积极推进老年大学管理创新

2020-03-02 11:00:04 来源：范文大全收藏下载本文

湖北省老年大学协会第一次老年教育理论研讨会征文稿

积极推进老年大学管理创新

——黄冈市老年大学构建“四库”管理信息系统初探

黄冈市老年大学李洁王晓梅

【摘要】：管理信息系统（MIS）是现代化科学化管理的一个重要信息平台，它广泛应用于各行各业。然而在老年大学这一块，设计、研究、开发MIS却不多见。是学校管理信息系统构建和运用的时机尚不成熟？还是管理信息系统无法在老年教育领域中发挥应有的功能作用？本文以黄冈市老年大学构建“四库”管理信息系统为例，对学校管理信息系统的前期构思、框架设计等问题从理论上进行研究，抛砖引玉，以期引起各地老年大学的重视，从而进一步推进老年大学管理创新。

主题词：信息化管理四库框架要素原则启示

以计算机技术为代表的高科技信息技术，正以出乎人们意料的惊人速度，颠覆和改变着人们的工作、学习、思维和生活方式，一场空前巨大的网络革命风暴席卷每一个角落，于是各种信息管理系统应运而生，应用在各行各业、各个岗位。同样，使用计算机技术替代传统的人工模式，来实现老年大学日常教学与管理也被人们所认识，它能有效整合配置各项资源、协调运作、共享管理，减轻学校各类工作人员的工作负担；能够提供充足的信息和快捷的查询手段，以最少的消耗创造最大的效益；能够极大地提升学校的科学化、系统化、规范化、现代化、信息化管理水平。

基于这一点，2008年始，黄冈市结合创建省级老年大学示范校，着力推进老年大学规范化建设，设计建立了老年大学学员信息库、教师信息库、教学管理信息库和学员成果信息库四个信息库，简称“四库”，内容涵盖了学校日常教学与管理的方方面面，成为开启该市老年大学管理手段现代化的“破冰之举”，为加快老年大学管理信息化奠定了坚实的基础。

一、老年大学“四库”管理信息系统的基本框架和主要内容管理信息系统（Management Information System，简称MIS）是一个以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备，进行信息的收集、传输、加工、储存、更新和维护，以提高工作效率、提高运作水平为目的的集成化的人机系统。我们通常所说的管理信息系统是指办公自动化系统（OA）以及数据库、模型库、方法库、知识库和与上级机关及外界交换信息的接口所组成。

黄冈市老年大学“四库”管理信息系统由学员信息库、教师信息库、教学管理信息库和学员成果信息库四个信息库构成，其基本框架如图二所示。主要内容为：

学员信息库包括基本数据、表格和统计分析系统，即学员基本信息、班级学员情况、固定报表和统计分析，见图三。统计分析包括基本信息分析和缴费信息分析等。

教师信息库包括教师基本信息、个人成果和讲义教案等。教学管理信息库包括学校简介、组织结构、管理体系、管理制度、教务动态、教研改革、舆论宣传、校外活动、创建示范校等。其中，教务动态包括工作要点、教学计划、教学大纲、教学信息、课程安排、大事记等；教研改革包括研究论文、实践教材、校报编辑、教材管理等；舆论宣传包括文献摘录、领导题词、通讯报道、宣传图片等；校外活动包括参观考察、演出比赛、课外实践等。

学员成果信息库包括学员创作的书画作品、手工艺品、出版物，成果展示的影像资料、参加各种比赛活动获得的奖牌奖证等。

整个系统的信息管理功能完全基于用户的自定义，灵活、简约而应用无穷，可轻松构建出比定制软件更实用的自己想要的信息管理系统，并能多种应用无缝集成，是老年大学教学管理较为理想的综合管理系统。

（图一）

（图二）

（图三）

二、建立老年大学“四库”管理信息系统的指导思想和积极意义老年大学“四库”管理信息系统旨在成为一个完整统

一、技术过硬、效能优先、安全可靠、具有较高信息统计功能的教学管理信息系统。我们可以定义为以及时、客观、有效的方式来收集、综合、比较、分析及沟通校内外信息，为学校日常教学与管理活动服务的一种组织管理系统。它的主要作用是能够及时、准确地提供统计、分析、评价数据及有关信息，帮助学校管理人员为学校发展规划和办学目标服务。

（一）建立“四库”管理信息系统，是应对信息革命、实现老年大学管理现代化的重要步骤。信息化浪潮的兴起，特别是电脑技术的普遍应用，使系统管理观念渗透到每个领域。老年大学教育也是一个系统工程，而管理现代化正是为了实现这一系统工程所要达到的目标而实施的重要手段。通过对管理过程中细节构建信息反馈网络，对老年大学教育中的问题或出现的新事物在信息反馈网络中如实记录，形成综合分析，提升到高层次的指导，并反作用于实践，将管理的过程形成信息、反馈、分析、提升的管理现代化方法，正是推进老年大学教育管理现代化的重要步骤。

（二）建立“四库”管理信息系统，是提高工作效能、促进传统管理方式向现代管理方式转变的根本手段。随着老年大学规模的扩大，人员的不断增加，教务管理复杂程度逐渐增强，如新生入学、老生毕业、学员纵横向数据比较分析、教师及工作人员信息、教学计划及安排、教学成果分类归档等等，通过教学管理信息系统进行处理，不仅事半功倍，克服了手工信息分散处理的弊病，而且能够容易地进行修改、维护、扩充等，具有手工管理所无法比拟的优点，如检索迅速、查询方便、效率高、可靠性好、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等，大大地提高了工作效率，也是一个单位科学化、信息化、正规化管理必不可少的基本条件。

（三）建立“四库”管理信息系统，是规范管理秩序、实现资源共享必不可少的信息交换平台。系统论创始人美籍奥地利人、理论生物学家L.V.贝塔朗菲强调，任何系统都是一个有机的整体，它不是各个部分的机械组合或简单相加，系统的整体功能是各要素在孤立状态下所没有的新性质①。老年大学的管理就是一个系统体系，我们认识了这些特点和规律，并控制、管理、改造或创造这一系统，从不同角度为数据管理提供强大支持，如文本、数字、单选或多选列表、图片、文件等多种数据类型，以及缩略视图、表格视图、图表视图等多种数据表现方式，使之成为老年大学教学管理的信息化手段和关键运转环节。

三、建立老年大学“四库”管理信息系统的基本要素和必备条件我国的老年大学教育事业，虽然走过了近三十年的发展历程，但仍落后于经济社会和老龄人口的发展速度，老年教育事业的重视程度很低、投入力度较小、发展步伐缓慢，这些严重制约了老年大学的管理体制、管理模式和管理手段。因此，要加快老年大学现代化发展步伐，推进教学与管理的信息化、科学化和规范化，需要具备方方面面的条件，需要强大的物质技术作支撑。

（一）领导重视，管理人员积极性高。管理信息系统的建立，需要一定的物质基础，需要一定的经费、人力和时间，这些全局性的问题必须在学校高层领导的重视和支持下才能获得解决。因此，校长、决策层的教育思想、办学理念、现代意识、协调力度是研制学校管理信息系统的成败关键。管理人员的积极性也是不容忽视的条件，因为管理人员是管理信息系统的直接用户，他们的积极性及参与、配合程度，关系到管理信息系统的开发使用效果和生命力。

（二）经费充足，具备一定的资源条件。开发管理信息系统，涉及到经费、人力、时间等必不可少的物质资源条件，如计算机硬、软件设备，不间断电源、空调等辅助设备和计算机房设施等，还有开发费用和运行费用，前者包括设备购置、人员工资、培训和开发过程中的一系列支出等，后者包括机器运行、维护和修理费，人员工资和水、电、纸张和软盘等日常开支。要有足够的资金保证，才能顺利完成整个系统的开发工作。当然，如果能与老年大学协会或有关学校、软件开发商联手，其资金投入的途径、开发的形式则另当别论。

（三）勇于创新，组建强有力的研发团队。管理信息系统的质量，在某种意义上直接取决于研发人员的专业水平和业务素质。研发小组的人数因系统规模大小而异，通常包括系统分析员、程序员、数据录入员和硬、软件维护人员。由于管理信息系统的开发通常是从逐个子系统分期分批进行的，同时，已开发完毕投入使用的系统仍需不断维护、改进和完善，因此这个开发小组应该在相当长的时期内存在。

四、开发老年大学管理信息系统应遵循四项原则

开发老年大学管理信息系统是推进老年大学教育现代化、推动管理手段创新的重要举措。要推进这个系统的建立和优化，必须坚持实事求是与解放思想相统一的方针，坚持扬长避短、特色优化的方针，坚持多样化策略和“梯次推进”的方针②，遵循创新、整体、经济、安全四项原则，确保取得扎扎实实的效果。

（一）创新原则，体现先进性。随着计算机技术的飞速发展，现代管理信息系统从地域上划分已逐渐由局域范围走向广域范围。要时时关注信息技术的发展和管理环节的变化，充分借鉴、揉合其它老年大学、高校或企业同类产品的优势，及时更新、主动调整管理信息系统不适应的瑕疵，不断突破技术壁垒，使管理信息系统适应管理需求，使目标系统具有较强的先进性和超前意识，始终保持软件的领先地位。

（二）整体原则，体现完整性。老年大学的日常教学与管理，涉及事务繁多，任务繁重，在设计时要充分考虑到每项工作、每项内容互相之间的关联度。各子系统的功能尽可能规范，数据采集要统一，语言描述要一致，信息资源要共享，保证各子系统协调一致地工作，避免信息的大量冗余、重复，寻求系统的整体优化。

（三）经济原则，体现实用性。老年大学的工作事务性强，管理复杂，但这并不是说就要求我们的管理信息系统要“大而全”和“高精尖” ，盲目追求完善的MIS而忽视了本单位的经济条件、技术水平、管理水平和人员素质，因此老年大学的实际不仅决定了管理信息系统的经济性，更重要的是其适应性、实用性和可操作性。

（四）安全原则，体现可靠性。系统的可靠性是检验系统成败的主要指标之一，只有可靠的系统才能得到用户的信任。因此在设计开发系统时，首先要保证系统软硬件设备的稳定性，其次要有数据校验功能，还要有一整套成熟的系统安全措施。只有这样，系统的可靠性才能得到充分保证，才能具备生命力，才能更好地为老年大学日常教学和管理服务。

五、老年大学“四库”管理信息系统存在的问题及有益启示近年来，管理信息系统在教育领域被广泛应用，其理论和实践的发展十分迅速，并且逐步进入到老年教育领域。目前国内已有不少老年大学相继开发并使用了教学管理软件，主要方式有三种：一是利用局域网开发软件，如广州老年干部大学开发的管理软件，已经在珠海、深圳及广州、从化等地推广使用；二是借助中国老年大学协会开发的网络版软件，并结合自身实际进行整合研发。黄冈市老年大学“四库”管理信息系统属于此类；三是组织、委托软件公司帮助开发。据《中国特色老年大学教育现代化研究》课题组2009年的调研数据显示，目前全国独立建有老年大学教务管理软件的达40.6％,由此可见管理信息系统在实际应用中作用十分明显，市场前景十分广阔。

黄冈市虽然从2008年就开始尝试建立老年大学“四库”管理信息系统，但起步晚、底子薄、基础差、资金缺，目前还只是一个初步的设想和构架，其中学员信息库和教师信息库是依托中国老年大学协会网络版管理软件，没有单独实力进入到实质性的系统软件研发阶段。但我们从实践中得到不少启示：

（一）建立老年大学管理信息系统十分必要，且势在必行。随着老龄化程度的加快，老年教育事业也将飞速发展，老年大学对教育水平和教学管理软硬件的要求日益提高，要顺应时代发展、科技进步以及满足管理者的需求，研发一套高效的老年大学教学管理信息系统，提供一个高效、便捷的工作环境，已成为老年大学教育科学发展的必然选择，也是实现老年教育事业现代化建设不容抗拒的迫切要求。各级主管部门、老年大学管理机构对此要予以高度重视，创造一切条件支持老年大学管理现代化、信息化建设。

（二）建立老年大学管理信息系统需要投入，要形成合力。研发老年大学管理信息系统是一项复杂性、技术性极高，需要团队协作的创造性工程，不只是受管理人员的素质、技术设计、环境条件等因素限制，更主要的是资金的投入，单靠一个学校显得力不从心，难以为继。因此，必须整合各种行政资源，如由省老年大学、省老年大学协会或中国老年大学协会牵头，联合各省市有经验、有实力的学校或软件开发企业共同开发。在开发过程中，尽可能节省开支和缩短开发周期。系统产品投入运行后，尽快回收投资，以提高系统的经济效益和社会效益。

（三）建立老年大学管理信息系统要求很高，要确保质量。建立管理信息系统的主要目的是实现老年大学日常教学管理的数据化、动态化和科学化，从而进一步推进老年大学管理手段的现代化。在研发中要把科学性、便捷性、易维护性与可扩展性作为重点，让管理者满意，让操作者得心应手，从而全面提升学校管理质量，提高老年大学科学化、信息化和现代化管理水平。

①《中国特色老年大学教育现代化研究》P208.中国老年大学协会课题组广东教育出版社，2011.6 ②《中国特色老年大学教育现代化研究》P221.中国老年大学协会课题组广东教育出版社，2011.6