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2020-03-03 21:17:26 来源：范文大全收藏下载本文
资料二：公文基础知识复习题
1.《党政机关公文处理工作条例》规定现行的党的机关公文种类为多少种？
答：共计15种。(1)决议；(2)决定；(3)命令（令）；(4)公报；(5)公告；(6)通告；(7)意见；(8)通知；(9)通报；(10) 报告；(11)请示；(12)批复；(13) 议案；(14) 函；(15)会议纪要。
2.简述公文的特点？
答：⑴公文是由法定的作者制成和发布的。法定的作者是公文与其它著作、文章等在来源上和出处上的不同。 ⑵有法定的权威和效力。作为机关的喉舌，代表机关发言。 ⑶公文有特定的体式并需经过一定的处理程序。公文的制发和处理须经过一定的程序，任何人不得擅自处理。 ⑷公文有现实执行效用。从一份文件来说，都有它的特定效用，代表它的制发机关赋予它的具体使命。
3.简述公文的作用？
答：⑴指导工作，传达意图 ⑵联系工作，交流信息 ⑶总结工作，推广经验 ⑷请示工作，答复问题 ⑸记载工作，积累史料
4.简述企业信息的写作特点？
答：就写作而言，其特点和要求集中起来8个字：‚简练、具体、精确、明白。‛简练——言简意赅、开门见山、直截了当；具体——就是用事实说话；精确——就是在撰写信息中，对事实的性质、程度、空间、时间及前因后果等叙述必须准确无误，不能含糊其词，不能模棱两可，不能夸大也不能缩小；明白——通俗易懂，浅显明白。
5.简述会前准备工作有哪些？
1 答：(1)组织会务班子，明确工作职责。(2)发出会议通知。(3)印制会议日程，编排好会议程序，制定注意事项。(4)大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。印制会议凭证。(5)会场布臵。(6)后勤服务工作。
6.公文标题拟制混乱有各种表现？
答：主要是：⑴表意不清；⑵随意省略；⑶题目过长；⑷事由不当。 7.调查研究应注意哪些事项？
答：要有正确的指导思想；要强化实事求是、开拓创新的意识；要有满腔热忱、眼睛向下的决心；要坚持正确的组织原则，加强组织纪律性。
8.消息的写作特点有哪些？
答：内容真实，事实准确；内容新鲜，有新闻价值；迅速及时，有时效性；简明扼要，篇幅短小；基本表达方法是叙述。
9.公文写作的一般步骤和方法是什么? 答：(1)明确发文主旨。任何一份公文都是根据机关工作的实际需要来撰写的，一份公文的主旨体现机关领导意图和发文目的，它是公文的灵魂和统帅。主旨通常包括：①公文的中心内容是什么。②根据公文的内容，准备采用何种公文名称。③要明确公文发送范围和阅读对象。(2)收集有关材料。明确发文的主旨后，就可以围绕发文主旨来收集有关材料，进行一定的调查研究工作，这项工作的主要内容有：①收集、阅读和研究有关的文件材料。②深入下去，收集有关的实际材料。收集材料和调查研究是一个充分酝酿和进行构思的过程。不仅可使基本观点逐步深化和成熟，而且还可以收集到一些典型材料及有关的统计数据等，为文件的撰写打下一个比较坚实的基础。材料的收集必须做到：真实、典型、适用、时效。真实是材料的生命；选取的材料如果不典型，就不具有代表性和说服力；适用性和时效性则更是公文具有为反映和解决现实问题，指导工作的价值之所在。(3)拟出写作提纲。材料收集起来以后，对一些篇幅比
2 较长的公文来说，还要拟写出一个写作提纲，对公文的结构先有一个通盘考虑，全面安排，将公文的主要背景、轮廓勾画出来，进行具体的起草工作。(4)认真起草正文。有一份好的写作提纲，就可以进行公文的起草工作了。首先是起草正文，正文的起草是公文撰写的重要步骤，应当注意以下问题：①把握好公文主题，选好用好材料。②观点正确，情况确实。③内容诊及的有关部门要经过会商，取得一致意见；④文字表述要简练，交代问题要清楚。(5)反复检查修改。公文是指导性、规定性和实用性都很强的一种书面材料，它要求表述表达准确、逻辑严密、行文流畅，更要不断修改，才能写出好的公文来。公文的修改，从主题思想到标点符号都要反复斟酌；主要有：①关于主题的修改。②关于观点的修改。③关于材料的修改。④关于结构的修改。⑤关于语官的修改。
10．论点,论据,论证三者的关系? 答：论点、论据、论证三者之间的关系可以这样来表述：论点是统帅，回答‚要证明什么‛的问题，论据是基础，回答‚用什么证明‛的问题；而论证则是沟通工者之间的桥梁，回答：‚如何证明‛的问题。在公文写作中，只有把论证的桥梁铺设得科学、严密，才能赋予论证以强大的逻辑力量。
11、公文的行文部分包括什么? 答：公文的行文部分包括公文标题、题注、主送机关、正文、无正文说明、附件说明、发文机关署名、成文日期、机关印章与领导人签署、注释及特殊要求说明等项。
12.简述公文的行文方向与关系? 答：根据机关之间的不同的行文关系，可以将机关的行文分为上行、下行和平行三个方向，并根据机关工作的需要分为三种行文方式：(1)下行文。下行文是指上级领导机关或业务主管部门对所属下级机关或业务部门的一种行文。根据发文的不同目的和要求，下行文可分为三种行文方式：①逐级下行文。逐
3 级下行文，就是指采取逐级下达或者只对直属下级机关下达的一种行文方式。②多级下行文。多级下行文，就是指党政领导机关根据工作需要，同时下达几级机关的一种行文方式。③直达基层组织和群众的下行文。这种下行文是指党政领导机关直接发到最基层的党政组织或者直接传达到人民群众的一种行文方式。(2)上行文。上行文是指下级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务主管部门的一种行灾。根据发文机关的实际工作需要，上行文又可以分为三种行文方式。①逐级上行文。逐级上行文就是指下级机关直接向所属上级领导机关的一种行文方式。这是上行文中最基本、员常用的一种方式。②多级上行文是指下级机关同时向自己的直属上级机关和更高级的上级领导机关的一种行文方式。③越级上行文。越级上行文就是指在非常必要的时候，下级机关可以越过自己的直接上级领导机关，向更高一级的领导机关直至中央的一种行文方式。(3)平行文是指同级机关，或者不相隶屑的，没有领导与指导关系的机关、部门、单位之间的一种行文。
13.领导讲话稿应忌戒什么？
答：主要的可以概括这么三条：一是忌‚平‛。平‛，即平淡，观点平淡，语言平淡，通篇1般化，使人听后感到没有解决什么问题。二是忌‚空‛。‚空‛，即空话、套话太多，或只有观点，没有论证；或只有原则要求，没有具体要求、具体措施，没有可操作性。三是戒‚长‛。长‛即动辄洋洋万言，啰里啰嗦，拖泥带水，短话长说。
14．调查报告的前言主要介绍哪些内容?
答：前言是陈述调查材料之前的说明，可以介绍调查对象，介绍调查的目的和过程，也可以阐述调查的意义，甚至可以点明调查的结论。具体写什么，没有一定的规定，视调查的性质和报告的写法而定。
15．调查报告的作用和特点?
4 答：调查报告的作用，主要是提供真实的社会情况，为制定政策、宣扬先进、揭露黑暗、解决工作中的疑难问题服务。调查报告有两个主要的特点：(1)针对性强：即调查报告写作的目的很明确，都是针对一定的现实问题写的，或者是回答社会普遍关注的某个问，或者是为制定法律法规提供社会情况，或者是为裁定某个案件的性质提供事实根据，等等。凡是与要解决的问题有关的重要材料都要纳入报告，凡是与该问题无关的材料都要摈弃。(2)纪实性强：调查报告的主要任务是提供与要解决的问题有关的事实，是真实的、确凿的材料。至于怎样看待这些材料，从材料中可以得出什么结论，调查报告作者研以提出自己的看法，供有关人员参考，也可以完全不提看法，让有关人员自己根据事实去作结论。
16．总结的主要作用和特点?
答：下情上达、提高自身。（1)下级机关做了哪些工作，取得了什么成绩，还存在什么问题，有什么经验教训，总结之后及时报告上级，是上级掌握全局动态的需要，也有利于加强上级对下级的指导。(2)机关团体作了工作，领导层和群众共同进行总结，把感性认识上升到理性认识，就能大力促进自身素质的提高。自身素质提高了，工作质量、工作效率就随之提高。总结的特点：回顾性、经验性。(1)总结的内容是回顾已做过的工作。在总结的时间段内，做了多少就写多少，不能无中生有，不能夸张掺假。(2)总结的目的不仅仅在回顾已做过的工作，还在于感性认识上升到理性的高度，从具体工作中引出经验教训；以便为以后的工作提供借鉴。
17.公文的发文闭合程序？
答：主要程序依次为：拟稿—核稿—签发—印发—归档。
1、拟稿。拟写公文时，首先由矿分管领导指定主办单位(对文稿内容、质量负责)，按照领导意图和要求拟写初稿；经矿分管领导初审签字后，交办公室进行核稿。未经分管
5 领导审签的，办公室不予核稿。拟稿必须做到实事求是、重点突出、观点鲜明、条理清楚、层次分明、表达准确、文种合理。
2、核稿。初稿拟定后，应交办公室进行核稿。主要审核内容是否符合矿党委、矿行政的要求和上级有关指示精神，是否符合国家政策法规、上级部门和矿有关规章制度，语法文字是否规范，格式是否符合要求，文种及标题是否合适等。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符、不具备发文要求的文稿，将退回主办单位重新拟稿。
3、签发。凡涉及矿井重大事项、制度、规定、决定、请示、报告等需要会签的公文，经办公室审查修改后，必须填写发文稿纸，呈送矿分管领导审核会签，最后经矿长、党委书记签批后，方可印发。
4、印发。打印文件时，应先打出样稿，经与原稿校对，确认无误后，方可按要求的份数打印。发出文件前，必须填写《发文登记表》，收件人必须签字。
5、归档。对打印下发的公文，办公室要及时进行归档，妥善保管，备案检查。
18、常见文种的定义？
答：（1）决定。用于对重要事项作出决策和安排。在写作要求上，要庄重严谨，言简意赅，格式规范；论述内容上，要分析透彻，评价准确，要求明确；措施要求上，要逻辑严密，具体实在，可操作性强。（2）通知。用于发布企业规章、人事任免、传达上级机关的指示、转发上级机关公文、批转下级机关公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。要做到重点突出，说明情况，条理清晰，简明扼要，通俗易懂，力求简短，力戒冗长。（3）通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。要做到朴实，简洁明快，言之有据，切忌夸张渲染，无论是表扬还是批评，都要以严肃认真、实事求是的态度核准事实，观点要鲜明，是非要分明，情况要清晰，不能含糊其辞。（4）报告。用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议和答复上级机关的询问。工作报告一般结构是工作开展情况、主要做法或经验、存在的问
6 题和不足、今后工作的意见（打算）和措施。报告应以反映情况为主，反映情况要真实、不浮夸，分析问题要客观、不片面，经验总结要有条理、实情准确，措施打算要具体、目标明确。（5）请示。用于向上级机关请求批示、批准。一般结构为说明请示的事由，以及事由的必要性和可行性。需上级解决的问题，事由要条理清晰，理由充分；请示事项要有明确意见，合情合理，不能含糊不清。但不得越级请示、平级请示或多头请示，严格做到‚一事一请示‛。（6）意见。用于对重要问题提出见解和处理办法。起草意见必须具有较强的指导性、针对性。对情况说明应真实准确、简明扼要；对存在问题的表述要一语中的，抓住要害，删繁就简；对解决的办法和采取的措施要贴近实际，做到切实可行，具有可操作性。不能只提目的意义、方向目标或存在的问题，没有具体的措施和解决的办法。制定实施意见时，要做到主题明确，围绕上级机关制定的某一重大问题、重大政策，必须结合本单位情况，提出贯彻落实的方法、步骤和具体措施等。（7）规定。用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。制订规定不能与国家法规相抵触，规定制订的章节、条款、标准、时限、奖惩、处臵等必须层次分明、明确具体、符合规范要求。（8）函。用于单位之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请示批准等。应一文一事，不宜一文数事。内容要简短清楚，不可长篇大论，理由的阐述应直接表明态度，简单明了，态度鲜明，申请什么，要求什么，都要开门见山。
19、标点符号是书面语言里的有机部分，每一个标点符号有一个独特的作用。标点符号包括点号和标号两大类。
点号 --- 句号、逗号、顿号、分号、冒号、问号、感叹号7种。 标号 --- 引号、括号、省略号、破折号、连接号、书名号、间隔号和着重号8种。
20、公文要素
7 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印间、附注、主题词、抄送（抄报）机关、印发机关、印发日期和印发份数等部分组成。
21、公文正文中的结构层次序数的标法
第一层为‚
一、‛第二层为‚
（一）‛，第三层为‚1.‛，第四层为‚（1）‛。如有需要一级标题使用黑体，其它层次字体不变。
22、行政机关公文主题词
主题词:用以揭示公文主要内容的规范化的词或词组。标注主题词有助于文书部门依据公文主题及时、快捷的处理公文，同时便于按主题查找、检索公文。主题词的标注顺序是:全面审读公文，确认公文的主题内容;认真进行主题分析，对关键性语句准确精炼的进行主题概括，形成主题概念;在《公文主题词表》中选用最恰当的主题词语，词表中没有所需词时，可选用相关或相邻近的词进行组配，组配不合适或不能组配时，可选用最直接的上位词。 主题标引时应有效把握主题词标引的深度，除类别词和类型词外，一般标注不超过5个词目。
23、公文的密级分为哪几级？
答：公文的密级分为秘密、机密、绝密。
24、公文按处理时限分为哪几类？
答：公文按处理时限分为平件、急件和特急件三类。如以电报方式传送，则分为平急、加急、特急、特提四类。
25、公文由哪几部分组成？
答：公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
26、简报的特点是什么？
8 答：简报的特点是‚真、新、快、简、密‛。‚真‛即真实可靠；‚新‛即内容新颖；‚快‛即迅速及时；‚简‛即简明扼要；‚密‛即具有保密性。
27、什么是上行文、下行文、平行文和泛行文？
上行文。指下级机关向所属上级机关的发文，如请示、报告。其行文方向有逐级行文、多级行文、越级行文三种。
平行文。指平行机关或不相隶属的机关之间的发文，如通知、函。平行文是相互没有隶属关系的同级机关或者不属同一系统的机关之问的行文。这是不分系统、级别、地区、性质的机关之间的行文。机关之间需要彼此联系工作、沟通情况时，可以使用函、知照性通知等文种。
下行文。指上级机关对所属下级机关的发文，如命令、指令、决定、决议、布告、公告、通告、通知、通报、批复等。下行文是上级机关向所属的下级机关的行文。其行文方式有逐级行文、多级行文、直达基层行文三种。1．逐级行文：即采取逐级下达的方式或只对直属的下一级机关行文。 2．多级行文：即上级机关根据需要同时向所属的几级下级机关行文。3．直达基层行文：即上级机关直接向最基层机关行文．采用这种方式行文的多是无须保密的普通文书。
泛行文主要是指公文可以同时上行、下行或者平行，还向社会公布。行政公文中的公告、通告即属于此类。
28、请示与报告的区别？
答：一是行文目的不同。‚报告并不要求上级机关批复。 ‚请示‛行文目的是要求审核、批准事项，解决困难，答复问题，请求上级机关批复。二是行文时间有别。‚报告‛的行文时间大多在事后，也有在事前或在进行中报告的。‚请示‛要求事前行文，请示的是尚未进行和尚待指示的事项。三是格式写法各异。报告正文部分不得夹带请示事项。请示标题文种明确为‚请示‛，正文部分提出请示事项，要求上级机关给予指示、批准。
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29、简述对文稿反复修改的必要性及修改应注意的问题?
答：公文是指导性、规定性和实用性都很强的一种书面材料，它要求表述准确，逻辑严密、行文流畅，更要不断修改，才能写出好的公文来。公文的修改，从主题思想到标点符号都要反复斟酌，主要有：(1)关于主题的修改。看主题思想是否正确，主题的论述是否集中，主题挖掘得是否深刻。 (2)关于观点的修改；修改公文要考虑观点是否正确，表达有无问题。(3)关于材料的修改。材料是公文的基础，有了正确的观点，还要通过恰当的材料表现出来。如果公文只有观点而无材料，或者有了材料而不能说明观点，或者材科过多而湮没了观点，都要对材料进行适当的修改。 (4)关于结构的修改。修政公文的结构，包括公文总体结构修正，起承转合的调整，层次位量的改变以及详略的更动等。目的在于使公文更加严谨、畅达、匀称和完整。(5)关于语言的修改。主要是修改不通顺字句、不规范的字以及修改标点符号，以达到语言准确、鲜明、精练、生动的要求。
30、公文写作人员加强修养应从以下几个方面着手?
答：(1)完善自我，勇于创新。公文写作人员，要想具备基本的素质，决非一朝一夕之功。这就要有一个不断学习，不断实践，不提高，不断创新的过程。具体说来，公文写作人员要成为新时期格的公文写作人才，就应当不断地从思想政治上、业务水平上、学习上、生活上等各方面完善自我，要不断地迎接挑战，勇于创新，善于创新。在当前，我国正处在社会主义建设从计划经济向市场经济的转型时期，不断有新问题、新局面、新举措、新成果出现，需人们对它们不断地进行新的概括与总结。传统的内容虽然很有价值，但传统的方法是不受欢迎的。公文写作人员应该具有强烈的创新精神，如果拿不出新内容、新思路，找不出新角度，提不出新观点，写出来的公文自然是不受欢迎的。
10 (2)博览群书，增长知识。公文写作人员应该具备较宽的知识面。这就要求博览群书，不断地增长知识，努力建构合理的知识结构。所谓‚开卷有益‛，是说书本凝聚着前人和他人通过实践积累起来的智慧。公文写作人员要勘于、勇于、善于向书本学习，通过不断地阅读，不断地增加知识的营养。读书要傅，持之以恒，细水长流，潜移默化。首先要克服急躁情绪，不要浅尝规止，半途而废；其次要围绕公文写作这个中心，不能随心所欲，漫无边际地泛泛而读，否则，事倍功半。还要脚踏实地，才能水到渠成。
(3)深入实际，勤学苦练。公文写作不只是一项文字工作，它来源于实践，又反过来指导实践，正所谓‚实践出真知‛。只有深入实践，才能获得丰富的第一手材料，才能独具慧眼地挑选到内容真实的第二手、第三手材料，才能增长生活经验和丰富社会阅历，才不至于写出俘光掠影、蜻蜓点水式的公文。勤学苦练、锲而不舍、持之以恒，是一切技艺进入佳境的必由之路。公文写作也不例外，只有付出艰辛的劳动，才能写出合格的公文。能否坚持勤学苦练，关键在于要树立为人民服务的祟高理想；只有这样，才能激发出勤学苦练的动力，才能在公文写作这一领域成就一番事业。
31、公文的叙事与一般记叙文的不同之点在于什么?
答：（1）公文的叙事不在于具体记叙事实；而是通过对基本情况或个别事实的叙述来说明一定的问题，以达到反映情况，交流思想、明观点的目的。公文的叙事必须简明、朴实，不作过多的描述。（2）公文中运用叙述的方法主要是顺叙。顺叙就是按照事物的发生、发展的自然顺序或时间顺序进行叙述。公文写作中运用顺叙，容易做到线索清楚，层次分明，便于阅文者迅速掌握事情的发展变化和来龙去脉。公文中的叙述与小说中的叙述不同。(3)在公文写作中运用叙述这一表达方式的同时，还可以根据需要，恰当地运用倒叙，插叙，分叙等方法。
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32、报告的写作应注意什么?
答：报告的写作：（1)陈述事实要清楚扼要，以汇报工作情况为主的报告，应突出重点，把主要事实讲清楚。但讲清事实不等于把具体达程写得太琐细，要加强文字的概括性。用简明扼要的语方把事情的总体面貌反映出来。(2)表述观点要精练清晰。报告中需要表达报告者观点的地方也不少，汇报工作需要有自我评价，对今后工作操意见成建议，更是以阐述观点为主。报告中凡涉及观点的地方，一定要精练清晰，即文字要少，意见要很明确，切忌吞吞吐吐、含含糊糊，使人摸不清报告者的真实意图。不要说空话、废话，每一条意见都要切实可行。(3)语言要简洁朴实。报告是向上级汇报工作，因而一定要实事求是，不可夸大或缩小事实、不可报喜不报忧，。不可过分强调困难。要老老实实，有一说一，有二说二，少用花哨的形容词，少用含糊不清或过于灵活的概念。报告的格式比较简单。标题多半用‚事由加文种‛的形式，即‚关于……的报告‛。正文之前，写受文单位；正文之后，署发文单位和日期。
33、总结的写作应注意的问题?
答：总结的写作应注意以下三个方面：(1)回顾工作要实事求是。一般写总结，大部分篇幅用于回顾工作情况：做过哪些工作，是怎样做的，结果如何(即取得哪些成绩和存在什么问题)。回顾工作情况的原则是要实事求是，要真实、准确地反映实际情况。(2)总结经验教训要着眼未来。在回顾工作的基础上总结经验教训，是总结的必要组成部分，除了少数事务性工作总结外，一般较重要的总结，都应从做过的工作中归纳出成功的经验和失败的教训。因为工作是连续不断的，阶段性的总结做得，对以后的工作就有指导或借鉴意义。正因为如此，总结经验教训要有重点，要把重点放在对未来工作有指导或借鉴意义的那些方面，而不应不分主次、平均使用力量。(3)纲目要清晰，文风要平实。总结的标题常见的有单行标题和双行标题两类。双行标题多见于经验类专题总结，
12 正标题或概括主要做法，或突出主要经验，副标题则说明总结的内容。总结的正文常见的写法有两种，一是‚分层展开式‛，一是‚纲目带动式‛。‚分层展开式‛是一种纵式结构，其内容和排列顺序通常是这样的：总体概况、主要成绩及做法、存在问题、经验教训、今后努力方向。‚纲目带动式‛是—种横式结构，采用夹叙夹议的写法，以议论为纲目，带动具体材料的陈述，内容的几个层次之间是并列关系。
资料三：秘书工作
1、秘书在构思当日工作时，就正常情况而言，应注意哪些问题？ 答：（1）对于尚未办结的重要事项，要构思如何承上启下。 （2）对于列入计划的紧急事项，要构思上班后如何实施。 （3）对于重要而不紧急的事项，要构思上班后如何顺便处理。
2、秘书修饰个人仪表有何意义？ 答：秘书修饰个人仪表的意义是：
（1）秘书和秘书机构是机关的门面和窗口。
（2）秘书的形象问题，直接关系到组织和领导者的信誉与权威
（3）秘书在上班之前，应注意个人仪表的修饰，以便给人以美好的印象。
3、为什么秘书应先于他人上班？ 答：（1）可以随时听候领导者的调遣； （2）可以提前处理紧急事项； （3）可以接待急于办事的外地客人。
4、秘书提前上班，旨在做好哪些准备工作？
答：秘书提前上班，旨在有充裕的时间做好如下事项准备工作： （1）重新检查送领导者当天签批的文件。 （2）重新检查当天上午开会的各项会务工作。
13 （3）重新检查接待领导者上班车辆的运行情况。 （4）重新检查对来访客人的接待工作。 （5）承接领导者临时交办的事项。
5、秘书在拟定日程表并向领导报告当天工作安排时，应注意哪些事项？ 答：应注意的事项有：
（1）拟定日程表一定要简洁明了、切实可行，便于领导进行工作。 （2）拟好的日程表除向领导口头报告外，还必须请领导者过目，并充分听取领导者的意见。
（3）领导者首肯后，秘书要即刻将日程表印制出来，并呈送领导者一份，自己手执一份，以便付诸实施。
（4）日程表在实施过程中，如出现变故而难以按预定计划行事时，秘书应与领导者及时沟通，由领导者决定是否改动。
6、秘书请求工作指示应把握哪些要点？ 答：秘书在请求指示时，应把握以下要点：
（1）秘书请示的内容一般为：事关大局而又无权处理的问题，难度较大而又无力解决的问题，以及超出秘书职责范围的问题。而对于在常规性工作中出现的问题，秘书则不必事事请示。
（2）秘书在请示工作时，要做到主旨明确，要言不烦，态度谦和。切忌面面俱到，语言冗长，恃才不恭。
（3）秘书要注意请示方法的选择， 把握好请示的时机和分寸。
（4）领导者在口头指示时，秘书要凝神聆听，必要时可做记录，然后予以复述。如果没有听清，或者有不理解之处，秘书应当面提出，请领导者予以解答。
7、秘书下班之前如何‚突击未了事宜‛？
14 答：面对下班前的突击事项，秘书应做到以下几点：
（1）秘书要以‚正常上班‛的心态应对未了事宜，善始善终，一丝不苟。不可因行将下班而心神不定，以至手忙脚乱，失去条理，或草率处理，敷衍应付。
（2）秘书仍要本着急事先办的原则，集中力量，加快速度，在有限的时间内办结必办之事。
（3）如果个人的力量不足，秘书们应分工合作，协同突击，以保证下班之前办结必办之事。
8、秘书在浏览当日收文时必须把握哪些要领？
答：（1）尽快从繁琐事务中解脱出来，静下心来认真阅读当日来文，以及下级组织请求批准的来文。
（2）秘书在有限的时间内阅读大量来文，以采用泛读、扫读、跳读等模糊阅读方式为宜，旨在迅速获取有价值的信息，从中筛选出急需送领导者阅示的重要来文。
（3）为方便领导者对重要来文的阅示，秘书可按照行文目的，将来文分为办件和阅件；分送有关领导者或有关部门机关。
9、秘书怎么样整理当日的文件资料？
答：秘书整理文件资料的工作内容有以下个方面：
（1）秘书在浏览的基础上，要对文件资料初步加以分类、排序和存放。凡需要领导者及有关部门当天阅知或指示的文件，秘书要及时分送。
（2）凡暂缓办理的文件及内部交换资料，秘书要如数收藏在保密柜里，并注意上锁，以防失泄密。
（3）凡当天收到的报纸、杂志，秘书要逐一归类和摆放，使其各就各位。
10、秘书记录当天大事时应做到哪几点？
15 答：秘书记录当天大事时，应做到：
（1）及时。记录大事，一定要当日事当日记，不可拖延，不能积压。
（2）客观。所记大事，一定要秘书逐项核查，使内容与事实相符，不可靠想象、推测去做记录。
（3）全面。记录当天大事，一定要反映工作全貌，如实记录有备查价值和认识价值的重大事项，不可挂一漏万，也不可有闻必录。 （4）记录大事还要简明扼要，使人一目了然。
11、秘书下班后继续工作应防止哪些不良情绪？
（1）烦躁。秘书要自觉抵制由压力而产生的烦躁情绪，心平气和地继续工作。
（2）敷衍。秘书要激发责任意识，认真处理每项事务。
（3）抱怨。秘书一定要有任劳任怨的精神，心甘情愿地服从工作需要。
12、秘书在随从领导人应酬时，应做好哪些工作？ 答：（1）提前安排车辆。 （2）及时进行联络。 （3）注意修饰仪表。 （4）负责领导人安全。
13、如何正确认识‚秘书无休息日‛？
答：（1）正常情况下，秘书的双休日与节假日应由自己支配。可是，在秘书界有‚秘书无休息日‛之说。
（2）只要领导工作需要，或者仍有急办之事尚未出手，即使是双休日或节假日，秘书也必须继续工作，直至完成任务为止。如起草重要文件，筹备重要会议，接待重要来宾，调查重大问题，参与重要活动，等等。
14、秘书上班前、上班后、下班前、下班后的主要任务？
16 答：上班前：（1）回顾昨日工作 （2）构思当日工作 （3）修饰个人仪表 （4）先于他人上班 上班后：（1）整理办公场所 （2）报告当日安排 （3） 请求工作指示 （4）处理日常事务 下班前：（1）突击未了事宜 （2）浏览当日文件 （3）清理文件资料 （4）记录当日大事
下班后：（1）继续处理紧急事务 （2）随从领导人应酬 （3）陪同领导者加班 （4）处理好双休日与节假日
15、上班之前秘书应如何修饰个人仪表？ 答：上班之前秘书应注意一下方面修饰个人仪表： （1）头部。头发是否梳洗，发型是否得体。
（2）面部。脸面是否修整，化妆是否素雅，牙齿是否刷净，口腔有无异味。 （3）手部。双手是否洗净，指甲是否修理。
（4）服装。着装是否端庄、得体，衣领、袖口和领带是否干净，鞋子是否擦过，鞋袜的色彩是否与服装和谐。
17 （5）首饰。佩戴何种首饰，首饰是否华贵，一般地说，秘书应少佩戴首饰，即便佩戴，也应该体现职业特点的首饰。
16、秘书日常事务有那些类型？如何分别处理？
答：（1）急办之事，即当日必须办结的事项，如重要会议的组织、与重要人物的约会、紧急文件的办理、限期答复的电话、突发性事件的处理，等等。对于这类急办事，秘书要优先处理，无论如何也不能延误。 （2）必办之事，即当日必须办理，但不必当日办结的事项，如例行文件的制发，例行会议的组织、例行活动的协调、例行报表的编制，等等。对于这类必办之事，秘书也要抓紧处理，但可臵于次要地位。
（3）缓办之事，即当日可着手办理，但可延缓办理的事项。如某些有期限要求，但无须立即办理的事项。对于这类缓办之事，秘书要利用空余时间，顺便予以办理。
资料四： 会议工作
1.简述会议和会议工作的含义。
答：（1）会议，是有组织、有领导地召集人们商议事情的活动。 （2）会议工作，是指秘书机构对会议的筹备、组织和保障工作。 2.会议有哪些类型和功能？ 答：会议的类型有：
（1）按会议的规模划分，有小型会议、中型会议、大型会议；
（2）按会议的性质划分，有规定性会议、日常性会议、专业性会议、纪念性会议和座谈性会议；
（3）按会议的时间特征划分，有定期性会议和不定期性会议； （4）按会议的形式划分，有集中型会议和分散型会议。 会议具有以下的功能：
18 （1）决策功能；（2）指挥功能；（3）沟通功能； （4）协调功能；（5）动员功能；（6）显示功能。 3.会议工作的主要任务和原则是什么？ 答：会议工作的主要任务是： （1）会议组织工作； （2）会议文书工作； （3）会议组织联络工作； （4）会议后勤服务工作； （5）会议的接待服务工作； （6）会议选举工作；
（7）会议的保密和安全保卫工作。 会议工作的原则是：
（1）充分准备；（2）严密组织； （3）周到服务；（4）勤俭节约； （5）安全保密；（6）提高效率。 4.会议准备阶段有哪些秘书工作？ 答：会议准备阶段的秘书工作主要有： （1）制定会议预案；（2）组建会议机构； （3）发送会议通知；(4)准备会议文件； (5)布臵会场； (6)人员编组； (7)制作会议证件； (8)安排食宿和车辆； (9)会前检查； (10)接站与报到。 5.如何制定会议预案？
答:会议预案就是会议的筹备方案。
19 制定会议预案一般包括以下内容： （1）会议名称 （2）会议主题 （3）会议时间和地点、（4）会议规模、（5）参加人员、（6）会议日程和议程、（7）会议的组织领导、（8）会议的活动安排、（9）会议经费预算、
（10）与会人员的食宿安排，等等。 6.如何布臵会议场所？
答：会场是会议举行的具体场所，会场布臵是会议工作的重要环节。 会场布臵主要包括主席台设臵、座次排列、会标、会徽、旗臶、花卉、灯光、音响布臵等。
7.会议召开阶段有哪些秘书工作？ 答：会议召开阶段的秘书工作主要有 (1)会场签到；(2)会间调度；(3)会议记录； (4)会议简报；(5)会议选举；(6)会议总结； (7)后勤保障。 8.如何组织会议选举？
答：会议如果有选举的议题，秘书人员要做好选举的组织工作。选举的一般程序时：
（1）宣布参加选举的人数和选举的内容； （2）通过选举办法；
（3）通过监票人、总监票人名单； （4）检查票箱； （5）分发选票；
20 （6）填写选票；
（7）宣布投票顺序和进行投票；
（8）开箱清点选票，报告收回选票数，宣布是否有效； （9）进行计票；宣布选举结果。 9.会议结束后有哪些秘书工作？ 答:会议结束后，秘书工作主要有： (1)印发会议纪要；(2)清理会议文件； (3)组织代表离会；(4)搞好宣传报道； (5)会议工作总结；(6)会后催办工作。 10.试论会议的决策功能。
答：（1）从管理方式上看，决策功能是会议活动的基本功能。在管理活动中，作为一种合理构成，有70%会议应该是解决人们‚干什么‛和‚怎么干‛的回忆，是集中体现决策功能的回忆。决策在管理活动中占有十分重要的地位，会议则是各级领导发挥集体智慧，实行科学决策的基本方法之一。
（2）从法律法规上看，会议是实行决策的组织和权力机构。
（3）从思维方法上看，会议是集思广益、以高决策水平的必由之路。首先，会议是收集决策信息的重要方法；其次，会议是选择决策方案的重要形式；再次，会议是信息反馈的重要渠道。
资料五：宣传思想及新闻写作应知应会知识复习题
1、社会主义核心价值体系：社会主义核心价值体系是党的十六届六中全会首次明确提出的一个科学命题。社会主义核心价值体系在我国整体社会价值体系中居于核心地位，发挥着主导作用，决定着整个价值体系的基本特征和基本方向，是建设和谐文化的根本。社会主义核心价值体系包括四个方面的基本内容，即马克思主义指导思想、中国特色社会主义共同理想、以爱国主义为
21 核心的民族精神和以改革创新为核心的时代精神、以‚八荣八耻‛为主要内容的社会主义荣辱观。这四个方面的基本内容相互联系、相互贯通，共同构成辩证统一的有机整体。建立社会主义核心价值体系，必须坚持马克思主义在意识形态领域的指导地位，牢牢把握社会主义先进文化的前进方向，大力弘扬民族优秀文化传统，积极借鉴人类有益文明成果，充分调动积极因素，凝聚力量、激发活力，进一步打牢全党全国各族人民团结奋斗的思想道德基础，形成全民族奋发向上的精神力量和团结和睦的精神纽带，为构建社会主义和谐社会提供重要保证。
2.中国特色社会主义理论体系：中国共产党第十七次全国代表大会提出了中国特色社会主义理论体系的科学命题，明确指出：‚中国特色社会主义理论体系，就是包括邓小平理论、‘三个代表’重要思想以及科学发展观等重大战略思想在内的科学理论体系。‛这一理论体系，凝结了几代中国共产党人带领人民不懈探索实践的智慧和心血。全面、系统、深刻地理解和坚定不移地坚持这一理论体系，对于夺取全面建设小康社会新胜利，谱写人民美好生活新篇章，实现中华民族的伟大复兴，具有重大而深远的历史意义。
3.建设学习型党组织的总体要求是：高举中国特色社会主义伟大旗臶，坚持以邓小平理论和‚三个代表‛重要思想为指导，深入贯彻落实科学发展观，全面贯彻党的十七大和十七届三中、四中全会精神，紧紧围绕党和国家工作大局，按照科学理论武装、具有世界眼光、善于把握规律、富有创新精神的要求，以提高全党思想政治水平为基本目标，深入学习马克思主义理论，学习党的路线方针政策和国家法律法规，学习党的历史，学习现代化建设所需要的各方面知识，不断在武装头脑、指导实践、推动工作上取得新成效。要大力营造和形成重视学习、崇尚学习、坚持学习的浓厚氛围，牢固确立党组织全员学习、党员终身学习的理念，建立健全管用有效的学习制度，使党员的学习能力不断提
22 升、知识素养不断提高、先锋模范作用充分发挥，使党组织的创造力、凝聚力、战斗力不断增强。
4.新闻的含义：新闻，是以宣传为手段，对当前社会生活意识形态现状的真实客观反映。新闻是报刊、广播、电视、经常大量运用的一种文体。是消息、通讯、新闻特写、速写等体裁的统称。
5.新闻五要素：即新闻5W，指一则新闻报道必须具备的五个基本因素，分别为何时（when）、何地（where ）、何事（what）、何因（why ）、何人（who ）。这是新闻中不可缺少的五个方面，是对新闻报道的基本要求。
6．新闻的特征 （1）真实性
新闻，要求报道真实的事实。人们通过这样的真实事实，可以洞察宇宙万象的恢弘、大千世界的风云、社会发展的趋向、生活演进的动态……
真实性，是新闻的生命线。如果新闻不是写生活真实的事实，那就不会取得人们的信任。新闻中所列举的真实事实还必须是典型，具有普遍意义，能反映本质和主流的真实事实。
（2）实证性
实证性，就是指新闻要让事实本身说话。新闻反应生活的特殊规律，主要就是让事实本身说话。
写出确定事实的基本要素。一般应交代清楚有关的人、事、时、地、因果、意义等要素。
（3）及时性
新闻既然是新近发生的或发现的事实的报道和评述，那么就必须有新的事实，新的内容，表现出新的特点与新的意义。否则，写人家已写过的或人家早已知道的过时的事实、过时的内容，或者一条新闻写上十天半月才报道，那就
23 不叫新闻了。要突显新闻的‚新‛，就得要及时地捕捉，及时地采写，及时地报道。可以说新闻是一种极重时效的文体。新闻的价值很大程度上决定于迅速及时地采写与报道。新闻是今天生活的快摄，是明天的历史，历史是昨天、前天或更早的新闻。
（4）广泛性
新闻是由新闻机构发布的面向全社会，对广大群众传播最为广泛的信息形式。正因为新闻局有这样的广泛性，所以新闻一经发布就会引起全社会的广泛的关注，产生广泛的影响。
（5）开放性
由于新闻是不受时空限制的一种宣传形式，因而它具有冲破闭锁隔绝现象的开放性。由于有了迅速灵敏的新闻传播，使当今世界每个角落发生变化的重要信息，能在瞬间传遍世界，于是遥远的距离得以缩短，孤陋寡闻者得以开阔眼界，居于斗室、足不出户可以了解宇宙星云，天下大事。
（6）变动性
新闻以生活中发生的具有新闻意义的事实作为归依，而生活中的事实不断地有所变动，新闻所要反映的正式变动中的客观事实。
7．新闻写作的要求 （1）敏于捕捉
作为新闻工作者，要写出好的新闻，就需要有敏于捕捉蕴藏在现实生活中丰富而有意义的新闻题材的特长。新闻工作者就是要追新逐异，并且着力于标新立异，新闻要力避老生常谈的依样画葫芦，力避不能敏锐报道与评述生活的陈腔滥调。对生活中种种‚新异‛，一般人往往习以为常、熟视无睹。加之生活在前行的轨迹中闪现的新光异彩，总是一掠而过，一瞬间便成陈迹。这就要求新闻工作者有敏锐的捕捉新异从而摄取新闻的能力。这种敏锐能力不是轻易
24 就能具备的，需要新闻工作者有较高的思想理论素养，深入生活，留心各种各样的事情，将新的发现、新的感受、新的分析思考写进‚新闻手记‛。这样的功夫下的越深新闻报道的敏锐感就越强。
（2）勤于采访
新闻工作者的实践，主要指采访的实践。
采访是一门专门的科学，采访过程是一个完整的系统工程，采访实践也是一种独特的艺术实践。
采访要顺利进行并获得理想的效果，就要拟写采访提要，找准采访对象，注意采访方式；要达到采访目的，实现采访目标，就要下功夫、花力气，做到勤问、勤看、勤记、勤思考、勤分析、勤积累，勤于采访就会出好文章。
（3）精于构思
有了从采访中获得的真实情况，要拟定出切乎要旨的新闻稿，还要精心构思。一篇新闻立什么主旨，选取什么材料表现主旨，材料的详略处理，先后安排等，都要一丝不苟地精心构思。这里的一个‚精‛字体现了写作主体的匠心独运。
（4）疾于运笔
如果有了材料，又下过一番构思的功夫，就得疾于运笔，迅速成篇，交付发表，这样才不致贻误战机。
运笔要‚疾‛，不仅仅是从时间上要求快，还要快中求好。
运笔之疾的能力，是从艰苦笔耕中获得的，只有勤耕不缀，才能有敏捷的才思，才能‚妙笔生花‛。
8．新闻语言的特征
（1）准确、简洁、鲜明、生动
25 新闻写作中所需要的语言，是传播信息的语言、报道事实的语言、解释问题的语言、快速流利的语言。因此，根据新闻写作的时效性（新鲜、快速、简短）与可读性（具体、生动、通俗），其语言不但要具有准确性，还要具有简洁、鲜明、生动的特色。这里所说的准确性，包括以下含义。
① 在时间、空间、形态、色彩、等方面，语言与客观事物之间要高度吻合。 ② 对事物属性、特征——也就是‚质‛的判断尽可能没有偏差。 ③ 对事物的数量、程度——也就是‚量‛的把握上精确无误。 ④ 排除主观臆断和以偏概全。 ⑤ 慎用可能产生歧义的词语。
新闻语言的简洁、鲜明、生动具体体现为以下两点。
① 他的受众多，他必须满足生活在快节奏的现代社会中大量受众信息的需求。
② 新闻传播的基本原则是‚用事实说话‛，即传播者的意图应该是相对隐蔽的，新闻语言还要做到不致使受众产生被人强迫的感觉而加以抗拒。
（2）新闻语言要有时代感
新闻语言生命力的一个重要特征是要有时代气息。现在媒体上几乎每天都会有新词出现，词汇翻新很快。因为这种语言是社会语汇最直接、最真实、最迅速、最广泛的反映，做为一名记者即应该保持对新鲜事物的敏感，也应该保持对新闻语言的敏感。同时新闻报道的时效性与新鲜感，在一定程度上也需要通过具有时代气息，包括社会上最新流行的一些语言传递出来。
（3）新闻语言应有不同的风格
新闻语言在符合准确、简洁、鲜明、生动的基础上，针对不同的报道、不同的作者应该有不同的语言要求。
① 新闻语言风格取决于人物报道中被采访者的语言个性。
26 ② 新闻语言风格取决于新闻事件本身的基调。
③ 消息与通讯对于语言的要求有所不同。通讯的语言比消息更形象、更丰富，有更多的感情色彩。消息比通讯更惜墨如金，消息的语言是一种具体陈述与抽象概括相结合的语言。 （4）‚白描‛是新闻语言的主要特征
在新闻写作中，白描是指文字描写的具体做法，即不尚修饰，不用或少用形容渲染，以质朴的文笔，力避浮华、做作，简练而直接地勾勒出事物的特征。白描虽然是描写，但如果从形式上看，白描与直接叙述没有很大的区别。可以这样说，白描是直接叙述和描写的高度统一。它洗尽铅华、质朴平实，透明度高，有利于把复杂的问题用简单的方法来处理，进而突出事物的特征，即突出新闻价值，便于受众在快速交流中接受。
9．消息标题的作用 （1）尽快帮助读者选择信息
标题是新闻事实的浓缩，所以能够满足读者选择的需要。 （2）帮助读者理解消息主旨
标题透射着媒介对新闻事实的评价，凝练了报到的主旨，便于读者理解。 （3）向受众广告消息内容
在消息中，哪些是最有价值的内容，往往是报到意图的集中体现，也是受众最关心的东西。但是，它往往会被隐藏在长篇的文字叙述之中，不容易为人们所注意，因此，标题在此方面所起的作用就尤为重要。
（4）强调和评价核心内容，吸引读者注意
消息标题的字号比正文的字号大，加之，版面编辑常常给标题加上一些装饰图案，使标题显得很显眼，吸引读者去看。同时，标题还对所报道的事实有评价作用。
27 （5）满足读者了解基本新闻事实的需要
有的读者时间很紧迫，不可能把一张报纸从头看到尾，浏览标题则可以使他们尽快了解一天中的大事，了解一张报纸的主要信息。一些完全是标题所陈述的往往是信息的核心，看一眼这样的标题，也就了解了信息的基本内容。
（6）突出重点，美化版面、便于阅读
标题是消息的‚眼睛‛，一则消息的‚眼睛‛加上栏题、通栏题，构成了报道版面的‚眼睛‛。倘若没有这些‚眼睛‛，整版文字黑压压一片，令人感觉沉重，分不清眉目。各种标题大小相应，疏密相应，错落有致，再加上文字符号变化，线条、图像以及色彩等手段的运用，使版面主次分明、富于变化、呈现动态，既能给读者美的享受，又能方面阅读。
一个版面上如果有几个精彩的标题，马上就能吸引读者的注意力，使他迫不及待地开始阅读。
10．广播稿的写作要求
（1）结构要简化，跳跃要小，语言要简洁。广播稿的写作和播出要首先考虑听众能听得懂、听得清。这就要求文章在线索安排上要力求单一，或按事情的发展顺序写。而且，文章的上下文之间连贯要紧，层次衔接要严，运用倒叙、插叙时要自然，时间和空间跳跃要小。广播稿的语言跟其他报刊文章不同，他要求尽量简洁，尽量不要使用长切复杂的句子。这样，播音员读起来省力，听众也易听懂。
（2）要注意使用好懂易记的语言。要做到广播稿好懂易记，首先，要注意使用通俗易懂的语言；其次，对于一些关键性的内容，可做适当的反复交代和说明，以加深听众的印象。
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