备用金管理制度
2020-03-03 10:58:01 来源：范文大全收藏下载本文
备用金管理制度
为了加强公司备用金的管理，提高资金利用效率，有效控制资金占用，明确借款审批、支用、核销规定，特制定本制度。
一、备用金的管理
1．备用金是单位内部工作人员用作零星开支、业务采购、差旅费、收银找零等以现金方式借用的款项。
2．实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务，从而提高工作效率，但必须做到专款专用，不得挪用和贪污，一经发现将严肃处理，如若丢失，由本人承担。
3．备用金应严格执行前款不清后款不借的原则。
4．备用金借款要一事一单，以保证专款专用，不允许一款多用或多比备用金交叉使用。
5．备用金采用双重管理模式，财务部门负责全公司备用金的管理，各部门负责本部门备用金的管理。
6．财务部门应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、建立备用金明细账，情况发生变化要及时清理。
二、备用金的范围
备用金使用的范围：①因公出差所需的费用。②办公用品等零星的购置。③因公需要的财务费用（年检、审计报告等）④领导安排其他应急所需资金。属于上述结算范围的支出，部门可使用备用金支付，不属于上述结算范围的款项支付一律由财务部门进行支付。
三、备用金借款和报销手续
1．工作人员和部门需借用备用金时，借款人应按规定的格式内容填写借款日期、借款部门、借款人、借款用途和借款金额等事项，经分管领导签字同意，财务负责人签字,王总批准后，方可到财务办
1 理借款手续。
2.备用金借支原则上由借支人亲自办理，由于特殊原因由非借支人本人的其他员工代为办理的，须由借支人本人在备用金申请单上亲自签名，否则视同代办人的备用金，由此产生的一切责任由代办人负责。
3．借支的备用金在完成业务后应及时到财务部门办理报销手续，出差人员应在回来后三天内报销，一笔备用金未使用完，要及时到财务部报账冲销，不能挪作他用，否则不予报销。
4．借款人办理报销手续时，财务人员应查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。
5.原则上谁借支谁报销，借支人因故不能亲自报账而委托他人代办的，财务部门应在报销凭证上注明“冲（借支人xxx）账，金额（大写）”字样。否则对因代办人员错误声明引起误冲的，责任由借支人负责。
6．对于已核销的备用金，出纳应开具相应金额的收据，注明报销金额及收付款金额，一式三联，借款人应妥善保存，以备查询，如临时借用的备用金财务未入账的，报销时应把借支人的借据原件还给借支人。报销还款时，借支人要主动索要收据或者原借据，否则由此所产生的责任和错误以实际证据为准，承担相应责任。
7.公司员工调离、辞退或辞职时，必须到财务部门办理备用金清理手续。凡未办理备用金清理手续的员工，公司将不予办理有关手续。
四、拖欠备用金的处罚措施
1．备用金借款到期不还，如有特殊情况无法到期结清的，应由借支人提出书面申请，说明不能按时归还的原因，由借款人所在部门负责人签字后，报分管财务副总审批。无顺延理由到期不还的，直接 2 分月从借支人工资中扣除，直到扣完为止。
2．恶意拖欠备用金而不予偿还的，公司将通过司法部门解决。
借支现金、支票、支出及费用报销流程与制度
第一章：流程
一、现金借支流程：
1、借支人填写《借款申请单》，注明借款时间、事由，采购部门需附经过审核的物品申购单。
1、部门经理审核借款金额的合理性。
1、梁总审核签字、王总审批，王总或梁总不在时由财务经理审批。
1、财务出纳支付现金。
1、外地汇款参照上述条款，由财务人员进行汇款。
1、王总委托借款，由财务经理与王总电话落实后办理借款手续，事后王总补签手续。
二、支票借支流程：
1、借支人填写《借款申请单》
1、部门经理审核借款金额的合理性。
1、梁总或王总审批，王总或梁总不在时由财务经理审批。
1、由出纳人员填写支票并登记《支票领用登记表》，并由使用人签字后领取
第二章：制度
1、在借支现金、支票、报销时严格按上述流程执行。
2、现金统一由财务部门管理。现金日记帐要日清月结、帐款相符，
3、不准个人借用公款。
4、不准公款私存。
5、当借款人需大量使用现金或汇票时，（ 超过1万含1万元）需提前壹天通知财务部经理，以便做好资金使用计划。
6、采购员借款应在当天办理报销，如当天来不及应在第二天办理，不得拖延。
7、出差人应在借款出差回来三天内报销还款。
8、借款不按时报销者不予办理新的借款。
9、报销人应保证票据的真实性、合理性对不符合规定的票据财务部有权退回。
10、报销单据与报销事由不符者，应由经手人另行书写报销事由说明。
11、公司各项报销须由经手人签字， 部门经理审核签字，财务经理审核签字，最后由王总签字，未经领导批准财务部门不得报销。
12、支票需设登记薄专人管理，领用支票时必须填写《支票领用登记表》，使用后按期报帐，逾期不报不得领用新支票。
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13、支票使用完毕当日，使用人要及时报帐或注销。
14、未经财务经理签字、王总批准签字，一律不准领用空白支票（包括：现金支票和转帐支票），使用人对空白支票使用的安全负责。） 违反上述管理制度， 视情节罚款50-200元。
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2013年1月1日
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