养成用邮件沟通的好习惯

养成用邮箱沟通的好习惯

• 早上上班的第一件事情：

打开电脑→打开企业邮箱→查看、处理邮件

• 邮箱是工作的平台

使用好邮件，遵守一些邮件沟通规范和技巧，能大大提高你的工作效率

一、邮件作用

1.使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然，并保持跟进直至工作完成

2.能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功能

3.充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端

二、邮件格式

1.邮件一定要注明标题

– 通常人们会根据主题判断邮件的重要性

– 标题应尽量写得具描述性，或是与内容相关的主旨大意

– 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以

便日后整理

2.如果不是经常交流的对象，记得写邮件抬头称呼对方，以示礼貌，并引起主要收件人的关注

3.结尾签名

– 可以清楚的知道发件人信息

– Email末尾加上签名档：可包括姓名、职务、公司、电话、传真、

地址等信息，但信息不宜行数过多

– 电子邮件签名是一个公司品牌形象的组成部分正规公司在邮件签名（尤其是对外部联系的邮件）都有统一的格式设计，这样体现了公司品牌形象，尤其是当多个人员或者多个部门都需要与用户发生通信联系时，这种效应更加明显

三、邮件内容

1.写电子邮件切忌长篇大论，应尽量简单明了地表达（Keep It Short and Simple）保持专业、一次邮件交待完整信息

Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确不要过两分钟之后再发“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感

2.在语气方面，要尽量保持正式和尊敬，避免非相关主题性的言语，勿让自己无心的言论变成他人嘲弄或攻击的话题

3.避免利用工作的电子邮箱发送私人邮件

4.注意字体大小要适中、字体尽可能统一

– 如果写英文邮件，特别注意不要全用大写

5.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件

– 附件文件应按有意义的名字命名

– 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时 – 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用

四、沟通确认和反馈

1.对重要沟通事项，在发送邮件后最好电话提醒对方引起关注；或请对方确认收到Email

2.如果重要邮件发出去后石沉大海，不一定是对方不重视，尝试再次提醒

3.转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人每个人都会遇到沟通无效的情况，没有有效的沟通，很多工作将寸步难行，希望以上分享可以让大家沟通更轻松，工作更上一层楼！也欢迎大家分享个人的工作沟通体会。