地铁工程档案研究

2020-03-02 20:38:05 来源：范文大全收藏下载本文

地铁工程档案研究

随着改革开放进程的逐步推进，我国的经济建设持续发展，城市现代化程度不断提高。地铁凭借着其快捷、舒适、方便、准时的特点，走进人们的视野，成为我国城市的主要公共交通形式。不知不觉，地铁已融入国人的生活十多年。到目前为止，北上广地铁总长度已经超过985.5公里，而在世界十大城市地铁排行榜里，北京和上海地铁系统都榜上有名。在国务院的地铁建设规划中也提及，到2015年前后，将新建79条轨道交通线路，总里程达到2259.84km，总投资8820.03亿元。作为档案学子，这些数据给我们的启发是，地铁工程档案的管理问题应予以重视。

地铁工程档案，是指在地铁工程立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、设备安装及竣工验收等过程中形成的具有保存价值，直接反映地铁工程全貌的文字、图表、声像等形式的文件材料。地铁工程是复杂的系统工程，具有投资大、周期长、环节多、技术密集的特点。从一条线路开始立项到工程竣工验收，往往需要3～5年的时间，参建单位上百家，从工程前期立项、施工、竣工验收到运营调试，环节多大上百种，所涉及的专业技术也多达几十种甚至上百种，因而形成的档案载体多样、数量繁多、保存价值较高。

这些地铁工程项目档案真实的记录了工程建设，是工程质量评价的重要依据，是地铁运营、维护、改造的重要依据，是公司内控、审计、法律诉讼等的重要依据，也是维护企业权益、保护企业品牌等职能活动的重要依据。比如，广州地铁公司，在地铁国产化率审查时，公司档案部门提供了几百卷设备合同档案，经国家发改委委托的城市轨道交通专业委员会核实，符合国产化率达70%的要求。因此，广州地铁

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4、5号线得以顺利通过国产化率评审。2011年，某广场要求广州地铁总公司赔偿因地铁施工导致其经营损失。经过查阅相关档案，公司向法院提供了2003年已经修复完毕的有力证据，维护了公司的合法权益。所以做好地铁工程档案的归档，管理工作意义重大，对经济建设的发展大有裨益。

那么怎样管理好地铁工程档案，持续发挥地铁工程档案的作用呢？我个人认为应该从收集、分类、编研利用这三个方面着手：

（一）地铁工程档案的收集。档案收集是一切档案管理工作的起点，没有档案，一切管理工作都无从谈起。因而档案的收集水平直接影响地铁档案的齐全、完整，进而决定了档案的质量高低。甚至在很大程度上决定着地铁工程档案的利用效率。所以管理好地铁工程档案必须从做好收集工作开始。具体而言，档案的收集范围应该囊括：工程准备阶段文件、施工技术文件、监理文件、竣工验收文件。工程准备阶段文件包括立项文件；建设用地、征地、拆迁文件；勘察、测绘、设计文件；工程招投标文件；工程开工文件和财务文件。施工技术文件包括综合施工技术文件；原材料、成品、半成品、构配件、设备出厂合格证及试验报告（组织案卷时，出厂检验合格证在前，复试在后，再排产品生产许可证，企业资质、核准证等）；检测结果汇总（高架线路、隧道、地下车站结构、轨道工程）；地铁各标段施工文件；车辆段、停车场、控制中心的建筑工程；竣工图。监理文件包括设计监理文件；施工监理管理文件；施工监理文件；工程质量监理文件；工程进度监理文件；造价控制监理文件；合同管理文件和监理验收资料。竣工验收文件包括工程验收备案表；建设工程验收通知书；工程质量验收证明书；勘察单位工程质量检查报告；设计单位工程质量检查报告；施工单位工程质量竣工报告；竣工验收监理评估报告；竣工验收报告；工程验收条件审查表；施工单位签署质量保证书；由规划、消防、环保等部门出具的认可文件；建设工程规划验收合格证；建设工程竣工档案验收意见；施工总结；设计总结；建设管理总结；质量监督总结和工程竣工总结。除了收集范围要全面以外，还要加强档案收集的力度。可以组织专门的人员去定期收集。

（二）地铁工程档案的归档。由于地铁工程档案具有周期长、环节多、设计面广的特点。简而言之，我个人认为，首先要遵循一个原则，即尊重文件的来源，尊重其自然形成的规律，保持文件之间的有机联系，便于文件的保管和利用。基于这一个原则，结合地铁工程档案的特点，我觉得可以采取以下做法：（1）定期归档。由于地铁工程档案的形成周期长，如果等到工程竣工的时候统一归档的话，很多的文件会由于时间久远而丢失，而且中间会有人员的调动变迁等潜在因素，因而可以采取定期归档的做法。（2）按单位进行归档。由于地铁建设工程的参建单位多达数百家，如果统一集中归档的话，会造成极度混乱的局面，而且也违背了来源原则。但是要强调的是，这是宏观上的说法，具体到实际中，又可以结合具体情况，比如原材料这一块来说，钢筋、水泥、黄沙、瓷砖这几家原料提供商形成的档案材料就可以合为一卷。（3）特殊载体档案特殊归档。地铁档案的囊括范围之大决定了档案载体的多样性。对于音像档案等特殊载体的档案，应该参照有关规定特殊处理，不能听之任之，导致资料的流失、自然毁坏。

（三）地铁工程档案的编研利用。我们说档案保管的根本目的就是为了利用，用昨天的资料为未来服务。传承历史、记录现在、服务未来就生动概括了档案的作用。在一定的程度上，可以说，档案的利用程度决定了档案的价值。因此，做好编研利用工作尤为重要。那么怎么做好编研工作呢？我觉得应该从这几个方面入手：（1）编制地铁工程档案目录。对地铁工程档案进行二次加工，在原有的基础上编制地铁工程档案目录，可以按工程阶段分章节，便于从大量的档案资源中快速查找出我们所需要的档案。（2）地铁工程档案的信息化。随着科学技术的发展，尤其是互联网技术的广泛应用，档案的信息化已经成为一种趋势。可以组织技术人员编制一套适合本地的地铁工程档案管理系统。例如南京就有了这样一套系统。

地铁还不算普及，地铁工程档案也算是一种新兴档案，不得不承认，其管理上还存在很多的问题。

（一）档案意识薄弱，对档案不够重视。于老师常说，档案人员要本着对档案负责的态度管理档案，可是由于施工单位行政文秘管理工作的不规范，文书工作人员的不专业、不负责，导致档案移交时没有按照规章制度来，造成重要的原始文件的丢失，收集不齐全，甚至电子档案也无法保留下来，严重影响了档案资料的完整性和准确性。

（二）缺乏集中统一的领导。各单位的档案馆室一直处于一个比较尴尬的位置，在物欲横流的现代社会上，利字当头，人们都认为档案馆室是个缺少油水的地方，因而很少有领导愿意管，更鲜有领导重视。在这种情况下，建立一个集中统一的领导机制是很成问题的。地铁档案的管理也存在这样的问题。

(三) 没有系统规范的地铁工程档案管理体制，档案流失严重。由于没有专门的档案管理体制，所以档案部门的档案收集是个老大难的问题，总是要一催二催三催，才能收到大部分的档案，甚至有时还收不到。而且，档案的取用不规范，有时不做借阅目录，导致地铁工程档案的流失。

（四）没有规范的档案归档制度，形成的文件紊乱不规范。一方面，由于制度建设不健全，导致档案资料格式不规范，没有统一规范的组卷方式，档案号、目录号、案卷标题等填写不规范，影响了地铁工程档案的质量。另一方面，由于缺乏必要的约束力，有些档案该做的没做，只有到了归档的时候补做记录，难免造成个别档案不真实，档案资料与现实情况不一致，对日后档案的使用造成恶劣的影响。

（五）缺乏专业的档案人才，知识结构老化。基层的档案人员一般以资历尚浅的刚参加工作不久的人员为主，他们缺乏系统的档案知识，或者说掌握的档案知识不熟练，还没能很好的应用于实践中。因而对档案来说，虽构不成灭顶之灾，但也是大大不利的。针对这些问题，我们也必须要有一定的应对措施。

（一）强化档案意识，重视档案管理。必须增强全体参建人员的档案意识，档案人员参与资料收集，特别是在项目建设初期，遵循项目建设和档案形成的规律，对档案工作进行统筹规划，抓早收集。在安全保管的基础上，加大对档案的开发再利用力度。档案人员能深入现场，进行及时的指导，一方面向工程技术、管理人员宣传档案在工程建设中重要作用，使他们能自觉地把握好档案材料的完整程度，另一方面加强档案人员与工程技术人员的联系，积极提供有效服务，通力合作，使地铁工程档案工作呈现出新面貌。

（二）加强统一集中的领导。地铁档案管理工作是地铁工程建设过程中的重要环节，其内容涉及面广，难度较大。因此地铁档案管理部门必须要加强对档案工作的领导力度，重视提高地铁档案的管理水平。建立健全档案管理网络，不断提高各建设、施工、监理单位对档案工作的重视程度和管理水平，为地铁工程档案的准确性、规范性和完整性提供有力的后盾支持。

（三）建立健全的地铁工程档案的管理体制，规范档案移交的工序以及日常档案借阅工作。首先要明确建设、勘察、设计、施工、监理单位和地铁公司本部及其所属二级单位等在地铁工程档案工作中应承担的职责和任务，并将档案管理工作形成要约，列入相关合同。其次坚持“三个同步”，即下达工程计划与提出文件材料归档要求同步；工程建设过程中，检查计划进度与检查材料文件材料形成情况同步；工程验收与档案验收同步进行。规范档案的移交工序。最后，为日常地铁工程档案的借阅工作制定相应的规章制度，规范地铁工程档案的借阅。

（四）制定档案归档标准，规范档案的格式，保证地铁工程档案的质量。首先要细化分类编号（分类编号应由种类号、项目号、属类号及案卷顺序号组成）。地铁工程档案属于科技档案的范畴，其分类编号既要体现档案专业的特色，还要体现地铁工程档案的特色。以满足信息时代的快速检索和数字化的需要。这样可以保证资料归类合理、检索方便、减少重复劳动。不过也对档案人员提出了更高的要求。

（五）培养档案复合型人才，提高档案人员自身素质。档案人员，应该是一专多能，在档案管理上是专家，在工程档案的指导上是内行。在掌握档案专业的同时，应该及时了解重点工程建设项目的计划、规模、性质、工程进展情况等，有针对性地发现问题并解决问题。因此要加强工程资料人员及档案人员的专项培训与业务指导工作，这有利于促进工程档案管理的规范化、标准化，充分发挥整体优势，全面提高档案管理水平。此外，地铁档案管理部门还要积极为档案人员创造理论与实践相结合的机会，有针对性的带他们深入施工现场，进行现场指导，使其具备独立完成对施工单位档案进行检查指导的能力，是档案指导工作覆盖到地铁工程管理的各个方面，充分发挥他们的应有作用。结语

尊重档案，就是尊重事实，尊重历史，尊重文化。地铁工程档案管理是地铁工程建设过程中的重要组成部分，切实管理好地铁工程档案，形成准确、完整的档案，才能为地铁建设提供有力的保证。参考文献：

1.《轨道交通工程档案管理刍议》 2.《浅谈地铁工程档案管理中存在的问题与对策》谢颖

3.《浅谈如何做好地铁工程档案管理工作—以哈尔滨市地铁建设为例》

孙佳丽

4.《地铁工程文件材料归档管理工作初探—以杭州市地铁一期工程建设为例》张务德

魏虹