会议室使用报备范文
推荐第1篇：会议室使用管理制度
会议室使用管理制度
一、目的
为加强对公司会议室的规范化管理，充分发挥作用，提高利用率，增强公司各部门工作的计划性和协调性，进一步节约公司资源，确保会议室的文明、有效使用。 特制定本制度：
(一) 公司会议室是公司专门用于召开会议和接待客人的场所，未经允许，不得挪作他用。会议室由人事行政部统一管理，负责使用登记与调度、设备维护等相关内容。
(二) 为了避免会议时间发生冲突，各部门使用会议室提前一个月申请，特殊情况至少提前一天通知人事行政部，并填写《会议室使用申请表》，以便统一安排。(三) 填写《会议室使用申请表》时，需说明会议相关情况。比如明确使用时间、参会人员等，如有需要人事行政部协办的事项需提前注明，以便根据情况做好相关协调安排。
(四) 正常工作日，各部门提前到人事行政部填写申请单，并到前台进行登记备案，即可使用会议室。没有办理报批手续的，一律不得使用会议室。经过批准后，人事行政部将派工作人员于会议召开前十分钟开门，会议所需用水、手提电脑请各部门自行准备（总经办接待贵宾除外）。若周六日使用，需提前1天到人事行政部填《会议室使用申请表》，领用会议室钥匙备用，并于会议结束后及时归还。
(五) 会议室使用需遵循领导、使用视频部门优先，先登记先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则；各部门之间可本着重要、紧急优先的原则自行协商解决。如遇特殊情况、紧急会议可先通知人事行政部负责人，立即开启会议室先行使用，事后补办有关登记。
(六) 部门会议及接待如与高管会议及接待发生使用冲突时，必须保证高管优先使用。各部门使用会议室按登记时间先后依次使用，如发生冲突，则由人事行政部安排协调使用其他会议室或调整使用时间。
(七) 调音台、投影仪等设备由专人调试，未经允许不得随意变动。如出现故障，影响会议进行，可通知人事行政部工作人员进行处理。
(八) 各部门须在所预约的时间到达会议室，并开始使用。超过20分钟未到达会议室的，人事行政部有权对会议室的使用权另作安排。 (九) 如部门或个人临时取消申请，再需使用时需重新申请。
(十) 为了不影响下一个会议室的使用，各部门须按预约的时间内使用完毕若超时使用，会议预约负责任人处以每10分钟20元罚款。
二、适用范围：
本制度适用于公司会议室的管理与使用。
三、适用对象：
本制度适用于本公司各部门。
四、注意事项：
(一) 使用会议室等各类场所时，爱护会议室的设备设施，安全使用，严禁私自接拉电源，不得改变设备、家具的位置，不得将场所内的物品携出室外。音响、话筒等设备不得擅自动用，如需调整使用应事先征求人事行政部工作人员的同意，派专人进行调试；
（二）爱护会议室的设施，保持会议室清洁。开会期间，要爱惜会议室的设备及物品，特别是电脑、投影仪等贵重物品。开会人员要自觉维护环境卫生，做到不在会议室抽烟，更不能乱扔烟头、纸屑和杂物，不随地吐痰，违反者处以20元罚款。
(三) 会议结束后，将《会议记录登记表》交人事行政部前台。将会议室的使用部门应切断会议室电灯、空调等电器设备的电源，并配合工作人员检查设施是否完好，如有损坏，照价赔偿；卫生不合格的，使用部门要对会议室进行清扫和整理，并处以50元罚款。使用部门工作人员离开时，应确认会议室门窗是否锁好。否则若造成设备和物品损坏或丢失的，则由使用部门承担相应责任。 (四) 未经人事行政部允许，任何部门和个人不得将会议室内的所有设施设备，未经允许不能带出会议室，一经发现，必须立即将所带出物品归还，并将其处以100元罚款。
上述要求，请自觉遵守，人事行政部将作为是否继续借用会议室的必要条件。
五、附 则
（一）本制度的修订、解释权由公司公司人事行政部所有。
（二）此制度自发布之日起实行。
公司人事行政部 2016年1月6日
推荐第2篇：会议室使用须知
会议室使用须知
Notice of Conference Room Utilization
为了更有效的使用公司的会议室，请遵守以下规定：
In order to make efficient utilization on the conference rooms, please know below guidelines:
1、所有会议室（除培训室外）由前台文员统一安排，包括预订、钥匙领取登记等。
Conference rooms are arranged by the receptionist including reservation, key register and etc.
2、在使用会议室期间，借用人或使用人应保管好钥匙，离开或外出时请将会议室的门锁好、熄灯关空调。
The user should keep the key well during the period of using meeting room, and turn off the lights and the air condition when going out.
3、为防止公司的资料外泄，使用人在用完会议室后，应及时清理里面的样板、资料、白板上的字迹等，否则清洁工在早上打扫会议室时将其清走。
The user should collect and clear the samples, data and the handwriting on the white-board in the conference room after use in order to prevent the exposure of our company’s information.
4、不得随意使用未经预订的会议室。
Do not occupy any conference room without reservation.
5、每次使用会议室的时间最长不得超过1周；如需续用需提前通知前台文员；不得私自转让钥匙给其他同事。
The maximum utilization period of each conference room does not exceed one week; the user needs to make renewal from the receptionist if he wants to use again.Do not transfer the conference room key to others without register.
6、有些会议室里配备有移动白板、投影仪等，如需借用请务必通知前台文员，请勿擅自取用。
It’s not allowed to move the equipments (white-boards, projectors, etc) out of the conference rooms, and the user need to inform the receptionist if he wants to borrow these equipments.
7、凡遗失钥匙、或损坏会议室门锁的，请告知前台文员，并自行赔偿10元/钥匙或100元/锁；不得私藏或私自配会议室的钥匙，否则按员工违纪处理。
Any lost of key or damage of lock in the conference room, the penalty of RMB10 per key and RMB 100 per lock are bear by the staff.It’s not allowed to keep any conference room key without authority, otherwise the staff will face the punishment of regulation violation.
8、培训室和东莞会议室由HR负责，长青和上海会议室由总经理秘书负责管理。The training room & DongGuan Conference Room are in charge by HR, and ChangQing & ShangHai meeting rooms by the GM’s secretary. 感谢各位的配合！
Thank you for your kind cooperation!
行政部
Administration Dept
推荐第3篇：会议室使用管理办法
会议室使用管理规定
根据目前会议室的使用情况，为进一步规范会议室的使用秩序，为各部门同事的工作提供方便，行政部现将会议室使用的相关规定明确如下：
一、会议室的使用范围：
会议：集团、股份公司视频会议、各部门组织的会议；
培训：集团、公司、各部门组织的培训、外部培训；
接待：公司客户的接待、政府部门的接待等；
活动：各种适合在会议室举办小型活动、庆典、竞赛活动等。
二、会议室的借用
1、借用申请：
公司会议室由行政部统一安排，各部门有需求时，至少提前一天向行政部提出申请，并填写《会议室使用登记表》，注明申请日期、会议主题、会议类型及时间，经部门经理批准同时报行政部经理同意后开始借用。需要使用视频设备或音响、投影设备等的会议必须在会议类型中注明，以便行政部能提前准备。
行政部会将会议室的申请张贴于会议室的门上公示，请各位同事注意查看，任何人不得在未提前申请的情况下私自将会议安排议填入《会议室排期表》中。
2、借用原则：
会议室借用遵循“先全局性会议后部门性会议、先紧急性会议后一般性会议”的基本原则，临时召开的紧急会议要及时向行政部提出
1 /
3申请，由行政部根据实际情况协调安排，如遇需求冲突时由行政部进行统一协调安排；
会议室借用部门要严格按登记表上填写的时间组织会议，合理控制会议时间，以利于其他场次会议的安排。
三、会议室的使用规范：
（1）对于集团级视屏会议、公司级会议、接待活动，由行政部全权负责会场的布置及现场的服务、信息部负责设备的调试；公司各类培训、业务会及部门级会议的现场服务由各部门自行安排，行政部根据各部门的申请提供必要的支持；
（2）对于部门级会议，会议使用部门提前半小时提醒行政部，需要使用会议设备的要与信息人员进行沟通，提前将设备调试完好；
（3）会议期间，会议组织部门要监督与会人员维护室内卫生，并爱护会议室公物和设备设施；
（4）未经行政部同意，会议组织部门不得私自将会议室物品及设施带出，不得随意破坏各类设施，如有违者，均照价赔偿；
（5）会议期间，遇设备故障问题，会议组织部门不得私自操作，必须报告行政部进行处理；
（6）会议结束，会议组织部门要对会议室进行及时清理，将桌椅还原，关闭电器；
（7）每次会议结束，行政部对会议室进行检查，具体检查项目包括电器设备是否关闭、桌椅是否还原、设备设施是否完好、卫生是否整洁等；
（8）对于设备设施的损坏，行政部将查找原因，确定责任部门与责任人员。
推荐第4篇：使用会议室注意事项
武汉光电国家实验室（筹）会议室使用规定
作者：bobosir 日期：01月09日 浏览次数：700
为加强对会议室的管理，充分发挥其使用效能，更好地为实验室工作服务，特制定本规定：
一、实验室大、中、小会议室分别可容纳
216、120、25人，其中大、中会议室有投影仪、音响等设备。
二、会议室的仪器、设备由专人负责，按时对设施、设备进行维修，保证会议室各种设施、设备的正常使用。
三、会议室的使用管理由实验室行政办公室专人负责。未经办公室允许，不准擅自使用会议室内的一切物品。
四、各研究部因工作需要使用会议室，应提前一天到行政办公室办理登记手续，由办公室统一安排。
五、各会议室、接待室只供实验室内部举行各种会议、举办各种活动和对外接待使用，原则上不向外单位开放。
六、自觉维护会议室的环境卫生，会议室内禁止进餐、吸烟、随地吐痰、乱丢杂物、随处粘贴、乱涂乱画、大声喧哗等。
七、使用会议室期间，自备纸杯、茶叶等，不得损坏会议室设备、仪器、桌椅等。使用单位用完后必须负责打扫会议室卫生、还原所用设施、关闭电源门窗并及时通知行政办公室。
八、对于未按规定要求使用会议室的单位，下次不得借用。
九、本规定由实验室行政办公室负责解释，自公布之日起执行。
行政办公室
二○○五年十一日十四日
推荐第5篇：会议室使用管理制度
会议室使用管理制度
一、百里中学学校会议室的组成：大会议室、小会议室。
二、各会议室的主要用途
1、大会议室：各处室召开的相关教职工会议，支部党员大会，年段教师会议，教研组教师会议，中型专题会议等。
2、小会议室：学校行政会议，党政工联席会议，支部委员会议，外事接待会议，小型专题会议等。
三、会议室的管理。
1、大、小会议室由办公室管理。
2、平时卫生由学校卫生员每天早晨负责打扫。
3、部门或个人需使用会议室，请提前半天向办公室提出申请，由办公室统一安排。
4、教师要自觉保持卫生，禁止吸烟，禁止乱扔纸屑。
5、当组织活动时，由活动的组织者临时负责会议室卫生及设备安全。任课教师使用会议室，要安排学生课后做卫生。年段、教研组组织活动时，由年段长、教研组长负责。
6、填写好“会议室使用登记表”。
四、本规定自公布之日起执行。
百里中学学校
推荐第6篇：会议室使用管理办法
会议室使用管理办法
一、会议室由党政部统一安排、管理。凡需使用会议室的，须事先与党政部联系登记，不得直接通知服务工作人员。
二﹑参加活动或会议人员进入会议室，要遵守会场秩序，不得大声喧哗；保护会场内外环境卫生，不得随地吐痰、吐口香糖或乱扔杂物，避免将茶水或饮料溅入地板、地毯，不得随意搬动固定设施。
三、要爱护公物，不得在桌椅桌面刻划或涂写，一旦发现有人为损坏行为，除严肃批评外，要照价赔偿。
四、注意安全防火，会议室禁止乱扔烟头。
五、服务人员应热情周到，规范服务，接到会议通知后，须做好以下几项工作：
1、认真布置好会场，做到整齐、清洁、规范，并提前半小时开门；重要会议要摆放花草，安排服务员斟茶，始终保持设备设施完好；
2、根据气温的变化，提前打开空调，提前调试好音响设备；
3、会议结束后，及时清理会议室，关好电器、门窗；客人遗忘的物品要及时送交党政部。
推荐第7篇：会议室使用注意事项
会议室使用注意事项：
1、本会议室由设备部档案员负责管理;
2、如需使用会议室请预约，并填写《会议室使用登记表》;
3、本着先申请，后使用的原则。如未预约而临时使用，在没有冲突的情况下，可以使用，如有冲突，必需礼让已申请使用会议室的部门或个人；
4、会议期间使用的物品请使用部门自行准备（比如白板笔、插排、投影仪、电脑等）;
5、使用完毕请自觉将白板清理干净；所有移动过的桌子，椅子等，恢复原状、摆放整齐；保证会议室桌面、地面干净整洁，不留任何纸张文件或其他物品；请自觉关闭照明，空调等用电设备，并随手关门；
6、会议室内的所有设施、设备，未经允许，不可随意带出会议室;有何问题请及时反应给设备部档案员；
谢谢合作！
企 管 部2011年7月
推荐第8篇：会议室使用规则
会议室使用规则
1、使用人须提前一天与办公室联系、登记，以便安排使用。
2、要自觉爱护会议室的设施，不得随意搬动、拿走或损坏室内桌、椅、饮水机、茶具等物品、设施，特殊情况需要搬动的，须经会议室负责人同意，使用后归放原处。
3、要爱护会议室的卫生，严禁在地面和桌面上丢弃垃圾和污物。
4、室内禁止吸烟，禁止将零食带入会议室。
5、会议完毕，请自觉将桌椅上物品带走，地面不要留任何杂物。
6、使用后，使用人要整理会议室，关闭所有电器开关，关好门窗，并通知会议室负责人。
7、会议室如出现下列情况：如桌椅和地板损坏、划伤、磕碰；饮水机、空调、茶具等物品、设施发生损坏；桌椅未归放原处；电器开关未关闭；门窗敞开；物品发生丢失等，将追究责任人的责任，按情况赔偿。
推荐第9篇：会议室使用制度
会议室管理制度
会议室是公司举行会议，接待来宾的场所，为加强公司的规范化管理，特制定本规定。
一、会议室使用细则
1、会议室由人事行政部负责管理。
3、公司各部门使用会议室须提前1天告知人事行政部，办理相关手续，使用时领取会议室钥匙。
4、使用会议室的部门，必须爱护会议室的设施，保持会议室清洁。用后应及时整理：打扫卫生（包括黑板檫干净，水性笔盖好，桌椅，地面），检查安全（电源），关好窗、空调，锁好门，将钥匙交还人事行政部。
4、会议室配置一固定使用插线板，用后不能带走。
4、会议室内本公司员工不允许抽烟、嚼槟榔。不能往会议室窗台及窗外丢东西。以免造成危险，违者发现一次罚款现金50元。
5、任何部门和个人未经人事行政部同意不得将会议室的各种设施拿出会议室或转做他用。
6、会议室内的卫生每周至少要清洁一次，遇有会议时，使用部门用后应即刻清理，否则取消该部门的使用权。
8、会议室管理人员要严格室内物品的管理和维护，做到会散、人走、电源关、门上锁。
9、与会人员要爱护会议室内的公共设施，损坏赔偿，不许将室内物品移做他用。
二、本规定由人事行政部制定，经审批后自颁布之日起执行。
XXXX有限公司
2010年6月10日
推荐第10篇：会议室使用管理办法
会议室使用管理办法
一、目的
为进一步加强公司会议室管理，充分发挥会议室作用，提高使用率，特制订会议室使用管理办法。
二、适用范围
一楼接待室、三楼会议室、四楼多功能厅。
各会议室用于公司会议、部门会议、员工培训、大型招聘面试、客户接待以及适合在会议室举办的小型活动等，不做其它用途。
三、会议室使用规定
1、公司会议室由总经办统一管理，统筹协调安排各部门使用，并负责室内设备物品的管理；
2、部门或个人需要使用会议室时，需提前一天向总经办提出申请并填写《会议室使用登记表》，经总经办准许后方可使用。临时性使用会议室，必须经总经办负责人同意;召开会议时如有使用投影仪等其他物品的应提前通知管理人员，幻灯片由会议主持部门自行准备。
3、参会各部门及人员应按通知时间提前进入会场手机及通讯设备应调至静音或关机状态；参会人员要爱惜会议室投影仪、音箱设备等办公设施，非专业人员禁止对设备进行调试，发现问题及时通知管理人员。
4、会议室使用期间，需保持会议室的整洁，不允许有乱扔垃圾等不讲卫生的行为；会议结束后将所有的桌子、椅子等设施归回原位，离开时关闭电源、空调、门窗；散会后由卫生保洁人员及时打扫以便下次使用。
二〇一一年十月二十七日
第11篇：会议室使用标准
会议室使用标准
一、会议室是机关举行会议、接待客户的场所，为加强管理，规范会议室的使用，给员工营造一个良好的工作环境，特制定本制度。
二、机关所有工作人员非接待客人和参加会议，不得随意进入会议室。
三、机关各部门如需使用会议室，要提前到机关主管办公室申请，在会议室使用登记簿上签字，由办公室统一安排。
四、任何工作人员不得随便移动会议室的家具及物品。
五、任何工作人员不得随意使用会议室的茶叶、咖啡、饮料等。
六、任何工作人员不能随意拿走会议室的报纸、杂志等资料。
七、爱护会议室的设施。
八、会议结束，要整理会场，保持清洁，并去办公室办理交接手续。
第12篇：会议室使用管理制度
会议室使用管理制度
1.全校性集会事先要按照《大型活动报批制度》向校长请示，经签字同意后方可召开。
2.在学校会议室召开的会议，会前要做好《疏散预案》。集会正式开始前要向与会人员提示疏散通道位置。
3.会议室财产期初由学校总务处统一配备清点，制定财产统计表统计后由会议室负责人核实签字认可，并在期末复查盘点，列入工作考评。
4.会议室财产由负责人统一负责保管，使用老师应协助负责人做好使用保管工作。
5.负责人平时应做好会议室内各类物品、设施的规范摆放、卫生管理、电器和用电线路管理及安全管理等。疏散通道标志完整。
6.负责人必须清楚和定期清点会议室内的物资种类、数量，了解损伤情况，情况严重的则立即报损，人为造成损坏的则上报总务处及按价赔偿。
7.会议室内各类物品均为教学服务，不得擅自外借，经领导同意后的外借物，要办理外借登记手续并及时归还原室。
8.切实加强安全工作，定期进行安全检查，杜绝安全隐患，尽力减少会议室财产损坏。
9.会议室内不准吸烟，要办成无烟会议室。
10.每次会议前后，负责人要及时清理、打扫会议室，并及时关灯、关好门窗，确保会议室安全。会议室的钥匙专人负责，不准借与任何人。
三涧小学
第13篇：会议室使用制度
会议室使用制度
第一条 目的
为加强对会议室的管理，规范大家对会议室的使用，特制定本制度。 第二条 适用范围
本制度使用于公司全体员工 第三条
会议室的管理与维护
公司会议室的管理与维护由行政人资部统一负责。各类设备、设施由专人管理、调试。
第四条 会议室的用途
1、会议室可用于公司各部门召开会议、研讨工作。
2、会议室可用于公司开展各种培训。
3、会议室可用于公司对应聘人员进行面试。
4、会议室是专门用于召开会议、研讨工作、开展培训的地方，任何人未经允许，不得挪作他用。如有特殊需求需要借用会议室，需向行政人资部进行申请。
第五条 会议室的使用
1、非参加会议及培训的人员，未经允许不得随意进入会议室。
2、会议召开时，如有需要行政人资部协办的事项请提前告知，行政人资部可根据实际情况做好相关服务工作。
3、各部门出现会议室使用冲突时，部门间应本着重要、紧急优先的原则进 行协调使用。
4、与会人员进入会议室后，应自觉维护会议室的环境卫生，严禁将任何食 品饮料等带进会议室，禁止随意丢弃纸屑、垃圾。
5、与会人员会后不得将会议室内的设备及物品拿走，如特殊原因需要借用， 请提前到行政人资部进行登记，并确认归还时间。
6、会议结束后，使用部门应及时整理会议场地，带走会议材料，把桌椅归 位放好。
7、会议结束后，使用部门必须负责清理白板，把白板放回原位；关好门窗， 关闭空调、照明等设备。
8、离开会议室时，使用部门必须负责关闭开启的投影仪和电脑设备。
9、使用会议室后，如发现设备故障和公物损坏应及时报行政人资部，以 便及时修理，保证其他会议的顺利进行。
第六条
本制度由公司行政人力资源部负责解释。 第七条
本制度自颁布之日起开始执行。
第14篇：会议室使用管理制度
XXX公司
会议室使用管理规定
一、目的：
为规范会议室的使用及管理，为各种会议提供充分的后勤保障和接待服务，特制定本制度。
二、管理办法：
1、会议室是专门用于召开会议，研讨工作、接待客户的地方.会议室的设备、设施由公司IT专人负责，每星期定期对会议室电脑系统进行清理\\维护一次.
2、使用会议室的部门或与会人员，必须爱护会议室内的公共设施，损坏照价赔偿。任何部门和个人未经人事部同意不得将会议室的各种设施拿出会议室或转做他用。
3、开会期间，自觉保持卫生，禁止吸烟，禁止乱扔纸屑，尽量保持室内清洁。
4、会议结束后，使用人应进行必要的检查，关闭电脑、投影仪、空调、门窗等。白板使用完毕，及时擦试干净，确保下场会议的使用效率。白板使用完后未擦试者罚款现金20元/次。
5、与会人员带来的样品、资料离开时请随手带走，移动后的桌椅及时放回原位，以方便其他部门使用。
6、会议室日常管理由人事部统一负责，如平时卫生安排专人打扫，设备出现故障或公物损坏时及时联系专业人员维修等，确保其他会议能准时进行。
7、会议室使用安排原则为：先提前申请后使用，小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：公司例会、公司临时行政会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。
人事部
XX年XX月XX日
第15篇：会议室使用管理制度
会议室使用管理制度
1、目的：
为加强公司会议室的规范化管理，确保会议室合理有效使用，现结合公司实际情况，特制定本制度。
2、范围：
公司所有大、小会议室。
3、管理制度：
3.1会议室是专门用于召开会议、研讨工作的地方。会议室由资源管理中心行政部（以下简称行政部）统一管理，负责会议卫生、使用调度、设备维护等相关内容。会议涉及使用的设备设施由专人负责保管、管理与调试。
3.2为了避免会议时间发生冲突，各部门使用会议室需提前一天通知行政部后勤主管，如有需要行政处协办的事项需提前注明，以便行政处根据情况做好相关协调安排。
3.3会议室使用需遵循领导优先，先报备先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则；各部门之间可本着重要、紧急优先的原则自行协商解决。
3.4如需使用会议室设备（电话会议、音响、投影仪等），应提前一天通知到后勤主管提前调试准备，确保会议顺利进行。
3.5各部门在会议期间爱护会议室设施、设备，保持以议室整洁卫生，用完的展示产品或电源线等及时归位。严禁未经同意擅自拆卸会议室设施、设备，如有发生对责任人考核50元，并立即归还或恢复原状。
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3.6 会后使用部门负责关闭投影仪、空调、照明等电源，将椅子及时归位，关闭门窗，垃圾自行带走。未关闭电源造成浪费的按运行时间发生的费用计算责任者应承担的损失并加罚20元。
3.7如发现设备故障和公物损坏应通知后勤主管，以便及时修理。
3.8未经允许，任何部门与个人不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。若要借用会议室内物品，需得到后勤主管许可。借用完毕后，需及时归还，丢失的照价赔偿。
编制： 审核： 审批：
办公室 2016年12月
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第16篇：会议室使用管理制度
会议室使用管理制度
第一章 总 则
为了规范公司的会议管理，加强会议室的合理利用并对其进行有效管理、保证会议室的整洁及各类设施的完好，提高会议管理工作效率、会议质量，确保公司各项目会议的顺利召开，特制定本管理办法。
第二章 适用范围
第一条 会议室仅限于本公司用于举行各类会议、开展各部门培训及重要来宾接待等工作使用。
第二条 本管理办法适用于公司各级、各类会议的组织和管理。
第三章 会议的类型及使用原则
第三条
公司会议类型有公司办公例会、日常工作会议、重要来宾接待会议、专题会议、培训会议和临时会议等。
第四条 会议室使用原则：
一、会议室使用需遵循先登记先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则；临时情况使用各部门之间可本着重要、紧急优先的原则自行协商调整使用，但不可影响后续其他预约情况；
二、会议组织部门根据会议类型、参会人员级别和参会人数提前到前台填写《会议室预约登记表》预约会议室；涉及接待重要来宾或专题会议等重大会议时，应填写《会议接待需求表》；
三、如遇特殊情况、紧急会议可先通知行政部负责人，根据实际情况协调会议室使用，事后补办有关登记；
四、部门应在所预约时间到达会议室，并开始使用。若长时间未到，则会议室使用权由行政部另作安排；
五、如部门临时取消申请，再需使用时，需重新申请。部门及个人应按预约时间内使用完毕，若后续时间无其他安排，可超时使用。但若紧接的时间段内已安排了其他部门使用，超时部门必须离开会议室，终止使用该会议室。
第四章 会议准备
第五条 会议组织部门应根据会议类型、与会人员级别等内容，提前到行政部指定人员进行登记预约，涉及重大会议时，应填写《会议接待需求表》，经行政部审批。
第六条 所有会议的主持人、召集部门、与会人员及与会领导都应该做好充分准备工作，以便会议高效、有序进行。
第七条
会议组织方或人员的会议前需要准备以下内容：
一、明确会议主题、会议主持人、会议时间、明确参会人员，准备会议议程表、会议资料及签到表，并且指定人员进行会议纪要；
二、涉及接待重要领导或贵宾的会议，需要提前与行政部确认该贵宾或领导的住宿、行程、用餐等安排及相关费用等事项；
三、会议通知由会议组织方或人员发布。
第八条 行政部会议前必须根据会议类型及会议组织方需求，需要准备以下内容：
一、应于会议前10分钟，准备好茶水、茶歇（水果、点心）、会场布置（包括会议电脑、视频会议链接、音响、投影、条幅标语、座位及名牌、照明、笔、信纸、鲜花等）工作；
二、涉及接待重要来宾的行政工作，包括酒店住宿、来宾用车、用餐预定等。
第五章 会中服务和会议要求
第九条 会场服务
会场服务主要由行政部负责。
一、引导座位：会议组织方或人力行政人员应于会前准备好座位名牌，可引导与会人员 尽快就座，特别要注意主要领导人员和重要贵宾人员的座次位置；
二、茶水服务：会议开始后，人力行政人员应指定前台工作人员，每隔15-20分钟添加茶水，根据与会人员饮水情况，自行调整添加茶水间隔时间；
三、维护会场秩序：保证会场内外安静，注意会场周围无关人员大声喧哗或闯入会场内，影响会议正常进行；
四、内外联系、传递信息：做好内外联系及信息传递工作，包括会议进行中领导对外要办的事项、外来人员电话接听、重要日程安排及接待等事项。
第十条 会议要求
一、请与会人员严格遵守会议时间，切勿迟到或无故早退；
二、会议主持人应把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会人员；
三、会中，与会人员应及时关闭手机铃声，打开震动；请勿随意打断他人发言；急需接听电话，须到场外接听。
第六章 会后工作
第十一条 会议结束后，各部门应做好收尾工作。
一、会场清理：各部门使用后要及时关闭投影仪，视频等设备，椅子及时归位。行政部会后检查并整理会场，保持会场清洁。清点会场设备，保证会场内设备完好。会议室使用完毕后，随时关闭门、窗和全部设施、设备、电源，其实做好防火、防盗及其他安全工作；
二、会议纪要：由会议组织部门指定人员做好会议纪要，并成文由与会人员签字确认；
三、贵宾接待工作：涉及会后接待用餐或接待用车，由责任部门陪同，行政部协助安排用餐及行程用车，直至接待工作结束。
第七章 会议室的管理
第十二条 会议室由行政部指定专人管理，各部门在使用会议室过程中，要保持卫生，禁止吸烟，爱护室内设备。会议室内的设备、工具、办公用品未征得公司同意，任何人不得随意拿出会议室或挪作他用。
第十三条
会议室的环境卫生由行政部安排专人打扫，要做好日常清洁工作。为保持公司形象，公司员工切勿将私人物品摆放于会议室。
第十四条 如遇下班或节假日，会议室管理人员应做到门窗关闭、电源关闭，遥控器等小件物品应及时收纳，做好防火、防盗安全工作。
第八章 附 则
第十五条 本制度由行政部指定，经区域总经理审批，报批集团通过后生效。
第十六条 本办法的解释权和修改权归行政部所有。 第十七条 其他内容
附件一：《会议室预约使用登记表》 附件二：《会议接待需求表》
第17篇：会议室使用注意事项
会议室使用注意事项
1、本会议室由人事行政部负责管理;
2、如需使用会议室请提前与人事行政部预约（可邮件申请或电话预约）;
3、本着先申请，后使用的原则。如未预约而临时使用，在没有冲突的情况下，可以使用，如有冲突，必需礼让已申请使用会议室的部门或个人；
4、会议期间使用的（比如白板笔、电源插座、投影仪、电脑等）会议结束后放回原位;
5、使用完毕请自觉将白板清理干净；所有移动过的桌子，椅子等，恢复原状、摆放整齐；保证会议室桌面、地面干净整洁，不留任何纸张文件或其他物品；请自觉关闭电脑、投影仪照明，空调等用电设备，并随手关门；
6、会议室内的所有设施、设备，未经允许，不可随意带出会议室;有何问题请及时反应给人事行政部。 谢谢合作！
人事行政部
2016年9月8日
第18篇：会议室使用管理条例
会议室管理制度
为了加强会议室的管理，保证各类会议的顺利召开及规范有序使用，提高会议室的利用率，特制定会议室管理规定。
1.职责
1.1 会议室的管理，由行政人事部门负责，行政人事部保管会议室钥匙。
1.2 行政人事部负责会议室日常卫生工作。行政人事部须做好会议室每日卫生打扫工作，每日上班前须对会议室进行日常打扫，清理会议室垃圾桶，保证会议室内设施设备完好、齐全，做到会议室干净整洁，桌椅排放整齐。
1.3 各部门领导是会议室使用部门负责人。 2.使用须知
2.1 会议室申请适用于公司重要会议、部门重要会议及接待重要访客等工作。
2.2 行政人事部负责会议室日常管理及会议安排，有需要部门需使用会议室时，须到行政人事部填写《会议室使用登记表》，由行政人事部人员带领开门。会议室使用遵循先全局性会议后各部门会议、先紧急性会议后一般性会议的原则。
2.3 各部门在使用会议室时，不得在会议室大声喧哗，以免影响到其他同事正常办公。
2.4 各部门在使用会议室的过程中，必须爱护公物，保持会议室的整洁，严禁在会议室乱丢果皮、纸屑、烟头等杂物，一旦发现将追究使用部门负责人相关责任。用完后所有设备放置原位。
2.5会议室配置的影音设备由行政部负责监督管理，各部门使用人员应爱护会议室的公共设备，若发现使用部门操作不当及人为造成损坏的，须追究当事的相应责任。
2.6 会议室内所使用设备、工具、办公用品未征得批准任何人不得拿出会议室或作为他用。
2.7 凡使用会议室的部门负责会议室内席签摆放及座次的安排，公司重大会议由行政人事部协助提供会议用品，任何人不得在会议室内随意乱贴乱画。
2.8 会议室使用期间，会议室的照明、音像设备的使用及会务工作由使用部门负责，行政部协助指导使用。若召开会议部门要求悬挂会标，专题会议后应将会标立即撤销；若有其他特殊性要求，需提前申报，经行政部同意后，方可进行。
2.9 会议结束后，使用会议室的部门负责室内桌面卫生清理和物品整理，将桌椅摆放整齐，设备及办公用品放置原处，并关好门窗、关闭空调、电器等设施设备电源，切实做好防火、防盗及其他安全工作。
2.10 会议结束后，会议室使用部门需及时通知行政人事部关闭会议室，行政人事部须仔细核查会议室使用后物品状况并登记备案。如因与会人造成的损失或损坏将追究使用部门责任人的责任。
2.11 行政部要每天做好会议室场地及消防安全、设备检查工作，保障各类会议、接待活动的正常进行。 2.12 禁止任何部门和个人私自占用会议室从事与工作无关的事情，经发现后将通报批评，所有需求部门使用会议室前必须填写会议室使用预定表，提高会议室的使用效率，会议如果有变动及时修订预订表信息。
3.相关责任
3.1 使用会议室需填写《会议室使用登记表》，未经填写登记表擅自使用会议室的，根据情节对使用部门责任人处50-100元罚款，造成公务损坏或者丢失的按原价三倍赔偿。
3.2 会议室使用部门使用会议室前发现有物品损坏或遗失，须及时通知行政人事部，由行政人事部核实后登记备案。如出现知情不报，所有损失将由使用部门承担。
3.3 会议室使用期间，若因公造成物品损坏的，由损坏者照原价赔偿；若故意损坏者，则由损坏者照原价二倍赔偿。
3.4会议室使用期间或会议室使用结束并有行政人事部核查完毕后发现物品遗失或损坏的，由会议室使用部门责任人照原价二倍赔偿。
3.5 未经许可随意将会议室设备挪威他用，将视情节对责任人处20-100元罚款，并给予警告。
3.6 发现有人在会议室大声喧哗，对责任人处一次警告，二次50元罚款。
3.7 会议室使用完毕后，使用部门须将会议期间产生的垃圾清理干净，桌椅摆放整齐，由行政人事部核查发现卫生没有打扫的或打扫不干净的，对使用部门责任人处10-50元罚款。
3.8 离开会议室须关闭灯、影音设备、电源开关及门窗，若检查发现没有及时关闭，将对使用部门责任人处10-100元罚款。
4.附则
4.1 本制度由行政人事部负责解释。
4.2 本制度未尽事宜，均依照公司相关制度执行。 4.3 本制度自公布之日起实施。
公 司
2014年5月
第19篇：会议室使用须知
欣荣汽车会议室使用须知
为规范会议室的管理和使用，提供良好服务，特制定本须知。
一、日常管理
1、公司会议室由行政办负责管理，统一管理，统一安排使用。
2、会议室属无烟会议室，禁止任何人在会议室内吸烟、就餐等。
3、使用会议室过程中，要注意保持清洁，不准在室内摆放易污损地面的瓜果，不准随地吐痰，严禁在墙壁、桌椅上乱涂乱画，不得随意拖动桌椅等。
4、会议召集部门的人员在会议结束后，应对会场进行清理，包括桌椅摆回原位，通知行政办安排人员打扫卫生，并经行政办相关人员检查、清点无误，方可离去。
5、会议室主要用于公司各种会议的召开、员工培训及公事洽谈之用，严禁任何人在会议室内玩耍、嬉闹。
6、未经批准，严禁任何部门或个人将物品堆放在会议室，更不得摆放在桌椅上。
二、安全管理
1、参会人员须爱护室内各种设备、用品，因人为因素造成损坏或丢失的由使用部门或当事人承担责任。
2、在会议结束后要关闭会议设备、空调、电灯等电器。
请自觉遵守此须知，维护良好的办公环境。
欣荣汽车行政办
2014年9月26日
第20篇：会议室使用规定
济宁市中西医结合医院
会议室使用规定
为加强医院会议室的管理，做到会议室使用规范有序，提高会议室使用效率，确保会议室财物安全，经医院办公会讨论同意，制定会议室使用规定。
一、本规定所指会议室主要指医院门诊二楼小会议室和大会议室。该两处会议室由医院办公室统一管理，并负责使用调度。
二、小会议室的使用
1.为避免同医院重大活动和重要接待相冲突，各部门、各科室安排的各种会议及活动需要使用小会议室时，召集人需提前向医院办公室申请，说明会议主要内容、参会人数及使用时间，由办公室决定是否同意使用。
2.社会服务部负责小会议室的日常环境维护，做到会议室干净整洁，桌椅排放整齐，并负责茶具消毒存放、饮用水及会后卫生清理；宣传科负责有需要时台签摆放、宣传标语的布置，并负责提供、调试会议用品如投影设备、话筒等。
3.小会议室使用过程中召集人即为责任人。活动期间，要爱惜会议室的设备及物品，特别是多媒体设备等。室内配置的设备、桌椅等未经办公室许可，不得随意搬动挪用，否则追究相关人员的责任。 4.小会议室使用完毕，召集人或委托人必须通知并等待社会服务部人员检查室内电源是否关闭，物品是否完好，清理卫生后关门落锁。
三、大会议室的使用
1.大会议室的日常卫生和电路维护由后保部负责；电脑、投影仪及相关线路由信息科维护；有需要时台签、座次、话筒等会务准备由宣传科负责。办公室负责巡视，发现问题及时通知相关部门维修、整改。
2.医院日常培训（周
二、周
三、周四下午）使用大会议室时，相关部门负责人直接通知保卫科开门并打开电源。组织培训者应提前10分钟打开投影仪、话筒及电脑并进行调试。遇故障自己不能处理时通知信息科人员处理。培训结束后，组织者负责活动线路的及时收拢并存放在主席台抽屉，并通知保卫科关门落锁，由保卫科负责关闭一切电源。
3.院务会议及医院承办的其他各类活动，经医院领导同意后，由办公室及相关职能部门负责会议室使用。
四、常见问题及责任追究
1.忘关空调、忘关灯、忘锁门。小会议室如果召集人会议结束后通知了社会服务部人员前来锁门而出现上述情况，责任在社会服务部；如果未通知或忘通知，责任在召集人。同样，大会议室出现上述情况，责任在培训组织者或者保卫科。未造成财产损失者，给予通报批评；造成财产损失者，由责任人原价赔偿。 2.大会议室电脑线路及开关不收拢。会议结束后，若见连接电脑的地面线路杂乱存放，开关盒未关闭，责任在培训组织者。造成线路损坏者，给予通报批评，由责任人负责赔偿。
3.投影仪电源不关闭，导致长时间待机。责任在培训组织者。发现一次给予通报批评，出现两次及以上者给予经济处罚100元/次。
4.会议室内茶具、桌椅等物品损坏，由具体责任人负责赔偿。
5.其他问题出现后由办公室组织相关部门共同讨论判定责任。
本规定自2015年9月1日起实施。
2015年8月31日
