校学生会秘书处系统简介、工作职能、规章制度
2020-03-02 22:32:21 来源：范文大全收藏下载本文
秘书处各部门简介
秘书处下设四个部门：档案管理部、纪律监察部、设备管理部，活动中心管理办公室。
档案管理部：根据学生会有关章程起草各项制度，对学生会的项目档案、文件档案、人事档案等进行管理，并承担着学生会重要会议的组织工作，各部门的工作计划、工作进度、工作成果、工作总结交至秘书处档案管理部，经统一汇总整理存档或上报。
纪律监察部：负责学生会日常纪律的监察工作，及时检查和督促各个部门严格按照学生会的规章制度执行工作任务，同时负责对学生会办公用品的使用进行监管，协调各部门日常工作，参与各部门重大活动的组织工作，作好各项书面记录及时传达各项指示。
设备管理部：主要负责对团委及学生会设备进行租借和监管，为学生会和二级学院举办各项活动提供便利，主要包括对日常设备，如音响、展板、礼仪服装等物品的使用、租借和维护工作。
活动中心管理办公室：负责校学生会各部门及各二级学院对活动中心各活动厅的的使用、审批、协调管理工作。协助各部门在活动中心举办各类活动、向使用方负责人说明使用注意事项，明确要求和责任，以及活动中心内部消防安全、设施设备及卫生的管理维护；对活动中心有关的文件和材料进行总结、整理以及归档；负责对日常考核记录和活动中心各项财产进行定期统计工作。
校学生会秘书处 2012年3月21日
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设备管理部
一、负责学生会和各二级学院的日常工作所需设备的协调工作。
二、对设备的整理、存放、维护、和学生会的各种设备的登记、管理工作。
三、负责学生会办公用品的出借登记、发放工作。
四、完成团委以及学生会交办的其他工作。
活动中心管理办公室
一、在校团委的领导下，组织实施大学生活动中心的各项规章制度及相关政策。
二、负责各二级学院及校学生会各部门对活动中心使用的审批工作。
三、活动中心各场地使用前，向使用方负责人说明使用注意事项，明确要求和责任。
四、负责活动中心场地的协调使用及管理。
五、保证活动中心设施的消防安全，维护活动中心的卫生环境。
六、对于进入活动中心的人员做好相关等级工作。
七、协助校学生会各部门及二级学院举办各类活动。
校学生会秘书处 2012年3月21日
- 3第十六条 秘书处对各部门每天的值班情况进行监督。值班人员迟到或早退每人次扣5分。人员缺勤每人次扣10分。在值班过程中违反纪律者根据严重程度扣除3到8分。
第十七条 值班人员若有事请假者，因私事请假每人次扣除3分，因公事请假不扣分。
第十八条 带班部长一次不值班扣除相应部门15分，累计3次不值免去该部门本周评优资格，并追究其责任。
第十九条 秘书处对各部门每周的部长例会出勤情况进行监督。部长级人员如有特殊情况不能参加部长例会，需履行假手续（无假条者视为缺勤，事后一律不补假）。
第二十条 部长例会无故缺勤每人次扣10分，因私事儿请假扣5分，因公事请假不扣分。
第二十一条 各部门部长或干事累计4次旷班者，秘书处将建议主席召开主席团例会，讨论对该部长或干事任免问题。
第二十二条 各部门部长累计5次无故旷会者，秘书处将建议主席召开主席团例会，讨论对该部长任免问题。
二、卫生检查制度 日常卫生条例
第二十三条 秘书处制定各部门日常值日表,各部门应积极配合,维护工作场所的环境卫生。
第二十四条 日常卫生检查评比以五十分为基础分。
第二十五条 各部门轮流负责团委办公室（齐志楼10
2、1
29、10
8、120）及105值班室的卫生值日情况。各部门每次不值日扣10分。
日常撕板条例
第二十六条 秘书处制定各部门撕板值日表，撕板范围包括齐志楼东西两侧及天桥下的展板。秘书处人员将于每日22:00进行撕板检查。
第二十七条 每周撕板检查评比以五十分为基础分。
第二十八条 各部门轮流负责撕板，每日如有未撕或未撕干净（一块多块同等对待）扣10分。
三、日常活动调人奖励制度
第二十九条 为提高各部门工作积极性，校学生会制定调人奖励制度。
第三十条 各部门日常调人参加工作进行加分无基础分。各部门干事在未值班的时间被调参加工作，调人单位须在活动结束后对所调者做实时工作评价（优秀、良好、差三方面）。被调人表现优秀加10分，表现良好加5分，表现差的不加分。
四、附件
第三十一条 每周根据《日常考勤制度》、《日常活动调人奖励制度》评选出一个周优秀部门、一位周优秀部长、一个周最差部门。
第三十二条 每学期末根据《日常考勤制度》、《卫生检查制度》、《日常活动调
- 5协调人员把所借物品搬回。秘书处人员只负责借出及查收，不负责搬运。
第十二条
各学院学生分会物品出借细则
1、各学院欲借以上物品均需提前至少一天向秘书处提出申请，否则不予受理。
2、各学院及社团在向设备管理部借出物品前须在校网站上下载物品借出表格，一式两份，填写所借物品名称、数量、借出日期、归还日期后，由部门负责人签字，学院负责人签字盖章后，由校学生会主席及负责老师签字同意。
3、押金制度：展板每块100元，红色礼仪服每套50元，音箱一套（配一支有线麦克）100元。
4、借用须向经手人交物品借出表一张及押金后领取物品。同时由双方检查物品的完好性，如有破损应当时发现并说明，无法正常使用可要求更换。
5、在归还物品时经手人应核实归还日期，如有超期归还者收取滞纳金（大板晚还一天一块10元，音箱一套晚还一天10元，红 色礼仪服一套一天10元，以此累加）
6、在归还物品时如发现有破损现象者可责另其维修后方可归还,或扣除相应押金做维修费用，多退少补。
7、归还物品完好，在物品归还后退还押金。
8、借出物品的学院负责协调人员搬运所借物品，用完后再由该学院协调人员把所借物品搬回。办公室只负责借出及查收，不负责搬运。
第十三条
社团物品出借细则
各社团均由大学生社团联合会负责管理，如有需借物品时，应先向大学生社团联合会申请，由大学生社团联合会负责人出具借条并签字。其他程序按“学生会内部各部出借制度”的程序执行。
活动中心管理办公室
一、活动中心管理及使用条例
第一条 大学生活动中心由校团委统一管理，由活动中心管理办公室负责活动中心的使用审批、各活动厅的使用管理、消防安全及卫生维护的监督等。
第二条 大学生活动中心的各项管理、使用制度，由校团委制定并监督，由活动中心管理办公室负责组织实施。
第三条 各二级学院、校学生会各部门申请活动中心场地使用需提前一周，由举办该活动的单位填写场地使用审批表。活动中心使用方按规定办理相关使用手续后，交由校团委审批及活动中心管理办公室签字获批后方可在批准时间段内使用。
第四条 各二级学院及校学生会各部门只有通过活动中心管理办公室审批签字方有权使用活动中心，如若发现不经批准私自使用，取消其活动中心场地借用申请权。
- 7行“负责人问责制”，活动开展期间的一切责任由活动开展的主要负责人承担。
第二十九条 场地内部的所有设备、物品，仅限于场地内部使用，严禁私自带出场外。活动期间，场地设施位置不得随意挪动，特殊情况，需经负责人同意方可。
第三十条 场地灯光音响设备由专人操作，未经负责人许可，其它任何人不得操作灯光音响等舞台设备。违者造成物品损坏或人身伤害的，由当事人承担其责任。在活动开展过程中的电池等易耗物品应由举办单位自行负责。
第三十一条 使用完毕后，举办单位应组织人员清洁场地、归还物品，并及时与场地管理人员办理好交接手续，经场地管理人员验收无异后方可离场，若有遗失、损坏，应按照物品原价赔偿。
第三十二条 所有获批的活动在开展时，若遇大型的或是校级活动，应当无条件服从校团委的统一协调安排。
第三十三条 各部门需要提前布置活动场地的,需在借用时说明，且布置时不得影响其他活动的正常进行。
四、活动中心值班人员管理条例
第三十二条 值班时间为每天19:30——21:00 第三十三条 活动中心管理办公室值班人员须对每周大学生活动中心各项活动开展情况进行统计、安排、协调。并对相关内容进行公示。
第三十四条 进入活动中心时需在活动中心管理人员处做好登记。 第三十五条 严格遵守值班管理制度，值班期间不得迟到、早退、
旷班。
第三十六条 值班人员如有特殊情况不能到岗值班，需履行请假手续（提前向本部门部长请假并将由部长签字的假条交与负责检查的秘书处人员，无假条者视为缺勤），不得擅自脱岗， 一经查出，严格按照考核条例处理。
第三十七条 值班时间内，5分钟之内不到者视为迟到，30分钟之内不到者是为缺勤，未经允许擅自离开者视为早退。
第三十八条 值班人员负责监督场地使用方对于场地卫生及场地和谐环境的维护。
第三十九条 值班人员在一学期内连续三次或累计五次无故缺勤，按自动退出学生会处理，无故迟到或早退者按相应次数扣除部门分数。
第四十条 秘书处值班人员将对各部值班情况进行定期检查，如发现有违纪者一律扣除部门分数。
第四十一条 值班期间不得在办公室喧哗、吵闹或进行其他娱乐活动，办公室内不得吃零食，要着装整洁、不得穿拖鞋进入办公室,男干部不得带耳钉等一经被查班人员发现按违纪论处。秘书处人员可按其违反程度减去部门相应分数。
第四十二条 值班过程当中，如遇到无法自行解决的问题需及时向带班部长或团委老师请示。
第四十三条 注意保管好办公室一切物品，不得私自外借、使用，发现学生会财物有遗失、损坏现象，要及时登记上报。
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1、各部门可以根据工作需要向秘书处要借阅有关文件，但不得将有关文件作非工作之用。
2、各部门借阅文件后，应保持文件的完整、清洁，不得在文件上乱涂乱写，并且应该及时归还，若有遗失应做出书面检讨，主席团会做出相应的警告、批评。
3、查阅前请对照档案部档案清单，明确档案名称及档案号。
4、认真填写索档单，并由部长以上签名。
5、各部在指定时间办理查档手续，并同时告知档案部归还日期。
6、档案阅毕后请及时归还，过期不还主席团有权进行查询并作相应处理。 第十二条 借阅手续：
1、借阅档案必须有证明，由主席团授权后方可借阅，没有证明的一律不予借阅。借阅档案必须进行注册登记，登记时应注明借阅人姓名、地址、借阅的内容和时间等。
2、借阅档案应办理登记手续包括借阅内容、借阅时间、归还时间、负责人签字。
3、借阅时间不得超过一天（特殊情况除外），延期归还由主席团给予警告、批评。
4、复制文件必须征得主席团的同意。
5、外单位或部门借阅校学生会工作档案的，需向团委提出书面报告，并经团学生会同意后方可。
6、档案部的对外借档案应做好外借登记（包括内容、时间、借阅人、教师签名、主席签名、记录人员签名），外借期限为一周。
校学生会秘书处 2012年3月21日
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