秘书角色论

2020-03-02 13:38:39 来源：范文大全收藏下载本文

秘书角色论

摘要：不同的岗位赋予了工作者不同的岗位职责，不同的岗位职责限制了工作者不同的

工作范围。秘书的地位是从属于领导的，其职责是服务于领导，辅佐领导决策。如何把握好

秘书角色的分寸，为秘书工作定好位、定准位，是秘书开展好工作的先决条件。

关键词：秘书角色定位

社会是个大舞台，领导也好，秘书也好，大家都在这个舞台上扮演各自的角色。而不同

的角色，在“剧”中有不同的要求，不能随心所欲。领导的运筹帷幄，决策千里，秘书的鞠躬

尽瘁，辅佐决策，不同的角色赋予了他们不同的工作职能。研究秘书角色的分寸，指的是作

为一名秘书人员应明确自己所处的角色、地位，知道与自己角色、地位相符的身份，以此决

定自己在处理与其他角色（比如领导）关系时的行为。

一．秘书沟通艺术

《孙子兵法》日:知己知彼,方能百战百胜.要处理好与领导之间的关系,首先要对领导有一

个全面的了解.一般说来,秘书能够和领导相处愉快,大多是秘书了解领导的管理风格、工作作

风以及性格等方面,从来都是秘书配合领导工作,鲜有领导被秘书\"牵着鼻子走的\".只有明白

这些,秘书才能察言观色,投其所好。秘书职责上主要在于与领导沟通以及和同事之间的沟通。一）与领导沟通时要学会未雨绸缪

无论何时何地,秘书人员要切记自己是领导的助手,属于份内的事情要认真做好,除此以

外不能擅做主张。要维护好管理层内部的团结,在向领导汇报、请示、反映问题时,不发表有

关领导个人的议论,不当传话筒,不说不利用于团结的话。

领导每天需要面对和解决的事情很多,为了提高沟通的质量,秘书人员要提前把沟通的

目的以及表达的方式思考成熟,对领导的工作日程也要有个清晰的了解还要对领导的心情

做个大致的揣摩。这样既能节省时间,也能使沟通更为有效。倘若在领导日程排得很满、心

情又很糟糕的时候去与之沟通,往往会事倍功半,不但达不到沟通的目的,反而会使领导对秘

书人员产生反感。

二)要学会把领导的“脉”

秘书平时在与领导的接触中,要学会观察,学会总结。针对不同性格的领导,找出适合与

之沟通的方法，所谓一千个人就有一千个哈姆雷特。比如与冷静型的领导相处时,秘书人员

可能会觉得对方难以捉摸,这就需要秘书人员善于观察,从领导日常的工作中去了解他的喜

好。在与领导沟通的过程中，多聆昕他的意见和建议,切勿自作主张;凡是领导交办的事务,

务必要做到万无一失,对一些细微之处做到一丝不苟。这样相处→段时间后,就会取得冷静型

领导的信任。雷厉风行、有魄力的领导通常性格爽快,很欣赏有才能的人。因此在与他相处

时,可以大胆地提出自己的想法和建议,他到好处地施展自己各方面的才能。由于这类领导相

当有魄力,所以只要你的建议可行,他都会支持你。在和这类领导相处时,除了要扎实稳妥地

办事之外,还要注意在领导面前把握好一个表现的“度”,尽管他爱才惜才,但是如果表现过头,

会让这类领导认为你是在故意卖弄,反倒弄巧成拙。虽然我们接触的领导性格各异,但是只要

秘书人员在工作中兢兢业业,多思考、勤学习,加上巧妙使用沟通的技巧,那么我们就能从容

面对。当然如果遇到那种极端自私、脾气暴躁或品质有问题的领导,最好的办法就是选择离

开,因为和这种类型的领导相处,不仅会感到沟通是件异常困难的事情,而且工作上也会带来

很多意想不到的麻烦。

三）与同事的沟通技巧

（一）。如何与人相处之怎么样待人

在一个单位里面,秘书除了要面对领导,更多的时候是要面对各个科室的同事。为了使

各项工作顺利开展,秘书人员在与同事相处时要把握好以下几点:

每个人都渴望得到别人的尊重,尊重别人也就等于尊重自己。所以,在与同事的接触中,秘书人员要牢记：不做不能做的，不说不该说的。对每一位同事都平等相待,千万不要因为对某个人有意见或看不惯,就不屑于与其说话,这样很不利于团结。和平团结更有助于工作的顺利开展。

诚信是人与人之间沟通的基础。秘书人员在与同事相处时,要树立“诚信第一”的观念,答应别人的事情要做到言必信,行必果。即使由于某种原因没有做到,也要诚恳地向对方说明,取得对方的谅解。对于同事的一些小缺点和小毛病,不能挖苦讽刺;对于听到的一些关于议论自己的言论,也用不着去追根问底,凡事以一颗平常心对待。在工作中我们难免会和同事有一些磕磕绊绊，这样问题就来了。当这种情况出现时秘书人员要做到的是如何去解决而不是拼狠斗强，要做到与人友善。与人以渔，人必与之以鱼。

（二）老老实实做人，踏踏实实做事

很多人认为秘书是领导身边的人,不好接近。作为秘书想要消除同事的这种误会,就必须在和同事的相处中,坚持实事求是的原则,有多大能力办多大的事情，不高高在上，更不要到处炫耀自己的成绩，要保持谦虚谨慎、踏踏实实的工作作风。

二．秘书工作者的定位

秘书所在的办公室是一个单位联系上下、协调左右的枢纽部门。工作关联度高、辐射面广,倘若牵不住“牛鼻子”就会被任务拖着走而疲于应付。而要提高办文、办会、办事效率,把繁杂的工作任务梳理整齐,分理清楚,按时完成,真正为领导分忧、为基层服务、为同级助力,角色的定位非常重要。正确的角色定位就是要知道自己“该做什么”,“先做什么”,“不做什么”,以及如何“补位”。

秘书是一种职务的名称,指处于枢纽地位,主要以办文、办会、办事来辅助决策并服务于领导的人员,是领导的参谋和助手。秘书既是参谋也是助手,秘书在工作中处于承上启下、沟通内外的地位。

一、现实生活中秘书定位的误区角色定位分为社会定位和血缘定位。而社会定位又可分为职责定位和交际定位。这里所指的角色定位是指社会定位中的前者,即个体对自身在某个社会单位中所担任的职位及所拥有的权利和义务的认识。具体而言就是秘书对自己在本单位和本部门担当的角色及所有的权利和义务的认识定位。秘书是领导的参谋和助手,许多工作是通过秘书来完成„

秘书与领导之间的关系,是秘书人际关系中最重要的关系,是决定秘书工作成败的关键因素。每个秘书都希望有一个良好的领导环境和愉快的工作氛围,但现实工作中很多时候领导们的意见是不一致的,这就导致秘书经常处于领导与领导之间的“夹缝”中进退维谷的局面,处理得不好,就会将两方都冒犯。那么,在工作中秘书该如何应对这种局面呢?

1 求同存异,统筹兼顾

领导分工不同,考虑问题的出发点就不同,即使都是为了搞好工作,意见也不一定全都一致。另外,当一项工作涉及各个相关方面时,往往不同方面的分管领导人都会关注这项工作。如果各领导人分别从自己的职能角度,对这项工作做出了看法不同的指示时,就出现了使秘书左右为难的多头指示,秘书就可能被“夹”在中间,两头受气。对此,秘书一定要认清楚领导意见的相同之处,做到求同存异。因为这样做,一则两个领导的意见都符合,二则领导也希望团结一致,不讲团结的毕竟是少数。这样就可避免两头受气了。

2 领会精神 ,维护大局

从管理科学化的角度来说,多头指示是不利于工作有序进行的。但从秘书工作头绪多,要与各个方面打交通的实际情况来看,多头指示往往是难以避免的。面对这种情况,作为领导人,应主动会商,讨论出各方面都能接受的方案来,不要使下级为难。作为秘书,应主动寻求领导人意见的共同点,灵活处理。如果处理不当,不仅会使工作陷于混乱,而且会影响秘书与领导甚至影响领导人之间的关系。我们常说,秘书执行领导指示,必须抓住“精神实质”,这就是强调正确

领会领导意图。不同领导的指示尽管在许多具体细节上各有所异,但在大的方面精神实质是一致的,有时秘书之所以会出现被领导之间“夹”住的现象,往往是由于理解有误,人为造成矛盾,从而自己把自己给“夹”住了。所以,秘书在执行领导命令时,一定要对上级的命令仔细分析一下,抓住了精髓再干。

3 力争协调,融洽关系

按理说,领导人之间的工作意见不一致,确有领导层本身协调不够的原因,但作为被“夹”者,秘书多从好处着眼,充分发挥自身的主观能动性,通过创造条件争取让领导意见统一起来,才能改善被动局面。秘书应主动与领导们沟通或促进领导之间的沟通,共同商讨出一个妥善的办法。若各分管领导人各持已见,相持不下,秘书要请示主要领导人,由主要领导出面协调或裁决。

4 掌握特点,灵活运用

任何领导者都有一套具体的领导方法,其安排工作都存在着一定的灵活性,而这种灵活性又常常体现在每个领导的性格、习惯、作风等特点中。因此,要想避免被领导之间的“夹板”夹住,平时就要注意摸清并掌握不同领导的特点,做到心中有数,将影响工作的矛盾消除在萌芽状态。比如对爱说过头话的领导,理解时就要防止“过头”,对说话“欠火”的领导,理解时就不能总“欠”着应该到的“火”。只有摸清不同领导的喜好,才能采取灵活机变的措施,防止生搬硬套而制造的“夹板”,从而避免自己“夹住”自己

当遇到领导的意见是不一致时,秘书决不能偏向一方,擅作主张;或者搬弄是非,投机讨好;或者按照秘书个人意愿取其所需。秘书应竭尽全力,使之协调统一,避免酿成领导之间的矛盾和纠纷。若发现个别领导的指示有明显的错误,将会带来不良后果时,应把事实和情况向该领导人汇报清楚,提出参谋建议,分析利弊得失,帮助修正决策。若该领导人固执已见,秘书可按照程序和原则,向上报告情况。对于事关几个分管领导职权范围内的问题,各分管领导人的意见难以统一时,最好在适当的场合,向领导班子请示,由领导班子的办公会集体研究决定。这样,秘书就能不被领导们的“夹板”夹住。

找准自己的定位，演好自己的角色。与领导配成搭档，努力成为他的好伙伴、好助手，提他担责分忧，随时随地抓住时机表示自己对他的忠心，永远站在领导这一边，以你的态度说明一个事实：我是你的好朋友，我会尽自己所能为你做事。以你的力量使上司更有光彩，其终极结果你会发出耀眼的光芒。

三、秘书角色意识

1 秘书角色及秘书角色意识

“角色”,原本是戏剧、电影等表演艺术中的概念。上世纪初,由乔治•米德引入到社会心理学的领域中,意指“人处于一定社会地位上所具有的一套权利义务和行为规范。”[那么,套用这一概念,“秘书角色”我们就可以理解为“当一个人处于秘书这一社会地位上时所具有的一套权利义务和行为规范”。因为一个人生活在社会中,经常需要扮演不同的身份,例如在家庭中可以是儿女、父母、夫妻,在社会交往中可以是朋友、敌人、陌生人。在这里,我们所强调的是当一个选择了“秘书”一职作为自己的职业时,他在工作时所应具备的权利义务和行为规范。

“角色意识”则是指一个人在社会群体中对自己所处的地位以及由地位所规定的社会职责的感知和认识、自己对周围人的种种角色关系的理解与协调。相应的,秘书的角色意识也就是秘书人员对自己所担任的“秘书”这一角色的社会地位以及由社会地位所规定的社会职责的感知和认识。正确认识秘书角色,是成为称职秘书从业人员的基本要求,是脚踏实地做好秘书工作的保证,更是促进秘书职业化进程快速健康发展的“强化剂”。

2 秘书角色意识的培养

形成正确的职业角色认知,即摆正自我在工作中的位置,认清自己在职业生活中扮演的角

色。秘书在职业生活中,一般扮演着三种角色:在组织单位内部,秘书只是所有职工中的普通一员,他和其他所有职工一样,都是为完成组织任务、实现组织目标而工作的,除职务不同和分工不同外,并无任何特殊之处;在和领导相处时,秘书人员是下级、是配角、是辅助者和服务者,应该接受领导的指挥和安排,协助领导做好工作,完成任务;当秘书受到领导和单位的委派,作为领导或组织的代表参加一些活动时或从事工作时,秘书人员又成为了单位的代表,可以在领导授权范围内做出决定,同时应该注意建立和维护组织在公众心目中良好的形象。

形成正确的职业认知,还应该注意摆脱错误的角色认知造成的误导。目前,在我国,很多行政机关、事业单位的领导都是从秘书岗位上提拔起来的,这就容易给人造成一种错觉:今天的秘书就是明天的领导。再加上我国传统“官本位”文化的影响,更是让一些人为了升官而选择了秘书职业。这种错误认识在非秘书人员中也普遍存在,以至于形成了一个“错误氛围”,也在一定程度上对秘书人员形成正确认识带来了影响。做秘书是为做官打基础、做准备,秘书是“准领导”,一旦产生了这种错误认知,在工作中难免会无法认清、摆正自己的地位,无法用正确的心态来面对自己的工作和工作中的各种关系,从而影响了正常的工作开展。这种错误认知同时也影响和阻碍了秘书职业化发展的道路,即,秘书,应该被看作是和教师、医生等一样的一种职业,而不只是一个职位,更不是一个通向仕途的跳板。许多领导人从事过秘书工作,这是事实,但走向领导岗位不是选择秘书职业的目的更不是秘书工作的本质和目标。

我们无意否定有些人走仕途的理想,固然,不想当将军的士兵不是好士兵。但是,身为士兵却不首先正确认识士兵的职责,这就更不是好士兵。一个士兵首先要考虑的是正确认识自己的职责,做一个优秀的士兵。

所以,培养正确的秘书角色意识首先应该培养正确的职业角色认知。

虽然“认知”与“认同”仅一字之差,但职业角色认同却比职业角色认知更进一步。如果说“认知”还只是从客观上正确认识自己所从事的职业,那么“认同”则是从主观上给自己一个正确的评价。

许多秘书人员在谈到自己的工作时,常常不愿意用“秘书”两个字,似乎这两个字给人的感觉是琐碎、平凡,甚至低等,而换用“助理”、“文员”等看似更专业、更上档次的名称。的确,秘书的工作可以用琐碎、平凡来概括,但绝不低等。秘书工作可以分为三大类:办文、办事、办会。仅就办事一项,就包含了许多琐碎而复杂的内容:接打电话、收发文件、打印复印、替上司安排日程,甚至端茶倒水……这些事情看似简单并不复杂,更看不出对于一个决策的制订、一个组织的运营会起到什么决定性的作用,所以,许多秘书人员觉得自己的工作“技术含量太低”,“随便换个人都能做”,“好似勤杂工”,成就感很低。因为自己所做的百分之八十甚至更多可能都是一些不起眼的琐事,而自己在单位中也只是名不见经传的无名小辈,有了成绩是领导指挥有方,失误了却是自己的失职,甚至要背负骂名,时间久了,难免会产生职业倦怠。其实,作为秘书人员,应该看到自己在一个组织中所发挥的作用,应该自己首先认同自己的作用、肯定自己的价值。秘书人员在一个组织中就像一颗螺丝钉,虽然很小,很不起眼,容易被人忽略,但是作用却是不容替代更不能缺少。试想一下,一部正常运转的机器如果忽然掉了一只螺丝钉,是不是得出故障呢?这些看似小事,却代表了一个组织的形象,一个没有经历过秘书职业培训的人想把这么一项简单的工作做得完美无可挑剔还真不容易。这仅仅是初级秘书,中级(新标准四级)秘书主要负责起草文稿、办理公文、信息调查研究和整理。高级秘书则需要参与政务和管理事务,他们不仅是领导得力的左右手,更有可能是领导中枢的成员,工作的综合性更强,对知识和能力的要求更高,在组织工作中发挥的作用就更不容小觑了。所以,秘书从业人员大可不必自我轻视,应该对自己的价值有一个正确的认同。

在认同和肯定了自己的作用与价值,给了自己一个客观、正确的评价之后,还应该进一步以自己的职业而骄傲与自豪,树立一个“我是秘书我自豪”的自信形象和坚定信念。

可以说,每一个成功的企业里都有一个团结高效的秘书的团体在协同合作,每一位成功的

领导背后都有一个得力的秘书充当他的助手。比尔•盖茨曾经在公开场合说过:“我和微软的成功因为有露宝。”(注:露宝是微软总裁秘书)

秘书人员应该自豪地肯定而不是否定自己价值。秘书价值的实现,无论是从本质的角度还是从其最终的目的看,都取决于他的艰苦工作和他对别人、对社会的实际贡献。尽管秘书人员不直接做决策,也不直接创造经济效益和社会效益,但是秘书人员所做的每一项工作,文字工作、会议筹办、活动策划、信息搜集、协调沟通,都在创造价值,都在间接地创造经济和社会效益。就这一点而言,秘书的作用是不容轻视更不容忽视的。秘书人员应该以自己所从事的职业为荣,以自己为组织为社会所做的贡献而自豪。

3.秘书人员工作意识

自我意识

秘书的自我意识是指秘书人员对自身和所处环境关系的认识和感受,它是秘书人员现代意识的内容之一。虽然秘书工作具有很强的服从性、服务性特点,但秘书人员又都是具有独立人格和独立思维能力的个体,特别是在改革开放的今天,秘书人员一方面受开放环境的影响,应该具有较强的主动性和能动性;另一方面,今天的秘书人员多半受过较高层次的教育,他们更应有思考的独立性。如果没有自我意识,何言“参与政务”?又何言“管理事务”?因此,作为一个秘书人员,应该锻炼和培养自己的独立思考和独当一面的能力 ,以便在领导决策前为之提供有效的依据,在领导决策后正确领会并执行其意图。

责任意识

秘书人员工作态度和工作质量的好坏,在一定程度上直接影响着一个单位的作风建设。只有树立较强的责任意识,秘书人员才能随时随地注意维护单位的形象和声誉,才能做到工作认真、态度端正、处事果断,在任何人面前、在处理任何事上,都表现出良好的思想文化和职业道德素养,才能真正提高秘书工作的质量和水平。

在建设有中国特色社会主义宏图大业中，各行各业、各级党政机关需要有大批精明能干的秘书，才能适应现代社会高效率的管理。尽管秘书人员级别不同，行业各异，“闻道有先后，术业有专攻”，其秘书意识与气质不能不具备，不能不深化。有较高的秘书意识与气质的修养，秘书功能才能得到最佳发挥，秘书职能才会高效运转。因此，秘书人员在不断扩充理论、应用知识、提高各种办事能力的同时，必须自觉加强秘书意识与气质的修养。

四、秘书工作的参谋之道

工作得法，事半功倍。有参谋之心，不得参谋之法，会南辕北辙，劳而无功。因此，当参谋，拟对策，出谋略，务要熟悉参谋之道。

1.重在调查研究。在参谋工作中，调查研究的目的在于掌握信息，先人所知。信息是谋略的基础，谋略以信息为根据。因此，事关谋略的调查研究应是高层次、高水平的，特别讲究深入实际的调查研究。它要求调研讲究实效出成果；应从宏观、政策、对策上想全局，议大事，求上策，使自己的谋略进入领导的决策圈。

2.学会谋略比较。根据需要与可能、目标与信息，拟个方案并不难。难的是拟定几套方案，并掌握不同方案的比较方法，从比较中找出优劣，加以论证，向领导者提出更为可靠的参谋意见与依据。有经验的参谋人员，遇事常思多种可能，准备好方案。参谋方案应多而好，当然要多得适当，好得可取。\"两利相交从其重，两害相交趁其轻，利害相交取其利\"。有利无害者最佳，利大害小者可用，利小害大者必舍。不同方案，孰优孰劣，不能妄加评说，要靠计算分析取得根据。古语说：“多算胜，少算不胜，何况不算乎！”（《孙子兵法·计篇》）因此，设计和比较方案，要多做定性分析与定量分析，做到多算于前，少失于后。

3.掌握参谋时机。信息科学证明，信息接受者对某一信息最需要时吸收它的可能性最大。一般来说，某一问题迫在眉睫，或决策者正在考虑这一问题，或这个问题解决的条件已经基本成熟，我们出谋献策就容易引起重视。参谋工作的这种规律性要求提供参谋意见，要

把握好时机，做到言当其时，不失良机。所谓\"机\"，通常是指人们对事物所呈现的某种特殊状态的认识和利用。在参谋活动中，如能有效地察机、识机、握机、用机，会以较少的劳动获得较大的参谋成果。如对\"机\"熟视无睹，麻木不仁，或不懂用机，就会丧失良机，前功尽弃。\"机\"，随时随地都在变化之中。高明的参谋人员，总是无机时寻机，弱机时强机，有机时乘机，见机时借机，得先机之利参谋人员不可忘记，\"见而不决，人将先发；发而不繁，人将先收；难得者时，易失者机，迅而行之，速哉！\"（见《兵经百篇·速字》）机不可失，时不再来，要及时谋划，相机参谋！

参考文献：

1.《如何把握好秘书的角色》作者：谢晓聪；

2.来源http://office.hnist.cn/onews.asp?id=302 ；

3.周春彦、鞠琳、盛恩泽：《如何当好参谋》物资出版社；

4.王育.秘书实务[M].北京:高等教育出版社,2007；

5.蔡超,杨锋主编.现代秘书实务[M].广州:暨南大学出版社,2006；

6.《秘书工作的参谋之道》作者：佚名。