办公室人员岗位职责和工作制度
2020-03-02 19:05:47 来源：范文大全收藏下载本文
办公室人员岗位职责和工作制度
岗位职责
一、办公室主任职责
1、在总经理、副总经理的领导下，负责公司的秘书、行政管理工作。
2、安排各种行政会议，组织做好会议记录，草拟有关文件，并负责督促有关文件的落实。
3、负责领导行政文书的收发登记、传递传阅、立卷归档、保管利用工作。
4、负责本室人员业务学习，领导有关人员做好印章、打字和来往客户的票务预购、住宿订房及外宾的接待工作。
5、负责教育公司人员严守机密，遵守国家法规及公司有关制度。
6、协调各部门关系，完成领导交给的任务。
7、组织筹备公司大事记的编辑工作。
二、秘书工作职责
1、在办公室主任的领导下进行工作。
2、努力学习本专业理论，不断提高专业技术、政策水平和写作能力。
3、负责做好会议记录，起草有关文件及稿件。
4、负责文件收发、管理、传阅等工作。
5、深入各部门，了解情况、积累资料，随时向领导反映情况，提出建议。
6、遵守公司各项工作制度，严格保守机密，领导尚未决定或虽已决定尚未公布的事情，不得泄露。
7、打印文件与材料必须按公司规定的字体，字号大小，严禁各行其事。
8、打印文件必须执行公司的有关规定，未经领导批准，不得私自打印。
9、完成公司领导临时交办的事情，必要时加班加点保质保量完成。
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10、做好与国外公司联系工作。
三、前台服务员的职责
1、牢固树立服务意识，负责前台电话接转工作。
2、负责来往客户，大小会议的服务接待工作。
3、负责每日报刊的收发保管工作。
4、负责来往客户票务预购、住宿订房等工作。
5、负责公司出差人员出差报告的传阅和保管工作。
四、人事办工作职责
1、在总经理和人事部领导下，根据人事工作政策、制度和有关规定，负责接收大中专毕业生招聘录用工作。
2、熟悉公司管理人员业务水平，组织能力，提出选拔、配备、使用管理人才意见。
3、按公司规定，结合国家有关条例，负责各种假期审核登记工作。
4、负责公司员工档案整理，建立表格填写存放和组织劳动合同书签定工作。
5、搞好中层干部的使用、考核及日常管理工作。每年对中层干部进行一次考核，并建立考核档案。
6、负责新员工的岗位培训及再教育工作。
7、根据员工的业务能力、表现，提出调整工资意见。
8、及时完成公司领导临时交办的各项工作。
工作制度
一、办公室工作制度
1、加强办公室工作管理，努力完成岗位职责。
2、牢固树立服务意识，做好公司大小会议服务工作。
3、工作中坚持既分工又合作原则，主动协调联络各部门关系，并负责公司决议执行的督办工作。
4、热情接待来往客户，做好票务预购和住宿订房的安置工作。
5、坚持原则，严守纪律，坚守岗位，保守机密，做好印章的正
59 确使用工作。
6、增强时间观念，提高办事效率，认真完成公司领导交给的各项工作。
7、严守机密，做好与国外公司联系工作。
8、协调地方关系，做好证照的办理工作。
二、档案管理工作
（一）文书档案管理
1、公司文件由办公室秘书统一管理，负责文件的登记、传阅和回收。
2、对总公司文件由专人索取，并严格登记，年底按登记进行清理，并立卷归档。
3、公司发文由秘书统一编号打印，并登记，年底按编号份数交办公室统一归档。
4、严格文件登记手续，不得遗失，保证文件的完整性，使文书档案查有原文，用有依据，确保各项工作延续性。
5、文书档案由办公室统一保管存放。
（二）机密档案的管理
1、对机密档案平时要注重管理，按文件时间的前后顺序，文件的性质，分别归类存档。
2、存档资料完整齐全。
3、年底整理档案时，要分门别类装订成册，立卷归档。
4、对机密档案要妥善保管，保证其不丢失，不外借，违者一切后果由个人承担。
三、保密制度
1、不该知道的机密不问，不该看的机密文件不看，不该说的机密文件不说。
2、建立严格的文件登记和保管制度，机密文件要存放有安全设施的文件柜内，总经理办公会、专题会、经营管理会的记录等核心机密需指定专人保管。
3、不准带机密文件、档案、资料出差或到与工作无关的场所，不在公共场所或公司众人面前谈论机密事宜和交接文件。
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4、严格执行机密文件、资料、档案借用制度和登记手续，各种机密文件、资料、档案要定期清查，立卷归档。
5、复印、翻印资料必须由经公司有关领导审查批准后进行。
6、存放机密文件的办公室内，不准私人会客。
7、每逢重大节日前，要进行一次机密工作检查，发现问题及时处理。
8、管好印章，严格用印制度。
四、印章管理使用制度
1、要指定专人负责印章的保管使用，一切用印都要通过有关领导审查批准、并有登记、签字。
2、保管印章要牢固加锁，防止被盗。用完印章要随手将其放入柜内锁好。
3、使用印章要在办公室内，不得将印章携带出差或到公司以外场所用印。
4、要注意做好印章保养，及时清洗油垢以确保印章清晰。
五、人事工作制度
1、在总经理、人事部的领导下，努力抓好公司人事、劳资和劳动合同书的签定工作。
2、按照总公司规定，结合公司实际情况，熟悉和掌握公司各部门人员编制及结构设置。
3、认真做好员工的招聘、试用和试用期满后的转正工作，工作中严禁徇私舞弊。
4、建立员工考核档案，做好培训，不断提高员工素质。
5、加强公司员工人事档案归档、管理、保存工作。
六、总务工作制度
1、负责好公司办公区域供电、电讯，办公用品和相应设备管理工作，做到物品、设备上帐，负责到人分类管理。
2、指定专人负责好公司公寓房地产，房屋公共设施（水、电、供暖、供气、管道），公司公共财产的管理工作，发现问题
61 及时报告，并做相应的处理解决工作。
3、落实好员工就餐、卫生清扫管理办法的实施工作。
4、抓好公司办公区域、公寓的治安、消防等预防性事故的防范工作。此项工作责任到人，狠抓落实。
5、加强机动车管理，杜绝事故发生。
兰桥医学科技有限公司
办公室
一九九九年二月二十二日
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