接待工作准备
2020-03-02 14:28:33 来源：范文大全收藏下载本文
接待工作准备
一、受领接待任务
经有关领导批准后，秘书科受领接待任务。
二、搜集接待信息
秘书科受领接待任务后，及时搜集详细的接待信息，了解有关情况：
1、主要来宾情况，包括姓名、性别、民族、单位、职务、生活习惯等。
2、来宾来邱目的、抵离时间、活动内容、日程安排及具体要求等。
3、随行人员人数、名单、职务、性别等，来自少数民族地区的，还须包括民族、宗教信仰及饮食禁忌等。
4、其它相关情况，包括交通方式、联系方式和需要接待方办理的特殊事宜等。
5、重要来宾的相关资料，包括以前是否来过本单位，与领导是否相熟等。
6、接待信息收集整理后，及时呈送有关领导、供接待时参考。
三、拟定接待方案
1、征求意见。在充分领会来宾意图和领导对接待意见的基础上，广泛征求各有关方面对接待安排的意见。
①重点征求来宾身边工作人员或打前站人员对接待的具体要求，包括食宿安排上的特殊要求，活动内容和时间安排，以及领导会见、用车等。
②征求有关领导和部门对做好接待工作的意见、建议，并进行细化。
2、拟定接待方案，内容包括： ①接待对象主要情况。
②参与接待的领导名单。 ③来宾主要活动和日程安排。
④接待任务涉及的有关工作文件、资料及负责部门。 ⑤主要接待活动安排：
A、礼仪安排，包括迎送、会见、陪同活动等。
B、食宿安排，包括房间安排、客房布臵，就餐方式、地点、标准和陪餐人员安排等。 C、车辆安排，包括来宾主车、工作车、行李车、备用车、警车等。
D、其它安排，包括安全保卫、交通疏导、卫生防疫、天气预报、新闻报道等。
E、到观摩点活动情况，包括来宾及陪同人员姓名、性别、职务、人数、到达时间、迎接地点、活动内容、食宿安排等。
F、陪同领导的住房、乘车、宴请安排。
G、责任分工，根据接待任务要求，明确相关部门的责任及责任人。
H、联系电话，包括主陪领导、接待人员、驻地值班电话等。
3、拟定接待方案的要求。 ①体现来宾和领导的意图。
②具有地方特色。
③时间、考察点和路线安排合理。
四、接待方案审批 ①接待方案拟定后，报主管领导审定并签批。
②根据领导意见，对方案内容进行调整和修订。
③重大接待任务的接待方案由主要领导审定签发。
④接待方案经审批后，及时印发有关领导、部门和乡（镇），并召开接待工作筹备会议。
五、前期准备工作
协调有关部门和单位做好各项前期准备工作。
1、食宿安排。
①客房。检查房间设施及房内水、电、冷、暖设备的有关控制；去除房间异味；保证电话、宽带网络畅通；电视频道按顺序调好；房间内摆放鲜花、办公用具、水果、干果、香烟等。
②就餐。确定就餐地点、方式、人数、标准、时间等；检查餐厅照明、音响、空调、桌椅等设施；督促搞好室内卫生和餐具卫生，保证室内空气清新；结合主宾饮食习惯及要求确定食谱，印制就餐座位卡等；保证各种物资齐全，及时供应。
2、活动安排。
上级领导视察、调研或慰问活动安排。
A、协调有关部门准备汇报、座谈会材料，注意宣传介绍。
B、提前准备视察、调研点和慰问对象及所在地的基本情况介绍，并提前进行现场勘查，做好迎送、资料准备、情况介绍、路线确定等工作。
C、做好汇报会、座谈会等会议组织。
3、行车安排。
按乘车方式、车辆类型等要求，确定主车、工作车、行李车、备用车、警车等各种车辆的到位时间，通知沿途高速路口、收费站，做好车辆免检通行安排，车内备齐热水、矿泉水、湿巾、纸巾等物品。
4、安全保卫
协调公安、交警、信访等有关部门，制定安全保卫、交通疏导方案，做好各项准备工作，确保接待过程中迎送、路途、驻地及活动场所安全有序。
5、卫生防疫。
协调卫生、防疫等部门，做好来宾紧急救护准备、随行保健以及客房、餐厅、会议室的环境卫生和食品检疫等工作。
6、新闻报道。
通知新闻单位，安排摄影、摄像、文字记者随同活动，按要求做好宣传报道准备工作。
7、到视察点活动安排。
来宾到视察点活动，将来宾活动内容、到达时间等情况和接待要求，提前通知有关视察点，并协助做好前期准备工作。
8、沟通联系。
掌握主陪领导、接待人员及相关部门负责人的联系电话，印制接待任务联系电话表。
9、印制接待服务手册。
重要接待任务，印制包括天气预报、食宿安排、活动日程、乘车安排、考察点简介、来宾和陪同领导名单、参加接待工作人员联系电话等内容的接待服务手册。
六、接待任务实施前检查
来宾抵达前，由主管领导对各项准备工作落实情况进行全面检查、调度，确保落实到位。
七、接待任务实施
1、迎接。
组织调度警车及其它有关车辆提前到位，引领领导及有关人员按确定时间到来宾下榻地点或参观、考察点迎候来宾。
①了解清楚来宾具体抵达时间及来宾乘坐车辆，了解清楚行车路线、抵达时间并确定迎接地点。
②提前与交通等部门沟通，协调迎接来宾有关事宜。
③出发前，了解清楚有无晚点误点、来宾人员变动等情况，并及时告知有关领导和部门。
④接到来宾后，引领上车并向来宾介绍前来迎接的县领导，然后一同前往驻地。
⑤来宾到达驻地后，及时分发接待服务手册，由专人负责引领来宾到房间，组织工作人员协助来宾将行李送到客房。
⑥根据需要安排好陪同领导的休息房间。
2、驻地服务。
①就餐。提前到餐厅检查，确认准备工作就绪后，引领来宾和陪同领导到餐厅就餐。
②会见。安排好会见场所，并提前检查，适时引领来宾和陪同领导到达会见场所。
③会议。提前到会场检查，确保各项工作到位后，引导来宾和陪同领导到达会场；必要时，为提前到达的来宾和陪同领导准备休息室。
④合影。安排好地点、参加人员、排位、摄影师等相关事宜。
⑤锻炼。提前联系安排好地点并准备相关物品，并引领陪同。
3、随行服务。
①了解清楚天气情况，并做好相应准备工作，如雨伞、遮阳帽等。
②出行准备工作。检查出行物品准备情况，协调警车及有关车辆提前到位，召集有关人员准时到达，等候领导外出。
③做好与有关单位和视察点的衔接工作，提前通报来宾人数、陪同领导、视察内容、活动要求等情况，随时通报行进路线、抵达时间等。
④必要时，派人到视察点打前站。
4、欢送。
①了解清楚来宾离邱方式、确切人数、离开时间。
②提前确定车辆送行领导，并提前通知交通等部门做好准备工作。
③组织人员提前装运行李，调度警车及有关车辆提前到位，并引领有关领导按时到位欢送。
5、在接待实施中，特殊情况需变更接待方案的，接待人员应请示主要陪同领导批准后，及时组织协调有关人员进行调整落实。
八、后续工作
1、按有关规定做好接待来宾的经费结算审核工作。
2、总结建档。重要的来宾接待任务，都应有比较全面的工作总结。
①工作小结。文字表述应当简洁明了，具体内容包括接待的对象、接待起讫时间、前往的地点、主要活动内容、来宾的主要
讲话和工作建议，重要来宾的生活习惯、工作特点、兴趣爱好，主要工作措施、经验体会、主要问题及改进措施。
②收集文字、音像资料。包括：值班报告、电话通知、领导批示、接待方案、领导和来宾重要讲话的文字稿及录音、摄影摄像、全程陪同人员的工作日志。
③对所有收集的原始资料进行整理，并按档案管理目录的要求进行分类建档。
3、接待任务完成后，应及时召开总结讲评会。
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