会议筹备方案
2020-03-02 08:17:06 来源：范文大全收藏下载本文
目录
1.会议主题……………………………………………………………………….....2 2.会议名称………………………………………………………………………….2 3.会议规格………………………………………………………………………….2
4.会议时间………………………………………………………………………….2 5.会议地点………………………………………………………………………….2 6.会议时间日程…………………………………………………………………….2 7.与会代表机构…………………………………………………………………….2 8.会议议程………………………………………………………………………….2 9.会议邀请名单………………………………………………………………..…...2 10.制发会议通知…………………………………………………………………….3 11.会议文件材料准备……………………………………………………………….3 12.会议所需人员 设备及物品………………………………………………….…..4 13.会议会场布置…………………………………………………………………….4 14.会议筹备分工…………………………………………………………………….4 15.会议住宿和餐饮安排……………………………………………………………4 16.会议预算方案…………………………………………………………………….4
17.会议应急方案…………………………………………………………………….4 18.件附
（一）广州华盈科技股份有限公司TH新型冰柜推介会会议日程…….5 19.附件
（二）广州华盈科技股份有限公司TH新型冰柜推介会会议议程…….6 20.附件
（三）广州华盈科技股份有限公司TH新型冰柜推介会会议筹备分工安排表…………………………………………………………………….…………7 21.附件
（四）广州华盈科技股份有限公司TH新型冰柜推介会会议住宿和餐饮安排……………………………………………………………………………….8 22.附件
（五）广州华盈科技股份有限公司TH新型冰柜推介会议筹备经费预算方案………………………………………………………………….……………8 23.附件
（六）广州华盈科技股份有限公司TH新型冰柜推介会会议应急方案..10
为了满足广大客户的需要，华盈科技股份有限公司研发了适合新时代人们高要求的TH
1 新型冰柜。为了让产品顺利地进入市场，满足广大群众的需要，公司特举办TH新型冰柜推
介会议。现拟定会议筹备方案如下：
会议主题
推介产品，扩大影响，增加销量，占领市场
会议名称
广州华盈科技股份有限公司TH新型冰柜介会
会议规格
参会人员为全国各地分销商（经销商和代理商）共500人 会议时间
2011年12月1日—3日，会期三天 会议地点
广州丽晶国际大酒店
会议时间日程
见附录
（一）： 《广州华盈科技股份有限公司TH新型冰柜
推介会日程安排》
与会代表机构
上海创科科技股份有限公司
天津百通科技股份有限公司
湖南恒信科技股份有限公司
厦门南山科技股份有限公司
甘肃特立科技股份有限公司
会议议程 见附录
（二）
《广州华盈科技股份有限公司TH新型冰柜推介会会议议程》
会议邀请名单
各公司领导及部门人员
上海创科科技股份有限公司总经理李立明
秘书张红
副经理李杰
秘书利晓
销售部经理黄健
秘书张奇
副经理李文
秘书庄华
等代表团队共100人
天津百通科技股份有限公司总经理吴佳明
秘书谢英华
副经理梁逸
秘书周小敏
销售部经理陈俊
秘书蔡文燕
副经理钟华明
秘书钟宝仪
等代表团队共100人
湖南恒信科技股份有限公司总经理陈建佳
秘书王薇
副经理赵斌
秘书李楚红
销售部经理谭智
秘书文丽
副经理杜博文
秘书李晓君
等代表团队共100人
厦门南山科技股份有限公司总经理容家琪
秘书何文
副经理章天志
秘书赖小萱
销售部经理陈志可
秘书区敏
副经理夏伟卿
秘书文思茵
等代表团队共100人
甘肃特立科技股份有限公司总经理张新伦
秘书徐英雪
副经理宁浩
秘书秦可影
销售部经理周丽诗
秘书刘想
副经理杨明
秘书姚康
等代表团队共100人
2 新闻媒体人员
广州日报，人们公安报，广州电视台，中国青年报，人民网，新华网等六家主流主要媒体，总人数共100人
制发会议通知
格式
关于本公司TH新型冰柜推介会会议通知
尊敬的各公司领导：
为了为了让本公司新产品TH新型冰柜顺利地进入市场，满足广大群众的需要，本公司特举办TH新型冰柜推介会议。兹定于2011年12月1号到3号，在广州丽晶国际大酒店举行。共为期三天。本公司将会提供一切食宿费用安排。假如您不能参加，请在11月25号之前打电话62479521告知。
附上一份大会日程。除此之外，您还将得到一张令人满意的旅行指导地图和一份便于在宾馆旁停放车辆的说明。
很高兴地欢迎你们都都来出席我们公司的这个重要大会。 附件：大会日程
地图
回执
请于2011年10月30日前将回执奇至：广东省广州市天河区中阳大厦华盈科技公司行政部李刚先生，邮政：526002，电话：87690274。
广州华盈科技股份有限公司
二〇一一年十月十日
会议文件材料准备
领导（王哲总经理 李俊副经理 ）致辞
2011年前三个季度优秀销售商名单
优秀销售商代表经验介绍材料
产研部经理刘晓红介绍新产品发言稿
销售部经理邓利和副经理夏英发言稿 现市场同类商品的销售数据及分析 新产品介绍资料 未来发展计划纲要
订货合同
会议日程表
会议须知
会议所需人员 设备及物品
主持人 1人 （行政部经理李艳）
3 礼仪小姐20人
音响扩音设备 多媒体投影器 屏幕 录音器 麦克风 指示棒 灯光 摄影师及摄影设备
1人1套 横幅2条
花篮50个 盆花100盆 名片卡700张 笔记本电脑1台
大型会场背景墙纸1张 绶带10条 X展架30个
大型宣传广告牌20个
资料袋 笔 信笺 共600份
矿泉水120箱（1箱24瓶） 苹果 香蕉 葡萄各5箱
会议会场布置
酒店正门大堂内，8名接待人员和4名礼仪小姐佩戴单位绶带迎宾，
设标明会场，休息厅等地点的指示牌。
宾客接待台，设接待人员4名，登记来宾信息，发放会议资料袋，并配4名礼仪向导。
酒店门口和大堂内两侧各摆大花篮10个， X展架10个，冰柜大型宣传广告牌10张，
大型会场背景墙纸，舞台两侧各摆5个X展架，幔布遮盖，演讲台贴公司标志，上面摆好电脑，麦克风，鲜花 会场讲台两侧摆放大花篮个15个
主席台和各来宾座位贴编号和摆放台签，桌上摆放矿泉水以及水果，台前下面摆设花盆
调试好音响投影仪等设备
会议筹备分工 见附件
（三） 《广州华盈科技股份有限公司TH新型冰柜推介会议筹备分工表》
会议住宿和餐饮安排
见附件
（四） 《广州华盈科技股份有限公司TH新
型冰柜推介会会议住宿和餐饮安排》
会议预算方案
见附件
（五） 《广州华盈科技股份有限公司TH新型冰柜推介会议筹备经费预算方案》
会议应急方案
见附件
（六）
附件
（一）
广州华盈科技股份有限公司TH新型冰柜推介会会议日程
日期 12月1号 上午 时间
10:30
内容安排 报到
地点 广州丽晶国际大酒店大
参加人 全体人员
负责人 刘叶秘书
备注 签到
4 下午
晚上
上午 下午 12月2号 晚上 上午
12月3号 12：00 2:30~4:30 6:00~9:00 9：00~11:00 12：00 1:30~2:30 3：00~4：00 4：30~5:30 6:30~8:30 9:00~10:00 9:00~10:00 堂
午餐时间
广州丽晶国际大酒店大堂午餐区
各应邀公司广州丽晶国代表团及来际大酒店大宾报到
堂
大会欢迎宴广州丽晶国会
际大酒店大堂宴会区
大会开幕式 广州丽晶国
际大酒店会议中心
午餐时间 广州丽晶国际大酒店西餐厅区
公司的基本广州丽晶国概况及未来际大酒店会发展计划纲议中心 要
企业的生产广州丽晶国能力及生产际大酒店会情况介绍会 议中心会场新产品介绍广州丽晶国及演示会
际大酒店会议中心
联欢晚会 广州丽晶国际大酒店会场
参观广州著广州各个著名景点
名夜色景点现市场同类广州丽晶国商品的销售际大酒店会数据及分析 议中心
全体
刘叶秘书
全体人员
刘叶秘书
全体人员
刘叶秘书
全体人员及刘叶秘书 嘉宾
全体人员及刘叶秘书 嘉宾
全体人员及刘叶秘书 嘉宾
全体人员及刘叶秘书 嘉宾
全体人员及刘叶秘书 嘉宾
全体人员及刘叶秘书 嘉宾
嘉宾及各个刘叶秘书 高层领导
全体人员及刘叶秘书 嘉宾
指导工作
安排入住事项
指导工作、大会人员合影
自助餐
公司总经理王哲演讲
销售部经理邓利演讲
产研部经理刘晓红演讲
销售部副经理夏英演讲
10:30~11:30 新销售策广州丽晶国全体人员及刘叶秘书 嘉宾
公司副总经理李俊演讲
略、销售政际大酒店会策专题发言议中心 会
12:00
午餐时间
广州丽晶国际大酒店西餐厅区
下午 1:30~2：30
上海和天津广州丽晶国两位销售代际大酒店会表经验介绍议中心 暨表彰大会和现场签合同仪式
3：50~4：30
大会闭幕式
会场
上海国际会议中心
全体人员及刘叶秘书 嘉宾
自助餐
全体人员及刘叶秘书 嘉宾
优秀代表销售商发言和签订合同
全体 人员及嘉宾
公司总经理王哲演讲
附件
（二）
广州华盈科技股份有限公司TH新型冰柜推介会会议议程
1、广州华盈科技股份有限公司王哲总经理致辞
2、广州华盈科技股份有限公司销售部王虹经理宣读2011年前三个季度优秀销售商名单
3、优秀销售商代表天津百通科技股份有限公司销售部总经理吴佳明发言
优秀销售商代表湖南恒信科技股份有限公司销售部总经理陈建佳发言
4、广州华盈科技股份有限公司产研部刘晓红经理介绍新产品
5、关于如何扩大产品市场占有率的专项讨论交流会
6、新产品未来发展计划攻略
7、广州华盈科技股份有限公司销售部的邓利副经理就各地资源分配及客户优惠政策讲话
8、广州华盈科技股份有限公司李俊副经理为现场订货会致辞
9、现场签订合同仪式
附件
（三）
广州华盈科技股份有限公司TH新型冰柜推介会会议筹备分工安排表
1秘书组
组 长
行政部经理李伟安
小组成员
秘书李艳
行政部张昕 刘风 高敏
苏畅 王飞 吴丽依
主要工作任务
1.统筹安排大会日程。
2.负责各个与会公司代表团邀请联络。 3.会场的租用、布置及座位的安排。
4.大会系列印刷品（请柬、信封、信笺等）的设计与印制。
6 5.开幕式以及闭幕式上交旗仪式的策划与安排。 6.大会活动期间的医疗保障工作。 7.大会的经费预算报告。
8.大会各项费用的支付及核报。 9.大会费用的结算报告。 10.筹委会交办的其他工作。
2联络组
组长
人事部经理刘志明
小组成员
秘书陈宝莲
人事部谢佳燕
黄丽丽
吴海燕
莫林 主要工作任务
1.向与会公司代表团及嘉宾发送请帖。 2.落实与会公司代表人员及嘉宾与会名单。 3.接待方案的草拟制订和组织实施。
4.指定并委托旅行社负责大会代表、工作人员等的食宿行。 5.预订返程车、船、机票等。
3会务组
组长
信息部经理刘秀
小组成员
秘书张兰
信息部王琴
何丹 朱乔美 主要工作任务
1.制发会议通知。
2.准备会议文件：领导（王哲总经理 李俊副经理 ）致辞，优秀销售商名单，优秀销售商代表经验介绍材料，刘晓红经理介绍新产品发言稿，销售部副经理邓利发言稿，订货合同，会议日程表，会议须知。
3.制发会议证件：来宾证，记者证，工作人员证。
4.撰写新闻文稿，经领导审定后，向媒体发送。
4宣传文化组
组长
宣传部经理卓伟
小组成员
秘书李玉兰 宣传部陈少梅 李雪 杨婷婷 主要工作任务
1.大会的宣传发布。
2.大会新闻报道与宣传工作的策划与实施。
3.大会会刊、特刊以及其他宣传资料征集、印制、发送。 4.开幕式、闭幕式上文体演出的方案及组织实施。
5安全保卫组
组长
拓展部部长陈海平
小组成员
拓展部梁楚文 林振彦 蒋红丽 谭景文 主要工作任务
1.大会安全保卫工作的组织、协调、指导和检查。 2.会议各类证件的设计、制作、发放和管理工作。 3.与大会筹委会其他部门的工作沟通协调。
7 6交通事务组
组长
后勤部部长丁
小组成员
蒋红丽 谭景文 陈健明 姚智华
1.会前接站。
2.报到时签到，预收会务费，来宾住宿与就餐安排，会议证件发放。
3.会议入场时的签到。
4.会间交通安排。
5.会间医疗卫生工作。
6.会务费的结算。
7.代为与会者订返程机票，车票。
8.会后送站。
附件
（四）
广州华盈科技股份有限公司TH新型冰柜推介会会议住宿和餐饮安排
会议用餐
午餐：桌餐
500元 / 桌*70桌= 35000元
迎宾晚宴：桌餐
800元 / 桌*70桌= 56000元 早餐（客房服务）免费
午餐 ：自助餐
70元 / 人*700= 49000元 联欢晚宴
：700元 / 桌*70桌= 49000元 早餐（客房服务）免费
谢幕宴 ：桌餐
600元 / 桌*70桌= 42000元
会议住宿安排
酒店名称 ： 广州丽晶国际大酒店
豪华套房 ：300元 / 天*3天*150间 2人标准房 ：200元 / 天*3天*150间 4人标准间 ：300元 / 天*3天*150间
附件
（五） 广州华盈科技股份有限公司TH新型冰柜推介会议筹备经费预算方案
交通费
机票1200元 / 张*550人*2次=1320000元 汽车25元 / 张*50人*2次=2500元 共计1322500元 住宿费
高级宾馆客房300元 / 间*150人*3天=135000元 2人标准房 ：200元 / 天*3天*150间=90000元 4人标准间 ：300元 / 天*3天*150间=135000元 共计360000元 会场租用
会议厅租用费600元 / 天*3天=1800元 共计1800元 餐饮费
第一天
午餐：35000元
迎宾晚宴：56000元
第一天
早餐（客房服务）免费
午餐49000元
联欢晚宴49000元
8 第一天
早餐（客房服务）免费
谢幕宴42000元
共计290000元 资料费
会议资料印刷费800元
证件2元 / 个*600个=1200元 邀请函1元 / *600个=600元 宣传单0.1元 / *1000份=100元
大型宣传广告牌50元 / 个*20个=1000元 大型会场背景墙纸80元 / 张* 1张=80元 绶带2元 / 条*10条=20元 X展架5元 / 个*30个=150元
摄影师及摄影设备
300元 / 天*3天=900元 横幅20元 / 条*2条=40元 花篮50元 / 个*50个 =2500 盆花10元 / 盆*100盆=1000元 名片卡0.2元 / 张*700张-35元 矿泉水20元 / 箱* 120箱=2400元 苹果 香蕉 葡萄40元 / 箱*15=600元 礼仪小姐100元 / 人*20人*3天=6000元 租借音响设备500元 / 套*3天=1500元 共计25735元 安保费
保安人员100元 / *30人=3000元 共计3000元
任务 餐饮费
广州华盈科技股份有限公司TH新型冰柜推介会议筹备预费预算 会议费用 住宿费 安全保卫费用
合计 2006025元
会议场租费费
住宿费
保安费用，会场维护费用等
1800元 330000元 3000元 交通费用
火车、汽车、飞机等费用、
1322500元 资料费用
内容 餐饮费用
文件编印包装费、宣传资料费等
合计 290000元 28725元
附件
（六）
广州华盈科技股份有限公司TH新型冰柜推介会会议应急方案
为了使本次推介会议的顺利召开，规范重要会议期间的管理，杜绝群死群伤等恶性事件、事故的发生，在会议召开期间，特制定本规定。
一、组织机构 组 长：黄宇平
副组长：冯国勤、刘颖
9 组 员： 林小美
、刘乐薇、万红、杨秀娟、陈耀辰、蔡承志、李康、
二、事故防范
1、举行重要会议前做好安全纪律教育，定岗、定位、定责。
2、召开重要会议前针对本次会议具体要求，做好应急预案和防范措施。
3、重要会议的场地、设施须符合安全要求，消防设施须保证，会场重地出入和通道要畅通，便于疏散，若夜间开展活动，须有足够的照明设备，停电时要有应急措施。
4、承担重要会议会务工作前必须向主管部门申请，报公安部门审批。
三、事故处理
（一）出现拥堵现象时：
1、1号门由林小美、值班人员及一名门卫负责，主要工作是及时疏导和控制参加会议的人员进出，防止人员聚集而堵住进口处。
2、2号门由一名门卫负责，主要是负责车辆进出。车辆全部停放在外面的停车处。如有紧急情况，应及时打开2号门疏散人员。
3、安排值班安全员把守各要道口，防止参会人员原地返回而造成进出人员汇流。
4、陈耀辰负责酒店大堂的安全保卫工作。做到防止人行通道堵塞，并及时疏导其它场所的人员到达指定场所活动。
5、蔡承志、李康、万红负责餐厅区、多功能厅的人员安全。杨秀娟和刘乐薇负责酒店走廊的安全工作。
6、散场时，各要道口安全值班人员要主动指挥参会人员按规定路线离开。
7、如遇突发事件，情况汇报流程如下：治安具体工作人员→李康→陈耀辰→黄宇平、冯国勤。
8、如遇突发事件，突发事件领导小组成员应立即赶到现场，采取果断有效措施，运用相应的对策尽快解决，防止事态扩大。
（二）造成人员伤害时：
1、当发生事故并造成人员伤亡，刘乐薇负责报120和引导救护车，医务人员立即组织抢救。
2、黄宇平、冯国勤、刘颖第一时间赶赴现场组织指挥。
3、伤员送最近的医院急救。
4、黄宇平、冯国勤、刘颖等在事发后做好善后工作。
四、报告制度：
发生事故部门领导要立即报告副经理李俊以及总经理王哲，不得迟报瞒报。
五、主要责任人
单位法人代表王哲。
2011年11月15月日星期二
广州华盈科技股份有限公司
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