应用文写作备课笔记第二章
2020-03-02 18:43:43 来源：范文大全收藏下载本文
第二章 行政公文 第一节 行政公文概述
一、行政公文的概念
何为行政公文？国务院于2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）指出：行政机关的公文（包括电报），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
公文是国家机关、社会团体及企事业单位在公务活动中，为行使法定职权而制作的文件。它能够跨越时间、空间的限制，有效地传递公务活动所需要的信息。因而行政公文虽然数量不多，但却是应用文中的一个主要门类。
为使国家行政机关的公文处理工作制度化、规范化、科学化，提高公文处理的效率和质量，经过几年的实践，国务院办公厅对原有的《国家行政机关公文处理办法》进行了再次修订，于2001年开始施行。
二、行政公文的特点
公文由法定作者颁发 公文的制发具有程序性 公文具有法定效力 公文具有规范的体式
三、行政公文的分类
《办法》中规定的行政公文有13种，它们是：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
在社会公务活动中，我们只有准确地使用和撰写行政公文，才能确保政令畅通，使上下左右声息相通，步调一致，正常有序地工作，体现出新时代的新特点和新要求。
四、行政公文的格式
公文格式是指公文的外形结构组织及安排。为了保证公文的权威性、合法性、完整性及准确性，在《办法》第三章对公文格式作出了规范性的规定。
“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。”
（一）眉首
置于公文首页红色反线以上的部分统称眉首，包括秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关表识、发文字号，签发人等五个因素。
1秘密等级和保密期限
涉及国家秘密的公文应标明密级和保密期限。秘密公文分为绝密、机密、秘密三级；其中“绝密”、“机密”级公文还应标明份数序号。
秘密等级顶格标识在版心右上角第一行；如需同时标识保密期限，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开，如“机密★一年”。
份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号，用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第一行。
2紧急程度
这是对公文送达和办理时间要求的标志。目的是引起充分注意，确保紧急公文限时优先处理，以免延误工作
紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
紧急程度顶格标识在版心右上角第一行。如果此份文件还有机密等级的要求，则紧急程度在下，秘密等级在上。
3发文机关标识
由发文机关的全称或规范化简称加“文件”二字组成，如“国务院文件”、“北京市人民政府文件”。发文机关标识上边缘至版心上边缘距离为25mm。
联合行文时应主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧居中排布。 4发文字号
发文字号是指发文机关对其制发的公文编排的顺序代码，以便引用和管理。 发文字号由发文机关代字、年份和序号三部分组成，在发文机关标识下空两行用三号仿宋体字居中排布。年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用方括号“［］”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。
5签发人
签发人指代表机关核准并签发公文文稿的领导人姓名，以表明对此份公文的责任。一般的公文，领导人都要在公文稿纸上签字；但正式文本只有上报的公文才需要标注签发人姓名。 签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字。“签发人”用3号仿宋体字，后加冒号；签发人姓名用3号楷体字。
（二）主体
置于公文首页红色反线（不含）至主题词（不含）之间的部分统称主体，包括标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件等八个因素。
1、标题
《办法》明确规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。”这就说明，完整的公文标题由三个要素组成，即制发机关名称、事由（公文的主要内容）和文种。例如《国务院关于成立经济贸易办公室的通知》（国发［1992］31号），制发该文件的机关是国务院，事由是成立经济贸易办公室，文种是通知。其中用介词“关于”和事由组成介宾短语作为文种的定语。
标题的位置在红色反线下空两行，居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
在标题的制作中需要注意以下问题：
（1）完整规范的公文标题由三要素组成，但在处理上有时有特殊的情况。如有的公文标题由两项组成。一种是省略了制发机关名称，如《关于增加选举工作干部编制名额的请示》，这种情况一般是在有眉首的文件中出现。另一种是省略了事由，常出现在令、公告、通告等告示性公文中，如《北京市公安局通告》。在答复性公文的标题中还有的用四项式标题，即发
文机关、事由、主送机关和文种，如《国务院关于同意河北省地市体制改革调整行政区划给河北省人民政府的批复》。
（2）标题中除法规、规章名称可加书名号外，一般不用标点符号
2、主送机关
公文的主送机关是指负责办理和答复公文的受文机关。 标识主送机关应注意以下要求：
（1）标注位置在标题下空一行，靠左顶格书写，回行时仍顶格。最后一个主送机关名称后标冒号。如主送机关过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。 （2）普发性、周知性的下文，是一种需要所属的各机关都要了解和执行的公文，可以主送两个以上的下级机关。如北京市人民政府下发的普发性文件，主送机关可以是“各区、县人民政府，市政府各委、办、局，各总公司，各高等院校”。这类公文中，有涉及对象的范围十分明确，可以做到不标自明的，也可以不标出主送机关，如公告、通告等。
（3）下级机关向上级机关报告和请示工作的上行文，一般只写一个主送机关，不能多头主送。如需同时送其他机关，应当用抄送形式。下行公文中专门针对某一下级机关而发的（如批复），其主送机关也只能是一个。
3、正文
正文是一篇公文的主体，位置在主送机关名称下一行。其格式要求同一般文章，需注意的有以下两点：
（1）正文以自然段为最小的结构单位。每自然段第一行左空两字，回行顶格。最后一句写完要提行另起一段。一篇公文的正文部分，可以只有一段，也可以由若干自然段组成。
（2）篇幅较长的公文可划分为若干层次，每个层次下又包含若干自然段。层次前可加小标题。小标题的书写格式有以下几种：占一行，居中排印，题前加或不加序码皆可；占一行，靠左侧空两格排印，一般要加序码；不单占一行，加序码，置于一段首句位置。层次前也可以不加小标题，层与层之间自然过渡。
4、附件说明
附件是附属于公文正文的文字材料。附件一般有两种：一是补充说明正文的或作印证参考的某方面材料、数字、图表等。另一类是公文所发布的法规、规章或批发、转发的文件。这类附件，比正文还要重要，反倒是主体。如《中共中央国务院批转〈国家教委关于加强高等学校思想政治工作的决定〉的通知》，附件是《国家教委关于加强高等学校思想政治工作的决定》，通知是因它而发的。
公文如有附件，需先在正文之后加以说明。其标识要求是，在正文下空一行左空两字标识“附件”，后标冒号，然后说明附件顺序和名称。附件序号用阿拉伯数字，附件名称后不加标点符号。
5、成文日期
成文日期即公文的生效日期。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。
成文日期有三种情况：
一是一般公文，以负责人的签发日期为准。
二是联合行文，以最后签发机关负责人的签发日期为准。
三是电报，以发出日期为准。
成文日期标注在正文右下方，右空四字。
成文日期要用汉字将年、月、日标全，“零”写为“O”。如“二OOO年十月一日”。
（三）版记
置于主题词以下的部分统称版记，包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期三个要素。置于主题词以下的部分统称版记，包括主题词、抄关机关、印发机关和印发日期三个要素。 1主题词
凡公文都应标注主题词。主题词是确切表达公文主题的规范化名词或短语。 标注主题词，应当使用主题词表。近年来党和政府的领导机关都编制了自己的公文主题词表，撰稿人应根据表达公文主题的需要，从主题词表中挑选组配。 在主题词栏下要加一条反线。
2、抄送机关
抄送机关指主送机关外需要协办或知晓公文的其他机关。
抄送机关应使用全称或者规范化简称、统称，标识在主题词下一行。标识方法是：左空一字用三号仿宋体标识“抄送”，后加冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后加标句号。 在抄送机关栏下要加一条反线。 3印发机关和印发日期
印发机关和印发日期位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下），占一行位置。印发机关左空一字，印发日期右空一字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。
第二节 决定 意见
一、概念
决定是适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项的公文。
二、种类
• 根据其适用范围，决定可分为以下几类：
• （1）法规性决定。适用于发布权力机关制定、修订或试行的法律文件以及由政府部门制定的行政法规。如《国务院关于修改〈全民所有制工业企业承包经营责任制暂行条例〉第21条的决定》。
• （2）指挥性决定。适用于对某一问题、事项、行动作出决定性指挥。如《国务院关于加强档案工作的决定》。
• （3）知照性决定。适用于受文单位知照重大事项。如《全国人民代表大会常务委员会关于教师节的决定》。
• （4）奖惩性决定。适用于表彰或处分有关人员。如《国务院关于授予赵春娥、罗健夫、蒋筑英全国劳动模范称号的决定》。
• （5）变更性决定。适用于上级机关变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
三、特点
（1）具有权威性。决定所涉及的事项或行动必须是“重要”或“重大”的，如涉及事项或行动的重要程度稍次一些，则可用通知行文。
（2）具有法规性。制发“决定”的目的是用于规范受文机关及人员的行为，受文机关及人员必须坚决遵守执行。
（3）具有指挥性。决定所涉及的问题意义重大，影响深远，对全国或一个地区、一个部门具有战略的意义，要求受文机关明确此项决策的重要意义和执行的原则、措施。具有明确的指挥目的。
（4）具有稳定性。重大事项一旦作出决策，往往带有战略意义。决定中所规定的原则、措施以及有关事项，需要在较长的时间内发挥作用。因此，决定了的事项不能朝令夕改，也不能频频改动制发。
四、文体结构 1标题 决定的标题由制发机关、事由、文种三部分组成。如果是会议通过的决定，还要在标题的下方居中以括号注明批准、通过的会议名称和会议通过的日期。 2发文字号
决定的发文字号为完全式写法：即机关代字、年号、序号齐全。例如：国发［2002］20号。 3主送机关
决定的主送机关为应知照的单位或群体。 4正文
正文一般由决定原因、决定事项和执行要求三部分组成。
（1）决定原因。即写决定的依据。有以下两种写法：一种是概括介绍作决定所面临的形势和任务；一种是从道理上阐述开展某项工作的重要意义和依据。
（2）决定事项。这是决定的主体部分，写对重要问题或重大行动所作出的决定的具体内容。包括决定的具体事项、实施原则、方法步骤等。若是事件处理，人员表彰、处分的决定，还必须写明事实和组织处理决定。决定事项要求层次分明、条理清楚，每个层次可用数量词或分标题、标点符号、专用词标明。
（3）执行要求。这是决定正文部分的延伸，内容包括：提出希望和号召，落实决定的措施，具体的执行要求等。 5落款
即在正文右下方写明发文机关的名称和成文时间。若标题上已有发文机关的名称，则签署时可省略。若是会议通过的决定，日期须用圆括号置于标题之下；若是领导机关的决定，日期一般放在落款之后 。
四、写作要求
1决定原因要明确充分
决定所作的工作布置、提出的工作要求，需要受文机关认真贯彻
执行，而贯彻执行的前提是思想明确、认识清晰，所以决定的原因部分必须说明理由、陈述目的、摆出根据，使受文机关充分理解决定的重要性和必要性。 2决定事项要明确具体
决定事项是决定的主体，是其核心所在，要求对重大事项或行动作出决策或安排，因此，决定事项要明确具体，以便受文机关理解并贯彻执行。
第三节 公告 通告
一、概念
意见是适用于对重要问题提出见解和处理办法的公文，既可以作上行文，也可以作下行文。2000年颁布的《办法》将该文种定为行政公文。1987年2月28日发布、1993年11月修订的《国家行政机关公文处理办法》没有“意见”这种文种，但实际上该文种在行政机关中早已作为通用文种应用。
二、文体结构
标题 发文字号主送机关正文落款
三、公告和通告的区别
1重要程度不同
公告宣布的是重要事项或法定事项，多为国内外关注的大事；通告宣布的是社会各有关方面应当遵守或者周知的事项，除法规性通告外，多属一般事务性质的事项。这也体现在文字篇幅上，公告内容单一，篇幅较短；通告内容复杂，篇幅较长。 2发文机关不同
公告由国家行政领导机关或政府有关职能部门发布，发文机关级别较高；通告由国家各级行政机关、有关部门发布，不受发文机关级别的限制。 3受文对象不同
公告渉及范围较广，面向国内外公众；通告限于国内某一领域、某一地区的群众和有关人员。 4发布形式不同
公告主要采用登报形式，也可在电台、电视台播出。通告发布形式灵活，既可以登报、广播，也可以张贴，还可以用文件形式下达。 5写作要求不同
公告语言严肃庄重，一般采用篇段合一写法；通告语言通俗易懂，语气平和，多采用条文式写作。
第四节 通知 通报
一、通知 (一)概念
通知是适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。是公文中使用频率最高、使用范围最广的文种，一般为下行文或平行文。
（二）种类
（1）发布性通知。（2）转发性通知。（3）批转性通知。（4）传达性通知。（5）告知类通知。（6）任免通知。
二、通报
（一）概念
通报是适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况的公文
（二）种类
表彰性通报。批评性通报。情况通报。事故通报。
三、通告和通报的文体结构
标题发文字号主送机关正文一般由通报缘由、通报事项、分析概括、处理决定四个部分组成。 落款
四、通报与通知的区别
1告知对象不同
通报的告知对象为制发机关的所属单位或部门；通告的告知对象为全部组织或群众；通知一般只通过某种渠道传达至有关部门、单位或人员，告知对象有限。
2制发时间不同
通报制发于事后，通告、通知制发于事前。
3行文目的不同
通报的目的在于通过典型事例或重要情况的传达，向全体下属进行宣传教育或沟通信息，以指导、推动今后的工作；通知的目的在于通过具体事项的安排，要求下级机关在工作中照此执行或办理；通告的目的在于在一定范围内公布必须遵守的事项，有着较强的约束力。
4功能效用不同
通报可以用于奖惩有关单位或人员，通知、通告则无此功能。
第五节 报告 请示 批复
一、报告
（一）概念
报告是适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问的公文，是机关工作中一种常用的上行公文。
（二）种类
工作报告。情况报告。答复报告。报送报告。
（三）报告的写作模板
二、请示
（一）概念
请示是适用于向上级机关请求指示、批准的公文，是党政机关在公务活动中广泛使用的一种上行文种，目的是请求上级机关对本机关单位权限范围内无法决定的重大事项，以及在工作中遇到的无章可循的疑难问题给予答复。请示具有强制回复的性质。
（二）种类
求准性请示。解答性请示。批转性请示
（三）特点
请示性。先行性。专向性。
（四）请示的写作模板
三、批复
（一）概念
批复是用于答复下级机关的请示事项的公文。批复为下行文。
（二）种类
• 审批法规的批复。 • 阐述政策的批复。 • 审批事项的批复。
（三）特点
（1）回复的针对性。 （2）极强的指导性。 （3）效用的权威性。 （4）行文的被动性。
（四）批复的写作模板
第六节 函 会议纪要
一、函
（一）概念
函是适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的公文。
（二）种类
商洽函。询问函。请准函。答复函。
（三）函的写作模板
使用的广泛性。行文的多向性。功能的多用性。写作的灵活性。
二、会议纪要
（一）概念
会议纪要是适用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。
（二）种类
办公会议纪要。专项会议纪要。
（三）特点
提要性。纪实性。系统性。权威性。
（四）会议纪要写作模板
病文修改
病文修改1：[报告]
(1)标题错误 (3)“应对一九八六„„”语气不对。 (4)分条列项的序号不规范。 (5)“每平方公里约„„”，语意含糊。 (6)报告中夹带请示事项。 (7)“以上报告妥否”表达错误。 (8)附件在公文中位置不当。 病文修改2：[请示]
(1)标题，应去掉“报告” (2)发文号不应加“0” (3)结尾应改为“以上请示当否，请批示”。 (4)发文时间应大写：二○○二年二月十日。 (5)加盖印章。 病文修改3：[批复] 1.标题：可改为：“关于给予××行政记过处分的批复”。
2.发文字号：发文字号由机关代字、年份、序号依次组成。应改为：“×发〔2006〕12号”。
3.引语未针对请示批复问题：应针对请示的问题批复问题，所以该文无必要再陈述××犯错误的事实，可删去第二自然段。 4.执行的可行性有问题：“免奖半年，”模糊概念，拟改为：“免奖半年，自2006年6月9日始至2006年12月9日止”。
5.缺少落款： 落款是公文重要内容，是生效标识。因此，落款不能省略。 全文拟改为：
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关于给予××行政记过处分的批复
×发〔2006〕12号
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你店报来《关于给××行政记过的请示》（ 发文字号 ）已收悉。
关于××再次贪污销货款问题，经公司经理办公会议讨论决定：同意你店意见，为再次给其改正机会，给予行政记过处分，免奖半年（自2006年6月9日始至2006年12月9日止），以观后效。
××市万胜食品公司
二○○六年六月二十日
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