中等职业学校学生资助档案整理辅导

中等职业学校学生资助档案整理辅导

一、我们做档案工作要遵行按照“真实、完整、安全、效能“的总要求。

真实是指：档案是在一定的历史背景下的原始记录，一般来说，是比其他的文字材料具有更大的可靠性和真实性。但是，事实上有的档案在形成过程中由于种种外界的原因而形成了一些并没有真正反映历史事实的档案，也就是档案的内容有误、掺假等。但是，就算是这样，档案也是真实可靠的，因为档案是在当时的历史背景下形成的，就算是有误，通过这些人为的错误，我们也能简介的看到那个历史年代的真面目。档案的真实可靠其含义为：（1）档案本身内容是真实的，真实、直接的反映历史事实；（2）档案本身的内容有误，但同样从另一面反映了历史事实。

完整是指：是指各种档案材料齐全完整，不能缺失。 安全是指：所谓档案安全保护就是保证档案的安全，对于档案安全作出全面的保护。档案安全保护是针对档案库房的安全保护，一般通过档案库房安全保护智能化综合管理系统来为档案的安全作出全方位的保护。档案保护的重点主要是防止档案：涂改，丢失，被盗。我国档案事业发展指导思想的概括表达指出三大体系，具体是指“覆盖人民群众的档案资源体系，方便人民群众的档案利用体系和确保档案安全保密的档案安全体系”。今年3月19日，我们市委办、市政府办以两办的名义下发了关于加强新形势下档案和数据资源建设工作的意见中，定四大体系，增强了保障体系。

效能是指：主要指的档案价值的挖掘和利用。

最终落实到具体的事务操作中就是收、管、用，今天我们只讲收和管两个方面的问题，用的问题在这里就不进行讲解。

二、资助档案材料的收集。

讲三个方面：如何收集，收集哪些材料，有什么样的要求。

去年6月份，我们市档案局联合市政府督查室对全市30多家市直机关单位的档案和数据资源建设进行督查，发现有关收集的问题不少，一是该收集没有收集齐全，二是收集的重复件太多，三是各部门之间主动协调少，档案资料丢失的现象比较多。这就给我们档案的整理工作带来了很大的难度。

一是如何收集，我想

1、主动收集。目前，有些档案材料形成部门和个人的档案意识淡薄，材料产生后把材料据为已有，没有及时移交。

2、适时收集。可以在事件办理过程中进行收集，也可以在事件办理完毕后进行收集，但一定要注意及时进行收集，防止丢失。

3、追踪收集。工作人员要经常关注这项工作，随时掌握工作进度，及是与相关人员取得联系，避免时间过长造成材料无法收集到位。

二是收集哪些材料，这个《湖南省中等职业学校学生资助档案管理办法》的通知上不明确的要求，

中职学生资助档案的归档材料主要包括以下几类：

1、工作文件

（1）国家、省、市（州）、县（市、区）相关文件及有关材料；

（2）学校学生资助组织机构文件和制定的有关学生资助管理文件；

（3）学校学生资助管理机构人员分工及职责；

（4）学校学生资助工作计划、工作总结、资助工作会议记录等资料。

2、国家助学金材料

（1）学生学籍花名册；

（2）《湖南省中等职业学校国家助学金申请表》； （3）学生身份证或户籍复印件和家庭经济困难证明（分贴于《湖南省中等职业学校国家助学金申请表》后）；

（4）《湖南省中等职业学校国家助学金受助学生汇总表》；

（5）国家助学金受助学生公示名单及公示照片；

（6）学生本人签字的《中等职业学校学生资助卡发放名册》；

（7）《中等职业学校学生异动情况表（增加/减少）》；

（8）《中等职业学校学生资助卡丢卡补卡登记表》； （9）国家助学金发放凭证（如学生签名册、打卡发放的银行对账单复印件等）。

3、免学费材料

（1）《湖南省中等职业学校家庭经济困难学生免学费申请审批表》（附件6）；

（2）学生身份证或户籍复印件及家庭经济困难证明（分贴于《湖南省中等职业学校家庭经济困难学生免学费申请审批表》后）；

（3）《中等职业学校免学费汇总花名册》，其中涉农专业学生、农村家庭经济困难学生、城市家庭经济困难学生和顶岗实习困难专业学生须分类汇总；

（4）免学费学生公示名单及公示照片；

（5）学生本人签字的《中等职业学校免学费学生学费退还名册》；

（6）其他免学费或退学费凭证；

（7）物价部门批准的学校分专业收费标准文件。

4、校内资助档案（根据学校要求整理）

5、中职学生资助学期统计报表（从全国中等职业学校学生管理信息系统或全国技工院校电子注册和统计信息管理系统打印，并加盖学校公章或法人代表签字）。

三是收集材料有什么要求，我想：

1、收集的材料齐全完整；

2、收集的材料要是原始材料；

3、收集的材料办理的手续要齐全；

4、要剔除重复重件。

中职学生资助档案所有归档材料要求真实、完整。属归档范围，但因特殊原因确实无法收集到的文件，经办人应在备考表中陈述，并由经办人、资助中心负责人审批签字后，存档备查。

这是我要讲的第一个问题，要讲的第二个问题就管，管的过程中就包括整理，保管两大块。

请大家一下幻灯片，从中可以看出什么东西不 ××学校××年××学期国家助学金第×册

三、资助档案材料的整理，他包括分类，装订，编页码，编目录，填写备考表，装盒，书写档案盒，排序等工序。

1、分类：

《湖南省中等职业学校学生资助档案管理办法》的通知中，对中等职业学校学生资助档案的分类有要求：中职学生资助档案须分学期、按项目整理归档。中等职业学校的资助项目主要有国家助学金、免学费和校内资助。

2、装订

中职学生资助档案须按学期、项目、班级排序装订，并按档案管理有关规定编制页码和册内文件目录。

3、编页码

我们可参照文书档案编写页码的方式来编写，将页码编在每页的右上角，注意凡是有字的页都要编页码。

4、编目录

我们可参照科技档案编写卷内目录的方式来编写目录，它包括序号，文件编号，责任者，文件题名，日期，页数，备注七项内容，见附表。

5、填写备考表

中职学生资助档案要分卷填好备考表并装订于册尾。备考表主要注明册内文件情况说明、建册人、检查人、立卷时间等。

6、装盒

各校中职学生资助档案应采用统一规格的档案盒保存。学校对档案盒有统一规定的，按学校规定执行。无统一规定的，采用长宽为31×22cm的无酸纸档案盒。

7、书写档案盒

中职学生资助档案盒应统一封面设计，在正面和脊面注明该册档案文件名称，包括学校、学期、项目、册号等（如××学校××年××学期国家助学金第×册）。

8、排序

从右至左，从下到下按照顺序依次排列就可以。

四、资助档案材料的保管 按照档案保管的要求

《中华人民共和国档案法》第十三条规定，各级各类档案馆，机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用，配置必要的设施，确保档案的安全，采用先进技术，实现档案管理的现代化。我想我们中职学生资助档案的保管，一是购置必要的存放设备，如柜子，锁，采用统一规定的档案盒进行装盒等。二是要对中职学生资助档案须实行专人专柜管理。

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