关于材料采购建议

2020-03-03 20:02:06 来源：范文大全收藏下载本文

关于建筑材料（设备）采购管理几点建议

这里所说材料，包括建筑项目部生产性材料、固定资产、高值周转材，不包括包工包料类材料采购，样板房及开放展示区家具、装饰物品、摆件，行政资产类等。

材料从采购环节分工及执行主体来说，分为三类1公司采购、由公司确定供应商，签订合同、公司采购；2公司选定，公司确定供应商，签订合同、项目部采购；3项目部采购，项目部确定供应商，项目部签订合同（公司参与合同会签）、项目部采购；

材料采购须遵循原则，1 因客观原因，对采购单价在1万以上而不能订立合同的材料采购，按“零星采购”流程办理审批，并严格履行比价手续。2 每宗采购，必须按规范填写《申购单》，严禁先采购再补申购，或申购未经审批直接采购等现象，由公司财务部或各项目成本员把关监督每宗申购都有对应的《申购单》。3 项目采购员（组）须及时更新并查看各项材料的已入库数量，根据入库量与合同总量的对比，正确选择审批流程，同时对超出合同金额的采购及时重新签署合同或补充协议，避免合同外申购。对采购额超出合同金额5000元以上（含5000元），或供货量、价款须超出合同暂定总价的1%的，超出部分必须签订补充协议，否则，相关材料款不得准予结算或报销。4对须现购的材料，如其借支额在申购的审批范围内，采购部门可凭经审批的《申购单》直接办理借支。以下着重讲述第3类项目采购流程

职责分工

1 验收小组

验收小组是材料验收工作的执行机构。小组成员至少包括：项目采购员（组）、项目仓库等，公司采购员（组）、工程管理员（组）、根据材料情况参与工程材料的进场验收。

2 项目采购员（组）

负责“项目采购类”材料采购的申请、采购实施、台帐建立等工作，并参与材料的进场验收。

3 项目预算员（组）

负责建立“零星采购类”材料的采购台帐，审核“项目采购类”材料采购申请。建立着重审核材料申购是否符合合同要求，是否超出目标成本，零星采购是否超出项目审批的权限等。

4 生产主管

审核材料申购的必要性及数量的合理性，并向项目经理提出实际采购数量的建议。

5 项目经理

根据权限审核或审批材料采购申请。

6 公司采购员（组）（以下6-10设公司级别可兼任）

审核超建筑项目部审批权限的“零星采购”申请，着重审核材料的价格及需用数量是否合理。

7 成本管理员（组）

审核超建筑项目部审批权限的“零星采购”申请，主要从该项目资金分配情况及目标成本等方面审核。

8 工程管理员（组）

审核超建筑项目部审批权限的“零星采购”申请，主要审核该宗申购的必要性及数量的合理性。并根据材料性能或其他部门的需要，参与相关材料的进场验收工作。

9 审计监察员（组）

审计监察部是材料采购工作的监督部门，根据需要选择性参与材料的申购及进场验收工作，并对相关工作流程提出修改意见。

10 总经理办公室

根据需要选择性参与或检查材料的申购及进场验收工作流程，负责收集相关部门对于制度流程的修改意见，并对相关工作流程进行修订。

办理申购

1发起申购

项目采购类材料，由建筑项目部发起《申购单》，详细注明物品名称、规格/型号、单位、数量、需使用日期等信息，由项目采购员（组）补充单价、总价、下单时间等。

2审批环节

项目采购及合同采购，需经由项目采购员（组）、项目预算员（组）、生产主管、项目经理审批。

零星采购，３千元/宗以下（含）需经由项目采购员（组）、项目预算员（组）、生产主管、项目经理审批，３千元/宗以上，需经由公司采购员（组）、成本管理员（组）、工程管理员（组）审批。经审批的《申购单》送项目采购员（组）、项目仓库、项目预算等部门，对固定资产和高值周转材的，还需抄送公司工程管理员（组）和财务部。

【注】在三个工作日内，对同一种类产品的申购，无论规格型号是否相同，都视同为“同一宗申购”。

零星采购材料申购审批流程

1 材料询价，若无预定供应商的材料，则由项目采购员（组）寻找三家或以上的供应商进行比价，填写《比价单》并建议供应商。若因特殊原因须免比价的，填写《免比价单》，与《申购单》一并送项目预算员（组）审核。已有预定供应商的材料，对预先已确定供应商的物品，由采购员（组）在固定的供应商间询价后，填写《比价单》并建议供应商。若只有一个供应商或其他原因须免比价的，填写《免比价单》，与《申购单》一并送项目预算员（组）审核。

2 生产主管审核本次申购的必要性及数量的合理性，并向项目经理提出实际申购数量的建议。

3 项目经理除审核材料的实际需用量外，须从项目的工程节点要求及工程月度进度款的申请、使用情况等方面考虑材料申购数量。

项目采购类材料进场验收

1 材料进场前知会

项目采购类材料到货时由项目采购员（组）、项目仓库、领料人共同进行验收，如为建筑工程主材还须工程管理员（组）、审计监察员（组）参与验收。同时，工程管理员（组）还须参与园林配套类材料的进场验收。公司采购员（组）、审计监察员（组）根据工程需要参与或监督材料验收过程。

2 验收

验收小组随机抽取进场材料（设备）进行验收，材料验收主要检查以下几个方面：

a检查进场材料（设备）的品牌是否符合合同或《申购单》的要求；

b检查进场材料（设备）的色泽、材质（指材料）、外观等是否符合合同或《申购单》要求；

c检查进场材料（设备）的尺寸、规格、型号等是否符合合同或《申购单》要求；

d检查进场材料（设备）是否符合出厂标准或有关国家行业标准、合同要求达到的标准或符合现场使用需要；

e检查进场材料（设备）合同要求的配件及辅材等是否齐全、正确； f检查进场材料（设备）的产品保护措施是否到位。

3材料验收合格后，验收成员共同在《送货单》和《入库单》签字确认，项目采购员（组）办理已验收材料的入库手续。

4材料检测

对于必须经过检测才能使用的材料（设备），可委托工程所在地政府部门认可的检测机构进行检测，费用由供应商承担。检测结果不合格的材料，凡未采购的应停止采购，凡已采购运至现场的，应立即由供应商运出现场，由此造成的全部材料采购费用，由供应商承担。

5材料供应商提供的材料与合同或《申购单》不符的，按下列情况分别处理： a材料送货单价与合同或《申购单》不符，由供应商承担所有差价；

b材料的种类、规格、型号、质量等级与合同或《申购单》不符，建筑项目员（组）严禁该批材料进场，并要求供应商清运出施工现场，并向公司采购员（组）及工程管理员（组）汇报；

c到货地点与合同或《申购单》不符，供应商负责倒运至约定地点；

d供应数量少于或多于《申购单》的约定数量时，项目仓库须请示项目经理，经同意后可准许该批材料入库。同时，根据项目经理的指令，要求供应商将数量补齐。如项目经理不同意本批材料入库，供应商负责将多余部分或本批次的全部材料运出施工现场；

e供应时间早于约定时间，供应商承担因此发生的保管费用及保管风险； f因以上原因或迟于约定时间供应而导致的追加合同价款，由供应商承担。对由于材料供应发生延误导致工期相应顺延，由供应商赔偿公司由此造成的损失。 g重新运送的材料经验收或已入库材料经现场实体使用过程中仍发现有与合同或《申购单》的规格、质量等级不符的情况，供应商还应承担重新采购及返工的追加合同价款。

其实在注重材料采购管理的同时，不要忽略前期采购合同的审批、鉴定以及之后施工时材料使用情况、管理等。

以上纯属个人建议，谨供参考。

写于

二零一零年八月十七日