2020-03-02 19:14:08 来源:范文大全收藏下载本文
秘书岗位职责
一、忠诚
1、忠诚于老板,忠诚于公司。
2、公司的利益高于一切,甚至是秘书个人的利益。
3、不为个人一己之利出卖公司利益,关键时刻为老板和公司敢于奉献自己的全部乃至生命。
二、秘密
1、公司文件保密。
2、老板及家人信息保密(包括:电话、住址、信件、个人证照等)。
3、老板的社会关系信息保密。
4、老板的出行信息保密。
5、老板社交活动及商议事项保密。
6、老板使用的通信工具保密。
7、参与公司重大事项研究问题保密。
8、
三、安全
1、老板出行,注意观察周边情况,及时发现问题,主动提醒辅助遮挡危险源,保护老板人身和财产安全。
2、苦练开车技能,确保老板使用车辆的行车安全。
3、定期提醒老板进行健康检查,预防为主,按时用药,保持健康体魄。
4、随时检查食物材质,保质期及是否使用农药等,保证饭菜质量安全。
四、勤于事务
(一)办公室内务 ■办公环境
明亮整洁、一尘不染、家具摆放整齐、办公桌无文件累积、文件整齐规范、图书排放整齐。
1、每天准时上班。
2、开窗通风。
3、清洁办公室:每天将办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次。
4、清理花木:鲜花每天换水一次,其他花木没有枯叶、杂草。
5、为董事长备好茶水(董事长到办公室的同时)。
6、每天下班前清理办公桌一次,关闭好门窗、电源等。
7、及时清理办公、生活垃圾,不让垃圾在室内过夜。
8、每两周吸尘一次。 ■文件管理
流程齐全、分类合理、处理及时、管理规范。
1、对所有文件先进行识别,并分类登记,再分别办理。
2、外来红头文件:填写收文处理单,及时送批和传递发放,并留下记录。
3、内部红头文件:作好收文记录并放置在待处理文件夹内,便于老板查阅。
4、外来公函、通知及文字资料:及时送交老板阅示,根据老板批示正确办理(不急的文件资料放置在待处理文件夹内)。
5、内部通知、报告:及时送交老板阅示,根据老板批示正确办理(不急的文件资料放置在待处理文件夹内)。
6、公司各部门(单位)送交老板签字的,根据送交人的意见给予及时传递办理。
7、重要的和紧急的文件,须提醒老板。
8、每天将送交老板批示、看阅的文件清理一次,并核对登记记录。
9、根据文件积累的情况及时进行存档,并作好相应记录,便于查阅。
(二)来宾接待 彬彬有礼、热情接待。
1、笑脸相迎,茶水相待。
2、询问来宾情况:来访目的,有无预约及身份情况等。
3、索要名片。
4、及时向老板请示。
5、按老板意见引见,接待(按情况给予续茶水)。
6、根据客人来访时间及职务等级,征询老板意见后确定是否客餐、宴请。
(三)会务服务 ■专题会
准备充分、安排周全、接待周到、组织完善。
1、会议议程的拟定。
2、确定与会人员。
3、会议通知起草和发送。
4、会议文件的准备。
5、会议场所的确认及会场布置。
6、会议签到及记录。
7、与会人员的接待工作。 ■ 工作会
1、检查会场环境是否干净整洁。
2、检查会议通知是否到位。
3、检查会议文件准备是否齐备。
4、会议人员的接待。
5、会议期间的服务。
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