办公室管理第三次作业
2020-03-03 20:16:23 来源：范文大全收藏下载本文
《办公室实务》第三次作业辅导
一、提高会议效率，文秘人员应注意哪些方面，请列出相关要点。
参阅教材P162—167页
社会化大生产和快节奏生活要求节约会议成本，提高会议效率，这也是企事业单位提高经济和社会效率最本质的要求。要提高会议效率，文秘人员必须注意以下几点：
1、遵循法律法规
2、合理确定会议目标
3、确定必要的与会者
4、减少会议数量
5、缩小会议规模
6、简化会议程序
7、缩短会议时间
8、控制会议经费
9、分析会议成本
二、日程安排计划表的种类大致有几种？试以其中一种为例，编制一份××预定表。问题源于教材第八章第4点的“日程安排计划表的种类和管理”。 可参阅教材P165--P170。
1．日程安排计划表的种类：
（1）年预定表。是企业在每年度例行的主要业务活动，及有关公司的活动事项一览表，所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。一般于年初将整个年度的活动事项整理成表，再通知各部门。
（2）月预定表、周预定表、日预定表。
月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划，以一个月为单位，填写该月要进行的会议、面谈、出差、访问等预定计划。
周预定表是一个月预定计划中的一周计划，此预定计划比月预定表更详细。日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划，进一步以时间为单位，详细地预定从早到晚的业务活动。
2．各种预定表的编制请同学们参照教材P.166—P.170上的例子，编写。
三、文秘人员应为上司的商务旅行做哪些准备工作？请列出工作要点。
文秘人员应该为上司的商务旅行做许多准备工作，以下是文秘人员在准备国内国际旅行时要履行的主要职责。
（1）准备旅行计划和旅馆信息
（2）制定约会计划。
（3）为商务洽谈收集资料
（4）决定旅行用品
四、文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面？
问题源于教材第十章第3点“文秘人员对上司主要工作的辅佐”，可参阅教材P199—P204。答题基本思路如下：
1．提神醒脑的服务。
上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或准备湿毛巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。
2．私事方面的协助。
协助的方法应视实际情况，其一是与业务有关的部分，另外是上司身边的纯粹私事：
（1）特别指示事项的时候——虽然是上司的私事，但以为关系到上司的形象问题，所以文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充分的便利。
（2）纯私人性请求时——遇到这种情形，就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的关系来协助他解决私人的事务。
3．财物管理。包括：
（1）薪金收入管理——薪金收入达到一定的金额，或有两种以上收入来源者，以及薪金以外有超额的收入，都需要按税法申报。特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候，由文秘人员保管单据，以备申报所得，或直接替上司办理申报手续。
（2）支票往来的管理——最主要的是保管支票簿、支票专用印章。文秘人员应将支票簿与印章分别收藏，以避免被盗用冒领。
4．其他。如每年的各种节日，上司收到礼物，有时要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管。
五、举办一般规模的宴会，需要做哪些工作，请列出相关要点，并选择其中某一项工作，做出较为具体的说明。
举办一般规模的宴会，需要做如下工作：
1、客人的选择
2、确定时间
3、会场的选择
4、拟订菜单
5、寄发请柬
6、席次的排列
以会场的选择为例：
决定举行宴会后，要及早选定会场。会场的选择应配合宴会的性质、客人的数目以及预算费用等，如果是新建筑物落成，多半在自己公司举行。应注意下列几点：
1） 宴会的形式与气氛
2） 交通是否方便
3） 场地大小是否合适
4） 菜式
5） 有无停车场
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