文控管理

文控管理办法

1、文件的接收

1）办公室文控员负责文件的接收并负责登记，记录应注明文件的来源、主题、编号、版本号、接收日期等信息。

2）呈送项目经理或其指派人批示，批示处理意见和文件的分发意见。 3）根据批示建立文件分发矩阵，分发矩阵包含应分发的部门（单位）和份数。

4）按照分发矩阵分发文件并做好记录，记录必须有接收人的签字。 2、文件的发送

1）项目部所有向外呈送的文件全部交由文控员处理。

2）文控员将文件呈送项目经理或其指派人审阅并签发，如有不妥，则将文件返回制作部门，修改再送或作废处理。

3）对签发的文件，及时发送到有关单位，并做好发送记录。 4）项目内部文件的发送可以不通过文控员，直接由各职能部门制发，基层的报告，资料也可以直接呈送各职能部门。

3、文件的存档

1)文件存档以书面文字形式为主，辅以电子版本或其它形式。 2)经过文控员的所有接收、发送文件全部要留一份（或拷贝件）存档。 3)各部门的文件自行建立存档。

4、作废文件的处理

各文件和资料发放部门，对已作废文件，应及时从发放单位收回，并填写作废文件回收记录。

5、文件的更改

1）内部文件的更改由原文件的审批人更改。

2）对于外部文件，无权进行任何更改。任何变更只能是来自原发文单位。

6、文控管理措施

1）由文控员统一管理收发各种文档并分类归档，建立收发制度。按要求对文件资料进行分类，建立信息查询系统，保证文件可方便查阅。 2）定期向业主报送各种报表，并接收业主下达的各种计划、指令、文件。汇总工程进度日、周、月报，按时报送EPC、监理、项目部相关人员。

3）做好与业主、监理、分包商等外部单位的往来信函管理。 4）项目部向外呈送的文件、报表及信函，必须由项目经理签发才能生效。

5）做好工程文件和相关信息的保密工作，严格执行文件借阅规定。 6）文控管理人员明要确责任及时传递文件，以免延误时间。 7）负责项目部发文的打印、校对、送批、发送和存档工作。

8）完成项目领导交办的其它工作。