采购工作流程与管理制度

2020-03-02 18:53:26 来源：范文大全收藏下载本文

采购管理制度

第一章总则

为加强公司采购工作的管理，提高采购工作的效率，特制定本制度，所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作，公司依据本制度对采购人员进行考核、管理和监督。

第二章各部门岗位职责

公司采购工作由财务部、采购部或产品需求部门、综合管理部共同协作管理并落实，保证采购工

作的合理性、合法性、节约性，最大限度控制采购成本，并保证采购物品的质量，为各项业务的开展提供优质采购渠道及产品。

财务部职责：财务部负责采购工作全程监督与把控，参与供应商价格谈判、合同签署、市场价格调查、采购价格审查等工作，对各项采购工作严格把控，并做好采购付款的各项工作。

采购部门职责：采购部门或人员负责采购工作的落实与执行，建立供应商资源数据库，把控采购物品质量和价格，保障各项业务的顺利开展。

综合管理部职责：综合管理部负责采购工作的协助，供应商招投标工作的组织与安排、资格审查、合同出具与审核等事务性工作。

第三章采购原则、采购类别、采购方式

（一）采购原则

1、采购唯一性原则：按业务版块划分，必须严格由相关采购部门安排采购事宜，其他部门或个人均不得擅自采购。

2、最低价采购原则：采购人员充分了解市场最新价格动态及各地区最低价格，实现最优化采购。

3、评分审批签订合同原则：合作供应商必须采用资格审查、服务评分、签署合同的方式入围。

4、采购议价原则：所有采购产品必须采用议价形式，选择质优价廉的产品和服务。

5、职责分离原则：原则上采购人员不得参与物料与服务的验收，采购物资质量、数量、交货等问题的解决，采购人员配合需求部门根据合同要求及有关标准与供应商协商完成。

6、一致性原则：采购人员所采购的货物必须与采购单所列要求规格、型号、数量等相一致。在市场条件不能满足需求部门要求或成本过高的情况下，及时反馈信息供需求部门更改采购单作参考解决。

7、廉洁原则：严格按采购制度和程序工作，自觉接受监督，廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手索要钱物。

（二）采购类别划分

1、客服服务部采购人员：负责综合业务物料及产品的采购及制作工作。

2、策划部采购人员：负责活动等演艺资源的采购及安排工作。

3、媒介运营部媒介人员：负责媒体资源的采购及安排工作。

4、综合办公室行政人员：负责公司办公用品的相关采购工作。

（二）采购方式

1、招投标形式：

第一类：入围合作供应商

综合管理部每年4月份组织下一年度合作供应商的招投标工作，由各业务采购部门、综管部、财务部对供应商进行资格审查及评分，筛选符合公司要求的供应商作为下一年度合作供应商，签订供应合同，并对新入选的供应商备案。供应合同会签必须经过各业务采购部门、财务部、综合管理部等各方意见，提交新供应商审批单，经总经理批准后入围。财务部备案合作供应商目录以及中标价格，严格按照中标价格审查后期采购产品，并按照中标价格付款。第二类：采购总量10万元以上的产品或服务

2、非招投标形式：

第一类：常规产品采购

对常规产品的采购必须从年度合作供应商中选择，单笔金额小于1万元的采购项目直接按供应商年度报价执行，单笔金额大于1万元的采购，须在年度合作供应商中进行单项目议价，选取质优价廉的供应商进行采购。第二类：非常规产品采购

凡未通过合作供应商采购的产品，严格执行采购议价程序，必须有三家以上供应商提供报价，采购金额在2000元以上，必须提交《产品询价单》，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信客户等因素基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格（临时性应急购买的物品除外）。备注：采购人员在执行议价程序时，必须将所选择的供应商的名称、所议价格记录备案，并建立非常规产品储备库，方便后期采购查阅，并提交财务部作为审核依据。

第四章各业务部门采购人员工作内容及流程

（一）采购人员工作内容

1、负责公司各项业务的采购、安装、配送及相关工作，以及全部制作样稿的审稿。

2、对采购产品有全面、系统的了解与掌握，有效安排工作并保质保量按时完成。

3、对供应商情况有比较深入的了解与把握，能够进行有效的沟通与谈判，合理解决突发事件，对供应商管理规范到位，主动开发新供应商；

4、建立供应商资源库，定期对资源库信息进行更新、完善；严格按要求每月定期与供应商、财务部核对上月帐目，核对数据准确无误，并与供应商沟通谈判押款事宜及合理把控结算帐期；

5、必须给产品需求人员提供三家以上物品询价情况，要求采购产品为市场最低价，如有特殊原因需报主管副总批准后方可采购。

6、每季度对市场进行走访，对各类产品价格把控及时准确，了解市场价格的动态行情，随时反馈有价值的产品信息和供应商情况，做出市场调研报告；

7、及时针对每次招标、竞标的信息对询价采购库进行更新；

8、对物流资源信息、价格有比较全面的了解，合理使用各类物流资源；

9、对采购工作负全责，造成损失的按事故责任赔偿制度执行，承担相应赔偿。

（二）采购人员工作流程

1、业务人员接到询价任务，需要提供采购项目、区域、材质、数量、规格尺寸，特殊工艺，提交报价时间等明细。如果报价较多需要附带表格，采购人员根据业务人员提供的询价申请提供准确报价。

2、业务人员接到采购任务，填写《采购工作单》，注明业务单号、客户名称、采购物品、报价及要求，必要时附明细表，经主管副总签字确认后，提交采购人员。（一式三联，业务人员一联、采购人员一联、财务人员一联）

3、采购人员接到采购单后，按公司采购原则进行采购，根据采购类别的不同，如需提供三家以上的询价情况，采购人员需附《产品询价单》，同《采购工作单》，一起提交主管副总，经主管副总签字确认后，方可采购。

4、采购人员及时将采购情况与业务人员反馈，业务人员根据项目采购实施情况给客户反馈信息。

6、采购人员按采购单明细记录台账，方便与各供应商及财务对账使用。

7、采购人员跟踪产品采购、安装、运输及签收等后续服务，直到采购任务完成。

8、采购人员每月需根据台账记录与供应商及公司财务核对采购账目，核对无误后，要求供应商提供签收单据及发票后方可进入付款流程。

9、采购人员根据供应商的服务情况填写《供应商表现考核表》，记录每次供应商服务情况，根据每次服务情况，总结分析供应商强弱项及填写《供应商年度综合评估表》，作为下年度供应商入围参考依据。

第四章财务审核及付款流程

1、采购人员应按规定时间提交给采购工作单，且工作单上所填写的物品名称、规格、数量和成本金额必须明细化，不能省略，以方便财务审核价格和录入工作单。

2、财务人员根据《采购产品价格标准备案表》严格审查各项采购价格，如采购价格与价格标准不符，不予支付款项。

3、根据采购类别的不同，要有三家以上询价，考虑因素有:价格是否最低、质量是否最优、完成时间是否最快，能否开具增值税专用发票，税点17%、6%、3%还是增值税普通发票等，确定最优良合作方，并提交《产品询价单》，财务人员必须审查《产品询价单》的完整性，是否真实比价、主管领导签字确认等信息，如无《产品询价单》，财务人员不予支付款项。

4、采购人员应确保采购台账与供应商、公司财务账单准确无误，并且供应商无重大质量事故，才予以进入结款流程。

5、供应商如需结款，必须提供与账单相符的发票，发票名称、内容、税率等，若是公司长期供应商，在一个供应期内不允许随意变动各类发票内容，如因业务原因需更换发票项目，必须提前2个月与财务人员沟通，通知财务部调整，否则不予结款。

6、采购人员审核发票无误后填写报销单，经主管副总、财务、总经理审核无误后付款，均以转账支票或电汇结算，不允许以现金支付，财务应付账款名称、收款方名称和发票开具单位必须一致，否则不予结款。

7、采购人员需与业务人员沟通客户开具发票项目与合作方开发发票项目一致，并要求合作供应商需提供税点最低的多开发票额度。

8、采购人员需每月30日前撤销上月个人借款，不允许出现长期压款情况。采购付款金额在5000元以上的采购必须以电汇或转账支票形式支付。