行政前台工作职责
2020-03-02 21:45:57 来源：范文大全收藏下载本文
行政前台工作职责
一、行政前台接待
1.接待来访者
接待不明目的的来访者，先问清对方来访原因，根据情况判断是否需要通知公司相关人员进行接待。若有正当访问理由或已预约，应快速联络相关人，请来访者到会客厅等候，并水给客人倒水或饮料。若访问对象是集团总裁或其他高管，应向其秘书确认约见时间，并通知其接待。
2.接待咨询者
若有业务咨询者来访，应及时请业务部门的助理或客服部的人员来协助接待。
3.接听转接电话
前台是总机电话，接听电话时，应先说“您好，东龙集团”，然后根据情况判断是否需要通知公司相关人员接听。若有正当通话理由或已预约，应根据客人要求快速转接其他分机，如无正当理由，应婉言拒绝转接要求。若对方要求转接集团总裁或其他高管，应转接其秘书分机，或要求对方留下联系方式，待确认后由总裁或其他高管决定是否回复，不可随意将集团总裁或其他高管的联系电话透漏给他人。
4.接待推销人员
上班时间若有其他公司的推销人员上门推销，应婉转拒绝，告知上班时间在公司推销，会影响他人工作，若有员工需要他们的服务，告知希望他们在公司休息时间（如：午餐时间等）再来。
二、传真及信件转交
1.转交传真
关注电子传真接收系统信息，一旦收到传真，应快速、仔细辨认接收人或接收单位，并及时以集团OA系统或其他方式转交，必要时应电话提醒查收。若接收人是集团总裁或其他高管，应转交其秘书，并电话提醒查收。
2.转交信件
收到信件时，应快速、仔细辨认收件人或收件单位，并及时通知收件人前来领取。若收件人是集团总裁或其他高管，应尽快送至其办公室或转交其秘书接收。
三、快递管理
1.接待快递员
熟悉目前与公司有业务往来的快递公司，及时更新快递公司联系人及其联络方式，并热情接待每日前来送、取件的快递员。
2.转交快递
收到快递时，快速、仔细辨认收件人或收件单位，并及时通知收件人前来领取，并做好签收登记。若收件人是集团总裁或其他高管，应尽快送至其办公室或通知其秘书前来领取。
3.与保安交接快递工作
每天下班前将快递登记簿转交门卫室，第二天早上上班时再将登记簿取回，并同时取回下班时间保安代理接收的快递，通知收件人前来领取。
四、会务工作
1.会议前准备工作
主动关注会议信息，向组织者或组织部门了解会议相关情况，及时记录准备工作内容，并积极协助；协助保洁工人做好会议室准备工作；协助会议组织者做好会议通知等工作。
2.会议中服务工作
维护会议室外环境安静，根据会议组织者要求，适时为与会者准备茶水饮料，并随时待命，协助做好其他会务工作。
3.会议后完善工作
负责检查和关闭会议室电子设备及电器；协助保洁工人整理会议室，协助会议组织者做好会后完善工作。
五、每日就餐人数统计
关注车间作息时间调整，根据车间提报的就餐人员变更情况，及时统计当日就餐人数，并转交食堂相关负责人。
六、每月用水、用电统计制表
每月26日，根据保安抄表情况，对公司用电、用水情况进行统计并制表，交至相关负责人或部门。
七、宿舍管理
1.定期清查宿舍固定资产
每月20日对所有员工宿舍的固定资产进行盘查统计，对待维修房间、床铺、衣柜等情况做详细记录，并及时报行政部相关负责人安排维修。
2.定期统计宿舍入住情况
每月20日对所有员工宿舍的入住情况进行统计，并将空闲床位数量报行政部相关负责人，以便合理安排其他人入住。
3.接受入住登记
对于行政部相关负责人签字批准的入住申请，应及时安排登记入住，并将住宿纪律告知入住申请人，同时热情帮助其解决困难。
4.客房管理
定期检查客房基本设施是否完好，定期整理房间，保持客房干净整洁，若接到经行政部相关负责人或服饰公司总经理批准的客房使用申请，应及时安排客人住宿，并热情帮助其解决困难。
八、行政前台日常事务
1.保证前台电子设备的正常使用
前台有电脑、电话、传真等电子设备，若设备发生故障可以先找设备部同事检查，若无法维修，可请采购部同事联系供货商或外部维修单位，排除故障。
2.及时更新和发布员工内部通讯录
不管是否有新进或离职员工，都应在每月15日统计公司所有人员分机信息，并以OA方式向全体员工发布新的内部通讯录。
3.前台电源管理
每日下午下班后，须将前台电子仪器电源及电灯全部关闭后方可下班。
4.公司钥匙管理
前台备有会议室钥匙、宿舍备用钥匙，前台应妥善保管以备使用。
人人范文网 m.inrrp.com.cn 手机版