文书档案与管理
2020-03-03 17:35:41 来源：范文大全收藏下载本文
文书工作通常也叫文书处理工作，主要是指公务文书的形成、处理和管理的程序、手续等。行文规则：各机关在公文拟制过程中所必修遵循的原则拟办：对收到的文件提出初步处理意见，供领导审核和批示时参考。一般由办公室主任负责。批办：指单位领导对收文如何办理提出的最终的批示意见和要求。领导进行批办的结果体现为批示的意见。收文承办：根据来文要求或领导意见，按文件内容要求进行具体实施、或另起草文件、或将来文进行翻印和转发等的工作。签发指机关单位主管领导对审核过的文稿进行最后的审定并签署印发，文件据此生效。档案：指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案工作用科学的原则和方法管理档案，为党和国家的各项工作服务。归档：指文书部门或业务部门将办理完毕、有保存价值的文件整理之后，逐年移交给档案室集中保管的工作。归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序划的过程。
1.文书、文件、公文的联系与区别，文件与档案的联系、文书工作与档案的联系。（1）①共同点：内容上都反映了人们的社会活动，都是在处理事务过程中形成的凭证性工具，都有一定的格式规范。②区别：
A.文书与文件是同义的，只是在习惯用法上有差别。B.文书：一般用于表达集合概念，不用于表达某一份文字材料。如文书处理、文书部门、文书工作、文书材料。而不会说“这份文书”、“XX号文书”、“市政府文书”。文件一词既指单份文件，也指集合概念。
如市政府文件、中央1号文件，文件处理、文件材料。不会说文件部门、文件工作等。 C.公文不包括私人文件、私人文书。 D.当仅指“公务文书”时，文书、文件、公文三者可通用。（2）①文件是档案的前身，档案是文件的归宿。 ②文件是档案的基础，档案是文件的精华。③文书工作是档案的工作的基础。④档案工作是文书工作的延伸和发展。
2.公文的特点是什么？公文按办理时限、行文方向、机密程度可分为哪些类别？（1）公文特点1由法定作者制发2具有法定的权威性和时效性3公文具有特定的格式4特定的处理程序（2）分类
按办理时间要求分为特急公文、紧急公文和常规公文；按机密程度分为绝密公文、机密公文、秘密公文和普通公文；按行文方向分为上行文、平行文和下行文。
3.公文的稿本名称有哪些？交拟时秘书人员应注意哪些事项？（1）公文的稿本名称(试行本、暂行本、修订本)（2）注意事项：①领会发文目的，为什么要起草这份公文。即领会领导意图。②把握主题思想，即主要写什么内容。③明确行文对象，从而确定行文方向、选择文种及公文用语等。④明确行文的时间要求。
4.文书工作的主要任务是什么？收文、发文处理的程序包括哪些环节？1）文书工作的主要任务发文的拟制、收文办理、发文办理，文件办理过程和办毕的管理。还包括印信管理与使用、打证明、电话接听等工作。2）收文处理的环节：签收、启封、审核、收文登记、分办、拟办、批办、承办、催办、查办与注办、立卷或归档或销毁。3）发文处理程序：交拟、起草、会商、审核、签发、发文登记、膳印和校对、用印和签署、核发、传递、立卷或销毁或归档
6.哪些文件需要签收？传阅文件不要“横传”，应由文书人员“中转”。（1）签收的范围1机要部门送来的密件和急件都要进行签收；2邮局（或快递公司）送来的挂号件等；3外单位派人直接送来的重要文件。拟办和批办有什么区别？拟办人：办公室主任 拟办的作用：对收文如何处理提出初步的意见，供领导批办时参考 批办人： 单位领导 批办的作用：是对收文如何处理作出的权威性的最后决定。（3）拟办、批办中文书人员的职责是什么？①呈送：根据文件重要程度送拟办和批办②保密：要对拟办和批办的一件保密，特别是人事敏感问题。③检查：检查拟办批办人员有无署名和签上时间，督促及时办理④送达：根据拟办、批办意见，将收文送有关部门和人员落实办理并督促办理（4收文登记的范围和不登记范围：上级指导性、参阅性和需要办理的文件；下级机关的请示性、报告性文件；带有密级的文件 特别注意帐外文件B.不登记范围：公开的出版物；一般性的各类简报；事务性的通知、便函、介绍信、请柬等；注明领导亲启的文件 （5）文件传阅的方式有哪些分送传阅：即将需传阅的文件直接送给阅读人员。 最常用，可让阅读者看得比较仔细，但比较费时。集中传阅：把领导等阅读人员集中起来，利用开会时间等进行阅读，也较常用。设立阅文室，即将需要传阅的文件放在专门设立一个阅文室。
7.文件转化为档案需具备哪些条件？我国最早的档案是甲骨档案，产生于殷商时代。（1）文件必须完毕，即完成了文书处理程序； 2）文件需对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值;3）文件需按照一定的规律保存起来，即把文件按照一定的程序和条理集中保管起来。 8.档案按内容和形成时间分，可分别分为哪些类别？按档案内容分：文书档案和专门档案。按档案形成时间分：建国前档案和建国后档案。 建国前档案又称为历史档案—旧政权档案和革命历史档案
9.档案的基本价值包括哪些？档案作用的发挥有哪些规律？1）档案的基本价值-凭证作用：档案的凭证作用由档案内容和形式的所决定的，俗话说“口说无凭，立字为证”，就是对档案凭证价值的充分肯定。 参考作用：档案作为过去各项社会活动的真实记录，为现实和今后各项社会活动的开展提供了参考借鉴的丰富资料。“前事不忘，后事之师”、“前车之覆，后车之鉴”、“察往知今”等都说明了档案的参考价值。2）档案作用的发挥规律1档案作用范围的递增律（扩展律）：档案的作用范围随着时间的推移而不断扩大。2档案机密程度的递减律3档案作用发挥的条件 10.档案工作包括哪8个环节？档案工作的原则是什么？维护档案的安全：①档案的物质安全，尽量延长档案寿命。②档案的政治安全，即档案信息安全，档案内容不失密。（1）档案工作的环节-档案实体管理工作：收集、整理、鉴定、保管档案信息管理工作：统计、检索、编研、利用（2）档案工作的原则①统一领导，分级管理②维护档案的完整与安全③便于档案的利用
11.档案工作的机构有哪些？档案馆、档案局、档案室.主要管理本单位档案并主要为本单位服务，是档案室与档案馆的最主要区别。
12.什么是归档范围？一个企业的归档范围主要包括哪些？1）归档范围：指一个单位收到或形成的所有文件材料中需要归档的有哪些2）企业归档范围-反映本企业主要职能活动和基本历史面貌的文件材料；具有凭证价值的文件材料，如合同、谈判记录等；本企业需要贯彻执行或具有重要参考价值的收文；下级报送的重要材料。无论来自上级还是同级或下级单位，只要与本企业工作有直接关系的，都应纳入归档范围。登载于上级简报、新闻媒体（网站、报纸、电视等）上的本企业需执行，或反映本企业工作活动的材料。 如通过简报、新闻媒体发布的指导性文件、有关本企业工作活动的记述、奖励、表扬或批评等。
13.文书档案一般在形成后的第二年6月底前归档并移交档案室。档案室收集档案的主要途径是文件归档。 14.文件之间的联系有哪些？（1）文件在来源方面的联系——文件之间的首要联系
同一单位形成的档案不能分散。因为文件都是由一定的机关单位及其内部机构形成的，形成文件的单位，构成了文件来源方面的联系。
2文件在时间方面的联系-人们的工作活动都有一定的过程和阶段，不同时期形成不同的档案文件，使文件间具有自然的时间联系。文件整理归档工作一般都分年度进行。（3）文件在内容方面的联系-文件是在工作活动过程中形成的，文件都记录了一定的工作活动内容。关于同一工作活动的文件必然有着紧密的联系。整理时把内容相关的文件材料集中放在一起，便于今后按问题查阅档案，也符合人们的查阅习惯。
如上级到本单位检查工作，必会形成：检查通知、接待方案、工作汇报、会议记录、新闻稿、照片等，这些材料因检查而形成，不同形式的文件材料内容上共同反映了检查活动的过程与结果。（4）文件在形式方面的联系：形式指文件的种类、名称、载体和记录方式等。特殊载体的档案应当单独保存，便于保管利用优先于保持档案文件之间的联系。
15.归档文件整理工作包括哪6个主要步骤？归档文件的固定排列顺序。步骤：装订、分类、排列、编号、编目、装盒 固定排列顺序：正本、定稿；正文、附件；原件、复制件；请示、批复；转发文、被转发文；中文本、其它文本。
16.归档文件的档号包括哪几部分？全宗号、年度、保管期限、件号
会填写归档章、归档文件目录，会对归档文件进行分类。
17.17.档案分类的步骤。第一步：文件按形成年度分开；第二步：同一年度的文件按内容或机构分类；第三步：同一内容或机构的文件按不同的保管期限分开；如果文件数量较多，可先按机构分开，再按问题分开。 18.归档文件的排列方法。（1）不同年度的文件分别排列。（2）不同保管期限的文件分别排列。（3）同一年度、同一保管期限的文件：①同一事由的文件按时间先后顺序排列在一起。 ②不同事由的文件，一般按事由重要程度排列，重要的排在前。 ③成套文件集中排列。如一次会议、一项活动中形成的文件应重要程度结合时间顺序排列在一起。
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