浙江大学关于举办国际学术会议的有关规定和申报程序

一、行政管理

1、在我校举办国际学术会议，有利于提高我校在国内外的学术地位和国际竞争力，促进学科发展和国际交流与合作，因此学校支持具备条件的单位积极发起、主办或承办国际学术会议。

2、对外交流与合作部是申报国际学术会议的归口管理单位，负责受理会议的申报和代表学校办理邀请外国代表来华的“被授权单位签证通知表”。

A、主办会议：主办单位一般应提前一年提交申请表。外方参会人数在150人以上和有关领域涉及敏感问题的会议，由对外交流与合作部报教育部审批；外方参会人数在150人以下的会议，由对外交流与合作部报主管校长审批。举办单位收到批件后，即可进行筹备工作。

B、承办会议：承办单位应提交主办单位的会议批文和委托函。

3、会议主办单位应组成相关的学术委员会和组织委员会，会议的学术负责人和委员会成员应有相应的学术地位和组织能力，能承担会议

的学术活动和具体会务工作。

4、会议的用房、用车及会议国内外代表的联系、接送、住宿、用餐等事项，由主办或承办单位负责落实。

5、会议经费由主办单位通过收注册费和其他渠道争取资助或赞助解决，原则上自负盈亏。

6、需要校领导出席开幕式或参加的会议，由主办单位会前1个月提出书面申请，交对外交流与合作部办理。

7、会议的文字材料、总结、统计表、重要照片、论文集、到会国内外代表名单等由主办单位在会议结束后一个月内，交对外交流与合作部，经整理后交学校档案馆归档。总结提纲和统计表可从我部主页下载。

二、申报程序

1、由会议的学术负责人填写“浙江大学举办国际学术会议申报表”（从我部主页下载），经学院外事负责人签字和盖院章，提前一年交对外交流与合作部。涉及敏感问题的会议还需加附拟参会人员名单。

2、会议申请表由对外交流与合作部主管领导审核后，根据会议规模和是否涉及敏感问题，报主管校长或教育部审批。

3、会议审批时间：学校审批：2周

教育部审批：2－3个月

三、参会外国代表的邀请

1、一般参会人员

（1）会议主办单位填写“邀请外国代表一览表”（从我部主页下载），由学院外事负责人审签和盖院章后，交对外交流与合作部审批；

（2）审批时间：3天；

（3）由对外交流与合作部代表学校签发“被授权单位签证通知表”；

（4）主办单位将“被授权单位签证通知表”邮寄给受邀代表，对方持表到中国驻所在国的使领馆办理入境签证手续。

2、副部级以上和前政要人士参会代表的邀请

（1）填“邀请外国代表一览表”，并附被邀人中文简历，经学院外事负责人审签和盖院章后，交对外交流与合作部，由对外交流与合作部报教育部审批；

（2）审批时间：2－3个月；

（3）对外交流与合作部收到教育部批件后，代表学校签发“被授权单位签证通知表”；

3、台湾人士参会

（1）由会议主办单位填“台湾参会人员一览表”，（从我部主页下载）经学院外事负责人审签和盖院章后，交对外交流与合作部港澳台办，由港澳台办报省台办审批。

（2）得到批准后，会议主办单位正式向对方发邀请，对方持台胞证办理入境手续。

4、港澳人士参会

由会议主办单位发邀请，对方持回乡证直接入境。