化工贸易公司业务部管理制度
2020-03-02 11:22:26 来源：范文大全收藏下载本文
第十一章业务部管理制度
第一条 业务日常管理制度
1.业务员外出必须填写日报表，没有填写日报表的以旷工论处。
2.每日必须做好考勤记录，因外出无考勤的，以拜访日报表及外出登记为依据，结算工资以考勤记录为准。
3.业务部有关文书、报告、报价、报销单据，均需先由经理审批，方可上报。
4.新开客户，先由业务员陪经理视厂后方可送货。
5.新开客户量在二万以上的，每月由经理视厂一次；
6.业务员以现金客户，高利润客户为重点开发对象。
7.业务员所有报告均以书面申请并备案存档。
8.客户货款：如果由业务员与公司催收往返四次以上仍未收到的货款，第四次以后催收货款的差旅费及有关费用由业务员负责承担。
9.业务员的辞退
（1） 长期不遵守考勤制度或其它管理规章制度，经警告仍无改正的，
给予辞退处理。
（2） 不服从部门经理管理，上班不务正业，工作长期没有成就的，业
务部经理有权对其进行处置直至辞退。
（3） 业绩连续三个月未达到公司规定的且公司无法为其调岗的。
（4） 有违法乱纪行为，造成恶劣影响的，相关人员自动离职。
（5） 所有因违反公司管理制度或者业绩未达标而给予辞退的，一律不
给予经济补偿。
第二条 新增客户流程
一、在前台领取《新增客户申请表》，认真填写表内各项内容，要求字迹工整，内容属实。
二、新增客户必须具备以下资料交跟单文员及财务审核后，方交总经理审批
后即可出货
1.企业法人营业执照正副本；
2.税务登记证正副本；
3.中华人民共和国组织机构代码证；
4.危险化学品生产、经营许可证；
5.开票资料；
6.客户法人代表、采购负责人、财务负责人名片壹张。
以上资料必须齐备，如资料不全造成不能按时出货，给客户造成损失赔偿的由业务员自行负全责。
第三条 新开客户（月结）必备程序
1.先填写清楚详细开户申请表资料；
2.财务经理、业务经理视厂一次；
3.FAX客户营业执照与国税登记证；
4.报价单；
5.报价单回传确认；
6.总经理审阅；
7.送货签收要盖客户公章；
8.月营业额在五万以上，必须由业务经理、财务经理与客户法人代表、客
户财务人员接触每月一次。月结营业额在十万以上需总经理视厂一次。
9.应付款时间到后，按付款态度时间，决定月结数量；
10.所有月结客户需提供客户负责人名片一张；
11.第三个月由业务经理，财务经理、总经理，业务员对客户进行评估，决
定信用等级。
第四条 业务员传真报价单须知
1.所有客户传真报价单，只可由业务员或叫前台文员代处理。
2.传真报价单，先看客户名称 ，不可重复的。
3.未做的客户，除非现金，可每天报价。数据一般三天至一周传报价。连
续一个月未订单的，少报价。
4.同行少报价。
5.对每一位业务员资料保密。
6.对传真进来的资料及时报告经理及总经理。
7.同一客户只能由一个业务员跟进，不可同时几个业务员跟进。（无论开户
与否）
8.对非业务客户询价，及时报告总经理，由总经理处理。
9.对任何客户电话，传真必须及时处理。
10.对手中客户资料必须保管好，禁止业务员翻看前台资料。
11.管理文书需存档。
第五条 业务员拜访管理原则
1.凡是会当天支票、期票客户及其它数期客户，均需由业务部经理、总经
理拜访一次。
2.凡是需要拜访的客户，业务员需先行拜访一次，确认有可能合作后，方
可申请业务部经理、总经理陪同拜访。
3.所有数期客户，必须经拜访后方可申请数期。
4.拜访客户一定要先与客户联络好后，才去拜访。
5.数期客户金额在5万以下，可拜访客户采购或采购主管。
6.数期客户在10万元以上，必须拜访客户总经理以及老板或老板代理人。
7.拜访客户后，必须书面报告对客户状况的了解程度，详细填写“工厂信
用调查报告”。
第六条 业务用车管理
1.业务部至少配备一台业务车。
2.业务员外出拜访需要用车，必须提前一天填写用车申请，交由部门经理
安排拜访用车。
3.部门经理根据业务员申请，合理安排用车的时间和线路，做到节检办事。
4.未经批准和自用车的，根据 实际情况每次罚款100-300元。
5.交通违章所有费用由驾驶员自行负责。
6.出现交通事故，所需相关费用，驾驶人员负责30%。
第七条 客户招待费的管理
1.原则上公司对来往客户不予招待，个别重点来往客户确需公司出面招待
的，经公司总经理批准，并且限定招待费用，超出部份由相关人员自行垫付。
2.往来客户确需招待的，其费用不能超过当月销售总额的0.5%，超过部分
相关人员自行垫付。
3.招待往来客户必须事先经公司同意，并且有正规发票方可报销。
第八条 发票规定管理
1.本规定所称发票包括普通发票和增值税专用发票。
2.需要开具增值税发票的单位需向我公司提供有关资料，包括营业执照复
印件、增值税一般纳税人资格证复印件、盖有“一般纳税人资格”印章的税务登记副本复印件。由财务部督促业务员协助收款。
3.发票开具的名称、数量、金额，原则上要与送货的情况保持一致，特殊
情况需要事先和财务部协商报总经理审批。财务部可根据实际需要有关业务员和客户单位联系更改开票的内容（包括品种、价格）。
4.业务员要事先和客户单位谈好是否需开具发票。需要开具发票的单位，
其报价必须是含税价，同时约定好开票时间，并将开票时间书面通知财务部，以便财务部及时开出发票并作好预算。
5.需要开票的单位，要根据发票的票面金额将款汇到公司的基本帐户上。
原则上先付款后开票或票到款到（什么时候付款就什么时候开票，经同意收取远期支票也可以）。不可先开票再延期收款。
6.每月28日（2月份为25日）为财务部的结算日，原则上每月28日（2
月份为25日）以后不对外开具发票，有关业务员要联系安排好需要开票的时间，尽量在每月27日以前将本月的发票开出。
7.任何客户不可代开或虚开增值税发票。
8.原则上低于公司报价的客户不开发票。
9.有回扣的客户，回扣部分也将收取一定的开票税负。
第九条 供货出货管理
一、供货原则
1.开户资料齐全，开户必须经过财务部、总经理批准方为有效。
2.数期客户，必须有营业执照、税务登记证（需开增值税发票的必须有增
值班税一般若纳税金人资格证）。
3.放数超过五万客户必须的呈交客户主管卡片两张，一张交财务部，一张
交总经理。
4.放数超过二十万客户必须呈交老板卡片两张。
二、无订单客户出货程序
1.接听到订单电话后，做好笔录。
2.由跟单文员电话联络客户，明确订单数量、单价、送货时间、付款时间
是否与订单一致要及时通知相关人员及做出相应处理。
3.明确需现金的客户，一定要通知客户准备好现金，货物会在何时送达。
4.如果不能在客户规定的时间到货，一定要与客户沟通，因何种原因、可
能会在什么时间到。
5.无论何种原因，不能及时送货到客户手中，一定要通知相关业务员、文
员及主管（厂务文员必须要做的事）。
6.特殊急件客户，出货也要通知相关文员、业务员及主管。
7.货到客户不能收现金、支票或推迟付款，一定要第一时间通知主管及相
关业务人员，收到决定后方或执行。
8.所有上门提货的客户，必须是提货价格在公司报价以下的，均要请示厂
长与总经理，经上级批准后方或执行。
9.凡是上门提货未付款的客户，必须由厂长签名与总经理电话许可后方可
出货。
10.文员、主管、厂长应该签字未签字或未做好记录的，出现问题由相关人
员负责。
11.所有出货单必须有文员、主管、厂长签字后方可出货。
第十条 有关收取货款的规定
为了完善公司财务管理制度，加强财务管理，维护公司利益，现对公司货款的收款方面统一做以下规定：
1.公司实行销售与收款分工负责的原则，业务部人员负责市场营销，客户
的跟综与维护，财务部负责应收货款的回收，核对，控制工作。
2.所有送货单要求客户签字盖章，不能盖章的必须有客户委托收款人签收
的委托函（现金 除外），送货司机必须及时将送货单据交厂务负责人，并由厂务部厂长将原始单据每周一，周四两次送回财务部，如因单据回收不及时造成推迟收货款或不能收回货款的，由相关人员承担经济赔偿责任；
3.委托货运公司送货的，由相关业务人员督促货运公司相关人员，将经客
户盖章或
4.签字的送货单据第二天上午传真给财务部负责人，并于每周三，周六两
次及时将
5.单据快递给财务负责人。
6.公司的货款收取，一般原则上汇入公司指定的对公帐户中，上门收取货
款的，本公司以下财务人员凭公司委托收款书可以上门收取货款：肖晖，黎四明，李志锋，送货司机人员（在担保金额范围内，超过部分不能收取）；
7.财务部对开出，收回及作废的收款收据，委托收款书统一进行编号，统
一进行登记管理；
8.以上规定自即日起开始执行。
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