采购管理制度
2020-03-03 18:06:06 来源：范文大全收藏下载本文
采购管理制度
一、目的
为了加强采购计划管理，规范采购工作，保障公司生产经营活动所需物品的正常持续供应，降低采购成本，特制定制度。
一、适用范围
本制度适用于公司对外采购与生产经营有关的经营性固定资产、材料及非经营固定资产、办公用品、劳保用品的采购（以下统称为采购物品）。
二、职责权限
1、总经理或副总经理负责对采购物资的审批。
2、副总、财务负责对采购票据的审核。
3、经营性固定资产、材料、配件及非经营固定资产等物品（物资）由生产管理部门负责提出申请请购，办公用品、劳保用品及常用物品由仓库负责请购。
三、采购原则
1、询价比价原则
物品采购必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。
2、一至性原则
采购人员定购的物品必须与请购所列要求、规格、型号、数量一致。在市场条件不能满足请购部门要求的情况下，采购人员必须及时反馈信息供申请部门更改请购作参考。如确因特定条件数量不能完全与请购一致，经审核后差值不得超过请购量的5-10%。
3、低价搜索原则
采购人员随时收集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及最低价格，实现最优化采购。
4、廉洁原则
（1）自觉维护企业利益，努力提高采购物品质量，降低采购成本。 （2）廉洁自律，不收礼、不受贿、不接受吃请，不能向供应商伸手。 （3）严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。
（4）加强学习广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。
（5）工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。
5、招标采购原则
凡大宗或经常使用的物品，都应通过询价、议价或招标的形式由生管、财务和相关部门的人员共同参与，定出一段时间内（一年或半年）的供应商、价格、签订供货协议，以简化采购程序，提高工作效率。对于价格随市场变化较快的物品除缩短招标间隔外，还应随时掌握市场行情，调整采购价格。
6、审计监督原则
采购人员要自觉接受财务部门和公司领导对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为，公司有权对相关人员依照公司管理制度进行处罚直至追究法律责任。
四、采购流程
1、采购申请
物品（物资）需求部门根据生产或经营的实际需要填写《请购单》，请购单上要注明物品名称、规格型号、数量、需求日期、用途等，若涉及到技术指标的，须注明相关参数、指标要求。经总经理或副总经理批准后交采购部采购。各审核环节对采购审请提出异议者，应于2个工作日内将意见反馈给采购申请部门。
2、询价比价议价
（1）每一种物品（物资）原则上需要两家以上供应商进行报价。 （2）采购人员接到报价单后需要进行比价、议价，并填写《询价记录表》，按低价原则进行采购。
（3）属下列情况者，无须进行比价、议价。独家代理、独家制造、专卖品、原厂零件无借用品，但仍需要留下报价记录。
3、样品提供和确认
（1）若须进行样品提供和确认的，须定送样周期，由采购人员负责追踪，收到样品后第一时间送交需求部门进行确认。
（2）对于需要保存样品的，必须作封样处理，以便日后作收货比较。
4、供应商选择
（1）具有合法经营主体者。
（2）品质、交货期、价格服务等条件良好者。 （3）信誉良好者。 （4）客户认可的供应商。 采购人员必须建立供应商台账。
5、合同的签订
（1）供应商经送样审查合格后，由总经理或副总经理、财务、采购部门与选定的供应商签订合同。
（2）交易发生争执时，依据合同核定条款进行处理，合同内没有约定的由双方协商或依照相关的法律法规解决。
6、进度跟催
（1）为确保准时交货，采购人员应提前用电话、传真或亲自到供应商处跟催，以确保物品（物资）能适时供应。
（2）若采购物品（物资）无法在规定时间内交货的，采购人员须提前三个工作日通知需求部门，极积寻求解决办法，并重新和供应商确定新的交期，同时知会需求部门。
7、验收入库
（1）物资采购时采购人员必须要求供应商发货时随货附上《送货单》或者是《发货清单》并且要规范填写所发的物资名称、规格型号、数量、单价、批次等必要信息，便与验收核对。没有《送货单》或《发货清单》的仓库拒绝接收。
（2）采购物品（物资）到公司后，属经营性固定资产、材料、配件和非经营性固定资产、大宗物品（物资）由所需部门负责验收，常用物品、劳保用品、办公用品由仓库负责验收。
（3）物品（物资）经验收合格后由验收人员填写《验收单》，仓库凭《验收单》办理入库。 （4）验收不合格的物品（物资）由验收人员通知相关部门和采购，两日内办理（退）换货手续。
8、对账付款
采购物品（物资）办理入库后，由采购人员凭《入库单》按合同或约定的付款方式办理付款手续。
五、错误采购的处理
在日常采购工作中，由采购人员原因发生的错误采购，相关采购人员自行纠正，给公司造成一定经济损失的，公司将追究其责任和相应的赔偿。
采购人员岗位职责
1、认真执行公司采购管理规定，严格按采购计划采购，做到及时、适用，合理降低物资积压和采购成本。对购进物品做到票证齐全、票物相符，报账及时。
2、熟悉和掌握市场行情，按“质优、价廉”的原则货比三家，择优采购。注重收集市场信息，及时向公司领导反馈市场价格和有关信息。合理按排采购顺序，对紧缺物资和需要长途采购的原料应提前按排采购计划及时购进。
3、严把采购质量关，物资采购前先索要样品供使用部门审核定样，购进大宗物资须附有质保书和售后服务合同。积极协助相关部门妥善解决使用过程中出现的问题，杜绝错误采购。
4、加强与验收、保管人员的协作，有责任提供物资有效的保管方法，防止物品保管不妥而受损失。
5、掌握公司各部门物资需求及消耗情况，熟悉各种物资的供应渠道和市场行情，与物资供应方建立良好的关系。
6、熟悉掌握各类物资的名称、规格型号、用途和生产厂家，以及有关材料性能、质量和标准。
7、加强法制学习，树立法制观念，自觉抵制不良之风。
8、完成领导交给的其它工作。
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