办公室
2020-03-02 03:55:18 来源：范文大全收藏下载本文
办公室的职能与特征 答：1服务性 ，2分散性，3专业性，4主动性，5
复杂性。 办公室环境的布置和管理——赶工是环境布置的目的
1率搞的环境。创造舒适而又工作效2塑造组织形象。3建立挡驾制度。4
有利于保密工作。 办公室的整理
1摆放稳妥？有没有歪斜桌子和办公器械是否和灰尘？
2 走动？日历上的日子是时钟是否拨准，并保持否准确？
3是否跳到适意的程度？办公之内温度和湿度 4得体，盆景、并整理好了？草树挂历的挂置是否上有没有枯枝烂叶？花卉是否定期浇水并保持新鲜。 5一期？报纸、
杂志是否最新的6垫、来访者食用的沙发坐靠背套子是否备妥并清洗干净？
7帘的轨杆是否好使？或窗帘是否干净？拉窗者百叶窗、垂直帘的角度是否调整妥当？
8否废纸篓是否干净？是垫好了干净的垃圾袋？
9的用品是否整理好了？摆放在上司办公桌上文具、便笺是否补充了
传真机的使用要点
1质量，发送前要检查原稿的还应将文件上的固定物除去，保证发送的质量和机器的安全。
2本公司的标准传真格式，发送公司文件应该用并遵守公文写作规范，标明页码。
3应在正文前面说明，需要对方协助抄送时列明抄送范围。
4打电话，核对发送时间。发送长文件应给对方 56发送传真要注意保密 手写的文件最好不要用给重要的客户和需要传真机。如感谢信、祝贺信、吊唁信。
办公室零用现金管理：计划步骤、实施步骤、检查步骤
请示与报告方法：
请示内容：必须是自己难以处理货物全处理的事情
请示形式：口头形式或者书面形式。 形式需注意： 请示要对口，遵守按上级分工、对口请示的原则。 请示要单一，遵守一文一事的原则，避免将多项事务写在一份请示内。 报告内容：一是定期报告工作情况和进程。二是工作中发生的重大问题。三是合理化建议。四是应上司的要求汇报情况。 报告方式：口头或书面形式。
授意方法：直接授意，间接授意，领会上司意图。 文员要做到：备好记录本记录下指示要点。 必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话。
有不同意见可以公开提出，但要言之有理，并注意方式和态度。
传达的要点： 传达不走样，不可加进自己的意见。
必要时可以形成文字材料，照本宣科。 不便说的指示，根据上司授意传达大致指示。 注意保密。
重要指示应要求被传达者复述一遍。
进言的作用： 参谋作用、不缺作用、增进关系作用 进言的要求：
适时、适事、适地、适度
筛选电话：
1速别听出对方。要再第一时间就能迅
2辨识有相当的把我。要对来电人员名字的 3清对方的身份和来电者找你上司， 来电目应弄的再适时处理。 4让对方舒服被拒绝。上司过于忙碌时，要能 5电话转接到该接的部门。鉴别来电者的问题，把 6貌的拒绝对方并祝他事接到推销电话要有礼业成功。
7貌有责任心。对待投诉电话要有礼如确有此事先安抚然后表示歉意，并告知一定马上调查此事。作好记录，通知承办方。 8秘人员不能妄攀交情，来电者是重要人物，文抓着电话畅谈。
邮件的分拣
按照收件人的姓名分拣、按照收件部门的名称分拣、按照邮件的重要性分拣
上司不在时邮件的处理 上司要亲自处理的要先保存，通知发信人已收到。
上司知名转送某部门或人员的要对送达对方并要求收到人员签收。 授权文秘处理的要掌握全面情况慎重办理。 邮件很多，可以制作邮件摘要表。
上司每天打电话过来，就要记录来信的内容，以便上报。
在遇到棘手的问题，可以把新建传真、快件给上司。
把寄给上司的邮件连续编号确保周全
积压的新建分别放入纸袋，做好标签。 接待室的心理准备 真诚、正确、敏捷、礼貌、亲切、公平
内宾接待的一般程序与内容
接受任务、了解来宾、制定计划、预订食宿、迎接来宾、商议日程、安排会谈、陪同参观、送别客人、接待小结（礼节性拜访、互赠礼物、签订协议书、宴请、正式会谈）
来信受理程序 及时拆信、认真阅读、逐项登记、认真处理、及时复信、
来访接待与处理 热情迎送、认真听记、准确解答、及时处理、
会议目的分类
信息的传达、信息的交换、相互启发、作出决定、收集创意
会议形式分类
圆桌会议、公开讨论会议、（代表会议演讲型讨论）小组讨论、会议型讨论、头脑风暴会议、远程电信会议
会议职级分类 股东会议、董事会、常务董事会、中层管理人员会议、员工大会、工作场所会议。
会议的计划和准备 举行会议的决定、参加会议的人选、会议日期和时间的决定、会议场所的选择、议程表制作和执行方法、会议通知的写法和传达方法、会议资料的准备、会议场所的布置、出席者的位置、为来宾安排膳宿
会议记录的要求：
简洁、清楚、通俗、清洁
会议记录的作用
座位图便于识别会议上的发言者。
议程表和其他文件，在需要核对事实和数据时随时用。
简要概括一般性的讨论，但要将决议、修正案、重要声明决定和结论一字不差的记录下来。 西方企业规定，不管是谁提出了一个动议，或复议一个动议，或提出了会后行动、意见，都要把此人的名字记下来。
如果文秘人员漏记了什么或需要额外的信息，可提示主席
会议记录事项 会议名称，会议记录人的姓名、盖章，时间（开始时间、结束时间），会议地点，议题，主持人、主席。出席者名单，会议的经过情形及结论，相关资料下次会议预定日期。
会议记录的写法： 以决定事项为重点，逐项列出较易明了。
简洁而又要领地写出会议经过，不必写所有人员的发言。
要注意，要写什么议题，表决结果有没有定案。 要写正确、清楚，要注意会议内容有无疏漏之处。
会议简报和会议纪要 议决性会议纪要、周知性会议纪要。
提高会议效率 遵守法律规范、合理确定会以目标。确定必要的参与者、减少会议数量、缩小会议规模、简化会议程序、缩短会议时间、控制
会议经费、分析会议成本
约会
要获得上司的许可
对方有文秘由文秘办理 写信要在对方收到信之后打电话确认
正确告知对方赴约的信息
给对方留电话 对方忙就要早约 要考虑交通要素
时间地点要考虑对方的情况。
日常安排的确认 能够防止错误、然后做确认备忘录通知有关人员
确认时期和方法
电话预约的要以书面形式确认
会前一两天要和主办方或对方核对时间 周末核对下周计划，早上核对当天计划
做好计划给上司重要的划红线
主办者是上司要提前知道地点。
会议的资料要在前一天准备好。
会议长即将开始下一个预定计划要做便条提醒上司
如果用车，要前一周吧情况交给司机 坐火车或飞机，要注意误点情况和交通情况。
日程安排计划的变更和调整
在制作日程安排计划时要保留宽裕的时间
上司与文秘人员必须密切联系
文秘人员与有关部门联系
变更信息的追加每次要在计划表上填写并通知上司
计划信息被注销要联系上司
准备好相关人员的联系方式
日程安排计划管理
提示工作：电子提示系统、人工提示系统（基本办公日程表、固定活动日期表、提示性备忘录、约会表、特殊提示卡、交往提示文件）
旅行后的工作
整理所有的单据送上司审阅，结算出差费用 将出差过程和事项写出回报
尽快恢复状态继续工作 整理好出差时结识的人以备后用
给出差时给予帮助的部门人员发去感谢
指示的接受法
上司召唤立即前往、听指示并做笔记、复述一遍以便确定、要等上司说完之后再发问、工作不能如期完成需要据实上报、非直属上司指派任务能完成的就完成不能完成邀请是上司。
话题的选择 喜闻乐见的、地方民族色彩的、高雅的、积极健康的、风趣幽默的
忌讳的话题、不快的话题、敏感话题、不熟悉的话题、夸耀自己的话题、庸俗色情的、秘密。
印章的种类 单位印章、套印章、钢印、领导人签名章、其他印章
印章的注意事项 未经签发不得盖章、印章要与发文机关一致、盖章的位置上大下小起年压月、盖章用力均匀端正完整、手写体签名章在文件多的时候使用、
落款章、更正章、证见章、骑缝章、骑边章、骑边章、密封章、封存章、
值班的工作 信息沟通、来访接待、处理突发事件、确保安全、承办领导交办事项、
值班工作的制度与要求 岗位责任制度、交接班制度、请示报告制度、安全保密制度、
收文处理程序 签收、登记、分送、拟办、批办、承办、催办、注办
发文程序 拟稿、核稿、签收、编号、缮印、校对、用印、登记、分发
文书立卷标准 按问题特征立卷、按作者特征立卷、按文种特征立卷、按时间特征立卷、按地区特征立卷、按通讯者特征立卷
文档保存的有永久、长期（16—50）短期（15年一下）
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