高校教学秘书队伍的建设
2020-03-01 21:21:47 来源：范文大全收藏下载本文
高校教学秘书队伍的建设
首先,随着办学规模不断扩大,学生人数不断增加;办学模式不断增多;通识教育、素质课程改革的不断推进;跨学科跨专业学习成为趋势;对外交流不断增强,跨校、跨国学习成为可能并逐渐发展。这一切都打破了原有的教学管理模式,使得教学管理工作日益复杂和繁重。其次,科学技术的普及与应用,尤其是现代信息管理技术的发展,无纸化办公方式的出现等,完全改变了传统的工作方式。当前,高校现代教学管理系统已取代了原有的教学管理方式,各种教学信息逐步实现网络化的管理,这些变化各级教学管理人员,提出了技术性和专业性的素质要求。
一直以来,有部分专家学者明确提出,要重视和加强高校教学管理队伍建设。作为学校教学管理队伍中的一种重要的人力资源——教学秘书队伍的素质状况和管理水平,将直接影响整个教学管理的过程和质量。
一、高校教学秘书的工作现状
随着一级学院管理模式的推广,学校管理重心下移,学院的教学管理由过去教务处的直接管理变为宏观管理,在管理职能上有了很多变化。教学秘书在此管理模式下,充当着非常重要的角色。笔者从事教学管理工作多年,深刻体会教学秘书工作确实是一项精力投入大,成效慢显的工作。教学秘书一般要协助学院系主任制定专业的培养计划,拟定学院的年度培养计划,年度总结及相关制度,负责学院的教学管理的正常运行,协助学院做好教学科研平台的申报,参与学院的专业建设、教学检查,学院的教学质量考评,还要做好教学材料的归档及教学管理数据的各类统计及汇总等。
教学秘书同时接受学院与教务处的双重领导。首先要根据教务处的要求完成如学生的成绩管理、重学、补修、提前修的管理、学院专业课程的考试安排,学生的转专业、学籍跟踪管理,编排课表、教学管理档案的归档工作等日常管理工作。其次,对于学院领导安排的工作要保质保量完成,还要做好学院领导的参谋工作。同时,教学秘书最直接接触学生,最能听到学生的需求与心声,可以及时跟领导反应,以便领导作出以学生为本的决策。此外,学院教学秘书要做好学院老师的服务管理工作,及时把学校的信息通知到老师,为老师做好后勤保障工作。
在当前学校以人为本管理模式下,学校的转专业政策、弹性学制、提前毕业及双专业等政策的陆续出台,使教学秘书的日常工作也日趋繁杂。
二、高校教学秘书队伍的特点与不足
随着现代教育发展,高等学校教学管理工作越来越受到人们的重视。当前,高校教学秘书岗位存在着诸多与日趋大众化的高等教育教学不相适应的问题。
(一)教学秘书角色定位多样,心理压力日益加大
教学秘书主要是为本科教学管理工作服务,面向学校教学管理职能各部门、二级学院、教师和学生开展工作,工作涉及到整个教学过程的方方面面 。在日常的各种事务性工作中,教学秘书的工作主体是人,包括任课教师、学生、领导等,工作量大,工作面众多,工作压力大。对于领导的安排,事事要考虑周全,安排妥当,保质保量完成,在多头领导下,极易产生意见不统一的情况,教学秘书有时候所处位置比较尴尬,容易得罪领导,心理压力大。每个教师、学生的个性、要求都大不相同,不同的工作情境要求教学秘书扮演不同的角色,服务好每一位工作对象,合理安排好日常教学,其难度可想而知,一旦在某一环节上出现失误,就会造成极坏的影响。
(二)教学管理队伍构成参差不齐,社会认同度低
目前,省内院校的教学管理人员队伍结构特点主要表现 如下:职称上,初中级职称占大多数,高级职称所占比例小;学历上,参差不齐,有大中专、本科、研究生,整体学历处在一个较低的位置;专业上,大部分教学秘书与原来所学习的专业或所从事的工作学院专业完全不一样;加之教学秘书每天埋头于事务性工作,没有时间进行理论学习、科学研究和管理创新。因此,管理水平停滞不前。尽管一些高校为了提高学校管理队伍的整体素质,聘用了一批具有硕士(或以上)学位的教学秘书,但教学秘书工作与他们的专业性、知识性仍未引起高校领导足够的重视;除此之外,教学秘书与同学历、同年龄段的教师在收入分配、评奖评优、学习培训、学校科研项目等方面的待遇差别较大,使其不愿在这一岗位停留过长的时问。这些现象在一定程度上加剧了人心的不稳定,日常工作量大与价值体现低形成强烈反差,人员流失情况严重,也导致高校教学管理队伍的不稳定。
(三)教学秘书发展走向不畅。自身认同感不强
与承担的工作和责任相比,学校对教学秘书岗位各方面定位偏低,而且高校科研项口、职称评定一般都是向任课教师倾斜,而教学秘书等辅助性岗位,往往被忽视 ,其待遇都不如其他系列的发展空间大,他们鲜有机会被提升,发展前景不明朗。学校也几乎没有对教学秘书岗位轮转、职务晋升等方面形成成熟的制度与运行机制,导致教学秘书职业期望概率低,深感前途渺茫。学校对教学秘书工作的考核评估与激励机制不健全 ,相比教学与科研工作,教学秘书的工作对学校的贡献不像课堂教师那样直接,很难出立竿见影的显着的工作实绩,其效果要很长时间甚至几年才能体现,因此他们的工作也很少会吸引学校管理层的关注,甚至有时候往往是干得好的得不到表扬,失误了会受到领导的批评和教师的指责,使得教学秘书认为自己辛勤的付出没有得到相应的回报,职业认同感不强。
(四)知识更新缓慢,创新意识不强
教学秘书主要负责教学管理工作,从实际上讲,应该具备一定的高等教育教学管理理论和相应的计算机网络管理技能。然而,高校目前一方面缺少对教学秘书管理队伍的技能培训,使大部分教学秘书不熟悉现代高等教育管理知识,导致理论知识和专业技能方面严重缺失。另一方面,教学队伍内部人员素质良莠不齐,导致其专业知识与教学管理工作之间出现严重偏差。目前,在教学工作不断改革创新的时代下,知识更新缓慢已成为影响教学质量的主要障碍。同时,现今是一个以科技为主的信息时代,旧的教学工作管理制度已经趋于僵硬,而高校教学秘书队伍正在走向“老龄化”。但是,由于近些年教学管理工作量的剧增,各高校为保证教学工作的正常运行,从而没有太多时间考虑教学工作方面的创新与改革。因此,教学管理工作创新难成为了继各高校知识更新缓慢后又一大弊病。
三、做好高校教学秘书队伍建设的若干思考
针对以上教学秘书岗位的现状,笔者认为,要从教学秘书自身职业素质建设与学校高度重视教学秘书队伍建设两个方面着手,采取切实可行的措施推进高校教学秘书队伍建设。
(一)教学秘书自身职业素质建设
新时期高等教育事业的发展对教学秘书工作提出了更高要求,决定了教学秘书要从思想、专业和能力等各个方面不断完善和提升自己。高校日常教学管理工作头绪繁多,作为院系级教学秘书,应牢固树立“管理即服务” 人本化工作理念,要从服务对象的立场上思考问题,全心全意为之服务;要掌握科学的管理方法和协调沟通技巧,熟知事情的轻重缓急,统筹安排,妥善处理好学校各职能部门与院系教学管理过程中的人、事与物各方面关系;随着信息化程度加深,教学秘书办公的自动化程度也随之提高,教学秘书要与时俱进,不断提高自身信息素养,熟练掌握和运用各种现代信息技术的工作技能,实现办公的全面自动化管理。此外,作为一名21世纪具有高素质的教学秘书,还必须加强自己的理论思维能力,站在专业发展的制高点,拓展视野,探索新知,发现新的问题,形成自己新的见解和思想,适时提出关于教学、管理方面的意见或建议。
(二)学校高度重视教学秘书队伍建设
1.改变观念,完善对教学秘书的管理机制
周远清同志在第一次全国普通高校教学工作会议上讲话 深刻指出了教学秘书工作在高校管理中的地位和作用,要求高校领导要从办学育人的大局着眼,充分认识到教学管理工作对于教学活动和整个校园工作具有的举足轻重作用,从而重视建立德才兼备的教学管理人员队伍。首先,充分重视教学秘书工作,给予秘书人员更多的关心,平常多和他们沟通交流,教务或人事等有关部门应定期召开教学秘书会议,听取他们的意见和要求,调动他们的工作积极性,增强教学秘书的归属感,帮助他们在实现学院目标的同时实现个人的发展目标。其次,明晰教学秘书工作内容,优化工作流程。教学秘书岗位具有其自身的显着特点,因此在招聘前,应明确教学秘书岗位职责,根据工作岗位所要求任职者应具备的性格、能力、专业背景等若干要素条件来合理选人与适度用人。从优化教学管理的角度来看,给予教学秘书合理的职责和相应的权利,教学管理工作总体可分为教学管理和教务管理两大类,都需要大量的时间、精力投入。工作量的不断增加,使得教学秘书为了保证各项秩序的正常进行,只能把大多数时间投在日常繁杂的教务工作,甚至承担了许多行政事务,无暇顾及教学改革创新工作,所以有条件的高校应将教学、教务、行政事务工作分开,明晰权责,从而实现分工合作、优化教学管理。最后,高校要注重构建科学的教学管理业务流程,对现存的业务流程进行再造与优化,清除原有流程中所有非增值活动,简化剩下的活动,再予以整合。在此基础上,以信息技术为支撑,建立网上综合教学管理流程的技术平台,实行业务流程管理自动化,从而实现教学管理的有效性和高校性。
2.采取措施,加强对教学秘书的业务培训与指导
高校教学秘书队伍基本上是一人一岗,人事部门应根据队伍状况有计划地选拔和培养后备力量,以充实这支队伍。要将教学管理人员的培训进修和学习交流纳入学校的常规性工作计划,建立管理人员培训制度,采取灵活多样的方式为教学秘书提供培训:学历提高教育、培训班、工作经验交流、学术交流,外校参观学习,还可以邀请专家作专题讲座,召开教学管理研讨会,编印学习资料,组织观摩交流,以扩大他们的视野和知识面,开拓他们的思路。此外,学校还应创造条件提供经费和时间保障,积极引导教学秘书参与学校的教学管理改革与研究项目、科研项目,探索教学管理的新方法和新思路,为高校的教学管理培养既有实践经验又有理论水平的高质量管理人才,实现教学秘书从“事务性”工作者逐渐向真正的“教学管理者”转变。
3.建立配套的激励机制,改变教学秘书的薪酬结构
第一,在收入分配上,教学秘书是教学管理的生力军,与其他岗位的工作人员一样,他们也具有较强的自尊心和荣誉感,也希望得到领导和师生的恰当评价和肯定。因此,应让教学秘书享受与其他岗位同等学历、资历人员相同的工资或津贴待遇,有条件的高校,可以实行教学秘书岗位津贴制度,以此来鼓励他们安心工作;在对教师开展各类评优评奖活动同时,也要评选出教学秘书队伍中责任心强、工作扎实、业绩突出的先进人员,享受更加优厚的各种待遇,充分发挥典型模范带头作用,鼓励教学秘书更积极地开展好教学管理工作;加强对教学秘书的考核,为教学管理工作建立灵活、合理、公正的量化考核机制,将考核结果与收入挂钩,真正体现他们劳动的价值。第二,在职业生涯发展上,高校要严把教学管理工作人员的入口关、质量关,积极选拔懂教学、善管理、精技术的人才充实教学秘书队伍;建立完善教学秘书的准入、轮岗的升迁制度,研究开辟多种职业发展通道,努力创造有利于教学秘书队伍发展的职业环境。
例如:将教学秘书纳入与教师、辅导员相同的系列进入学校从事教学管理工作,通过学校创造条件、自身努力取得一定成绩的教学秘书,可以安排讲授一些专门课程,使其逐步向教师岗位转岗,为其今后更好的发展创造条件。另外,高校应该重视教学秘书的职称评定,在职位晋升等方面为教学秘书提供相应的机会,为他们提供职称评定的制度保证和具体通道,激发其自觉向明确的职业目标努力的动力,满足其自我实现的需要,也有利于促进教学秘书在从事管理工作的同时,充分利用自己处于教学管理第一线的优势,积极为教改提供信息,为深化教学改革献计献策。
高校教学管理是学校管理工作的核心,是保障教学秩序、提高办学质量、扩大办学规模的基础。因此,建设一支高素质、高效率、高服务意识的教学秘书队伍是迎接知识经济时代的挑战、深化高校改革的必然要求。综上所述,新世纪、新时期,高校教学秘书队伍建设的基础是素质,制度是保障。高校应该从实际出发,结合教学管理现状,采取多种措施,建设好这支队伍,使教学秘书在岗位上能够稳定高效地发挥作用,为提高学校教育教学质量做出更为突出的成绩。
四、结语
在这改革发展建设时期,要保证教学水平质量,就要保证教学管理队伍的建设,而工作在第一线的教学秘书队伍,更是建设中的重点。一个教学秘书的队伍建设不只是简单地加强队伍人员的配备即可,它还涉及到学校管理层对教学秘书队伍建设的认识及重视度,涉及学校对教学秘书队伍的科学管理体系的建设,涉及教学秘书自身素质的培养与提高。
笔者希望通过这次研究,让教学秘书这个弱小的群体能够引起学校管理层的重视,引起学校相关部门的关注和思考,通过各种有效的政策和手段的执行,能够让教学秘书队伍在地方新建本科院校中得到自己成长的空间,让基层的教学管理活动逐步有序、充满活力健康地运转起来,以推动我国地方本科院校教育管理的体制改革,从而推进我国地方高等教育事业的蓬勃发展
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