行政事务管理程序
2020-03-03 06:31:12 来源：范文大全收藏下载本文
目录
1目的 1
2范围 1
3定义 1
4职责 1
5程序 1
5.1 会议管理 1
5.2 资质管理 2
5.3 公文印章印信管理 2
5.4 外事管理 2
5.5 法律事务管理 2
5.6 接待与外联管理 3
5.7 通讯、网络及车辆管理 3
5.8 后勤物业管理 3
5.9 工作汇报管理 3
5.10 检查与评价 4
6相关文件 4
7记录
41目的
为规范行政事务活动，提高办事效率和服务质量，使公司行政事务处于受控状态，特制订本程序。
2范围
本规定适用于武汉凯迪控股投资有限公司（以下简称控股公司）及其有实际控制权的凯迪凯迪各系列公司（以下简称系列公司）的行政管理工作。
3定义
行政事务：包括往来函件及公文、会议及会务、公共关系及接待、办公用品及设备、制作名片、票务、报刊资料订阅及分发、车辆管理、通讯管理、办公秩序等。
办公秩序是指来访登记、出入证管理、办公环境和秩序维护的实施。
本程序其它术语采用《管理手册》中的定义。
4职责
控股公司总经理工作部：负责控股及各系列公司办公用品管理；办公设备的购置审核；通讯费用标准的制定；负责公司印章的归口管理。来宾接待、车辆事务、公文管理、礼品管理、就餐卡充值管理以及凯迪大厦内各系列公司信件的统一收发。
各系列公司总理工作部：负责本公司日常行政事务管理工作。负责本公司的日常接待工作。负责本公司办公设备的管理。负责本公司高管车辆的管理、公文管理、本公司办公秩序的管理。协助控股总经理工作部完成好领导交办的其他工作。
人力资源管理中心：负责控股公司及各系列公司员工的考勤管理。
公共事务中心：负责控股公司及各系列公司的后勤保障、安全、员工工作餐管理。 5程序
5.1 会议管理
会议管理的范围包括公司会议、专业会议及部门会议。
控股公司办公会议、控股公司专题办公会议和各系列公司高管联系会议由控股公司总
经理工作部负责组织；
各系列公司的办公会议和专题会议由各公司总经理工作部负责组织；
各中心、各部门的工作会议由各中心、各部门自行组织。
会议工作的具体管理执行《会议管理规定》(KDKG/PH—101)中的有关规定。
5.2 资质管理
资质的归口管理部门负责组织资质的申报、获取、发布、宣传、保持、使用指导和注销工作，协调并解决资质管理中的问题，及时归档申报材料和获取的资质证书。相关部门负责配合资质申报工作，并按规定正确使用。信息中心档案室负责各类资质的保管。
各公司标准化管理部门归口管理的资质包括工程设计、工程咨询、协会会员证、专利证书、质量/环境/职业健康安全管理体系认证证书、高新技术企业证书和各类社会团体认可的会员证及各类荣誉证书、新技术、新产品证书、科技成果奖和技术进步奖等工程技术类资质。
各公司总经理工作部归口管理的资质包括企业法人营业执照、组织机构代码、出资证明书、税务登记证和银行信誉等级证、贷款证/卡、账户管理卡等资质。
招标及采购中心归口管理的资质包括物资进出口权证、海关申报类资质。人力资源管理中心负责员工的个人资质和荣誉证书的归口管理。
5.3 公文印章印信管理
控股公司总经理工作部负责各公司行政公章的归口管理，负责各类印章的统一制作。印章管理具体执行《印章管理规定》(KDKG/PH—109)。
控股公司总经理工作部负责公司印信的归口管理，负责各类印信（包括名片、公司标志、信笺、信封、档案袋、公文包等）的统一制作。各部门应履行审批手续后领用，由公司总经理工作部统一办理，各项目部制作使用公司标志印信应经项目经理批准后报公司总经理工作部备案。
5.4 外事管理
控股公司国际合作中心按照《国际商务工作管理规定》(KDKG/PF-102)负责外事活动的归口管理及出国手续的办理。
出国人员必须遵守外事纪律，维护国家尊严和公司形象，不得损害国家和公司利益；严守公司机密，未经许可不得向外方提供任何商业、技术信息；注重外交礼仪、尊重外方的风俗礼仪。
5.5 法律事务管理
公司在经营、管理和决策过程中，应遵守国家法律、法规和规章。
控股公司成本与风险控制中心法务部为公司法律事务的归口管理部门，当发生法律事务时，应报告各公司总经理工作部，必要时，由各总经理工作部报告各公司总经理。法律事务管理的具体要求，执行《法律事务管理程序》(KDKG/PC-500)。
5.6 接待与外联管理
各公司总经理工作部负责信访的归口管理，对信访中的相关信息向各公司总经理及分管领导报告，并按要求组织落实相关问题。
控股公司总经理工作部为接待及外联事务中的组织、管理、协调部门，并负责公司对外常规性联系和公共关系处理。各公司各部门根据职能分工负责对口业务中的接待及外联工作。对外接待及联系应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则。
成本控制与风险管理中心依照部门年度预算和已发生的费用统计，审批部门月度接待资金计划，公司财务部按月统计部门接待费用。
接待与外联的具体管理执行《接待管理规定》(KDKG/PH—105)。
5.7 通讯、网络及车辆管理
公司建立《通讯管理规定》(KDKG/PH—107)，由各公司总经理工作部负责公司通讯管理。
公司办公用品及设备的管理由控股公司总经理工作部负责，具体执行《办公设备及用品管理规定》(KDKG/PH—104)。
公司计算机硬件、软件、网络及信息系统的管理由信息中心按有关规定。
车辆管理由控股公司总经理工作部负责，执行《车辆管理规定》(KDKG/PH—108)。
5.8 后勤物业管理
公司的卫生保洁、治安保卫、消防、中餐供应、文印、暖通、室外绿化等工作由公共事务管理中心委托后勤服务公司具体实施，各公司总经理工作部负责组织协调及费用结算管理。
公司办公楼、会议室、办公室的花卉使用管理按有关规定规定执行。
5.9 工作汇报管理
年度述职：由各公司领导、全体中层干部每年一次向直接上级书面汇报年度工作总结。部门工作总结：各公司各部门负责人每半年一次将部门主要工作、存在的问题及今后的工作打算书面形式向各公司汇报，由各公司人力资源部汇总处理。
日常工作汇报或请示：公司各部门或各岗位员工根据工作需要向直接上级或主管部门口头或书面汇报/请示。
公司推行以书面形式为主的办公模式，以“请示报告单”（PH-100-01）、“工作联系单”（PH-100-02）和“任务通知单”（PH-100-03）等，传递行政指令和信息。“三单”要明确工作目的、任务、完成的时间等。
5.10 检查与评价
公司建立行政工作检查与反馈制度，检查公司董事会决议和高层管理办公会议决定的执行情况，检查公司经营目标和工作计划任务的完成情况，及时发现和纠正工作过程中的偏差和问题，确保公司行政管理工作的正常进行。
各公司总经理工作部、成本控制与风险管理中心、人力资源管理中心、标准化管理部门分别定期对公司涉及行政事务的项目工作完成情况进行全面分析，评价实施效果，提出纠正预防措施和控制风险的建议。
6相关文件
《公文管理规定》(KDKG/PH-102)
《国际商务工作管理规定》(KDKG/PF-102)
《法律事务管理程序》(KDKG/PC-500)
《会议管理规定》(KDKG/PH—101)
《接待管理规定》(KDKG/PH—105)
《通讯管理规定》(KDKG/PH—107)
《办公设备及用品管理规定》(KDKG/PH—104)
《车辆管理规定》(KDKG/PH—108)
7记录
请示报告单（PH-100-01）
工作联系单（PH-100-02）
任务通知单（PH-100-03）
请 示 报 告 单（存根）
编号：PH-100-01序号： 请示报告人：提交时间：接受报告人：
报告主题：
——————————————————————————————————— 请示报告单
编号：PH-100-01序号：
请示报告人：报告单位：提交时间：
接受报告人：
报告主题：
报告内容：
审批人意见：
签字：
备注：
工 作 联 系 单（存根）
编号：PH-100-02序号：
出单方：
年月日时
受单方：
年月日时
工作主题：
受单方签收：年月日时
——————————————————————————————————— 工作联系单
编号：PH-100-02序号：
出单方：
年月日时
受单方：
年月日时
工作主题：
出单方表述：
签名：日期：年月日时
主管意见：
签名：日期：年月日时
备注：
任 务 通 知 单（存根）
编号：PH-100-01序号：
通知方：
年月日时
被通知方：
年月日时
任务主题：
———————————————————————————————————任务通知单NO．2009001
通知方：
年月日时
被通知方：
年月日时
任务主题：
任务内容：
被通知方：
备注：
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