行政文员
2020-03-03 03:12:18 来源：范文大全收藏下载本文
第一节
行政文员职责与特点
文员是企业最常见的职位之一，具有极为重要的基础性，服务性作用，是企业有效运转的重要要素。企业的运转依赖于信息，信息最重要的载体是文件系统，而文件系统的操作者注要就是文员。虽然文员是最底层的“白领”，但却是许多缺乏职业经验的知识女性，或者是应届毕业生的首选职业，更是一些女性成长为高级白领的第一步选择。
一、行政文员的职责
文员分很多类，比如行政文员、人事文员、采购文员、工程文员、办公室文员。文员的级别又分初级、中级和高级。行政文员一般来说做的是行政方面的工作，如文档管理、收发文件、打印存档、接听电话等各种行政类的工作，具体为：
1.负责公司各类文件及外来文件的收集、发放、存档、借阅工作。
2.负责起草公司行政会议及其他例会的会议纪要。
3.负责做好计算机打字、复印等行政工作。
4.负责公司办公设备的管理，计算机、传真机、电话机、复印机的具体使用和登记，
名片印制等工作。
5.负责公司邮件和报刊的收取分发工作。
6.负责公司电话的接线工作
对来往电话拨接准确及时、声音清晰、态度和蔼、恰当使用礼貌用语。
对未能联络上的记录在案并及时转告。
对紧急电话没法接通、未接通者速报行政部经理处理。
负责低值易耗办公用品的发放、使用登记和离职时的激回。
负责各类办公用品的仓库保管、每月清点，年终盘存统计，做到入库有验收、出库有手续，保证账实相符。
按标准定额，做好添购办公用品的计划编制和申购手续工作，做到既不脱档有不长期积存。 完成各项勤杂、采购工作。
负责公司的室内外绿化、盆景状况的检查监督，保证舒适良好的工作氛围。
完成行政部经理临时交办的其他任务。
二、行政文员的特点
行政文员与前台文员、办公室文员、商务文员、生产文员、跟单文员、工程文员、采购文员等。虽然具体的工作内容有很大的区别，但都具备一些共同的特点：
辅助性
文员工作很细致，千头万绪，也很灵活，千变万化，归纳起来就是两大职能：一是为领导整理资料服务，二是为领导出谋划策。具体起来有很多方面，不如草拟文稿，整理、提供信息，作调查报告，为领导的决策提供参考预案等，文员本身属于办事人员，其根本任务就是协助领导搞好工作，就是文员的辅助特点。从这个角度来说，文员工作具有从属性、被动性、执行性、服务性的特点。
中介性
文员工作的中介性是由文员的特殊地位所决定的。文员辅助领导决策，但本身并不是决策者，而是被领导者。但又和其他被领导者不同，文员不是决策的主要执行者，其任务更多地是传达决策，了解决策执行情况，检查、监督决策的贯彻等。文员的工作既关联上级，也关联下级，似乎是一个中间环节，也似一个纽带，可以用这样一句话来表达：文员的中介性体现在不上不下，亦上亦下，可上可下。
事务性
文员的工作很多时候相当烦琐，大量的工作需要文员亲自去做，比如决策时需要的各种信息
资料的收集与整理，体现决策意图的文件草拟，使用复印机、文字处理设备等，可以说文员工作的事务性是实际工作体现出来的。
三、行政文员的工作要求
行政文员在工作中要了解具体要求，方能做好了工作。一般而言，行政文员的工作要求至少有以下一些：
（1） 在工作中要服从上级的安排、积极配合领导和其他部门的工作，凡事以大局为重，
遇有疑难问题及时汇报请示，有问题不搁置、不拖延，办事要有始有终，事事有结果。
（2） 对待工作认真细致，积极主动，应当做到忙而不乱、有条有理。
（3） 要有保密意识，对外做到守口如瓶，涉及公司内部保密问题（指那些还未公开，在
讨论研究中的事项），要做到巧妙回避，不私传、不扩大、不声张。
（4） 要求文员保持稳定的心理状态，有利于在工作中能正常发挥，以免影响工作。稿件
完成后交给有关部门批阅审核，签字后予以打印、保存。
（5） 要严于律己，工作时间不做私活、不串岗、不聊天、不迟到早退，有事先请假。
（6） 起草文稿要字迹清晰、工整、语言力求简洁精练。
（7） 善于处理部门工作、业务中的来往关系，注重团结协助。
四、行政文员发展之路——高级秘书
在公司里，秘书和行政人员其实是一个有很多共同点的岗位，甚至有的公司秘书和行政文员就是一个在担任，但是严格来说，秘书的要求往往比文员更高。其实，可以这样来理解什么事秘书：秘书就是高级文员，也就是说行政文员如果有很强的工作能力，有很广泛的知识面，以及相对熟练的专业知识，那么就可以成为高级文员，当然也能称为秘书了。它们本来就属于同一职业的不同层次，秘书其实是行政文员的前景职业。
秘书除了负责日常工作之外，还要接受董事长的指示、监督并管理企业人事、财务、对外事务，还要负责企业内部各部门间的关系，向董事会或股东汇报企业业绩，接受董事会询问等。所以如果说行政文员是工作在前台，那么秘书除了前台还更多地深入到企业的幕后。
由于行政文员的工作和秘书最接近，所以秘书是多大数行政文员今后的发展的方向，也是行政文员在职业生涯中获得成功的一种最容易最稳妥的途径。
秘书也有好几个层次和级别。你可以先由初级秘书（也就是文员）干起，先在企业从事一些简单的工作，比如接听电话、整理文件、前台接待„„这对于行政文员来说是一个锻炼的机会，时机成熟以后，你就能轻易胜任秘书的工作，那么你就已经不再是普通文员了，你是高级文员。然后你可以考虑获取升级的机会，这对于一个优秀的行政文员来说并不是很难的事情，因为你的工作就是与客户、与公司高层打交道。
如果你已经成功取得了秘书职位，那么你就因该接着进行下一步。你需要多学习一些专业知识，继续给自己充电，直到你通过了国家的考试，并获得“中级秘书资格证书”。中级秘书包括经理秘书、总经理秘书、经理助理等。如果你是中级秘书了，这时你的权力已经有了质的飞跃，不再一位普通文员，而且你的薪水自然的会增加很多，工作相对更加自由，空间会更加广阔。
第二节
行政文员任职要求
行政部门本身是企业中较为重要的部门，所以在选择本部门人员时，要遵循一定的标准，为企业和部门选择真正实用的人才。虽然不同的事务处理对行政文员的素质要求侧重不同，但就整体而言，行政文员应具有以下行政文员的基本要求：
一、扎实的文化基础
文化的概念，比知识的概念具有更广泛的内容。行政文员的基础文化包括两个主要方面。
一是社会科学基础文化，如历史、政治、社会发展史、哲学理论等。行政文员，尤其是涉外行政文员不仅要了解本国文化，还要了解业务伙伴所属国家的历史变迁和民族文化等。了解不同国家的特点，对于开展行政工作有很大帮助。在经济联系日益国际化的今天，这一点就显得更加重要了。二是自然科学基础文化，如数学、物理、化学、天文地理等。当代社会的工作与生活离不开自然科学知识，高科技水平的社会生产必须以自然科学知识为基础。一方面现代办公设备日益复杂化和高技术化，没有一定自然科学知识，就很难了解其原理和性能。另一方面现代企业的产品技术含量不断增加，有的采用电子技术，有的采用生物工程技术和化学反应原理，没有一定的自然科学知识，行政部门很难为企业的其他功能部门提供服务。
二、丰富的专业知识
行政文员的专业知识，是指行政文员由于其工作职能、工作范围、工作内容而需要掌握的知识。具体来说，包括四个方面：
1、有关办公的专业知识
秘书学。有关秘书的工作性质、工作范围、职能和权限以及职业道德、职业素质要求的知识。
文书档案学。有关文书文件的起草、运转、立卷、归档，资料
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