会议营销实战流程

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会议促销中的5W1H

what：为什么开会，目的是什么，准备什么东西（会议物料，如横幅、海报、宣传彩页、宣传单、名片，课件，易拉宝，电脑，幻灯机），要充分运用公司现有宣传品，营造一个热烈的会场气氛 when：何时开会，何时准备，会议议程

where：会议在哪里开，在哪里住，在哪里吃饭，在哪里销售

who：会议由谁主办，由谁主持，由谁主讲，哪些人参加，哪些人服务 why：是否达到预期目标，总结收获与失误

how：会议方式，座谈，讲课，互动，促销，发放试用样品等

一、确定会议基本情况

业务员了解包括会议开始时间、持续时间、参加人数、人员状况、会议方式（专题讲座、推广会、返利会还是年终奖励会），可能费用等，如有参会或组会必要，向上级请示。

并不是什么地方都可以开推广会，什么时间都可以开，什么产品都可以开的。要根据地方（重点区域）、时间（使用旺季）、产品（季节紧，销量大，但知名度不高，市场前景好）来选择有无必要开。

推广会要开的有意义，有必要，可行，要能达到会议的主要目的。达到目标中的主要目的，就基本可以算是成功的会议。

会议促销的优点：

1、集中宣传，短时高效的完成对一区域的宣传工作，对季节性强的产品尤其重要；

2、能快速布点，对新产品快速进入市场非常有利；

3、效果立即显现，现场定货量直接表明该产品市场接受度，特别对同类型竞争产品较多尤为具有代表性；

4、宣传得当，能很好树立公司良好形象，对一公司新进入一地区非常有益；

5、生动宣传，深刻形象地解读产品，能使客户较牢的记住产品特性，同时记住公司；

6、快速获得客户的下线客户资料，掌握其销售网络；

7、直接面对基层，了解基层动态、心声；

8、同时能宣传一公司多个产品，达到一会多产品的带动效果。

会议（专题促销）的缺点：

1、需要财力支持，较耗财力。推广中的礼品及促销费用等等都需要财力，会议直接导致推广费大幅上升；

2、，人力较难组织，尤其在经销商影响力不大、农忙季节时，加上开会多在农忙时节，而参会零售商的多少直接影响会议结果；

3、会议组织难度大。零售商离会场距离不等，加上时间观念不强，纪律性差，到会时间拖的较长；

4、经销商参加的会议越来越多，模式大致相同，经销商胃口越来越大，

如同样的会议组织，则会议效果会越来越差；会议也需要不断创新。

二、会议目标和预算

业务员制定目标应具体到会议现场销售额，发放资料数量，收集客户资料数量；

1，促进现场定货；

2，解读产品，宣传产品，强化卖点； 3，短期内把产品在当地较全面的布点； 4，宣传公司，树立公司高大、良好的形象；

5，快速获得客户的下线客户资料，掌握其销售网络； 6，增进客户及零售商信心。

在节约的原则下提出预算：开会前还要先预测会议费用及大概能达到的目标，保证费用在合理承受范围。

根据会议规模，费用从1000-6000元不等，一般在8000以内。 专题推广会的主要费用有：

1，用餐；基本240-500元一桌；如喝酒则要高一点； 2，礼品；50元左右的礼品即可； 3，奖品；根据需要来，分大中小；

4，现场定货产生的促销费用；根据定货量的多少，灵活安排；

5，其他杂务费用，如烟，打车，打印、复印，临时买的用品；500以内。

三、批准会议方案后，准备人员和物料

在会议前十五天（考虑到路途、运输时间）开始物料准备，包括横幅、海报、宣传彩页、宣传单、名片，课件，易拉宝，电脑，幻灯机，会议签名簿等，准备数量比计划量稍多一点（如准备专场会，烟酒等需提前购买）。确定参会人员及分工（会议由谁主办，由谁主持，由谁主讲，哪些人参加，哪些人服务）。 准备开会礼品、促销用品、奖品等。

四、会议准备

1，人。关键因素，要组织足够的客户参会，尽量保证区域内的每个乡镇都有至少一个客户，同时要尽量使来的客户都是有效的客户，有定货潜力的客户，有推广能力的客户，并提前通知客户开会的有关事项； 2，物。会议中使用的物品，包括宣传品（海报、折页、条幅、易拉宝、宣传光盘等等），工具（电脑、投影仪、音响、话筒、相机、墙布、胶带、图钉、剪刀等），记录用品（打印好的登记名册、笔等）等； 3，地。会议场所，也很重要，分高中低几档，尽量早环境较好档次高价格也便宜的地方。同时会议场所也要能容纳足够的参会人员，能放置宣传设备，最好能提供用餐，这样比较方便。

4，时间。要提前一周以上把会议地点、时间等定下并通知到与会者，提前半月以上准备会议。要保证准备开会的足够的时间。同时要设计好会议每个流程的时间，保证会议时间；

5，内容。会议内容与开会主题相关，要有突出的重点产品，重点产品重点宣传，可根据时间确定是否带讲其它次要产品及讲多久，同时要有

宣传公司的内容，对于早期进入一地区的公司尤其要有公司宣传一块。开会前一定要准备好会议演讲内容，准备好幻灯，并熟记。

五、会场布置

如开专题会，需提前与经销商共同确定会议地点、吃饭地点、销售地点。住宿地距会场步行不超过5分钟。

充分运用公司现有宣传品，营造一个热烈的会场气氛。至少提前一天布置会场，要求主题明确，悬挂横幅，大量粘贴主要产品海报，易拉宝摆放到主席台或门口等醒目位置，预先把说明单页和名片摆放到桌上，查看投影仪、电脑是否能顺利使用，提前调试，否则要进行调整。 零售商接待登记。

人到的差不多后正式开始会议。

六、会议现场控制

主讲人对现场的控制。主讲人应衣着整洁、正式，根据当地和会议情况充分准备，精神饱满、声音宏亮，采用提问、有奖回答等方式进行与听众的互动。

其他人员对会场的控制和秩序维护。

充分体现对会议和主讲人的尊重，忌在下面开小会，发现应及时温和阻止。

会议内容：

1，经销商开场白，礼貌客气，简单介绍厂家，即公司人员和公司等，

为下一步导入宣传铺垫； 2，公司员工出场，礼貌开场；

3，主讲公司，宣传公司；控制20分钟以内；

4，宣传重点产品；中间设置问题，带动参会者；可邀请零售商现场现身说药（需事先沟通安排）； 5，安排提问、答问；

现场定货抽奖：

1，经销商说明促销政策； 2，安排领头人带头定货；

3，经销商人员开单，我公司人员开抽奖票； 4，现场造势、鼓动，带动气氛； 5，进行统计； 6，抽奖。

会议进行中：安排人员服务

1，安排我公司人员和经销商人员做好纪律维护； 2，安排相关负责人负责会场茶水等；

3，防止部分参会者借故离开会场，影响气氛；

会议后：安排公司人员发放礼品 安排宴席：事前定好。

七、突发事情处理

可能出现的一些突发事件，主要影响预期的会议费用或产生一些副作用。

如：1，经销商宣布促销办法时和我们预先协商的不一致，可能导致会议费用增加；

2，会议预期的人数不够或过多，临时礼品不够或过多，饭局安排不足或过多；

3，定货数量超过或没有达到预期的目标，可能导致奖项设置不合理； 4，个别经销商可能不配合会议，讲一些对产品形象不好的话，影响会议效果；

5，由于其他原因导致零售商报到时间过晚，或临时来不了，导致会议很难及时开；

6，由于人的失误导致统计不准，影响促销。

八、会后现场的收拾

妥善处置会议物料，防止重要宣传品（如易拉宝）和纪念品被哄抢。

九、总结及跟踪

开完会议后并不代表促销已经结束，会议后的跟踪常规促销往往能起到加深会议促销作用的良好效果。

对会议的成败得失进行总结，以利对后面的会议提高。 对会议的费用与预算进行小结，对控制费用提出有效的方法。 对人员安排和会议细节进行总结提高。

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