会议室管理制度

一、目的

为进一步加强会议室管理，充分发挥作用，提高使用率，明确各部门使用公司会议室的规定及申请使用流程，现对会议室的使用作如下规定：

二、定义

会议室是指公用的大会议室和中会议室和小会议室。

三、政策

1、会议室管理部门：XXXX

1) 会议室编号：分别编号为HYS

1、HYS

2、HYS3。

2) 会议室用途：公司会议，部门会议，员工培训、员工工作面谈，招聘面试、客户接待及适合在会议室举办的小型活动、竞赛活动等场所，不做其他用途。

2、会议室使用规定

1) 两个会议室均由XXXX统一管理，统筹协调安排使用；

2）各部门轮流负责会议室卫生、安全以及对室内设备物品的管理、整理；（见值日排班表）。

3) 部门或个人需要使用会议室时，需提前一天向XXX提出申请并填写《会议室使用申请表》，经准许后方可使用。临时性使用会议室，必须经XXXX部门负责人同意。

4）原则：先申请，后使用。没有经过申请的部门或个人，在没有冲突的情况下，可以使用，但如有冲突，必需礼让已申请使用会议室的部门或个人。

5) 按申请的先后，顺序使用。特殊情况下，经相互之间协商后可以调整使用顺序。但行政部不负责协商，由使用者自己协商。

6) 遇公司层级的紧急及重要的会议，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的情况下，部门或个人应先让公司层级的重要会议。

7) 部门及个人应在所预约的时间到达会议室，并开始使用。超过10分钟未到达会议室的，会议室管理部门有权对会议室的使用权另作安排。

8) 部门及个人应按预约的时间内使用完毕，不许超时使用。如在紧接的时间段内已安排了给其他部门或个人使用，超时使用的部门或个人必须离开该会议室，终止使用该会议室。

9) 任何部门或个人在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施，安全使用，严禁私自接拉电源，私自移动设备。如因个人原因造成设施设备损坏，须照价赔偿。

10) 会议室内的所有设施设备，未经允许，不能带出会议室。

11) 会议室使用期间，使用部门或个人自行负责会议的模式安排，人员接待，会议记录等会议需求。但所有移动过的桌子，椅子等，在会议结束后必须还原。如果没有还原，将对该部门负责人或个人进行处罚：负责会议

室的清洁卫生一个星期。

12) 会议室使用期间，使用部门或个人需保持会议室的干净，卫生，不允许有乱扔垃圾等不讲卫生的行为。如发现此行为，将对该部门负责人或个人进行处罚：负责会议室的清洁卫生一个星期。

13) 如部门或个人临时取消申请，再需使用时需重新申请。

四、程序

1、申请流程

1）部门或个人到XXXX部门查询会议室的使用情况；

2）部门或个人到向XXXX部门申请并提出使用会议室的大小的要求；

3）XXXX部门部门根据或个人的申请需求作出安排，并记录在《会议室使用登记表》；

4）XXX部门将《会议室使用登记表》张贴在会议室制定位置处；

5）部门或个人按时间使用会议室。

2、使用流程

1）部门或个人按会议室使用规定使用会议室；

2）部门或个人自行指定人员安排会务工作。

3、交还流程

1）部门或个人使用完毕后，由某某部门检查会议室，发现不按规定使用的，及时要求部门或个人改正；

2）如部门或个人不改正，检查人员要及时上报XXX部门负责人协调；

3）如部门或个人拒绝改正，XXX部将出示处罚通告，对部门或个人作出处罚。