做好办公室主任
2020-03-03 20:42:30 来源：范文大全收藏下载本文
各位主任：
今天，省厅举办全省公安机关办公室主任培训班，邀请我为大家讲一课“办公室主任如何更好地服务领导”。尽管我是办公室主任出身，曾从事过秘书，秘书股长、办公室副主任、主任，又从办公室走上领导岗位，对办公室特别是办公室主任地角色定位比一般领导可能理解得更全面、更深刻。但我感到，要讲好这堂课也不容易。原因之一：办公室作为一个局的司令部，担负着参与政务、管好事务、做好服务的职责，但各个局对办公室的功能定位和要求还是有一定的差异性，这种差异性决定了讲课的难度。原因之二：办公室主任是各个局“智囊团”的主要成员，特别是现在的办公室主任学历高，理论功底深厚，对我这堂讲课期待很高。因此，讲好这堂课，应该说也是有压力的。我想，利用今天的机会，结合我20年来的办公室经历、近10年来的领导经历，分别从办公室主任和局领导两个不同的视角，与大家探讨一下，办公室主任如何更好地服务领导。
一、办公室主任要更好地服务领导，必须了解领导最希望、最需要办公室主任提供什么服务。
我们习惯把办公室主任称为领导的参谋和助手。从这个层面上理解，只要参谋助手的职能作用发挥好了，办公室主任的服务也就到位了。那么，站在局领导的视角，办公室主任应该从哪些方面承担起参谋助手的角色？我感到主要体现在“七个者”上。
（一）真实情况的反应者。正确的决策首先来源于真实的情况，一切脱离实际的决策，都会对工作带来误导，对事业造成损失，这在我们党的历史上有着深刻的教训。所以，实事求是，一切从实际出发是我们的谋事之道，成事之基。但坚持实事求是说起来容易，做起来难。目前，各地普遍存在以下几种不良习气：一是在“唯上”心理支配下，一味迎合领导。根据领导主观臆断，只讲领导喜欢的、关注的，不讲相关工作，以偏概全，不能全面、真实地反映情况，误导决策。二是在“求功”心理支配下，只报喜，不报忧。一些基层单位在不正确的政绩观的引导下，习惯于邀功请赏。如从信息报送的情况看，很多单位的“喜忧”之比为7：3，有的甚至8：2，主动报忧的、报问题的很少，即使上报，也是被动上报。三是在“夸大”心理支配下，习惯于做“加减乘除”法，放大缩小真实情况。在讲成绩时，用“加法”甚至“乘法”。如有的工作刚刚启动，仅仅几天就成效巨大令人难以置信。如追逃、涉法信访化解等集中行动、专项整治，上级刚刚部署，没几天成效就出来了。反过来，在讲治安情况和问题不足时，习惯于用“减法”甚至“除法”，把应该引起重视的问题无限缩小，让人感到可以忽略不计。还有的甚至弄虚作假、欺上瞒下。前几年考核中，追逃、打处绩效等都出现了假台帐。这种不良习气严重影响了决策的正确性。作为一个有责任心的领导，最需要的是能够听到真实的情况。办公室主任作为领导身边最亲近、最信任的人，应该担当起真实情况反映者的角色，为领导提供全面、真实、客观的情况。这些情况包括“上情”与“下情”、“前情”与“后情”、“内情”与“外情”。所谓“上情”，就是指上级公安机关和党委政府最新的决策意图、目标方向、工作要求；所谓“下情”就是下属单位、基层单位目前真实的情况，只有抓住“上情”与“下情”决策才能符合实情。所谓“前情”与“后情”就是办公室主任要跟踪了解本局决策的全过程。决策前的情况就是“前情”，包括“上情”和“下情”，决策后产生的效果、实施过程中的问题等就是“后情”，掌握了这些情况才能不断修正决策。所谓“内情”与“外情”，就是不仅要了解内部情况及与公安工作相关的社会治安情况，而且还要了解社会各界的反映、要求和呼声，学会“跳出公安看公安”，能够通过了解社会各界的反映评价，不断地为完善决策服务。
（二）重要决策的商量者。当前，我们正处在社会转型期、全面开放期、高速发展期，新情况、新问题层出不穷。解决这些问题，没有现成的经验和模式可以参考。在一些重大工作的决策上，领导需要不断地调研，广泛地征求意见。办公室主任作为领导的“外脑”、“智囊”，自然成了领导重要的工作意见的商量者，就应该为领导出主意、想办法、当参谋。做好这一
角色，就要求办公室主任要比一般的中层领导站得高、看得远。做到“身在兵位，心为帅谋”，有统揽全局的意识和胆略，能够围绕事关公安工作全局性、前瞻性、规律性的重大问题深入思考，能够从国际国内局势的互动中思考公安工作，能够从党委、政府的工作全局中思考公安工作，能够从公安事业发展进步的战略层面上思考公安工作。增强工作预见性，善于见微知著。与领导“同频共振”，及时提出富有前瞻性、科学性、可行性的决策建议。
（三）决策思路的整理者。在决策前，领导对整个工作或是某项工作的考虑往往是方向性的、思路性的、框架性的。领导工作繁忙，不可能事必躬亲，自己起草文件。这就需要办公室主任担当起领导决策思路整理者的角色，使领导的决策思路变为看得见、摸得着，有章可循的文字材料。这个过程也是办公室参与决策的过程，也是对领导工作决策的延伸和完善。这项工作从要求上来讲，可以简单概况为“三个化”：即条理化、具体化、文字化。条理化，就是要把领导的决策思路加以整理，形成条理清晰、层次分明、符合逻辑的工作部署。具体化，就是要将方向性、思路性、框架性的决策思路，充实“血肉”，变成有操作性的意见，全面阐明为什么要这样做（目的），应该做到什么程度（目标），怎样做（具体方法和措施）。文字化，就是要把决策思路按照规范的公文处理格式见诸于文字，形成具体行政强制力的文件。文字工作是一个称职办公室主任的基本功。
（四）各项工作的推动者。整个工作环节，决策部署仅仅是开了个头，决策部署后，作为领导最关注的是基层的执行力。目前，行政机关最大的问题也就是落实不力的问题。现在文件不缺，会议也没少开，关键缺的就是落实。因此，从领导角度讲，很希望办公室主任成为各项决策部署的推动者。另一方面，从办公室的职能看，督促落实也是办公室工作的一大职责。因此，办公室主任不仅要为领导出好主意，制定好工作计划，更要在各项决策部署落实上发挥作用，做一个有力的推动者。
（五）开拓创新的领跑者。创新是一个民族发展的源泉，也是一个单位发展的源动力。当前，我们在科学发展进程中，既面临者许多瓶颈性的问题，又面临着许多新情况、新挑战。需要创新体制机制，用新的理念来引领公安工作，用新的举措来破解工作中的难题。如在现有警力编制有限的情况下，如何破解人少事多的难题？这就需要内部挖潜、资源整合、机制创新，需要在研究状态下工作，用科学的方法、先进的理念来破解。办公室主任作为重要的“智囊团”，如果思想陈旧、缺乏创新精神，就难以与领导接轨，难以服务领导。这就要求办公室主任从胜任本职岗位的基点出发，增强创新意识，做开拓创新的领跑者。今年以来，我们苏州开展了“创意警务”，目的就是要把创新作为一种工作形态，营造研究状态下的工作氛围，这项工作业务扎口就是办公室，这就明确要求办公室成为“创意警务”的领跑者。
（六）会议接待的组织者。有的同志认为，会议组织、对外接待是事务性的工作。有的主任甚至认为，参与政务是大事、事务性工作是小事，瞧不起事务性工作，潜意识地把事务性工作从办公室主任的职责中分离出来，能推则退，能躲则躲。其实，从领导的角度看，会议组织和对外接待都是十分严肃又十分重要的工作。其一，会议组织是开展行政工作的重要手段和形式。会议材料只是会议组织的一个部分。重大工作需要会议来部署、重大活动需要会议来动员、重要交往需要通过会议来交流。同时，会议组织又涉及方方面面，稍有疏忽就会影响工作的开展，就会让领导烦心。会议组织是办公室主任综合能力的反映。办公室主任要服务领导，必须掌握会议组织的基本要领，尽可能让领导专心致志谋大事。其二，接待工作也出战斗力。有的同志认为，接待工作就是吃吃喝喝。其实不然，接待工作是加强警务交流、加强警察公关关系的重要途径。通过接待工作，可以了解许多有价值的信息为我所学、所用。“他山之石可以攻玉”。如我们苏州开展的警民恳谈，就是在接待浙江警方时互相交流学习的成果。同时，通过接待，也是一个局对外宣传的窗口。通过接待，让各地了解本地区的情况，并进一步加深相互间的学习交流，拓宽视野，不断学习他人所长、补自己之短，推动工作上台阶。其三，会议接待反映的是一个单位的整体形象。办公室组织会议、从事接待
代表的是一个局的形象，体现的是一个局的组织协调能力。办公室主任的作用至关重要。其四，会议接待又是一个涉钱涉物的工作，如果不重视容易出问题。会议接待一般都涉及衣食住行，是安排领导、安排同志的“活”，看似都是小事情，但稍一出错就是大事。这样重要的工作，作为领导来说，只有交给办公室主任才比较放心。所以，在座各位主任千万不要把会议组织、接待看成是“份外事”。
（七）上下左右的协调者。和谐的警营关系、和谐的警民关系、和谐的部门关系是一个局做好工作的必要条件。在处理这“三个关系”中，办公室主任显得尤为重要。首先办公室一定程度上代表了局本部，是各个部门的风向标。其次，办公室主任经常在局领导身边工作，便于沟通协调。因此，从领导角度看，希望办公室主任成为上下左右的协调者。具体来讲，这种协调包括：一是上下协调。既要协调与上级公安机关、党委政府的关系，特别是现在的局长都担任市政府领导，具有双重身份，这种上下协调显得更为重要。同时，又要协调好与下级的关系，甚至是下级之间的关系。办公室主任处于承上启下的“中介者”地位。局领导要了解各业务部门的工作情况，一般都经由办公室协调安排；业务部门向局领导请示和汇报，领导是否有时间接见、何时接见也需要办公室主任协调安排。二是左右协调。社会治安是一项系统的社会工程，涉及社会方方面面。公安机关作为政府的组成部门，有些工作往往与其他部门有关联，需要相互配合协作，或联合发文，或领导之间商量碰头，都需要办公室主任的协调。协调好了，能让局与局之间关系更加融洽，工作更好开展。反之，就会造成负面影响，甚至影响到整个工作开展。三是内外协调。除了左右协调外，内外协调更多反映在与企事业单位、广大群众之间的协调沟通上，这是构建警察公关关系的重要组成部分。警企之间的沟通、警民之间的沟通，很大程度上需要办公室协调安排。这种协调安排的好坏，很大程度上关系到公安机关能不能在社会上、能不能在群众心理树立起良好的形象，这是领导关注的很重要的方面。
二、办公室主任要更有效地服务领导，必须注意方法，做到“六个优先”。
如果说，“七个者”是对办公室主任服务领导内容定位的话，那么“六个优先”则是办公室主任服务领导工作的方法和措施。
（一）领悟意图，沟通在先。近20年办公室的经历深深体会到，做好办公室工作关键是一个“悟”字。“悟”既是名字，悟性的意思，又是动词，善于领会意图的意思。办公室主任要做好服务工作，关键是能否领悟领导的决策意图、工作意图、安排意图。只有“意图”领会了，吃透了，才能少走弯路，才能服务“到家”。举个例子，战争年代，林彪的队伍为什么能打胜仗？关键在于从上到下都能领会战略意图，吃透了“为什么战”。往往目的明确了，实现目的的方法就多种多样，整个战役就“打活了”。这个例子对我们办公室主任来讲，有着十分重要的借鉴意义。当然，对每个人来讲，悟性有高有低，要领会领导的意图，首先要学会与领导沟通。人与人之间的沟通是一门艺术，与领导沟通的难度可能比与一般人沟通要难。有的同志面对领导，都心存敬畏，不敢说、不敢问。不说、不问、不交流，永远不可能领悟领导意图。但乱说、乱问也会引起领导的反感，同样不利于沟通。我的体会是与领导沟通，应该把握几个关键点。一是会听。领导与办公室主任之间，一般情况下后者“听众”。因此，办公室主任与领导的沟通，首先必须要会“听”。“听”要把握领导讲话时的语言环境，不能断章取义，要注意了解领导讲话的背景或针对的事件等。哪怕是一件小事、一个火花都将对准确把握领导的意图产生积极的作用；“听”要注意边听边想，围绕领导讲话的内容去想，这样就能够边听、边消化、边领会；“听”就要排除干扰，全神贯注；“听”的时候不随意插话打断领导的思路，让领导把意图讲清、讲全。二是善记。对于领导讲的，要尽可能全部记下来，有条件的记在本子里，没条件的，要用心记在脑子里。有的秘书往往不善于记，领导讲了，事后忘了，又不敢问，导致不了了之，领悟不到意图。三是循规。领导讲话一般都很有逻辑性、规律性可循。作为办公室主任，应从四个方面把握规律特点：政策性，即领
导的意图必然是对贯彻落实党的路线、方针、政策和上级指示精神等结合本地实际思考的结果；阶段性，即领导的意图，即使是对同一项工作的考虑，都会因形势变化而变化；特定性，即领导的个性特点和思考问题的角度、方式各不相同，把握特定性也有利于领悟领导意图；渐进性，即领导者的一些重要思想、观点往往不断思考、不断完善的过程。一个办公室主任能够抓住这些规律特点并善用到与领导的沟通中去，将会对领会领导意图起到相当大的作用。四是巧问。在与领导沟通过程中如果一时没有听清领导意思怎么办？可以通过征求的口气复述领导的上一句话，使领导顺着讲你没听清的话，或者用简单几个关键词来“巧问”，领导就可以顺着关键词再说一遍。也可以通过差不多的或者相近的某件事来进一步确认领导的真实意图。五是善陈。办公室主任在与领导交流沟通过程中，对领导的征询、提问，要善于言简意赅地表示自己的观点，既要有对领导思路“锦上添花”的观点，又要有“秉笔直谏”，善于提出不同的意见一起探讨，让领导感到你是一个有思路、有观点、值得与你交流沟通的人。这样今后的沟通就会越来越多，千万不能畏畏缩缩、唯唯诺诺。当然，这种“秉笔直谏”也要把握火候，做到适度适时，只有在恰当的时间提出，才能取得比较好的效果。
（二）出谋划策，调研在先。毛泽东同志曾说过：没有调研就没有发言权。办公室主任要为领导出谋划策，首先必须调查研究，只有调查研究，才能保证出的点子符合实情；只有调查研究才能使办公室主任成为了解上情下情、内情外情等真实情况的反映者；也只有调查研究，才能使办公室主任不断“充电”、“加油”，变得耳聪目明、脑清手顺，才能提高分析情况、判断是非、解决问题的能力。那么，办公室主任身处全局中枢，日常工作也较繁杂，如何开展调查研究？结合自身的工作经历，我感到在调查研究中，要注重“四个结合”。一要注重“全面撒网”与“重点调研”相结合。“全面撒网”，是办公室主任掌握情况的基本方法，就是通过办公室条线网络，通过明确调研重点，让办公室条线开展调研，由此达到对问题和情况的总体把握，实现由不知到知、由知之甚少到知之甚多的目的。“重点调研”是在“全面撒网”的基础上，去粗取精，去伪存真。对重大事件、重要情况组织办公室专业人员进行深入细致的了解，从个性中挖掘共性，总结事物发展的规律和经验。全面撒网与重点调研的有机结合，可以使办公室主任对本地区、本部门一些重大事件、重要情况发生的背景和原因有一个全面深刻的认识，有助于客观分析情况，真正找准症结，准确预测事件的发展趋势，为参谋和解决问题奠定基础。二要注重随机调研与建立基地相结合。随机调研即随时随地进行调研。办公室主任要做调研的有心人，无论是工作上的外出开会、随领导深入基层，还是生活中的闲谈聊天，走亲访友，都要随时随地注意观察，多问勤记，掌握情况，并把所了解到的零碎的、局部的、表面的东西经过大脑“加工厂”的科学归纳与总结，准确预知即将发生的情况和问题，准确预知事物发展变化的趋势，正所谓“观一芽发而觉春至，见一叶落而知秋临”。在这个基础上，还要注意建立调研基地，根据不同情况、不问侧面、不同范围，选择不同的基层单位作为调查研究、搜集材料的基地，也就是我们的材料“关系户”。平常，及时把上级的指导思想、工作意图、工作部署和需要了解掌握的情况向调研基地传授，并及时收集基层的情况，获得新鲜、典型素材。这也是解决当前文秘人员少、调研任务大的好办法。三要注重自主调研与奉命调研相结合。调研是办公室主任的硬任务，要时时处处站在主动的位置，不能光应付事务而忽视调研，也不能一味地等待领导给任务，要树立强烈的自主调研意识，发掘新情况，掌握新情况。但在处理关系上，要先把领导交办的调研任务放在优先的位置抓紧实施。同时，要把握领导的“关注点”，及时了解领导需要知道和想要了解的情况，主动组织调研。四要注重深入调研与解决问题结合。调查研究的过程实际上是发现问题、分析问题、研究解决问题的过程。办公室主任要通过调研，了解掌握有关的情况，并随着调研问题的深入和范围的扩大，不断探索寻求解决问题的最佳方法和途径。从另一方面说，带着问题深入基层，可以增强调研的针对性，可以使调研工作按事前设计好的程序紧张迅速地展开。在工作与生活中，深入调研与解决问题往往表现为不可分割，在通过调研解
决现有问题的同时，也在不断发现工作中的新矛盾、新问题和解决问题的新方法。
（三）独到见解，思考在先。领导希望办公室主任成为重大决策的商量者与参谋者，不是一味地想让办公室主任唯唯诺诺，而是更多地希望办公室主任能够发表独到见解，以补充完善决策。办公室主任怎么样才能做到有独到见解？我的体会是“三个思”：即善于思考、富有思想、形成思路。一个善于辞令、长于写作的人，肯定是一个善于思考的人。“善于思考”就是要做“三种人”。一是要做有心人。办公室主任头脑中必须时刻装着问题、想着问题，并立足于解决问题来思考。比如中央、上级机关、地方党委政府出台重大决策后，办公室主任就要有政治敏锐性，思考这些政策决策出台后，对公安工作将产生哪些影响，可以有哪些应对的措施。这样才能从容应对，为领导提意见、做参考。二是要做细心人。办公室主任要经常思考“是什么，为什么，怎么样”；“可以做什么，必须做什么和不能做什么”；“哪些现象正常，哪些现象不正常”这三个层面的问题，从而使观察和处理问题有独特性。要把握事物的内在规律性，使参谋意见有深度、上层次，日常工作具有计划性。三是要做有恒心的人。办公室主任时时刻刻要把学习当成一种责任、一种追求，把思考当成一种习惯、一种境界。为搞清楚一个问题，就要有苦思冥想的劲头和“食不甘味、寝不安席”的精神，不然，有价值的东西会从眼皮底下溜过去。
（四）狠抓落实，督导在先。抓好面上各项措施落实是办公室主任的重要职责。抓好落实是目的，实现这一目的的手段就是督导。办公室主任要把督导工作放到相当重要的位置，不断加强这方面的工作。一要突出督导重点。督导工作就是要紧紧围绕重大决策部署、领导的重要指示和涉及全局性的重大问题来开展，做到领导工作部署到哪里，督查工作就跟进到哪里，领导工作重点指向哪里，督查工作就跟进到哪里。督导工作与中心工作贴得越近、越紧，作用就越大，才能有效服务领导，才有生命力。二要优化督导形式。督导工作的形式多种多样，我认为可分为“柔性督导”、“刚性督导”两种。“柔性督导”可以充分利用网络平台，网上表扬通报、刊发简报、发布动态、问题剖析等手段开展督导。“刚性督导”可以采用发出督导通知书、通报批评等形式进行，也可以采用直接到基层检查督促的方式进行，从而努力营造积极向上的大氛围和赶学比超的大环境。三要发挥督导作用，做到有督也有导。督导、督导，不能只督不导。要在下去检查推动的过程中，充分发挥离领导近，决策意图把握相对准确全面的优势，及时把领导的思想、意图、决策更好地传达到基层，统一思想，提高认识。也要注意捕捉闪光点及时总结提炼，通过一个点把领导的决策意图反映出来，取得以点带面，推动工作的目的。
（五）协调工作，大局为先。做好“上下左右的协调者”是领导对办公室主任服务工作的角色定位之一。但是，协调工作也非易事。如何做好协调工作？我的体会：一是要讲原则。确立大局为先的原则，有利于工作的原则，有利于和谐警营关系、警民关系的原则。二是要讲方法。多联系、多沟通、多汇报、多用礼貌用语，“请”字在先、“谢”字在后。遇到问题，协调过程中要注意讲清具体安排，介绍相关单位的情况，介绍活动背景，使被协调的单位和同志能够自觉从大局出发，接收协调。三是要讲规矩。对上协调，要注意处理好
“主”与“次”关系。办公室主任协调工作，首先必须围绕主要领导转，以主要领导为核心。同时，要本着维护主要领导形象、对主要领导负责的态度，不能狐假虎威，对副职局领导发号施令。要用商量的口吻讲明主要领导的态度，征求副职领导的意见。如副职领导与主要领导活动安排有冲突且确实事出有因的话，也要如实向主要领导汇报，不能歪曲意思、添油加醋。同时，还要处理好“趋”与“避”的关系。对涉及领导成员之间关系的敏感问题，要谨慎从事，该回避回避，做到参谋不越位、参与不干预，既不失职，又不失当。要处理好“远”与“近”的关系。由于业务分工等原因，办公室主任往往对一些领导服务多一点，对另一些领导接触相对少一点。对接触多的不能搞人身依附，对服务少的要注意多汇报、多沟通。总之，对上协调就要一碗水端平，不偏不倚，特别是领导之间在工作上出现矛盾时，要从维护
大局出发，多当“减震器”，不当“变压器”。横向协调，要树立商量意识。在酝酿处理、决策之前，注意及时与有关业务部门协商沟通，对有不同意见的，要反复协调，待取得共识后，再呈送领导审批。在重要会议安排、重大活动的组织上，也应周密考虑，向业务部门先预告、早通气，力争集中力量办大事。对下协调，要树立服务意识。谦虚谨慎，摆正位置，搞好服务，出好主意，切忌拿领导压人，盲目拿方案。遇到不好办的事情，更要冷静对待，多倾听各方面的意见和建议，缩小分歧点，发现共同点，把协调工作做细、做深、做实。
（六）管理服务，主动在先。办公室主任要协助领导管理事务、搞好服务关键在于主动。一要超前谋划。对一些常规的和必须要做的工作，对管理中出现的问题，对会议接待事项，办公室主任都应该超前开展工作。不能等领导催了，或者出了问题才被动地去做。二要迅速及时。一旦领导交办的事项，办公室主任要有雷厉风行的工作作风，狠抓落实，确保按时完成，力争提前完成。
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