工程项目基建档案论文 工程施工建设论文
2020-03-03 16:52:19 来源：范文大全收藏下载本文
工程项目基建档案论文工程施工建设论文
福州地区大学城建设项目基建档案存在的问题与对策
摘要：基建档案是一项档案来源多元化的档案，它包涵了建设、勘察、设计、施工、监理、审计等各单位的档案。它即要保证建设项目基建档案的成套性，又要保证单项工程的成套性，整理基建档案是一个即系统，又全面的工程。本人通过提出在基建档案移交过程中存在的问题提出了相应对策，以此推进今后基建档案的工作。
关键词：基建档案 存在问题 对策
0 引言
随着我国高等教育事业的蓬勃发展，国家加大了对教育投资的力度，自高校十年扩招以来，全国各地纷纷掀起建高等教育产业化、规模化的狂潮，全国各地大学城遍地开花，福州地区大学城也是在此背景下兴建的。大学城新校区位于闽侯县上街镇镜内，是福州地区高等院校的集合地，是人才密集、知识密集、技术密集的新型大学园区。大学城于2002年开始建设，2009年已形成规模。由于竣工项目多，建设周期长，工程档案的移交也存在着诸多问题。本文就福州地区大学城建设项目基建档案存在的问题进行分析，旨在找出有效解决这些问题的对策。
1 基建档案管理存在的问题
1.1 前期手续不齐的现象普遍存在
福州地区大学城的建设是事关我省经济社会可持续发展的大事，对培养高素质的社会急需人才有着重大意义，为此得到省委、省政府的高度重视。由于福州地区大学城项目建设时间紧、任务重，根据省委、省政府有关领导指示精神，福州地区大学城建设要于2006年底基本完成。为此各高校都加快大学城新校区的建设步伐，省里也针对性地下台一些政策给予扶持，项目基本上都是先开工建设，后补充手续审批事宜。有了政策扶持，各高校的建设项目的前期开工手续进度大大提高，同样也有力地保证了项目的竣工时间。但是，由于一期项目没有按正常程序报批，而采取的一些超常规方式完成的项目，确实存在问题和不足，尤其是体现在基建档案方面尤为明显。例如，以“省重点项目建设领导小组办公室的开工复函”取代了“施工许可证”。为此，大学城一期项目均未办理建设工程规划许可证与施工许可证。这样也为后期档案的归档带来大量整改工作。据了解，福州市城建档案馆针对大学城一期项目的竣工档案都只按“办结”办理，福州市城建档案馆均不出具正式移交清单。2009年，大学城新校区的征地工作基本结束，除了福建中医药大学和个别学校办理了国有土地使用权证外，多数学校都未能办下国有土地使用权证。而办不下来的原因，主要还是由于前期资料的严重缺失，多个学校的经办土地证的人都怨声载道，因征地红线图没地方找、立项批文没有原件、土地批复及征地实征界缺失，还要补办手续等等……。而上述所说的资料恰恰是福州市城建档案管所必要接收的档案。所以说这种“先上车，后补票”的行为
不仅给后期基建档案的归档与整改带来了不少的麻烦，同样给各高校办理国有土地使用权证、房屋产权证以及各有关证件带来诸多的不便。
1.2 主管单位的变更造成基建档案的管理混乱
大学城一期的主要由省教育厅下属的福州地区大学城建设领导小组办公室（现称福州地区高校新校区管理委员会，下面简称管委会）为主要管理部门，负责协调与各高校在大学城建设方面的相关事宜。由于学校的前期工作，如立项、征地、规划、设计、监理招标、施工招标、开工建设、工程款的支付等均由管委会统筹负责运作，相关手续、资料均由管委会负责保管。由于一期项目均由管委会负责，管委会对学校的项目的名称与学校自身的称呼又不一致，这对后期基建档案的移交造成管理上的混乱。以福建省中医药大学为例，新校区生活区有2个7号楼：一个是生活区7号楼（即学生综合食堂）；另一个是学生公寓7号楼项目。这样的称呼容易产生歧义，同样这也给基建档案的检索带来不便。还有的项目，管委会称其为第一教学楼，校方则称为公共教学楼，管委会称为试验楼，校方却称为基础实验楼。还有校区用1#、2#、3#等这种代码式称呼，标段用A组团、B组团，极容易导致工程竣工前后名称不一致的现象出现，这必将影响日后基建档案的有效利用。
1.3 各中标单位移交的基建档案不规范
基建档案是一项档案来源多元化的档案，它包涵了建设、勘察、
设计、施工、监理、审计等各单位的档案。它即要保证建设项目基建档案的成套性，又要保证单项工程的成套性，整理基建档案是一个即系统，又全面的工程。由于施工中标单位经常有分包现象，施工单位工程一旦竣工就撤离，所以对基建档案的移交方面都不够重视，移交给档案管理部门的档案经常出现不规范的问题。例如：施工图纸变更后未加盖公章、竣工验收报告不能盖项目章，应盖法人章；沉降观测平面图及各有关图纸的标注要改用碳素笔；合同与竣工报告加盖齐缝章；竣工图的内容务必在四条方框边线内……这些看似极其简单的程序和规范，但在基建档案中却成为普遍需要整改的问题。还有就是一些造价高、施工功能多的大项目中的单项工程成套性材料，施工单位的档案管理人员由于收集不全，无法保持单项工程档案材料的有机联系，这就很大程度上影响了档案的完整性、系统性和准确性，大大影响了档案有效利用的效果。就以福建省中医药大学新校区的图书馆工程为例，该项目是一个包含土建、水电暖通、钢结构设计安装工程、玻璃幕墙施工工程、弱电管网建设工程、消防系统工程、商务空调工程、门禁系统工程、信息系统工程、各馆藏的二次装修工程等等。就算这样庞大的施工项目，施工单位移交过来的资料，通常都只移交主体资料，缺乏与各分包单位横向联系的材料，这也加大了后期基建档案的收集、整改的难度。此外，施工项目普遍存在“重施工、轻管理，重外业、轻内业”的项目管理通病。在施工单位工程联系单及有关来函来件，编号较乱，时有编号，时而无号，没有一个规范的发函程序，
这也给后期的工程竣工结算审也带来不必要的麻烦。
2 基建档案管理的对策
2.1 追本溯源，要保证移交档案的质量就应从“头”抓起，加强对在建项目组档案管理有关人员的培训力度。
福州市城建档案馆作为工程档案的接收并需永久、长期保存专门档案的单位，对建设工程文件归档要整理规范，同时要加强宣传，从源头上防止移交档案的错件、退件。档案馆可针对大学城项目不定期召集施工、监理、设计、勘察及各建设业主开办免费讲座或培训班。对一些在工程档案审查中时常会出现的共性问题进行讲解，这样即能够保证提高移交档案的质量，又能提高依法治档的自觉性和归档意识，还能达到培养档案工作人员良好的业务素质的目的，为后期竣工档案的移交工作奠定了良好的业务基础，这样就能避免在施工、监理、设计、勘察等一些共性的问题屡次进行整改，造成不必要的人力、物力和财力的浪费。譬如，福建中医药大学旗山校区的公共基础实验楼、教学楼、药学楼、动物实验中心、科研楼、中医实验楼、体育场等项目，福州市城建档案馆的审查意见不外乎“竣工验收报告应盖法人单位章而不是基建部门章、项目管理章、业务章、分公司章”、“监理评估报告应加盖骑缝章”、“设计质量报告法人章要注明而不是经办人签字”等等一些共性的问题，屡遭档案审查部门退件整改。由于很多项目总部与分公司或者项目部都是跨区、跨市甚至跨省，为此，因档案整改问题也经常要在各地来来回回奔波。如果从源头就开始抓起，为
各单位负责项目的档案管理人员进行强化培训，在工程档案移交前保证了移交件的合格率，同样也保证了工程档案审查的效率。
2.2 增强意识，建设项目档案归档挂钩工程尾款的支付，以提高企业归档的积极性，及时、有效地完成归档工作。
在几年的基建档案管理工作中，与施工、监理、设计、勘察等部门的档案移交过程中发现各参与建设的中标单位档案意识薄弱，重视程度不足，鲜有收集的资料内容完整、准确、严谨的基建档案。这就说明，现在各中标实施企业对档案工作抓得不够，忽视了档案工作应当与项目建设同步进行。这里要特别提出的就是施工单位，一些中标施工企业相当重视工地管理，天天讲安全，日日抓质量，但是工程项目一旦竣工，项目组就撤离，然后就出现人“人走茶凉”的现象，后期的档案整改都是较为拖沓。说说福建省中医药大学训练馆项目，工程档案送至城建档案馆后，档案馆就列出一系列整改通知与审查意见，其间涉及很多的整改内容都要与设计单位打交道。比如，因设计变更需重新出图、目录更改、加晒图纸、法人补签字，单位补盖公章。但是，因为设计院解散，相关人员无处可寻，办事无门，有的人甚至玩起“躲猫猫”的游戏，给档案整改工作带来相当大的困难。如能做到建立档案与建设项目同步进行，就不会发生这种被动的局面。为此，福建省中医药大学采取的是基建档案与工程尾款相挂钩的办法，即施工单位的竣工档案未得到市城建档案馆一纸移交清单，工程尾款即实行一票否决，并将此办法写入施工合同，合同双方都予以承诺，具有法
律的约束力，这也算是在一定程度上做到“有法可依”吧！
2.3 领导应重视，队伍要强化，努力提高基建档案的管理和服务水平，做到与时俱进。
据了解，福州地区大学城高校基建档案都是一人身兼数职。即要抓紧基建档案管理，又要身兼处室文秘、内外勤工作。由于工作人员少，建设项目多，基建档案就缺乏专人管理。为此，在竣工项目的审计决算中，常常为补充资料费尽周折。为了基建档案的整改工作能够先行一步，就像常言道：“要想马儿跑，就要多给马儿草”，要不定期组织基建档案管理人员参加业务知识培训，增强档案管理人员工作的积极性和主动性，鼓励其多学习、多提高，掌握新技术、新设备、新方法，以提高档案人员掌握和运用现代化技术的水平，确保档案人员高质量、高效率地全面完成基建档案工作。
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