办公室文员打印工作须知
2020-03-01 18:42:33 来源：范文大全收藏下载本文
办公室文员打印工作须知
谢鸿坤
经常收到看到我们办公室人员打印的文稿，问题很多，看完总是不停的修改、修改„„然后怀疑是公司要求太高了，还是我们根本就缺乏基本的文字能力和学习的意识呢？经常出现一些不该产生的错误，比如每段文字开头要空两格，这是小学生都明白的常识，我们老是空一格多点、两格多点，甚至N格。是不懂，还是责任心，还是在考领导的文化水平？
要知道，公司的很多文件、通知、刊物都代表公司的形象，这是公司对内对外的窗口，要知道自己肩负的责任，要明白自身岗位的重要性！有句话叫“干一行，爱一行”，总是重复昨天的错误，总是漫不经心、漏洞百出，谈得上“爱岗敬业”吗？
按理来讲，办公室文员更应该响应公司号召，好好学习，提高素质，而且也占有很多有利的条件。比如时间和场所上，早中晚的休息时间是基本是固定的，办公室的环境是舒适安静的（有空调、有电脑、有自己的办公桌椅），而车间也好，公司片区行政也好，哪个有你们这么固定的时间和场所？我们有几个主动买过相关的公文书籍自学，或者主动参加什么函授培训？
下面我把常见的打印问题列出来，望大家对照改正：
1.每段文字开头空两格。小学生都懂的常识，为什么不空，要或者空1格多点、2格多点或者N格？
2.标题应该置于正文的上方中间，字体一般大于正文，这样既醒目，又起到突出主题的作用。而且对于重要文件或通知，标题字体多采用黑体或加粗，这样更显得庄重、突出。 3.一般标题和正文之间要空一点位置（空一小行），不要紧紧与正文挨在一起。 4.标点符号不是装饰品，可有可无，专用标点符号不要乱用，比如书名号“《》”，顾名思义是指一本书、一部专著、一篇文章的题目引用才用书名号，不要把一个人的名字什么的也用书名号括起来；再比如省略号是6个点，破折号是一长横，均占两个字的位置，为什么你偏除以2（省略号3个点，破折号一短横）？不要自认为美观就行，老师从没这样教过你吧？其他标点符号用法附后。
5.中文标点符号与英文符号是有区别的，会电脑打字的人应该用眼睛是看得出来的，就算你不懂英文。比如句号，中文是一小圆圈（。），英文是一小圆点（.）。
6.电脑打字英文输入法中有全角与半角之分，半角的标点符号的间距与中文是不同的（间距很短），注意了吗？ 7.“的”、“地”、“得”用法有区分吗？为什么老区分不开呢？这三个字的用法区别附后。 8.错别字别当家常便饭。极少看到一篇没有错别字的文稿，告诉你一个秘诀（方法），对一个词语或成语拿不准时最好用搜狗拼音或紫光拼音输入法验证。用拼音输入法虽然打字较慢，但可以纠正很多错别字。一篇文档打完，建议你用眼睛扫描一遍，发现文字下面有红色波浪线的是提醒你可能是错别字（电脑文档一般都有语法检查功能）。
9.信件、通知、告示、报告等文稿都有固定的写作格式，比如称呼、敬语、结束语，不要想要就要，随心所欲。要掌握这些文体的写作格式并不难，你只要留心观察或搜集每一种文稿的标准样式，参照一下就明白了。
10.一篇文稿打出来，最后还要排排版，尽量美观得体一些。一些简单的操作原则要懂：文字过少时，字体适当放大些，段落行距宽松些；反之文字较多，又不想占两页文稿，可以把字体缩小些，或者调整页面设置；通知、信件类落款靠右下方，也不要太偏右，否则有往下掉的感觉；文稿中需要突出的小标题可以设置不同字体或加粗区分，标题字体一般与正文不同。总之，多观察报章刊物、网络文摘样式，灵活掌握。
11．对于数字统计报表的图表要求标题准确、设计规范、项目清楚、数据准确，始终牢记报表是给公司领导看的，要力求规范、一目了然、数据无误，不是自己感觉明白了就行，甚至自己都看得眼花缭乱、错误百出，要知道领导不是老师，没时间给你批改作业，也不可能把你叫到身边“请教”，浪费领导的时间和精力是最大的失职。
12.对于各种规章制度、通报告示、报表数据等文件资料要分门别类保存，注明标题、日期、制表人、文件编号等信息，以利于日后查询，不要领导需要时手忙脚乱，老半天找不到。
总之，文员的工作要求非常细致、认真、富于条理性，马马虎虎、丢三落四是做不好工作的，要保证文件打印制作的高质量、高水平，必须不断提高业务技能，加强工作责任心，认真复核校对。三隆包装
附（来源于网络）：
标点符号的用法
（一）句号 。 表示一句话完了之后的停顿。 中国共产党是全中国人民的领导核心。
（二）逗号 ， 表示一句话中间的停顿。 全世界各国人民的正义斗争，都是互相支持的。
（三）顿号 、表示句中并列的词或词组之间的停顿。 能源是发展农业、工业、国防、科学技术和提高人民生活的重要物质基础。
（四）分号 ； 表示一句话中并列分句之间的停顿。 不批判唯心论，就不能发展唯物论；不批判形而上学，就不能发展唯物辩证法。
（五）冒号 ： 用以提示下文。 马克思主义哲学告诉我们：正确的认识来源于社会实践。
（六）问号 ？ 用在问句之后。 是谁创造了人类？是我们劳动群众。
（七）感叹号① ！ 1.表示强烈的感情。
2.表示感叹句末尾的停顿。 战无不胜的马克思主义、列宁主义、毛泽东思想万岁！
（八）引号② “ ”
„ ‟ ╗ ╚ ┐ └ （用于竖行）
1.表示引用的部分。 毛泽东同志在《论十大关系》一文中说：“我们要调动一切直接的和间接的力量，为把我国建设成为一个强大的社会主义国家而奋斗。”
2.表示特定的称谓或需要着重指出的部分。 他们当中许多人是身体好、学习好、工作好的“三好”学生。
3.表示讽刺或否定的意思。 这伙政治骗子恬不知耻地自封为“理论家”。
（九）括号③ （ ） 表示文中注释的部分。 这篇小说环境描写十分出色，它的描写（无论是野外，或是室内）处处与故事的发展扣得很紧。
（十）④省略号„„（六个点）表示文中省略的部分。 这个县办工厂现在可以生产车床、电机、变压器、水泵、电线„„上百种产品。
（十一）破折号⑤ ——
1.表示底下是解释、说明的部分，有括号的作用。 知识的问题是一个科学问题，来不得半点的虚伪和骄傲，决定地需要的倒是其反面——诚实和谦逊的态度。
2.表示意思的递进。 团结——批评和自我批评——团结
3.表示意思的转折。 很白很亮的一堆洋钱！而且是他的——现在不见了！
（十二）连接号⑥ —
1.表示时间、地点、数目等的起止。 抗日战争时期（1937-1945年）
“北京—上海”直达快车
2.表示相关的人或事物的联系。 亚洲—太平洋地区
（十三）书名号⑦ 《 》 〈 〉 表示书籍、文件、报刊、文章等的名称。 《矛盾论》
《中华人民共和国宪法》 《人民日报》《红旗》杂志
《学习〈为人民服务〉》
（十四）间隔号 ·
1.表示月份和日期之间的分界。
一二·九运动
2.表示某些民族人名中的音界。
诺尔曼·白求恩
（十五）着重号 ． 表示文中需要强调的部分。 学习马克思列宁主义，要按照毛泽东同志倡导的方法，理论联系实际
“的”、“地”、“得”的用法
一、分析例句，明确用法
这里有一组含有“的”、“地”、“得”的例句如下：
1.蔚蓝色的海洋，波涛汹涌，无边无际。
2.向日葵在微风中向我们轻轻地点头微笑。
3.小明在海安儿童公园玩得很开心。
“的” 前面的词语一般用来修饰、限制“的”后面的事物，说明“的”后面的事物怎么样。结构形式一般为：形容词（名词、代词）+的+名词；例如：我的书包。火红的太阳。
“地” 前面的词语一般用来形容“地”后面的动作，说明“地”后面的动作怎么样。结构方式一般为：副词+地+动词；
“得” 后面的词语一般用来补充说明“得”前面的动作怎么样，结构形式一般为：动词+得+副词。 常见副词有：很、非常、十分、特别、最、真、太等等。
二、修改病句，强化认识
这里有一组“的”、“地”、“得”用法欠妥的句子，请大家来当“医生”，给这些句子治治病，以强化已有认识。
1.由于李红同学学习勤奋，这次语文测试，她考的特别出色。
2.田野里，农民伯伯正在紧张得收割麦子。
3.助人为乐地小华被市少工委评为“优秀少先队员”。
（正确用法应为“考得”、“紧张地”和“助人为乐的”。）
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