案借阅一律按照《档案安全保密标准》中的要求办理。
4、查阅各门类档案应在办公室内进行，不划道、涂改、折卷、裁剪、撕毁等。特殊情况需借出的，需经秘书长批准，但借出时间不得超过两周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。
5、珍贵的实物档案、重要的照片、底片、胶片等档案一律不借出。
6、借阅手续：
（1）借阅档案必须有证明，授权后方可借阅，没有批准的一律不予借阅。
借阅档案必须进行注册登记，登记时应注明借阅人姓名、电话、部门（单位）、借阅的内容和时间等。
（2）借阅档案应办理登记手续（包括编号、内容、时间、借阅人员、记录人），做到责任落实到个人）
（3）借阅时间不得超过两周（主席团批准除外），延期归还由主席团给予警告、批评，秘书处有权利拒绝该单位、部门、个人再次使用档案。
（4）复制文件必须征得秘书长的同意。
8、秘书处的对外借档案应做好外借登记（包括编号、内容、时间、借阅人员的个人资料、签名主席、记录人员），外借期限为一周，外借档案不得为档案
档案保密管理制度
一、档案是学生会的宝贵财富，各门类档案本身具有机要性质，因此，档案管理部门和工作人员，必须遵守保密制度，履行保密手续，严格遵守保密十条原则，确保档案的安全。
二、凡是利用档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接动用。
三、借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续，限期使用，按期返还，返还档案要认真检查核对，发现问题及时追查。
四、未开展或在筹划中的会议、活动档案，须严格履行审批手续，未经批准的，严禁提供利用。
五、外单位查阅档案，需持介绍信经主席团批准。复制档案、文件，统一由秘书长严格按照审批手续提供，任何部门和个人一律无权外供。对于擅自向外转借、提供资料和文件等档案材料者，必须追查责任。
六、保存期限已过或其他经鉴定审批拟销毁的档案资料，统一由秘书处组织回收，统一销毁，其他任何部门和个人一律无权处理或自行销毁。
七、发现有关泄密事件，应立即报告，及时追查。
八、不允许传抄、自行翻印机密文件和带密级的档案材料。
九、不允许将机密文件带外带和到学生会办公室随意翻阅文件。严禁携带机密文件、档案资料游览、参观、探亲、访友，出入公共场所。
十、秘书处要定期检查保密工作，总结经验，堵塞漏洞严防失密、泄密发生。
档案复制制度
1、本学生会因工作需要复制一般文件材料时要经秘书长审批；本学生会复制本职工作范围以外的档案，需经有关部门负责人同意；复制本学生会机密档案材料（会议记录等）须经主席团审批后方可复制。
2、一般文件外单位一般不予复制，确因工作需要应持单位介绍信，经主席团同意方可复制。
3、复制后要及时进行登记。
档案统计制度
1、档案统计工作是以档案工作中大量的现象为对象，以表格、数字的形式
2、统计作用。档案统计工作，为制定档案工作的方针、政策，编制档案事业发展规划，开展档案科学研究，进行定性分析与定量分析，提供科学的依据。
3、统计内容。对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况，以及档案的构成、利用、机构和人员等情况的基本统计和其他专门统计。
4、统计任务。对档案和档案工作的发展情况进行统计调查、统计分析、提供资料，实行统计监督。
5、统计对象。对档案实体及其管理状况的统计和档案事业的组织与管理现状的统计。
6、统计方法。档案统计工作，必须把零星的个别的原始资料，进行综合整理，使之成为能反映整体现象的资料，再进行分析和研究，总结出典型性的经验教训，以提高档案的科学管理水平。
7、按期统计。平时必须积极收集资料，做好单项的统计；一星期必须做好各项工作的初步统计；一月必须进行全面的系统的统计。
档案销毁制度
1、档案的销毁，是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。
2、档案销毁，必须按照规定销毁，严格进行鉴定。
3、经过鉴定确需销毁的档案，必须写出销毁档案名称，列出档案销毁清单。
4、档案销毁，必须严格执行审批制度，履行批准手续。
5、批准销毁的档案，要有两人鉴销；销毁完毕后，鉴销人要在销毁清册上写明某日已销毁并签名。
6、档案的销毁，必须在相应的档案登记表上注明“已销毁”。
附则
1、本工作制度未尽事宜，按照国家的有关法律、法规；学院规章制度和学生会规章制度执行。
2、本工作制度经学生会公布之日起生效。
3、本工作制度解释权属于学生会主席团。
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