公文管理岗位职责
推荐第1篇：公文管理(文秘)岗位职责
公文管理（文秘）岗位职责：
OA及公文管理岗
一、负责外部文件收文、流转并督促落实，负责存档和保密工作。
二、分公司各部门对外发文的登记、核稿、印发及存档工作。
三、分公司及各中支公章使用管理、合同管理、出具介绍信等证明。
四、OA管理及对各机构人员相关培训、OA问题处理工作。
五、分公司总经理办公会议准备、会议纪要撰写、上报工作。
六、部门合规工作联络人，各类合规检查传达落实、部门报表汇总、报告的撰写上报工作。
七、部门宣传工作联络人，负责品宣相关工作传达、稿件上报等。
八、部门志愿者工作联络人，相关工作部门内传达、活动稿件撰写等。
九、总经理室日常预算、报销管理工作。
十、总经理室及行政部交办的其他临时性工作。
推荐第2篇：公文管理
公文管理
（一）总则
1、为使公司公文管理工作规范化、制度化、特制定本制度。
2、本制度所指公文包括：沈阳交通工程有限公司起草上报或下发公文；各专业公司（厂）及各部门上报的公文等。
3、公文处理必须做到准确、及时、简便。公文由综合办公室统一收发、分发、传递、用印、立卷、归档。
4、公文管理工作必须严格执行保密制度，确保公司机密安全。
（二）公文种类
1、请示、报告---向上级请求指示、批准，用“请示“；各上级部门汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。
2、批复、批示---答复请示事项，用“批复”或“批示”。
3、会议纪要---记载会议议定事项和主要精神，要求各有关部门和人员遵照执行，用“会议纪要”。
（三）发放公文一律加盖印章
1、附件---公文如有附件，应在正文之后注明附件名称和顺序。
2、发文时间---在正文结束后，标注发文的日期及时间。
3、紧急程度---如为紧急公文，需根据不同的要求分别标明“特急”、“急”等，位置在首页右上角。
（四）公文处理
1、公文处理一般包括登记、分发、批示、承办、拟稿、审核、签收、缮印、用印、传递、催办、归档、销毁等程序。
2、收到上级机关下发或交办的公文，由综合办公室提出拟办意见，送董事长或总经理批示后办理。
3、凡需审定的公文，综合办公室根据内容和性质送公司领导或专业公司（厂）或有关部门办理，并提出办理时限。
4、送公司领导批示的公文，一般应在两日内批复。紧急公文应当日批复。交专业公司（厂）或有关部门办理的公文，综合办公室根据时限催办，防止漏办和延误。凡逾期、延误或漏办者，部门负责人负相关责任。
5、以公司名义向政府领导部门等报送的文件须呈董事长或公司总经理签发。
6、公司下发或转发带有文头之文件均必须归档，归档文件必须附有公司领导签发的原稿和所发文件，一式两份。
推荐第3篇：公文管理
公文管理制度
一、加强公文管理人员保密和文管知识培训，提高业务水平。
二、严把公文起草关，以乡党委政府名义发出的一般性公文，必须经过乡分管领导审核签发。凡以乡党委政府红头文件形式上报、下发的公文，或者涉及人事、财务、物资方面，以及涉及全局性重要工作和重大事项的公文，必须经过乡主要领导阅批签发。签发完毕要及时登记、存档。
三、严格公文收发、呈送程序，做到勤传勤收，不拖不压，杜绝多头请示、重复请示现象发生。办公室日常值班人员负责对政府网站文件和有关部门文件及时接收和领取，附上文件传阅单交给文管员登记后，由办公室主任负责签发呈送意见，由文件管理员进行及时传阅。
四、严格公文传阅制度，传阅公文由文件管理员专人负责，按规定范围逐人送阅，不横传，不误事。文件管理员每天上下午下班前到主要领导办公室领取批阅文件，按照批示要求认真登记传阅文件去向，需要传阅的按传阅范围进行传阅，并按照办结时限及时回收存档。需要各下属单位办理的文件要连同传阅单一起复印，做好下发登记后，将复印件转各单位办理，原件及时归档，复印件由各下属单位留存。以上传阅程序如遇紧急情况，可以简化，但事后要及时补齐相关手续。
五、借阅公文要严格履行登记、签字手续，严防文件丢失。
六、涉密公文要严格按照有关保密规定进行传阅、保管、存档，不得多传、漏传。
七、及时做好公文的清退、归档、销毁工作，对有领导指示意见的文件，办文人员要做好登记，负责催办、落实，并将办理结果及时向领导汇报，做到件件有落实，事事有回音。
八、当年的公文，由文件管理员负责分类整理，年底与档案管理员做好交接。
九、进档案室调阅公文等资料，需由两名以上党员同行，并做好登记工作。
十、因责任心不强造成文件丢失，给单位工作带来损失的，依法追究相关人员责任。
推荐第4篇：公文管理
附件1
公文处理实施办法
为了实现公文处理的规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和质量，根据盛源公司公文管理的有关规定，并结合我公司实际，特制定本办法。
一、选择文种 ㈠、行政公文文种
1、决定
适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适应的决定事项。
2、通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。
3、通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
4、报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
5、请示
适用于向上级机关请示批示、批准。
6、批复
用于答复下级机关的请示。
7、意见
适用于对重要问题提出见解和处理方法。
8、函
适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题。
9、会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。 ㈡、党委公文文种
1、决议
用于经会议讨论通过的重要事项。
2、决定
用于对重要事项作出决策和安排。
3、意见
用于对重要问题提出见解和处理方法。
4、通知
用于任免干部，传达上级机关的指示，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或周知的事项。
5、通报
用于表彰先进，批评错误，传达重要精神，交流重要情况。
6、报告
用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关的询问。
7、请示
用于向上级机关请示批示、批准。
8、批复
用于答复下级机关的请示。
9、函
适用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关部门请示批准等。
10、会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
各部门要严格按照上述各文种的特点和用途合理选择适用，不得制发以上规定以外的文种。如规定、措施、办法、计划、方案等，若确需发文，须加印发、批转、转发等形式的通知，严禁乱用和滥用。
二、发文字号
本着精简文件、减少发文字号的原则，规范发文字号。发文字号由发文机关代字、年份、序号组成。联合发文只标明主办机关发文字号。年号、序号用阿拉伯数字书写，年号要使用全成兵用六角括号“﹝××××﹞”插入，序号不编虚位（即1不编为001）。
3 ㈠、《中共张家口盛源集团宣东矿业有限公司委员会文件》，下行文使用“宣矿党字﹝××××﹞×号”，上行文使用“宣矿党呈﹝××××﹞×号”。
㈡、《张家口盛源集团宣东矿业有限公司文件》，下行文使用“宣矿字﹝××××﹞×号”，上行文使用“宣矿呈﹝××××﹞×号”
㈢、《张家口盛源集团宣东矿业有限公司文件（ ）》，使用1种发文字号：即“宣矿办字﹝××××﹞×号”。
㈣、《中共张家口盛源集团宣东矿业有限公司纪委文件》，使用“宣矿纪字﹝××××﹞×号”。
㈤、《张家口盛源集团宣东矿业有限公司工会文件》，使用“宣矿工字﹝××××﹞×号”。
三、公文格式
公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期和印发份数等部分组成。
(一)公文各要素格式
1、秘密等级、保密期限和紧急程度,企业一般不使用,如使用,党委和行政公文分别按《条例》和《办法》执行。
2、发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称;联合行文,主办机关排列在前。
3、上行文应当注明签发人姓名,其中,“请示”应当在附注处注明联系人(具体承办人)姓名和电话。
4、公文标题应准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
5、主送机关是指公文的主要受理机关,应当使用全称或规范化简称、统称。除会议纪要外,公文必须标明主送机关。主送机关一般应当位于标题之下,在正文上方顶格书写。命令(令)、决定类公文,主送机关可臵于版记部分抄送机关之上。
6、公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。
7、党委公文应有落款,落款使用发文机关全称或规范化简称;行政公文不使用落款。
8、成文日期以签发人签发日期为准,联合行文以最后签发人的签发日期为准。党委公文成文日期使用阿拉伯数字（2×××年×月×日）,行政公文成文日期使用汉字数字（二×××年×月×日）。
9、行政公文除“会议纪要”外，应加盖印章。联合
上报的公文,由主办单位加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应该加盖印章,主办部门排列在前，协办部门排列在后。党群系统的公文,一般不盖印章。
10、公文如有附注(需要说明的其他事项),应加括号标注。
11、公文应当标注主题词。上行文应当按照上级机关的要求标注主题词,下行文从本级机关的主题词表中选择。
12、抄送(抄报)机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或规范化简称、统称。
（二）公文印装格式
1、文字：公文文字从左至右横写、横排，正文用3号仿宋体字，一般页文字22行，每行28个字。
（1）秘密等级、保密期限和紧急程度用3号黑体字，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
（2）发文机关标识使用小标宋体字，用红色标识，字号一般应小于22mm×15mm（高×宽）。
（3）发文字号用3号仿宋体字，年份、序号用阿拉伯数字标识。
（4）“签发人”用3号仿宋体字，“签发人”后标全角冒号，冒号后用3号体字标识签发人姓名。
（5）公文标题用2号小标宋体字。
（6）主送机关、附注、附件、成文日期、抄送、印发机关均用3号仿宋体字，印发日期、印制份数用阿拉伯数字。正文中如有小标题可选用3号小标宋体字或黑体字。
（7）“主题词”用3号黑体字，词目用3号小标宋体字。
2、用纸：公文用纸采用加际标准A4型纸，其成品幅面尺寸210mm×297mm。公文用纸一般使用纸张定量为60g/m～80g /m的胶版印刷或复印纸。
3、版面尺寸：公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm（不含页码），即页面设臵中页边距：上37 mm，下35 mm，左28 mm，右mm 26；段落：固定值28磅。
4、印刷：公文要采用微机打印，双面印刷，左侧装订。
5、书写格式：公文包括眉首、主体、版记三部分。臵于公文首页间隔线以上的各要素统称眉首，臵于间隔线以下（不含）至主题词（不含）之间的各要素统称主体，臵于主题词以下的各要素统称版记。
（1）眉首部分：应收秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、间隔线组成。
发文机关标识上边缘至版心上边缘距离应为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘距离应为80mm。
联合行文时应使主办机关在前，“文件”二字臵于发文机关名称右侧，上下居中排列；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文，可将发文机关字号缩小，行距缩小，直至首页显示正文为止。
上行文发文字号左空1字，签发人、会签人姓名居右空1字平行排列标识。
（2）主体部分：应由标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件组成。
正文中数字和年代不能回行。
公文如有附件，在正文下一行左空2字标识，附件名称后不 7 加标点符号。附件应于公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。
加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期（成文日期右空4字标识）。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压成文日期（掌握的标准是印章的图案和文字不压成文日期）；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心压在成文日期上。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一页，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
附注居左空2字加圆括弧标识在成文日期下一行。 命令类公文正文下空1行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务。在签发人签名章下1行右空2字标识成文日期。
（3）版记部分：应由主题词、抄送机关、印发机关、印发日期和印制份数组成。
版记应臵于公文最后一页，版记的最后一个要素臵于最后一行。
“主题词”顶格书写，后标全角冒号，词目之间空1字标识。抄送机关左右各空1字标识,回行时与冒号后的抄送机关对齐,在最后一个抄送机关后标句号。印发机关、印发日期同处一行,左右各空1字标识。印制份数右空1字标识。
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四、行文规则
(一)行文应当确有必要,注重效用。
(二)行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。因特殊情况或突发事件,如重大社情和自然灾害等紧急事项确需越级行文时,应当抄报被越过的上级机关。
(三)同级党委、行政和工会,三者之间或二者之间可以联合行文。
(四)除公司办公室以外的其他行政部门不准以部门名义发文,如工作需要,仍需行文,可用公司行政或公司办公室的名义发文;党群部门要严格控制以部门的名义发文。
(五)“请示”应当一文一事,一般只写一个主送机关,需要同时送其他领导和部门的,应当用抄送形式。
“请示”、“报告”不得混用,报告不得夹带请示事项。
(六)除上级机关负责人直接交办的事项外,不得直接向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。应将公文送交上级机关办公室,由办公室按程序处理。
五、处理程序
(一)发文办理
公司机关发文办理指以公司党委、行政及办公室名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
1、草拟:属于部门主管范围内的工作需要发文时,一般由部门代拟文稿;涉及两个以上部门时,一般由一个部门牵头共同起 9 草;综合性公文,一般由综合部门或者办公室拟稿。
草拟公文要做到：
(1)符合国家的法律、法规及其他有关规定。
(2)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
(3)公文文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
(4)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
(5)结构层次序数,第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1”,第四层为“(1)”。
(6)要使用国家法定计量单位。
(7)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
(8)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应使用阿拉伯数字。
拟制公文,对涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商,取得一致意见后方可行文。
2、审核:文稿送领导签发前,由办公室进行审核,审核的重点是:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制 10 公文的有关要求,公文格式是否符合有关规定等。对不需要行文的,讲明原因,退主办部门。涉及经济合同、经济往来关系的公文,须由合同管理部门把关,提出审查意见。
3、审签:经审核后的文稿,须经有关领导审核、签发。
(1)以公司党委名义制发的文件,由公司党委书记或副书记签发。
(2)以公司行政名义制发的文件,大字头的文件由总经理签发；小字头的文件，按照业务范围，由公司主管领导签发。
(3)党、政、工三方或者其中二者联合发文时,由协办方会签,主办方领导签发。
(4)以公司办公室名义制发的文件,由办公室主任负责签阅,有关领导签发;属办公系统业务事项的,由办公室主任签发。
(5)以党群部门名义制发的文件,由部门负责人签阅,报主管领导签发。
(6)审签文件应当提出明确的指导意见,审核和会签的其他领导,应当表示出“拟同意”、“同意”或其他具体意见,圈阅则视为同意。
⑺、各种制发的文件经公司领导批示后，必须经行政办公室主任签发准予打印、下发通知单。然后，主办部门将文稿存在U盘上，到文印室进行统一编号，规范打印，并由行政办公室加盖公司公章。
4、复核编号:公文正式印制前,由办公室机要秘书和打印员联合负责复核。复核的重点是,审批、签发手续是否完备,附件材 11 料是否齐全。经复核没有问题的,方可编号。
5、复印：复核编号后,文稿送打字室复印，由主办部门负责校对,实行三校制,终审差错率不得超过万分之三,公文成印后,根据情况由主办部门或行政办公室分发。
各部门要严格按照上述公文的起草、审阅、签发、打（复）印等规定，进行规范行文。如果不按照上述程序下发文件的，行政办公室对其文件不予加盖公司公章或打（复）印作业，无加盖公司公章的文件在公司内一律不生效。希望各部门严格遵守此规定，积极配合公司行文的规范管理工作，共同推进公司精细化管理。
12 附件2
文印管理办法
为了加强文印工作的管理力度，规范文件资料打印、复印工作，促进文印工作精细化管理，经公司研究决定，特制定本管理办法。
1、公司所属各区队、部门打（复）印文件资料必须经行政办公室主任、副主任签发的准予打（复）印单，到文印室进行打（复）印，没有签发单的，文印室一律不予打（复）印作业。
2、文印室内严禁吸烟，非打印员不准使用复印机，对非打印员使用复印机的人员罚款100元，如造成设备损坏的，要按价赔偿，对不听打印员劝阻、无理取闹者，交公安科严肃处理。
3、打印员必须严格按照公司领导或行政办公室主任、副主任指派的任务进行打（复）印作业，认真负责好公司行政文件发文的文号分配工作，并负责装订分发。
4、打印员在工作中要严格管理、认真负责，严格执行文印管理制度，保护好设备，严禁其他人员使用设备，如果因打印员管理不严，其他人员使用造成设备损坏的，追究打印员责任。
5、打印员要严格执行保密制度，做到文明、热情，版面设计合理、整洁，不丢失、不失密泄密。
6、打印员在工作中要牢固树立精细化管理意识，能双面打（复）印的文件、资料，必须使用双面打（复）印，养成勤俭节约的好习惯。
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致TO ：各部门文号NO ：HRD007/1010
由FROM ：人力资源部日期DATE ：2010年10月29日 主题SJ ：酒店公文管理规定签批AP ：
会签部门TD：
一、目的：
1、提高公文质量和工作效率，保证信息及时准确传递；
2、实现酒店公文管理的规范化、制度化。
二、适用范围：
酒店全体员工。
三、制度内容：
（一）公文种类：
本酒店公文使用“红头文件”、“内部文件”、“内部通启”、“呈请书”等四种
行文格式。
1、“红头文件”主要用于酒店内部下发正式文件，如人事任命、表彰决定等，
该行文由人力资源部负责拟稿、校对，加盖酒店公章，报总经理审批后统一下发。
2、“内部文件”主要用于酒店内部下发的规章制度，如管理办法、管理规定
等，该行文由相关部门按照统一文件格式、编号拟写文稿，报总经理审批后统一下发。
3、“内部通启”主要用于酒店内部的通知、通报等，如活动通知、质检通报
等，该行文由相关职能部门按照统一文件格式、编号，拟写文稿，报总经理审批后统一下发。
4、“呈请书”主要用于酒店各部门向上级领导上报的请示报告等，该行文由
相关部门根据工作需要按照统一文件格式、编号拟写文稿，报总经理审批后统一下发。
（二）行文规则：内部文件 restricted document
1、行文应当确有必要，并注重效用，行文专题专用，一文一事。
2、行文一般以逐级行文为原则，并根据文件内容确定呈报和抄报的部门。
3、行文格式规范正确，文字简洁，力求准确，条理清晰，文号编写规范，
避免重复。
（三）公文格式：（附电子版）
1、标题：三号宋体字，加粗，文件头行距为固定值20磅；
2、正文：一律为小四宋体字，行距一般设为固定值25磅，字符缩放100%，
字符间距为“标准”，段落间距（段前段后）为0磅；
3、主题：简明扼要、高度概括；
4、日期：为文件的定稿上报审批日期；
5、文号：由部门英文缩写代码+序号+年份组成，如人力资源部2010年10
月的第1号“内部文件”“内部通启”“呈请书”表示为：“文号HRD：001/1010”。
（四）公文管理：
1、各部门应设专人负责公文的保管、立卷归档工作，并根据《酒店信息保
密制度》，履行借阅等手续，同时严禁将酒店的业务机密文件、资料内容泄露在
外。
2、部门负责人对当日签收的文件及时进行传达、培训，并作为工作交接的
一项重要内容。
3、人力资源部定期对文件的保管、培训及执行情况进行检查，对违反规定
者及学习执行不到位者进行考核处罚。
呈报：总经理
抄送：各部门
致TO ：文号NO ：
由FROM ：日期DATE ：
主题SJ ：签批AP ：
会签部门TD：内部文件 restricted document
酒店内部文件（规章、制度类）格式如下：
1、标题：三号宋体字，加粗，文件头行距为固定值20磅；
2、正文：一律为小四宋体字，行距一般设为固定值25磅，字符缩放100%，
字符间距为“标准”，段落间距（段前段后）为0磅；
3、主题：简明扼要、高度概括；
4、日期：为文件的定稿上报审批日期；
5、文号：由部门英文缩写代码+序号+年份组成，如人力资源部2010年10
月下发的第1号内部文件表示为：“文号：HRD001/1010”。
呈报：总经理
抄送：各部门
钧瀚大酒店
内部通启
MEMORANDUM致TO ：文号NO ：
由FROM ：日期DATE ：
主题SJ ：签批AP ：
会签部门TD：酒店内部通启（通知、通报类）格式如下：
1、标题：三号宋体字，加粗，文件头行距为固定值20磅；
2、正文：一律为小四宋体字，行距一般设为固定值25磅，字符缩放100%，
字符间距为“标准”，段落间距（段前段后）为0磅；
3、事由：简明扼要、高度概括；
4、日期：为文件的定稿上报审批日期；
5、文号：由部门英文缩写代码+年份+序号组成，如人力资源部2010年10
月下发的第1号内部通启表示为：“文号：HRD001/1010”。
签发（总经理）：
抄送：各部门
钧瀚大酒店
呈TO ：文号NO ：
由FROM ：日期DATE ：
事由RE ：签批人AP ：
呈请书 PETITION
酒店呈请书（请示、报告类）格式如下：
1、标题：三号宋体字，加粗，文件头行距为固定值20磅；
2、正文：一律为小四宋体字，行距一般设为固定值25磅，字符缩放100%，
字符间距为“标准”，段落间距（段前段后）为0磅；
3、事宜：简明扼要、高度概括；
4、日期：为文件的定稿上报审批日期；
5、文号：由部门英文缩写代码+序号+年份组成，如人力资源部2010年10
月上报的第1号呈请书表示为：“文号：HRD001/1010”。
6、呈请事宜叙述完毕后，统一用“当否，敬请批示”。
呈报：总经理
抄送：相关部门
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《公文管理规范》的操作指引第1号
--关于公文审核与流转指引编号：ZY-YW-001版号：A/0
第一条 目的:为了明确公文审核意见填写要求，加强公文传递过程管理，并提高公文
审批效率，作为《公文管理规范》的补充。
第二条 适用范围:适用于集团所有公文的呈批过程的传递、审核及管理。
第三条 公文的呈批要求：
（一） 公文应写明审批的相关部门；
（二） 公文审核不得越级或越权审批；
（三） 公文呈批需引用公司规定的表格。
第四条 公文的拟定要求：
（一）为提升公文的审批效率，各项文件呈批前，发起部门应尽量通过事前沟通的方
式与相关部门达成一致，再发起公文呈批，以减少公文呈批过程中因反复修改造成时间流失。
第五条 公文审核的重点：
（一）审核人员应对文件内容的完整性、规范性、数据的准确性、建议/方案的合理性
等进行审核。考虑公文的内容是否合法、是否符合公司规定要求。
（二）公文审核应把握重点，审核人应仔细阅读文件内容，并出具审核意见。对涉及
权利义务、违约责任、纠纷处理、金额及计算公式、收（付）款条件等，以及将作为长期执行的方案、费用标准等，须进行重点审阅。
第六条 公文的审核要求：
（一）审核人应特别关注文件中各项金额是否真实、合理，有无出现笔误，是否与其
他文件冲突，文件中不同段落的同一事项金额前后是否一致，大小写金额是否一致。
（二）审核人应对文件内容涉及的法律风险进行预测与评估，对公文内容有关的法律
法规不了解时，应主动征询法律事务部的意见，再填写自已的审核意见。
（三）各审核人应了解公文审核失误自身负有一定的责任，因此签署审核意见应清晰、
明确，尽量避免出现简单的“按规定执行”或“请XX部门审批”等模糊意见。
（四）在填写审核审见后，须签署本人姓名及审核日期；只签署姓名不签署审核意见
时，表示审核人已同意所签署文件的内容。
（五）中间环节的审核人应仔细审阅前面各审核人的意见，再提出自已的审核意见；
当前面的审核意见不清晰或不完整时，审核人有权利、有义务建议前面的审核人补充填写意见。
（六）终审人认为前面的各专业意见不足以支持形成终审意见时，终审人有权退回前
《公文管理规范》的操作指引第1号
--关于公文审核与流转指引编号：ZY-YW-001版号：A/0
面的审核人，要求相关人员写明意见。
第七条 其他要求：
（一）为了防止文件流转过程中出现丢失，公文呈批人需参照《公文管理规范》建立《文
件传递登记表》，由收文部门签名和填写收文日期，以利于追溯。
（二）各部门、各分管领导对于需签署意见的公文，原则上应在一个工作日内提供意见。
（三）文件在流转过程中出现丢失时，若是公司内部文件，则公文呈报部门需立即重新
提报相同的文件再次呈批；若是外来文件，公文呈报部门需与外部单位沟通尽快取得相同文件再行呈批。
第八条 附件
参见《公文管理规范》规定的表单。
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公文管理规定
一、总则
第一条公文管理的根本目的是提高各项生产经营管理工作的效率，保证各项工作得以优质高效地完成。
第二条原则上能够通过沟通协调或发送电子邮件办理的事项，应避免使用公文进行办理，注重办事效率。
第三条要尽量避免用文件落实文件的问题，注重各项工作办理的实效。
第四条本规定适用于所有“xx公司”内部及“xx公司”与下属企业间因生产、经营、管理工作需要形成的文书。
二、公文种类和写作要领
第五条公司常用的公文种类有：
1、请示用于向上级请求指示或批准，目的是使上级同意本部门或本人的意见。内容应主要包括请示的理由和请求批示（准）的事项两部分。要注意一事一请示以便于上级决策。
2、报告用于向上级汇报工作，反映情况，答复上级的询问，目的是反映问题情况，总结经验教训以便于下步工作的开展。内容应包括主要情况、存在问题、原因、意见或建议四个部分。要注意报告的及时性，答复上级询问的报告要有针对性，不能答非所问。
- 1 -
3、通知用于传达要求下级办理和需要有关部门周知或执行 的事项，任免人员等。事务性通知采用“导语+主体”模式，导语说明目的、依据和事项，主体对事项做出具体安排。
4、会议纪要用于记载、传达会议情况和议定事项。各部门内部会议纪要用于向上级报告情况，公司会议纪要用于下发下级贯彻执行。会议纪要需注意忠于会议精神，写明会议解决的主要问题和具体工作的负责人和完成时限，以便于检查落实。
5、简报是反映情况，交流经验的内部文件。目的是反映工作中部门或员工的突出成绩和成功经验。简报语言要生动、鲜明，具有新闻报道的特点。
6、函用于不相隶属的单位间商洽工作，询问、答复问题和请求批准等。要注意函作为代表单位意见的文件，要确保函的内容和形式严谨。
三、公文格式
第六条公文格式的主要要求包括：
1、页边距除以公司名义上报主管单位的请示报告首页需套用统一的红头格式外，页边距统一为上3.7cm，下2.5cm，左2.8cm,右2.5cm。
2、标题用2号方正小标宋简体字一行或多行居中排布。套用公司红头文件格式的，标题在红色反线下空1行。使用公函用纸（纸上印有“xx公司”或下属企业名称）的，标题在字头下空
2行。多行排布的标题，回行时要做到词意完整、排列对称、间距恰当，一般为倒三角排布，标题行间距为固定值30磅。标题中除规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
3、发文字号使用3号仿宋体字，通知和函的发文字号在标题下1行，右侧对齐。年份、序号以阿拉伯数字标识，年份写全程，以“[]”括入，序号以顺序编排，不编虚位，例如“中车检[2013] 1号”，由办公室负责编号。
4、主送单位或领导在标题下空1行左顶格标识，后加全角冒号。上行文使用3号黑体字，下行文、平行文使用3号仿宋体字。
5、正文除
一、二级标题外，均使用3号仿宋体字，每段左空２字，回行顶格。一级标题用“
一、”标识，二级标题用“
（一）”标识，三级标题用“
1、”标识，四级标题用“（1）”标识。其中一级标题用3号黑体字，二级标题用3号楷体字，
三、四级标题用3号仿宋体字。除标题外，一般采用单倍行距。
6、附件在正文下空1行，左空2字写“附件”二字，加全角冒号，写附件名称；有2个以上附件的，在冒号后用阿拉伯数字作为序号，附件的序号上下对齐；如附件名称较长回行后与名称第一个字对齐。
7、成文日期使用阿拉伯数字在附件说明（如有）右下角写作，上报主管单位文件未经公司主要负责人签发前日期以空格代
替，并在日期上1行写“公司全称（印）”，待签发后补全日期，删去“（印）”字，在公司名称上加盖公章。
8、页码用4号阿拉伯数字标识，采用“-1-”编号格式。第1页（包括单页公文）应标识页码，空白页和空白页以后的页不标识页码。单面印制的，页码可居中。
四、公文管理流程
第七条公司办公室负责公文管理工作，办公室的公文管理员负责收文、传达和存档工作，拟稿部门的部门负责人、拟稿部门分管领导和办公室负责公文的审核。根据公司主要负责人要求可由指定的人员进行复核。
第八条公文管理员负责将拟稿完成后经部门负责人及部门分管领导审核后提交的文件进行登记编号（该编号仅用于公文收件登记，并非发文号）。
第九条 办公室负责将文件交由专人核稿，核稿主要参照本规定要求进行，同时要注意该公文内容是否与公司其他规定相衔接，改变已有规定或提出新要求是否已协商一致。核稿后需修改的由拟稿人负责修改后重新报送办公室。
第十条公文管理员负责将经过拟稿人的部门负责人、拟稿部门分管领导和办公室审核并根据修改意见修改完成的文件上报公司主要负责人审批，该公文如需向公司主管单位上报，由拟稿人负责按照公司主要负责人批示修改意见修改后交公文管理
员按照公司规定的顺序编（文）号后上报并存档；如无需上报主管单位，由公文管理员负责编发文字号后根据文件类型下发、存档。
第十一条公文管理员负责将公司领导在公文上的批示内容传达给有关负责人员，相关负责人员应认真落实公司领导批示要求，并及时向领导反馈工作完成进度和结果，公司办公室有权对领导批示工作的完成情况进行问询和催办。
第十二条公文管理员负责将会议纪要、通知（报）下发至有关人员邮箱或张贴于公司办公楼一层白板上。
第十三条公文管理员负责将公司所有公文按照公文类别和时间进行整理归档以便查阅。
第十四条公司员工根据工作需要，可到办公室登记后查阅或复印有关公文。
第十五条公司办公室在公文管理的过程中要严格遵守“公司”有关保密规定，做好公文的保密工作。
五、附则
第十六条本规定自颁布之日起执行，原《公文管理规定》同时废止。
第十七条本规定的解释权归公司办公室。
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公文管理制度
一、总则
1、目的：为规范管理，统一公司行文标准和要求，制定本规定。
2、定义：公文是指公司、部门正式发布的令、决定、意见、通告、通知、通报、公告、请示、批复、会议纪要、函等内部文件。
3、管理部门：综合部负责公司公文的管理。
4、适用范围：本制度适用于公司各部门的公文管理工作
二、公文种类
1、公司的行政公文按用途划分为十类：
1.1 令
适用于总经理直接签发的用于发布重大强制性行政措施，任免、嘉奖、惩处相关部门或人员的公文。
1.2决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，人事任免，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销下级部门不适当的决定等事项。
1.3 意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
1.4 通告
适用于公布公司有关方面应当遵守或者了解的事项。
1.5 通知
适用于批转下级部门的公文，转发上级或平级部门的公文，传达要求下级部门办理、了解或执行的事项，人事任免。
1.6 通报
适用于表彰先进，批评落后，传达重要精神或事项。
1.7 报告
适用于向上级部门汇报工作，反映情况，答复上级部门的询问。
1.8 请示
适用于向上级部门请求指示、批准。
1.9 批复
适用于答复下级部门请示事项。
1.10会议纪要
适用于记录、传达会议情况和议定事项。
1.11 函
适用于平级部门或无隶属关系的单位之间商洽或联系工作、询问和答复问题。
2、公文按层级划分为二层：
2.1公司级公文
公司级公文是指由公司统一发布的公文，包括机构调整、制度颁发、人事任免、奖惩、公司重大决定与活动、企业理念等，由总经理签发。
2.2 部门级公文
部门级公文是指各部门业务范畴的公文，由部门经理签发。
三、公文格式
1、从格式上将公司目前的公文分为4类，即红头文件、内部通启、会议纪要、工作报告。
1.1红头文件
适用范围：主要用于印发制度、规定，重要工作计划、机构和人事异动等公重要文件司或公司一级部门的。公司一级部门所有的红头文件须抄报公司领导，公司二级及以下部门不得印发红头文件。
1.2内部通启
适用范围：主要用于内部日常事务性工作或内部工作联络的公司或部门一般性文件。
1.3会议纪要
适用范围：主要用于记录公司或部门经营与重要工作会议主要内容与决议的文本。
1.4工作报告
适用范围：主要用于下级机构向上级机构定期汇报工作情况和工作计划，提出工作建议的文件。公司工作报告分工作周报、工作月报、年度工作报告3种。
2、编号规则
2.1公文编号至少应包括年度代码、发文单位简称、发文顺序代码。
2.2 红头文件以公司简称 + 年度代码 + 发文序号进行编号。如2010年下发的第10号文件，编号XXX[2010]10号。
3、字型、字体与间距标准（根据实际情况可略作改动）
3.1 标题：黑体，三号加粗
3.2 正文：宋体四号、小四号或五号
3.3 主题词：黑体四号加粗
3.4 抄送：宋体小四号
3.5 页码：宋体五号
3.6 行间距：单倍、1.5倍行距
3.7 字间距：标准
4、公文用纸
一般采用国际标准A4型(210mmx297mm)，左侧装订，公文页面上间距为20mm，下间距为15mm，左右间距均为25mm。
四、公文行文规则
1、行文应当确有必要，注重效用。
2、行文关系根据隶属关系和职权范围确定。
3、属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理，一般不得越级请示和报告。
4、属于部门职权范围内的事务，应当由各部门自行行文。非独立运作部门未经所属部门经理签批或授权不得向外单位发文。
5、“请示”应当一文一事；一般只写一个主送部门，需要同时送其他部门的，应当用抄送形式。“报告”不得夹带请示事项。
6、草拟公文应注意以下事项：
6.1 符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的制度、规定等，要切实可行并加以说明。
6.2 情况详实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清晰，用词规范，篇幅力求简短。
6.3 公文应当根据发文目的、发文单位职权、与主送单位的行文关系确定。
6.4 人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应具体到年、月、日。
6.5 结构层次序数，第一层为“
一、”，第二层为“
1、”，第三层为“1.1”，第四层为“1.1.1”。
6.6 要求使用国家法定计量单位。
6.7 文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明中文含义。
6.8 公文中的数字，除日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语及具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其它应使用阿拉伯数字。
五、收文办理流程
1、各部门收到公文后，应及时登记、传达。
2、各部门收到公文后，应当进行审核。重点为：是否应由本部门办理；是否符合行文规定；内容是否符合国家法律、法规及其它有关规定。
3、经审核无误的公文，应及时提出拟办意见送部门经理批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。
4、各部门对公文要及时传达，特急件立即批复，急件当天批复，一般文件两个工作日内批复。确有困难的，应及时向发文单位说明原因。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的公文，应当及时退回发文单位并说明理由。
5、审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人签字视为同意；没有请示事项的，签字表示阅知。
6、送单位负责人批示或者交有关部门办理的公文，主办人要负责催办，做到紧急公文、重要公文跟踪催办，一般公文定期催办。
六、发文办理流程
1、公司级公文
1.1公司级公文由综合部起草，统一格式并编号，公文背面由起草人、审核人及部门负责人签字确认，交签发人签发。
1.2 综合部负责公文的编号、分发和登记。在印制公文前，复核审批签发手续是否齐全、附件是否完整、格式是否规范，否则不得下发。
2、部门级公文
2.1部门单独发文：属中心/部门职权范围内的事务，由相关中心责任人起草，由中心/部门负责人签发：其中属分管副总经理权限的，必须由分管副总经理签发。
2.2中心/部门联合发文；涉及其他单位职权范围内的事务，主办中心/部门应当与相关中心/部门联合发文，并由主办中心/部门起草，经中心/部门审核后，交相关中心/部门共同签发。
2.3 公文发布单位对以下情况承担责任：越权行文；公文内容涉及其他中心/部门而未送交其他中心/部门会签；与相关中心/部门未达成一致意见而自行发文；与现行制度或有关公文发生冲突：公文本身存在较大矛盾或失误。
2.4 公文会签单位对以下情况承担责任：越权审批；公文与现行制度或有关公文发生冲突；公文本身存在较大矛盾或失误。
7、公文归档及管理
1、文件归档
1.1 归档既是将文件转化为档案，用作长期或永久保存。
1.2 凡归档文件必须收集齐全完整，分类准确，排列系统，并根据作者、问题、时间、名称等文件特征，按照文件之间的历史联系进行立卷；相关记录文件要按规定详细填写。
1.3 公文发布完毕后，根据公司《公文管理制度》和其他有关规定，发文部门应及时存档，个人不得保留公文。公司级公文及部门级公文发布后原件应交由综合部存档，联合发布的公文，原件由主办单位自行存档。
2、文件管理
2.1 公文由综合部指派专人统一收发、审核、用印、归档和销毁。
2.2 上级部门的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级部门经部门经理批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的部门、日期、份数和印发的范围。
2.3 公文复印件做正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。
2.4 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，是做被废止之日起不产生效力。
2.5 部门合并时，全部公文应当随之合并管理。部门撤销时，需要归档的公文整理后移交综合部。总做员工调离工作时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
3、公文清退
3.1 各部门需定期或不定期将各类公文整理，将需要清退的公文及时退还原发文部门或交至综合部，以防止文件的丢失，防止无用信息的扩散。
3.2 文书清退的范围：
3.2.1 上级部门下发的绝密文件。
3.2.2 在公文草拟、审批过程中形成的，需要在一定时间、一定范围、一定级别的部门内使用并要求予以退还的未定稿、讨论稿、送审稿或征求意见稿。
3.2.3 未经本人审阅的领导人的内部讲话稿。
3.2.4 有重大错误的文书。
3.2.5 上级部门或本部门制发的供内部传阅并要求退还的文书资料，如重要情况通报、有关统计资料、重要简报和信息等。
3.2.6 规定回收的会议文件。
3.2.7 其它由发文机关明文规定限期清退的公文。
4、公文销毁
4.1 对失去留存价值或留存条件的公文做毁灭性处置。以防止失密，避免过时无用信息的干扰。
4.2 根据待销毁文件的数量及机关工作条件，分别采用焚烧、粉碎、送指定造纸厂化浆等方式，需详细填写《文件销毁记录》，并有专人监督执行。
8、附则
1、本规定由综合部负责解释和修订。
2、本规定自发行之日起实施。
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公文管理培训课件
一、公文管理基础
（一）什么是公文
公文是党政机关、人民团体、企事业单位在管理过程中所形成的、按照规定程序办理并在法定的范围内使用的、具有法定效力和规范体式的文书。
（二）新旧公文管理办法
2012年4月16日•中共中央办公厅 国务院办公厅关于印发的通知‣（中办发„2012‟14号，以下简称•条例‣）
1996年5月3日： 中国共产党机关公文处理条例（中办发„1996‟14号) 2000年8月24日：国家行政机关公文处理办法（国发„2000‟ 23号)
（三）公文的分类
1.按发文机关的行文方向划分，可分为上行文、下行文、平行文3类。
2.根据内容涉及秘密的程度划分，可分为对外公开件、限国内公开件、内部使用件、秘密件、机密件、绝密件6类。
3.根据处理时限的要求划分，可分为平件、加急件、特急件3类。平件指无特殊时间要求，需按工作常规依次传递处理的公文；加急件指内容重要并紧急，需打破工作常规优先迅速传递处理的公文（送达之日起，14个工作日办结）；特急件指内容至关重要并特殊紧急，已临近规定的办结时限，需随时随地优先迅速传递处理的公文（7个工作日）。
4.根据来源划分，可分为收文、发文2类。
5.根据处理方式划分，可将收到的公文分为阅件、办件两类。
（四）公文的种类（法定）
•条例‣规定文种为15种：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要，取消“指示”；“条例”“规定”不再列入,以通知印发；将“会议纪要”改为“纪要”。原则上不区分党政机关文种适用对象，命令（令）、议案两个文种例外。
在实际工作中，常用的公文有7种，分别是通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要。
二、公文格式
即公文各组成部分（要素）及其标识规则
（一）眉首（文头部分）
眉首包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素，位于公文首页上端。这部分用一条与版心等宽的红色反线与主体部分隔开，以使文面美观、醒目。
（二）主体部分
这一部分排列在文头的红色反线（横隔线）之下空2行。包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关、印章、成文时间和附注。
1.标题。公文标题由发文机关、事由和文种三部分构成。标题应力求简明、扼要、醒目。为阅文和管理的方便，公文标题一般要求完整，不能省略发文机关和事由，这样使标题更庄重，也便于下级引用。发文机关名称应写全称或者规范化简称。
▲标题中初法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 ▲注意公文标题中“关于”的正确使用。“关于”对事由在中心词语起关涉、介绍、提示、隔离的作用，它和事由部分的词
语组成介词结构后，就改变了事由部分词语原有的语法性质。绝大多数情况下标题中的“关于”不能省略，例如：
××银监分局加强信息科技风险防范的通知（主体与发文机关同一个）
××银监分局关于加强信息科技风险防范的通知（动作行为的主体与发文机关是不一致的）
又如：
中共××市纪委关于个别领导干部无视党纪国法挥霍浪费公款的通报
中共××市纪委个别领导干部无视党纪国法挥霍浪费公款的通报
注：只有在转发、发布性通知的标题中，因批转、转发、发布有关文件、规章或管理规章的行为主体与发文机关是一致的，事由前没有“关于”不会造成歧义，因此才可省略掉“关于”。而且为了使标题更为简练，“批转、转发、发布”前的“关于” 省略。例如：××银行（关于）转发•****关于×××的通知‣的通知。
▲标题用二号或小二号宋体，加黑。
2.主送机关。也称主送单位、主送对象、受文对象。要写明对所收公文负实际办理或答复责任的机关、单位或团体的全称、规范简称或统称。写明主要受文者的作用，是概括表明公文的空间效力范围，明确对文件办理、答复负法定责任的机关、单位、团体。因此，主送对象力求明确、具体。
▲上行文尤其是请示，一般只写一个主送机关，不得多头主送；受双重领导的机关单位向上级请示，如需同时报送另一个上级机关，可使用抄送的方式。避免责任不明、互相观望，或者答复口径不一致，造成处理的延误和矛盾。
▲除领导同志有专门交代外，所有上报文件都应主送机关而不宜主送领导个人，也不得将主送对象写为“市委并×书记”、“市人民政府并×市长”之类。但有些专门事项的下行文，如职能管理部门的某些专项工作的通知书、会议通知等，主送对象则可能包括指定的个人。
▲公开发布的周知性公文，如公告、通告、公报等，可不写主送对象。
▲主送机关位于标题之下、正文之前，用三号或小三号仿宋体字，从左至右顶格标识，回行时仍须顶格。如主送对象稍多时，应按其性质、级别和有关规定或惯例依次排列，中间用顿号和逗号分隔，最后用冒号。例如：
农发行****分行，各国有商业银行二级分行，邮政储蓄银行****分行，省联社****办事处，成都银行****分行，各区（市、县）农村信用联社，****村镇银行：
3.正文。指公文的内容，是公文信息的主体部分，用于表达使受文者对特定事物获得明确认识、形成完整印象所需要的信息。
▲正文位于主送机关之下，文字从左至右横写、横排，每段开始、各条项开始，都提行空两格，回行顶格。
▲结构层次序数，第一层为“
一、”，第二层为“
（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
▲引用公文应当先引标题，后引发文字号，出现简称应注明。 ▲公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
▲正文用三号或小三号仿宋体字，行间距25.75。 4.附件及附件说明。附件指附属于公文正件的其他公文、图
表或材料。其自身本来是一个相对独立的实体，一旦被一件正式公文规定为附件后，即成为该公文的一个组成部分，如无专门说明，其效用与正件相同。
▲转发文件或发布管理规章的文件，主体内容通常在其附件部分，由于在标题和正文中都已写明所发布或转发文件的名称，就不再于正文之后加附件说明标注附件名称。
▲须在公文正文之后，成文日期之前作出附件说明标识。一般在正文后空一行、提行空两格标写“附件”，冒号后再分别标明附件标题、份数，后面不加标点符号；有几个附件时，还应用阿拉伯数码标出序号，每件一行。
▲附件说明用三号或小三号仿宋字标识。 5.印章及发文机关署名
▲发文机关的名称要用全称或者规范化简称，通常情况下，落款部分的发文机关单位名称，要与眉首发文机关标识中的发文机关、单位和标题中的发文机关、单位名称一致。
▲发文机关署名位于正文（或附件）右下方空2行。 ▲印章盖在成文日期正中位臵上。章的上边沿不压正文（或附件），下边沿盖在年和月上，即“上不压正文，下骑年盖月”。一是为了防止变造公文，空白不宜过大；二是显示印章的庄严性；三是增加成文日期的清晰度。
▲当公文排版后所剩空白处不能容下印章位臵时，应采取调整行间距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
6.成文日期。指定稿形成公文的时间（≠发文时间），一般情况下是公文生效的时间标志。发文机关与成文日期合称落款。
▲成文日期以领导人签发的日期为准。
▲成文日期的位臵，除法规、管理规章以及决议、决定、纪
要等会议文件常以签注形式安排在标题之下外，其他都位于正文（或附件）之后右下方，发文机关下面右空4个字距离排一行。
▲•条例‣规定党、政机关公文成文日期均用阿拉伯数字标明。
7.附注。主要用以标注秘密文件的发送、阅读、传达范围。附注位于公文末页左下方，排列在成文日期之下空1行，另起一行空两格加圆括号标示，如“（此件发至××级）”
（三）版记（文尾部分）
这一部分位于公文正件末页下端，包括抄送机关、印发机关和印发日期（印刷版记）等部分。•条例‣规定不再标识主题词。
三、常见问题示例
（一）错用文种 1.自行生造文种
如：“关于××的汇报”，其中“汇报”不是规定的文种类型，“关于××的调查”、“××工作总结”、“××工作计划”都不是规范的文种，不能作为公文的标题。
应选用•条例‣规定的文种，不能自行生造。 2.混淆文种
如请示与报告。都是上行文，但有明显区别：
（1）行文目的、作用不同。请示旨在请求上级批准、指示，需要上级批复，重在呈请。报告要向上级汇报工作、反映情况、答复上级询问，不需要上级答复，重在呈报。
（2）呈报时间不同。请示需要事前行文，不能“先斩后奏”。报告一般在事后或者工作进行过程中行文。正如平常所说“事前要请示，事后要报告”。
（3）主送机关不同。请示只能写一个主送机关，一般需逐级上报。报告有时可有多个主送机关。
（4）写作侧重点不同。虽然都要陈述、汇报情况，但报告的重点在汇报工作情况，不能夹带请示事项。而请示中陈述情况只是作为请示原因，反映情况的篇幅再大，重点仍在请示事项。
如：“关于××的请示报告”，“关于通报××情况的函”，都存在文种混用的情况。
又如：关于印发•关于进一步加强和改进××工作的意见‣的通知，意见、通知均为公文文种，应改为：关于进一步加强和改进××工作的意见。
（二）发文字号
常见问题：未使用六角括号，错用发文字号。
规范操作：年份应标全称，用六角括号“„‟”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为001），在阿拉伯数字后加“号”字。
（三）标题
1.标题应简明扼要。除书名号外，一般不用标点符号（涉及标点符号的，可用空格分开）。标题中引用的文件尚未正式发文的，不加书名号。
2.要注意“转发”通知标题的写法。避免标题中出现两次以上“的通知”的情况。特别是下级基层机关，往下转发的层次越多，越容易在标题中出现“的通知的通知的通知”的情况。遇到这种情况，比较简便的办法是，只在标题中显示是转发性通知，被转发的通知标题可以在本转发通知的标题中缩写，在正文中将被缩写的内容补全即可。
如：********村镇银行需要转发的文件为“****关于转发•四川银监局关于××的通知‣的通知”
转发文标题不能写为“********村镇银行关于转发•****关于转发†四川银监局关于××的通知‡的通知‣的通知”
宜写为“********村镇银行转发四川银监局关于××的通知”，在正文中将标题补全为“现将•****关于转发†四川银监局关于××的通知‡的通知‣（文号）转发给你们……”。
又如：××关于转发四川银监局案情通报2012年第11期的通知
此处应将四川银监局案情通报11期的标题主要意思高度概括后写明细
修改为：××关于转发•四川银监局案防办关于两起不法份子冒充银行工作人员骗取客户信息案件的情况通报‣的通知
3.介词用法错误。常见错误：介词重复、不当。
如：•********村镇银行关于对××××贷款业务自查情况的报告‣应为********村镇银行关于××××贷款业务自查情况的报告 。
4.文中小标题层级使用错误。公文结构层次序数:第一层为“一”；第二层为“
（一）”；第三层为“1”；第四层为“（1）”。
常见问题：公文结构层次序数使用多层，出现混乱或错漏。前后格式不统一，有的提行，有的不提行，有的加黑，有的不加黑。
如：
一、加强组织领导，落实监管要求。（注意：小标题后不应加“。”号）
1.我行于×年×月×日召开行长专题办公会议，成立了…… 又如：部分公文中存在标序重复或遗漏的现象，如“
1、
2、
3、
3、
4、”或“
1、
2、
3、
5、”等，要坚决杜绝该类错误。
5.事由不清。“关于申请×××的请示”的标题，因为“请示”这种文种即已明显包含向上级单位“申请”之意，在事由部分再加上“申请”纯属不必要。
（四）标点符号规范要求
1.标题中标点符号用法。对于发文标题，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。对于公文中
一、
（一）类标题，一般后面不加标点符号；
1、（1）类标题，一般后面加句号。
标题中若涉及两人或两家机构，用“和”来连接而不用顿号；若涉及三家及以上，不用全写出来，用“等”来表示则可。
2.附件的标点符号。公文中如有附件，应在正文下空一行，左空2字处，注明附件顺序和名称。附件不加书名号，附件名称后不加标点符号，如“1.×××”。
3.引语的标点符号用法。如果把引语作为完整独立的话来用，末尾的标点应放在引号之内；如果引语是句子的一个组成部分，末尾的标点应放在引号外面。例如：本次民主生活会围绕“认真学习党的十八大精神弘扬优良传统保持党的纯洁性”主题……；又如：•商业银行法‣第十八条规定：“××××××。”
4.括年份用法。应使用六角括号“„‟”,而不用方括号“[ ]”。 5.表示概数不用顿号隔开。例如，“涉案的贷款数额大约有
五、六十万。”这句话中“五六十万”是概数，不能用顿号隔开。
6.“其中”后面标点符号用法。总数后只有一个数，“其中”后不加“，”。如：9月末，全省银行业金融机构本外币各项贷款比年初新增4805亿元，其中人民币贷款新增4356亿元。总数后分述几项内容，则总数后用“。”，“其中”后用“，”不用“：”。如：9月末，全省银行业金融机构本外币各项贷款比年初新增4805亿元。其中，人民币贷款新增4356亿元，外汇贷款新增79亿美元。
7.顿号、逗号、分号、句号的用法。这4个标点符号在句子中是循序渐进的，通俗地说，句号管分号、逗号、顿号；分号管逗号、顿号；逗号管顿号。当列举的各项中有一项或多项包含句
号时，各项末尾不能再使用分号。当在应该用顿号的并列短语内部还有应用顿号的情况，这时在并列的短语之间用逗号。
8.省略号的用法。省略号表示省略行文中部分内容，如果省略号前面不是完整的句子，除了冒号之外，一般不使用句中省略号前的原标点。如果省略号前是个完整的句子，则保留句末标点。省略号后面，除了行文时的引号后半部分外，一概不再使用其他标点符号。
9.有的将无特殊含义的词语随便加上引号。如未建立“重大事项报告制度”、同意“某某金融机构”开业、同意筹建“某某金融机构”、召开“某某工作会议”、颁发“某某证书”等。一般情况，书、刊、篇名才用书名号，核稿中经常发现•房地产他项权证‣、•××表‣等错使用书名号，有的公文结尾词后使用感叹号，如“以上汇报当否，请指示！”。
（五）时间和简称的问题
在公文中，要尽量避免使用一些交待不够清楚的时间概念，如“去年”、“前天”、“明天”等，而应写明具体的年、月、日，或用“上年”等明确的词语。
在公文中，第一次出现人名、地名、组织机构名均应使用全称，使用简称必须是约定俗成的规范化简称。为方便行文，如名称较长，可在第一次使用时说明“以下简称××××”，再次使用时用简称，且简称的内容不加引号。
（六）错别字常见问题
1.截止、截至。“截止”是指（到一定期限）停止，使终止、结束的意思，如“报名截止日期为3月8日”。“截至”是指截止到（某个）时候，多指一个过程、一件事情暂告一段落，并不意味着终止或结束，如“截至2011年末，四川省本外币各项贷款余额xx亿元”。
2.帐、账。“帐”是指用布、纱或绸等做成的遮蔽物，与“巾”有关。“账”是指货币（物）出入的记载，与银行业务有关的基本用“账”。
3.近期、近来、最近。“近期”表示将来，后面的句子一般跟“将”字；“近来”表示过去，是完成时态；“最近”既表示过去，又表示现在、将来。
4.制订、制定。“制订”即制作、订立，公文中习惯用于具体规章制度的订立；“制定”即制作、定出，公文中习惯用在较大场合，以制定党和国家的路线、方针、政策、法律和法令等。
5.其他、其它。“其它”仅指事物，“其他”既可指物、指事也可指人。如果对二者的用法没有十分把握，一律用“其他”是不会错的。
6.以至、以致。“以至”是指事物扩展，延伸或事物发展到一定程度产生的效果；“以致”指事态发展所形成的结果，多用于人们不希望产生的后果。
7.盈利、赢利、营利。“盈利”与“赢利”意思相同，指客观上获得的利润。“营利”指主观上谋取利润。
8.总额、余额。“总额”是指（款项）总数；“余额”是指账目上剩余的金额，在存贷款统计上，一般用余额。
9.急待、亟待。“急待”强调紧急待办，“亟待”强调极须、急迫待办。“急待”与“亟待”的主要区别在于，前者强调时间的紧迫性，后者则更强调意义重要性。另外，“亟待”还包含问题严重性已达极点，否则不宜用“亟待”一词。
10.下工夫、下功夫。一般情况下，应该用“下工夫”，它是指为了达到某个目的而花费很多时间和很大精力。而“功夫”是指本领或武术，一般不用“下功夫”。
11.需要、须要。“需要”是相对于“缺乏”而言，有“要求”
的意思。“须要”有“应当”、“必须”的意思。
12.其间、期间。“其间”是指某一段时间。在使用的时候，“其间”前面总有一段关于时间的叙述，“其间”承上表示“这段时间里”或“那段时间里”，“其间”前面不用加“这”或“那”，否则就重复了。 “期间”的用法恰恰相反，它前面应该加修饰成分，如“这期间”、“开会期间”等。
13.以及、及。两者意思一样，但“以及”前面可以用逗号，“及”的前面则不能有逗号。
14.“等”的用法。列举后用“等”的时候，有两种情况，一种是没有列举完的时候用“等”，如“北京、上海等城市”。还有一种用法是列举完之后用“等”，例如“北京、上海、武汉、长沙等四座城市”。这里的“等”是表示列举完了之后收尾。
15.权利、权力。“权利”--依法行使的权力和享受的利益。“权力”--政治上的强制力量或职责范围内的支配力量。“权利”和“权力”的主要区别在于，前者强调应享受的利益，后者则单指政治强制力和支配力，不一定包括利益。
16.决不、绝不。“决不”--决心不。“绝不”--绝对不。“决不”与“绝不”的主要区别在于，前者是就本身而言，强调的是意志上的控制，多用于表决心或表示心愿；而后者是没有任何条件限制的，不管人的主观意志如何，虽然也适用于自身，但多适用于对普通对象作出限制规定。
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公文管理规定
公文管理规定
为了规范收、发文管理，提高办文效率，维护公司形象，特制订本规定。
一、职能部门
行政人事部是公司公文处理的管理部门。根据公文管理规定，总体负责和协调收、发文管理工作。
二、收文办理
1、由公文的承办部门进行收文登记，并由部门经理提出拟办意见送分管经理审定或送相关领导传阅。应在来文规定的时限办理完毕。
2、公文办理完毕后，应根据公司档案管理有关规定，及时整理、立卷，按规定要求归档。
三、发文办理
1、各部门拟写文稿，行文台头和落款一律书写单位全称；如有附件，应在正文之后，落款之前，最后写上日期；发文前要填写《发文签发单》，经部门经理签证后送交公司分管经理或总经理核稿、签发。
2、经签发的发文稿由行政人事部统一填写《发文登记表》、编上发文号，由拟稿部门负责打印，并做好校对、装订工作，然后送采购部盖章。
3、对外发文打印格式要求：
(1)打印在公司统一印制的红头发文纸上，第2页起使用普通A4纸；
(2)标题采用黑体，粗体，三号字，居中；
(3)正文采用仿宋体，四号字，两端对齐，一般每页面排22行，每行30字；
(4)行距采用1.3倍行距,字距采用“标准”字距；
公文管理规定
(5)标题与正文间隔一行；二页以上（包括二页）须标注页号，页号位于页面底端居中。
4、对内发文打印格式要求：
(1)正文按对外发文用纸和格式打印。
(2)具体内容或附件采用公司统一设置的具有公司标识页眉的A4纸打印： a.标题采用黑体，粗体，小三号字，居中；
b.正文采用仿宋体，小四号字，两端对齐，一般每页面排22行，每行35字； c.行距采用1.8倍行距,字距采用“标准”字距；
d.标题与正文间隔一行；二页以上（包括二页）须标注页号，页号位于页面底端居中。
5、发文除送达相关收文单位或部门外，须留存发文部门及行政人事部各一份。行政人事部要设立台帐，做好立卷工作。次年三月前按照《文成县迦美湖置业有限公司档案管理规定》的要求归档。
四、其他
1、本规定的解释权归行政人事部。
2、本规定自2013年9月9日起施行。
第11篇：公文管理规定
公文管理规定
为加强公司公文管理工作，使之规范化、制度化、科学化，不断提高公文处理工作的质量和效率，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号），结合公司工作实际，出台本规定。
一、党政机关公文种类
根据“条例”规定，公文种类分15种：
1、决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
2、决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
3、命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。
4、公报。适用于公布重要决定或者重大事项。
5、公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
6、通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
7、意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
8、通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
9、通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
1
10、报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
11、请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
12、批复。适用于答复下级机关请示事项。
13、议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。
14、函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
15、纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
二、行文规则
行文规则是制发公文必须遵循的基本准则。公司行文应遵循以下基本规则：
1、行文原则：实事求是、精干高效、集中统
一、确有必要、注重效用。
2、行文权限：
（1）上行文。根据工作需要，行文单位可以直接向其股东单位、上级行政或业务主管部门行文。一般情况，不越级行文。
（2）平行文。公司根据业务关系和工作需要，可以向系统内其他同级单位和不同系统各单位间行文。
（3）下行文。根据隶属关系，公司可以对直属公司、控股公司、参股公司直接行文。
（4）联合行文。公司同级单位或公司同其它相应单位可以联合行文。
2
3、行文要求
（1）“请示”应一文一事和主送一个单位，需要同时送其他单位阅知的，应当用抄报（上行）、抄送（上行、平行）形式，但不得抄送下级单位。
（2）“报告”中不得夹带请示事项。 （3）公文一般不直接报送领导同志个人。
4、公文排版和格式
公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上部分称为版头，包括：发文机关标志、发文字号、签发人等；公文首页红色分隔线以下、公文末页首条分隔线以上的部分称为主体，主要包括：公文标题、主送单位、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注、附件等；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记，主要包括：抄送单位、印发单位和印发日期等。页码位于版心外。
公司公文一律使用A4纸张、左侧装订，采用3号仿宋字体排版；页边距设置为：左28mm，右26mm，上37mm，下35mm；每页22行，每行28个字。装订位置为两钉外钉眼距版面上下边缘各70mm处。发文字号在发文机关标识下空2行，居中排列，年号用六角括号括入；上行文的发文字号居左空1字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。标题在红色分隔线下方空2行位置，用2号小标宋体字，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。主送机关名称在标题下空1行居左顶格位置。正文编排于主送机关名称下一行，使用3号仿宋体字。如有附件，在正
3
文下空1行左空2字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称首字对齐。如有附注，居左空2字加圆括号编排在成文日期下一行。
附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
三、公文审批程序
公司公文采用逐级审批制度，按照行文程序的先后规定如下：
1、主办部门起草公文。主办部门根据工作需要，确需行文的，要依照公司公文管理规定起草公文主体内容，形成文件底稿，并在拟稿纸“拟稿”后签字，由部门负责人对文件底稿进行认真审核，重点审核发文的必要性、可行性以及是否已同有关方面协商一致等。对拟出台的规章和规范性文件，应当先行由相关会议进行合规性审核。部门负责人审核后在拟稿纸上签字确认。需要多部门会签的要先行会签。在拟稿纸上填明起稿日期、印制份数等要素后，送交办公室秘书，同时将文件主体内容电子文档发送给打印中心。
2、办公室秘书收到文件底稿后，要重点审核行文理由、依据，内容、格式、文字等，标注文件种类、密级等。
3、办公室秘书将审核后的文件底稿报文件主办部门的主管领导审批。
4、公司上行文件，要经公司主要负责人（董事长，总经理、
4
党委书记）签批。
5、公司领导负责对文件内容进行总体把关，并签署明确意见。送审公文不符合规定的，退回行文单位重新起草。
四、文件制发
1、阅批后的文件底稿，由主办部门更正后发至打印中心排版、打印，由机要文书登记编号后，正式印发前通知主办部门再次审核校对。
2、主办部门校对无误后，打印正式文件，并到机要文书室盖章，同时将文件底稿和一份正式文件交机要文书存档。
3、主办单位将盖章生效后的文件按主送、抄送单位分发。
5
第12篇：公文管理规定
公文管理规定
第一条凡公司公启文件（公司领导亲启的除外）均由公司综合办公室登记签收后拆封，在签收和拆封时均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口应拒绝签收。
第二条对上级来文拆封后应及时附上“文件处理用纸”，进行登记。
第三条公司外出人员参加会议带回的文件及资料应及时送交公司综合办公室进行登记存档，不得个人保存。
传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
第四条阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交综合办公室，收文阅批文件一般不超过2天，阅后应签名以示负责，如有领导批示拟办意见，综合办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。如需上报文字材料等一般文件需提前4天交综合办公室报批，较紧急文件需提前1天交综合办公室报批。
第五条公司上报下发正式文件的权力集中于综合办公室，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
第六条各部门需要向上反映、汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文，应向综合办公室提出发文申请，并将文件底稿交综合办公室审核。经公司领导审批后，由综合办公室统一编号以公司хх字[年份] хх号发文。
第七条凡是以公司名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报均属发文范围。
第八条公司下发文件主要用于：
1、公布公司规章规定；
2、转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件；
3、公布公司体制机构变动或干部任免事项；
4、公布公司重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；
5、发布有关奖惩决定和通报；
6、其他有关公司的重大事项。
第九条公司上行文、外发文主要用于对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；
第十条公司各部门召开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以用部门名义发会议纪要。
第十一条各部门与外单位发生的一般业务联系，可用各部门的名义对外发函（应各自编号备查），不用公司名义发文。
第十二条各部门需要发文，应向综合办公室提出申请。
第十三条综合办公室同意发文时，主办部门应以上级指示或工作实际需要草拟文件初稿。
第十四条草拟文稿必须从公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整、严禁涂改。
第十五条文稿拟好后，拟稿人应填附文件标题、发送范围、印刷份数。
第十六条综合办公室应根据公司的要求和上级有关指示精神、有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、
内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿。
第十七条经综合办公室审查修改后的文稿，送部门领导核稿（对文稿内容、质量负责）；
第十八条对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟稿部门重新誊写清楚。
第十九条需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签。 第二十条文稿会签后，由主管领导审核。之后由总经理签发，党支部文件由党支部书记或副书记签发，工会文件由工会主席签发。
第二十一条文件打印清样，应由拟稿人校对。
第二十二条文件打好后，综合办公室按数印刷。
第二十三条未经领导签发的文件一律不得用印。印章应盖在成文日期的上方，上不压文，下压日期，印迹必须端正、清晰、完整。
第二十四条 由承办部门负责装订。一律采用左侧装订，钉书针距左侧边缘约一公分，距上下边缘三公分之处。
第二十五条根据主送、抄报、抄送的单位由承办部门分别送达，要做好签收登记工作。
第二十六条综合办公室将公文底稿及二份文件存档。
第二十七条各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。
第二十八条本规定自批准之日起实施。
第13篇：公司公文管理规范
文章标题：公司公文管理规范
根据山东省办公厅鲁政办明电[2005]88号《关于规范向省政府报送公文的通知》和集团公司×××号《印发和》规定，为进一步规范公司公文管理，切实增强公文管理的时效性、正确性和严肃性，不断提高各类公文编制、签发的质量，便于各类情况信息的及时上传下达、沟通反馈，减少随意性，避免因多头报送、越级报送
等不规范行为造成工作延误，文秘部落结合近期公司公文管理中发现的一些问题，现就公司公文管理做如下规定，望各单位认真贯彻执行。
一、公司内部行文
（一）办公室自拟公文
1、公司领导和办公室安排的材料，办公室承接人为材料编制的第一责任人，负责督办审核、校对、印制、下发或上报的全过程。
2、公文初稿形成后，填写公文发文稿纸（写明文件名称、主题词、发文范围、份数、拟稿部门、主送、抄送部门等），送交办公室主任或分管副主任审阅，并签署核稿意见。
3、公文初稿经办公室主任或分管副主任审核并交拟稿人修改后，呈报公司领导会稿、签发。
4、公司领导签发后，由秘书组进行登记、编号，送交打印室印制，按规定印发或上报、上挂电子平台、存档。
5、拟稿人凡不按规定程序行文，造成的一切后果由拟稿人按办公室规定自行承担责任。
（二）各部门、各单位自拟公文
1、各部门、各单位将打印好的公文初稿送交办公室，由办公室承办人初步审查后，提出修改意见并填写公文发文稿纸（同“办公室自拟公文”第二条），送交办公室分管负责人审阅及签署核稿意见。
2、公文初稿经办公室分管副主任审核后，交公文拟稿部门、单位修改，由其签署拟稿人，公文文稿起草部门、单位为该公文的第一责任人，负责督办公文审核、校对、印制、下发或上报的全过程，办公室承办人为连带责任人。
3、拟稿部门、单位将审核、修改后的文稿呈报公司领导会稿、签发。
4、公司领导签发后，由秘书组进行登记、编号，由拟稿人送交打印室印制并校对，按规定印发或上报，办公室承办人负责上挂电子平台、存档。
5、严禁各部门、各单位不经办公室审核直接将公文文稿报送公司领导或其它如多头报送、越级报送、代拟发文稿纸、自编公文文号等违规行为，否则由此引发的一切后果由本部门、本单位自行承担责任。
（三）呈报公司领导公文
1、除公司领导明确要求直接报送其本人和确需直接报送的文件外，各部门、各单位一律不得将公文直接报送公司领导特别是主要领导个人，应按程序将拟报公司领导审阅或签发的公文先报送至公司办公室，由办公室呈报公司领导阅示。
2、所报送公文内容力求简洁扼要、准确无误，所用纸型、字号要符合规定，附件正确齐全，请示类和情况报告类公文要分开报送，情况报告类公文不得夹带请示事项。
3、严格控制报送公司领导公文的数量，凡属本部门、本单位职责范围的事项和可协商解决的问题，尽量自行解决，向公司领导报送的请示类公文不能只提问题，还要提出可行性强的参考意见和解决方案。
二、呈报上级部门公文向集团公司及以上部门、单位报送的各类公文，必须经公司主管领导签发后方可上报，具体程序参照本管理规范第一项“公司内部行文”规定执行，严禁未经签发私自上报行为，
三、公司电子办公系统行文
（一）公文按规定程序由公司领导签发、印制完毕后，需要在电子办公系统发布的，由承办人通知信息中心办理。
（二）办公室信息中心管理人员为公司电子办公系统的技术和安全支持责任人，负责电子办公系统服务器的管理及系统维护，确保服务器安全运转和网络安全，保证办公系统使用正常。
（三）严禁信息中心管理人员未经批准私自将公文上挂办公平台或发生公文漏挂、错挂等事件，否则由此引发的一切后果由其按办公室规定自行承担责任。
四、集团公司电子办公系统公文接收集团公司办公系统文件的收发实行专人负责、值班秘书联责制度，接收公文后及时进行打印、登记、转送文书按规定办理，及时与集团公司信息中心联系，保证办公系统的正常运转，坚决杜绝公文漏收、错收等事件发生，否则由此引发的一切后果由责任人按办公室规定自行承担责任。本公文管理规范自下发之日起实行。二00五年九月二十
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第14篇：公司公文管理规定
公司公文管理规定
1总则
1.1 为提高公文处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，结合公司（以下简称公司）实际工作情况，特制定本规定。
1.2 公司综合管理部是公文的归口管理部门，负责建立健全公文工作制度，加强公文的统一协调与管理，按期进行汇总分析，保证公文处理工作高效运转。
1.3公司综合管理部配备文秘人员负责公文处理工作。文秘人员应忠于职守、廉洁正派、保密观念强且具备有关专业知识。
1.4公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
1.5公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、规范。公文由综合管理部统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。
1.6公司各类发文在有效期内均实行受控管理。所谓受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在执行的指导和布置公司工作的文件。有效文件分两类，一是有效的业务指导性文件，二是有效的工作安排性文件。明确文件的有效性并通过受控的方式管理公文，是防止各级机构出现执行无效文件的主要措施。
2公文种类及使用范围
2.1 公司的公文种类主要有：命令（令）、决定、决议、通告、报告、请示、通知、通报、批复、函、会议纪要等。
2.2 各类公文使用范围
2.2.1命令（令）。
适用于采取重大或强制性措施嘉奖或惩戒管理权限内的有关人员；撤销分公司不适当的决定等。
2.2.2决定、决议。
对重要事项或重大行动做出的安排，用“决定”。
经过会议讨论通过，并要求贯彻执行的事项，用“决议”。
2.2.3通告。
适用于在一定范围内向员工或者往来单位公布应当遵守或者需要知晓的事项。
2.2.4通知。
适用于发布规章制度（包括规定、办法、章程、规程、细则等）和措施；传达上级有关单位的指示；要求下级单位办理或者需要知晓的事项；转发上级有关单位、同级单位和不相隶属单位的公文；批转下级单位的公文；印发公司领导的讲话；人事任免事项等。
2.2.5通报。
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
2.2.6报告。
适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，回复上级单位询问或交办事项的处理结果。
2.2.7请示。
适用于向上级单位请求指示、批准的事项。
2.2.8批复。
适用于答复下级单位或相关单位的请示事项。
2.2.9函。
适用于平级单位之间或不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题。
2.2.10会议纪要。
适用于记载和传达会议情况和议定事项。
2.3公司的公文类别主要包括：
2.3.1公司文件（格式一）。
公司的发字文件文种代号为“字[xxxx]xxx号”。
公司人事劳资配备单独发文字号，发文字号为“字[xxxx]xxx号”。
2.3.2公司批件（格式二）。
公司批件文种代号为“字[xxxx]xxx号”。
2.3.3公司函件（格式三）。
公司函件文种代号为“函字[xxxx]xxx号”。
2.3.4公司传真电报（格式四）。
公司传真电报文种代号为“传字[xxxx]xxx号”。
2.4“签报”作为内部文件，是各部门向公司主管领导请示或报告工作的一种形式。“签报”要纳入公文一体管理。“签报”必须由主办部门负责人亲笔签名。“签报”原件只报一份，交综合管理部登记编号后送公司主管领导批示，或由公司主管领导根据情况分送其他领导批示。公司领导批阅的原件由综合管理部登记、复印后将复印件退各部门（综合管理部保留原件，并存档），各部门须妥善保管，并按公司领导批示要求落实有关工作。
3公文格式和行文规则
3.1 公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、收文单位标识、收文字号、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、文件编号、印章、主题词、抄送单位、印发单位等部分组成。
3.1.1涉密公文应当根据密级分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。“绝密”、“机密”还应当标明份数序号。公文是否定为密级文件由拟稿部门和综合管理部根据公文内容共同掌握。
3.1.2紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
3.1.3发文单位标识应当使用发文单位全称或规范化简称。
3.1.4发文字号应当包括单位代字、年份、序号。
3.1.5公文标题应当准确简要地概括公文主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。
3.1.6主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。主送单位置于标题之下、正文之上，顶格排列。有些不便于在首页列出主送单位的公文，如决定、决议、会议纪要、法规性文件等，主送单位可以写在公文末页抄送单位之前。主送、抄送、内部发送单位一律用全称或规范的简称。
3.1.7公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。
3.1.8公文除会议纪要外，应当加盖印章。
3.1.9公文成文日期以负责人签发日期为准。
3.1.10抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位；应当使用全称或规范化简称。
3.1.11公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。
3.2公文行文要按照隶属关系和职权范围行文。一般不越级行文，因特殊情况，必须越级行文时，应同时抄送越过的机关。
3.3公司发文行文规则：
3.3.1凡是对公司外发文；公司发布指令、决定、决议；颁布规章制度、管理办法和操作规程等用**电字或**电函字。
3.4 上行文（报告、请示等），应根据内容写明主送单位，如需同时发送其他单位，还应写明抄送单位。“请示”应坚持一文一事，一般只写一个主送单位；“请示”不得抄送下级单位。
3.5 “报告”中不得夹带请示事项。
3.6 精简公文。对可发可不发的和能用电话、面谈等方式解决问题的事项，不要行文。
4发文办理
4.1发文办理是指以公司名义制发公文的过程，包括拟稿、会签、核稿、签发、校对、印制、用印、登记、分发立卷、存档等程序。
4.2拟稿。拟稿一般按照职能部门分工负责的原则和日常工作程序，谁主管谁主办。涉及两个部门以上的事项，应以一个部门为主，与有关部门协商一致后再办理行文。
4.2.1草拟公文应当做到：
4.2.1.1符合党和国家的方针、政策、法律、法规和上级机关的有关规定。
4.2.1.2情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清晰，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
4.2.1.3人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。公文中的数字除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的字必须使用汉字外，其它应当使用阿拉伯数字。
4.2.1.4公文结构层次数，第一层为“一”，第二层为“
（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。
4.2.1.5应当使用国家法定计量单位。
4.2.1.6公文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
4.2.1.7公文呈批要按照“公司发文稿纸（见附件一）”要求，详细、准确填写有关内容。
4.2.1.8公文拟稿应采用A4纸型，同时必须提供电子版文件；会签、核稿、签发必须用钢笔、签字笔书写，签名应写清姓名、日期。
4.2.1.9对公司重大事项或涉及多个部门，又需有关部门配合解决的事项，主办部门应先征求相关部门意见，再签报主办部门的分管领导审阅，分管领导根据情况签署是否发文或提出处理意见。如公司主管领导批示发文，则由主办部门草拟文稿。
4.3公文审核。
4.3.1公文审核实行层层负责制。拟文部门负责人要严格把关，对所拟公文进行初审，对发文的必要性、文稿内容、文内数字的真实性、准确性负责，并签名后送综合管理部。
4.3.2各类发文在送综合管理部后，由综合管理部负责核稿把关。
4.3.2.1核稿工作要求。审核文稿与已发文件的口径是否一致；审核文稿内容是否需要行文；审核文稿内容是否符合有关政策；审核文稿内容部门间的一致性；审核文稿中所提解决问题的意见、办法、措施是否切实可行；审核文稿格式是否符合有关规定，文字表达是否准确精练，专用术语和人名、地名、引文是否正确，标点使用是否正确，文字书写是否规范；审核公文主送、抄送单位，内部发送范围是否恰当等等。
4.3.2.2综合管理部预对文稿做大的改动，应征求主办部门的意见；对不合格的文稿，综合管理部有权退回拟稿部门进行修改。
4.3.2.3发文需会签的，应由拟文部门送有关部门会签后，再交综合管理部核稿。根据来文拟办的文稿，必须把来文原件附在文稿后。
4.4发文编号、打印、校对、盖章、分发。
4.4.1公文打印、编号由综合管理部负责。密级公文要指定专人打印，并根据先急后平、先上报后下发、先公文后资料的原则进行安排。急件随到随办。
4.4.2公文校对由拟稿人或拟稿部门负责。属于密级的公文和上报的各类报表均由经办人亲校，要求做到准确无误；校对人如发现原稿有问题时，应及时与有关人员联系，未经签发人同意不得随意改动。
4.4.3公文盖章按《公司印章管理暂行办法》办理。
4.4.4公文分发。公文发放范围由拟稿人提出，公司相关领导审核确定。发放公文时要在《公司文件发放登记表》（见附件
一）上登记领用部门，并要求领用部门的经办人签名。凡发出的公文，要严格登记手续并进行编号、注明密级、邮寄地点、单位要书写准确，封闭要严密，绝密文件还要在封口处加盖封章。
4.5公文的更改。
4.5.1公文的更改应由文件原起草部门拟定文件修改稿或补充稿，经部门负责人审核，交综合管理部核稿后，报公司主管领导签发。
4.5.2文件修改稿或补充稿应在原文件受控范围内发放，即保证修改后的文件发放到所有拥有原文件及原文件复印件的各级机构和部门。
5收文处理
5.1公文收文一般包括分发、登记、拟办、批办、送阅（传阅）、承办、督办、立卷归档、销毁等程序。
5.2分发。凡署名公司的正式公文、会议文件、重要资料及信件，由综合管理部负责分发；署名部门的收件，由部门签收和处理；署名领导的收件，送交领导本人收处。
5.3登记。有关部门、单位的正式公文，领导参加的各种会议的文件，及有关部门的重要资料由综合管理部人员采用“收文登记表”对来文时间、单位、文号、标题、承办单位等进行登记，并填制“文件呈批阅办表”（见附件二）。
5.4拟办。综合管理部确定专人负责公文拟办工作。由综合管理部人员填制“文件呈批阅办表”后，即送拟办人提出拟办意见，经综合管理部负责人阅审后，由综合人员按拟办意见统一传送。拟办工作从收到公文起，一般不得超过二小时，拟办人不在时，直接送办公室领导阅处。急件和限时办理的公文，应随到随登记、随拟办、随送批、随送办。
5.4.1传阅卷由拟办人根据公司部门职责提出拟办意见，确定传阅顺序，经综合管理部负责人阅审后，由综合人员按拟办意见先送公司领导传阅，再送有关部门传阅。
5.4.2涉及两个以上部门处理的请示件公文，由主办部门提出处理意见，协办部门会签办理，再送主办部门公司主管领导批示；涉及公司发展的重大事项请示，由主办部门提出处理意见，协办部门会签后，先送主办部门公司主管领导、再送总经理批示。
5.5送阅（传阅）和处理。
5.5.1公文送阅的范围：公司领导、以及其他相关的阅文部门。
5.5.2公文传阅。综合人员要根据批办、送阅栏中签署的阅文公司领导和阅文部门，用送文方式进行传阅。上级有关重要文件及“绝密”、“机密”文件，应采取保密措施直接送总经理阅示。
5.5.3领导阅批公文和各部门在阅完公文后，均应在“文件呈批阅办表”有关栏目签上姓名和时间。
5.5.4公文要求处理的事项由主办部门办理，办完后应在“公文呈批阅办表”中写明处理结果。
5.5.5请示件公文主办部门必须明确提出处理意见，会签部门明确表示意见后报主办部门公司主管领导批示。
5.6立卷归档。收处的公文办结后，应将收文、文件呈批阅办表、办理结果的文件底稿立卷归档。
6公文的处理时限、承办和催办
6.1 公司综合管理部从收到文件到送阅的处理时限为一个工作日；对拟发文稿的处理，包括核稿、审核、公司领导阅批和打印发送，其时限一般为二个工作日。
6.2各部门的处理时限。对传阅件来文，传阅部门的处理时限一般为一个工作日；请示件来文，主办部门的阅办时限一般不超过二个工作日，会签部门的阅办时限一般不超过一个工作日。对转发的文件，直接转发的公文，主办部门的拟文时限为一个工作日；转发公文需研究相应措施，或结合本公司实际提出贯彻方案的，主办部门的拟文时限为二个工作日。上述公文处理，如有特殊情况可适当延长，但急件要随时处理。
7公文归档
7.1公文办结后，综合管理部收集整理文件、文件底稿、附件及有关的签报、批示等附属材料，按规定立卷归档。
7.2 分工立卷的具体方法。
7.2.1与外单位联合办理的公文，原件由主办单位立卷；
7.2.2本公司各类发文，以及以公司名义召开的会议文件，部门发文等文件的原稿、定稿、正本由综合管理部立卷。
7.3 部门公文材料立卷程序。
部门公文材料立卷程序包括：案卷类目的编制、文件的平时归卷。
7.3.1案卷类目的编制
各部门文书管理人员应根据本部门工作情况和任务，按照便于管理、查找、利用的原则制定本部门的案卷类目，对具有保存价值的文件及时收集、归档。
7.3.2文件的平时归卷
根据案卷类目的条款名称，为每一条款准备一个卷夹。文件处理完毕，立卷人员根据文件所针对的条款，归入有关卷夹内并在文件登记簿上注明文件存入的卷号，以备查找。
8公文管理
8.1秘密、机密文件、资料的复印件视同正式文件、资料，阅办后须按规定保管、立卷、归档或清退、销毁。
8.2公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
8.3不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经综合管理部负责人批准，可以销毁。销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文应当进行登记。
8.4工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退，个人不得保存文件。
9附则
9.1本规定由公司综合管理部负责解释。
第15篇：《涉密公文管理工作制度》
涉密公文管理工作制度
一、各区县工商局、市局各科、室、队、中心主要负责人为本单位涉密公文管理工作第一责任人，并坚持“谁经办谁负责”原则。
二、涉密公文可按照收文、发文两种情况分类。其中收文类涉密公文管理分为签收、登记、拟办、分送、传阅、承办、归档、清退、销毁等环节；发文类涉密公文管理分为起草、核发、登记、印制、分发等环节。
三、收文类涉密公文管理
（一）涉密公文的签收、登记由市局办公室机要员统一负责（各区、县工商局比照市局模式执行，下同）。机要员须逐件、逐页清点，如发现问题须及时向发文机关查询并采取相应的处理措施。涉密公文的标题、密级、发文机关、发文字号、收文日期、份数及流转、办理情况须由机要员逐项填写清楚。
（二）机要员将涉密公文呈市局办公室负责人提出拟办意见，并做好记录。拟办意见必须按照密级文件传达阅知范围有关规定或者发文机关批注要求严格执行，不得擅自扩大传达阅知范围。
（三）机要员按照拟办意见，将涉密公文分送有关局领导阅批、研办，并做好记录。
（四）需要局领导传阅或传批的涉密公文，机要员须按照一- 1 -
定程序分送，并应随时掌握公文的去向并做好记录，避免漏传、误传和延误。切勿横传，以免造成传阅失控或公文遗失。
（五）按照局领导批示，机要员将涉密公文交承办单位承办或阅知。市局机关各单位须指定一位思想政治过硬的同志担任机要文书管理人员，负责签收本单位承办或阅知的涉密公文。
（六）涉密公文办理完毕后，承办单位应将涉密公文退回市局办公室，机要员应严格按照公文归档制度，将涉密公文收集齐全，立卷归档。任何个人不得保存涉密公文。
四、发文类涉密公文管理
（一）起草涉密公文必须在处理涉密文件的计算机上进行，严禁在非涉密计算机上处理。
（二）涉密公文须由承办单位专人办理，市局领导审定签发，市局办公室登记、核发。
（三）公文密级须按照有关规定由市局办公室核定，明确印发份数、发放范围。
（四）涉密公文的印制应做到准确、及时、规范、安全、保密。印制地点原则上应在市局机关内部文印，如确需送外单位印制，经市局领导批准后，送经市委保密委员会办公室批准的定点印刷厂印制。
（五）涉密公文的分发必须认真登记，仔细核对，经机要通信网络发送；若需纸质分发的，要保证分拣、装封准确无误，并通过机要邮递渠道分发。
五、涉密公文必须严格按照规定范围阅知，原则上应在办公室阅读，不得随意带出。
六、禁止携带绝密级公文外出。因公外出确需携带秘密级公文，应经市局领导批准，履行借阅手续，并采取保护措施，使密级公文始终处于携带人的有效控制之下；因公外出确需携带机密级公文，应经市局主要领导批准，履行借阅手续，并有二人以上同行，采取保护措施。
七、禁止携带涉密公文参加涉外活动。禁止将绝密级公文携带出境，因工作需要确需携带机密级、秘密级公文出境的，应按照有关保密规定，办理批准和携带手续。
八、绝密级和注明不准翻印、复印的公文不得翻印、复印。翻印、复印其他涉密公文，须经市局领导批准，并在市局办公室登记，注明翻印、复印的机关、日期、份数、印发范围、承办人、单位负责人。翻印、复印的公文要与正式印发的公文同样管理，使用完毕后，全部交还市局办公室统一销毁。
九、借阅涉密公文要经市局领导批准，严格在市局办公室履行借阅手续，限期退回。如需延长使用时间，须办理续借手续。
十、销毁涉密公文，必须按照保密主管部门相关规定执行，必须登记造册，经市局领导或办公室主要负责人审批后送指定地点销毁，销毁时要有二人以上监销。
第16篇：公文格式管理规范
公文格式管理规范
版本:编制：
审核：
企管部复审： 批准：
1、目的
为规范公司日常公文管理行为，充分体现公司标准化公文服务形象，结合公司实际情况，特制定本制度。
2、适用范围
本制度适用于公司所有中心、部门的呈、收、发文管理。
3、名词解释
无
4、文件执行者
4.1由行政管理部负责本制度的制订、监督、执行和完善，并落实本制度培训；
4.2中心、部门：按公司统一规定的格式及发文的权限自行发文，所发文件以月为单位交行政管理部备案且接受其督导。
5、正文
5.1公文种类：
⑴ 【命令】：适用于公布公司的行政法规及规章制度；宣布施行重大强制性的行政措施；嘉奖有关部门及人员。
⑵ 【决定】：适用于对公司重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销下级部门不适当的决定事项。
⑶ 【公告】：适用于向公司全员宣布重要事项或者法定事项。
⑷ 【通告】：适用于向公司一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
⑸ 【通知】：适用于批转下级部门的公文，转发上级部门和不相隶属部门的公文，传达要求下级部门办理和需要有关部门、人员周知或者执行的事项，任免人员等。
⑹ 【通报】：适用于表扬好人好事，批评错误，传达重要精神或者情况。 ⑺ 【报告】：适用于向上级部门、领导汇报工作，反映情况，答复上级部门、领导的询问。
⑻ 【请示】：适用于向上级部门、领导请求指示、批准。
⑼ 【函】：适用于不相隶属部门之间商洽工作，询问和答复问题，向有关主
管部门请求批准和答复审批事项。
⑽ 【会议纪要】：适用于记载、传达会议情况和议定事项。
5.2公文格式
5.2.1公文格式一般包括：标题、单位（部门称呼）、正文、主送、抄送、附件、种类、发文时间、公文字号等。
5.2.2公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。
5.2.3发文时间，以领导签发日期为准；中心联合行文，以最后一个签发的日期为准。
5.2.4拟文均以A4纸型/WORD文档/固定LOGO/种类规范等要求进行（不含WORD、EXCEL格式以附件形式插入的内容）。
5.3公文发布
5.3.1通知、通报、通告、公告等按（附件一）【通知类标准格式】及其要求拟文。
5.3.2请示、报告等按（附件二）【请示类标准格式】及其要求拟文。
5.3.3会议纪要按（附件三）【会议纪要标准格式】及其要求拟文。
5.3.4规章制度类公文按（附件四）【制度类标准格式】及其要求拟文。
5.3.5外部信函/传真按（附件五）【外部信函/传真标准格式】及其要求拟文。
5.3.6 红头文件类公文按（附件六）【红头文件标准格式】及要求拟文。
5.3.7演示类文件按（附件七）【演示类文件标准格式】及其要求拟文。
5.4字体规范
5.4.1公文原则上均采用宋体（演示类除外），即：标题为小二号（加粗），主题为小四号，落款为小四号（加粗）。
5.4.2公文行距均采用固定值，公文设臵值均建议采用22-24磅之间。
5.4.3公文的撰写，文字一律从左至右横排，正文中的数字均以汉字格式书写（文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比除外）。
5.5公文编号
具体内容按照（附件九）【各中心、部门文件编号一览表】原则进行。例如：行政管理部2010年03月份第一号通知类文件编号格式为：大[2010]行管通字03001号。详细分解为：大（即大同通讯简称）+中括号（即[]）+年份（即2010年）+行管（即行政管理部简称）+通字（即通知类简称）+03001号（即03月份第01号文件）。
5.6保密等级：
5.6.1公文保密等级均以公司《档案管理制度》之规定条款为准。
5.6.2III级：属绝密类公文，直接影响公司权益的重要决策文件，如投资计划、措施、经营战略、规划、项目等文件，原则上限制在公司副总裁级别以上和相关工作人员范围内；绝密类公文一般由总裁（或其它被授权人）指定知密范围。
5.6.3II级：属机密类公文，公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况和技术资料、销售资料、供应商资料、客户资料等文件，原则上限制在公司中心总监级以上和相关工作人员范围内，由公文主管中心总监授权知密范围。
5.6.4I级：属秘密类公文，公司人事档案、合同、协议、员工工资收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息，由文件签发人标明密级，并确定保密期限，保密期限内由公文主管部门经理授权知密范围，保密期限届满，自行解密。
5.7公文审批流程及管理规定
5.7.1通知类发布性文件统一由部门名义拟文，中心或部门助理对格式和编号把关，由部门经理审核，中心总监审批；涉及需其它中心会签的文件，相关部门经理/中心总监会签。
5.7.2请示类文件遵循逐级递签原则, 统一由部门名义拟文，中心总监审核，相关中心总监批示，需报副总裁或总裁批示的，均以最终批示内容为执行标准。
5.7.3合同类文件主要以公司制定的合同审批流程及专业法律意见为参考依据。
5.7.4普通类申请表原则上均根据各申请表所标识的审批权限逐级审批。
5.7.5人事异动审批权限根据人力资源发展中心公布的【员工异动管理制度】相关条款执行。
5.8公文发行
5.8.1行政管理部属唯一代表公司公共事务类公文发布部门，凡属休假、授权、停电、网络故障、公告等范畴的通知/通告类公文均由行政管理部负责发布。
5.8.2各中心、部门凡属上述范畴的公文均应初步拟文并发送或知会到总部前台（含涉及上述相关公文的批复件），由前台文员编辑文档格式后统一发布。
5.8.3企业管理部属唯一代表公司“制度、流程”的公文发布部门，相关中心、部门拟制的制度、流程审批完毕后均须统一交由企业管理部编号发文。
5.8.4公司级重要文件、通知由总裁办公室统一发布。
5.8.5除上述指定部门外，其它通知公告、政策资源、业务信息等各类发文均以所属中心、部门名义发布，科室无任何发文权限。
5.9公文管理
5.9.1为便于公司文件的管理与查阅，各中心、部门应设定专门的文件收发人，文件收发人将按程序批准后的各类公文发布给特定的收文对象并存档，以月为单位交至行政管理部。
5.9.2 各中心、部门文件收发员每月5号前（遇周末则顺延一天）应将所有公文原稿及电子版本归类整理送至行政管理部存档（按时间顺序依次整理成目录），有领导批示的，应附批复件。
5.9.3属于密级文件，各管理人员须用独立的文件夹书面装订，并妥善保管，确保其相关规定的保密性。
5.9.4公文日常浏览：公共事务类、制度流程类公文属必读文件；其它类公文原则上属选择性浏览范畴。
5.9.5为提高工作效率，在公司“OA办公系统”进行公文流转时，文件发起人必须将会签流程标注在备注栏中，让所有会签人清晰明白会签后下一步直接流转至哪位会签者，以避免每次文件流回到发起人，浪费时间和资源。
5.10公文检查
行政管理部将不定期对有关部门的文件（含邮件发文）进行检查，如发现下列情况的将予以处理或处罚。
5.10.1公司下发的文件、通知如在保存期内发现遗失现象，每缺少一份文件将处以文件收发员50元之罚款。
5.10.2随意摆放保密文件或将保密邮件公开，经查实后将予以责任人每次
100元的处罚，连续两次违反者给予降职或开除处理。
5.10.3保密文件如经检查发现缺少页数的现象，每缺少1页对责任人罚款100元。
5.10.4岗位异动人员须将其责任保管的文件及部门、中心邮箱有关资料与交接责任人完全移交后，经双方签字认可,否则，交接责任人将承担因此引致的全部责任。
5.10.5发布类公文如出现格式不符、错字、别字、标点符号使用明显不正确或字句表述严重不清晰者，对部门或中心负责人给予50元/次处罚。
5.10.6拟文部门未经部门或中心签字批准自行发文的，对发文人罚款100元/次。
5.10.7凡违反5.8中5.8.1、5.8.
2、5.8.3、5.8.
4、5.8.5之规定情形的，对发文人罚款50元/次。
5.10.8为提高公司“OA办公系统”速度，公文发起人要及时“结束”自己公文流转中已批复返回的文件，如在检查中发现已批复文件滞留一周以上的，给予文件发起者50元/次处罚。
5.0 附件举例
附件一：【通知类标准格式】
附件二：【请示类标准格式】
附件三：【会议纪要标准格式】
附件四：【规章制度标准格式】
附件五：【外部信函/传真标准格式】
附件六：【红头文件标准格式】
附件七：【PPT文件标准格式】
附件八：【各中心、部门文件编号一览表】
第17篇：答案管理公文专题
公共行政管理
答案
第一章公共行政概述
第一节公共行政内涵
【真题精选】A
第二节行政组织
【真题】BACD
第三节行政职能
【真题精选】1－6 CDCDAD
第二章 公共行政的运行机制
第一节 行政领导
例：下列关于行政领导者的职务权力与个人权力的说法中，正确的有__ACD______。
第二节 行政沟通
第四节行政监督
【真题精选】ACC
【练习】CAC
第三章公共行政的过程
【真题精选】AACD
【练习】D
第四章行政机构改革
【真题精选】C
【练习】C
公文写作常识
答案
【真题精选】1-8 DCCCABBA
【练习】
一、选择题 1-5BCABA6-10CAADA
11-15DCDCC16-22CDDCB
二、多选1－4 BCACDBDACD
三、公文改错题
【答案要点】一是违反一文一批的原则。市政府在积存了某乡四件请示之后，才合在一起给了这样一个批复，这样做有多种弊端：（1）延误时间，耽误下级工作；（2）多种事项集于一篇公文之中，内容杂乱；（3）一份公文涉及多方面工作，给下级落实带来困难。因为这些工作在下级机关是由不同单位和不同负责人分管的，由哪个负责人承担批复的落实工作，不好确定。正确的做法是，下级报来一份请示，就及时回复一份批复。对方的四份请求，应有四份相应的批复。二是用语含糊不清，观点不明确。如“原则同意”、“最好不执行”、“违反上级有关文件精神”，都没有明确指出自己的观点，使下级无法执行。四是时间要用汉字，不能用阿拉伯数字。
第18篇：行政公文管理规定
天冠集团新乡乙醇有限公司
行政公文管理规定
为了适应现代企业制度的要求，规范公司内部公文的行文格式，提高发文质量，明确文件的签发程序和制度，特制订本规定。
一、行文要求
公司内部的公文（通知、请示、报告、公函等），撰写要规范，符合各文种的要求，语言要简洁顺畅，言简意赅，标题要明确，受文单位要全面，内容要真实，主题词要准确，主送、抄送机关要具体，制文单位要明显，附件要完整。
公司的上行文、平行文、下行文统一由公司办公室审核整理、编号打印。
二、发文程序
1、拟稿单位拟稿人要依据公文文种的要求和规范，认真撰写发文底稿，报本单位领导审阅。
2、拟稿单位经过认真审阅，并提出修改意见后，报主管领导审核。
3、主管领导审核后，报主管副总经理审定签发。
4、公司综合部根据副总经理的签批意见，整理、编号，拟稿单位认真校对后交文印室打印，综合部统一上报或下发。
第19篇：公文管理不规范
4.公文管理不规范。公司发文只有一个文号，未区分上行文和下行文。
一、文号
根据整改意见，同时为了提高公司文件和资料的规范性，我公司在日后发展中会按文件类别发不同文号并通知个部门在行文时采用。具体格式如下：
（1）公司文件，如：皖信技发[201X]X号，用于公司对外行文，对内下发公司的通知，决定等，办公室拟稿，相关部门或领导审签，总经理签发； （2）任命文件，如：皖信技人发[201X]X号，用于公司的人事任免、员工转正、员工晋升等，人事部拟稿，相关部门或领导审签，总经理签发； （3）公司计划，如：皖信技计发[201X]X号，用于公司下发月度，年度计划等，办公室拟稿，业务部主任，副主任审签，总经理签发。
二、上行文和下行文
1、上行文：指下级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务主管部门的一种行文。如请示、报告。其行文方式有逐级行文、多级行文、越级行文三种。 （1）逐级行文
即下级机关仅向具有隶属关系的上一级机关行文，是上行文最常用的方式。除特殊情况外，下级机关一般仅向其直接上级机关行文，以保持正常的领导与被领导关系。 （2）多级行文
即下级机关在必要时，向具有隶属关系的上一级机关和更高一级的上级机关行文。这种行文方式只在个别特殊情况下，如遇有重大问题时才可使用。
（3）越级行文
即下级机关在非常必要时，越过有隶属关系的上一级机关，仅向更高级的上级机关行文，越级行文的同时，应将公文同时报给被越过的上级机关。这种方式只能在下列特殊情况下采用： ①由于发生特殊紧急情况，如严重自然灾害等，逐级上报会延误时机，造成更大损失的问题；
②向具有隶属关系的上一级机关请示多次，长期未能得到解决的问题；
③隶属下级机关与上级机关之间有争议而无法解决的问题；
④上级机关交办的，并指定越级上报的事项； 对上一级机关进行检举、揭发的问题； (6)询问与请示极个别的、必要的具体问题等。 行文标准： 我公司上行文流程：
由需行文的部门拟稿→填写发文纸→办公室主任初审后→再由办公室交相关领导审阅→最后由总经理签发→办公室编写文号→发文登记本上登记→打印发文→归档保存
2、下行文：下行文就是指上级领导机关或业务主管部门对所属的下级机关的一种行文，下行文一般常用指示、决定、通知、批复等。（1）行文标准： （2）我公司下行文流程：
主办部门拟稿→填写发文纸→办公室核稿→分管领导初审，主要领导签发→办公室印刷，按要求分发→归档保存
第20篇：企业公文管理规定
第一条 本公司公文，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。
第二条 本公司公文，实行统一管理。公文的管理，要做到规范、准确、及时、安全。行文单位，要克服官僚主义和文牍主义。
第三条 各部室、各单位及各有关人员，对公文中涉及国家、政府或本公司应保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。
第四条 公文保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。
文件机密级数，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。
第五条 公司发文的程序为：拟搞、审核(部门领导)、签发(公司领导)打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。
第六条 公司收文的处理程序为：收文、分文、传送、催办、立卷、归档。
草拟公文应注意以下事项：
(一)内容要符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法令及地方性行政规章。
(二)反映情况要客观，实事求是。
(三)文字要准确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范。
(四)人、地、物名、引文及时间要具体、准确。
第七条 各级领导对送来的公文要及时阅批，急件的，当天批复；一般文件的，三天内批复。
第八条 各级领导阅、批公文应仔细认真，阅完后要签名并注明日期，不得圈阅。需要签署具体意见的，要明确、具体。
第九条 公司所有发文，发文单位应有存档，并将文件原稿(经领导签字)审核稿件连同正本二份送总裁办档案室存档。有领导指示的，还应附批复件。
第十条 收文由总裁办公室统一负责。总裁办收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。阅示完毕后，由总裁办收回归档。
第十一条 所有文件发放，一定要有登记、签收手续。
第十二条 公司发文，一定要由总裁办统一编号：
(一)以公司名义对外发文，一律×××字(××年)××号；
(二)公司党总支发文，用××党字(××年)××号；
(三)以工会、共青团、妇联名义发文，用××政字(××年)××号；
(四)公司监事会发文，用××监字(××年)××号；
(五)董事局发文，用××董字(××年)××号；
(六)董事局委员会发文，用××董×字(××年××号；
(七)董事局委员会所属机构发文，用××董××字(××年)××号；
(八)其他管理部门的发文，用×××字(××年)××号。
第十三条 董事会机构及经营管理部门除经对方同意，一般不对外发文。
第十四条 红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等，其他文件一般用公司信笺印发。
