人事档案审核工作指引

2020-03-01 23:46:22 来源：范文大全收藏下载本文

人事档案审核工作指引

人事档案审核工作，主要包括入职审核和任前审核。

一、入职审核

入职审核重点对新调入员工的档案齐全完整性进行审核。根据人事档案内容的分类，每一类的审核要点如下：

(一)履历材料

履历材料由干部履历表组成。1999年以前参加工作的，须有中央组织部制发的1988年版和1999年版《干部履历表》，1999年以后参加工作的，须有1999年版《干部履历表》。

对缺少此类材料的要按以下方法处理：

1.没有相应的1988年版、1999年版《干部履历表》要尽量查找收集; 2.1988年版《干部履历表》确实找不到的，可以不再补充填写; 3.缺1999年版《干部履历表》的，必须及时填写(1999年以后参加工作的也必须补充填写)。补填1999年版的《干部履历表》以干部填写时的情况逐项填写。《干部履历表》所填信息应真实、准确、规范、完整，逐项填写完成，必须有照片、本人签名、填表时间和组织印章。

归档注意事项：员工在入职一个月内，填写最新的《干部履历表》，交干部监督处，由干部监督处审核后移交档案

- 1 期（半年以下）的总结材料可不归档。领导干部述职报告不归档。材料要有本人署名、形成时间，如是组织单位出具的考核材料，要有组织单位盖章。

(四)学历、职称、培训、及反映科研学术水平的材料 1.学历学位材料

学历学位材料一般自高中起形成，在审核时：一要注意完整性，一套完整的学历材料至少由报考登记表（报考书）、学习成绩单（卡）、毕业生（学员结业）登记表三部分组成。二是要注意真实性，不具备成人学历教育资格的办学单位颁发的毕业证、学历证明，不承认学历；没有参加统一入学考试，学习时间不符合学制规定，补发的学历证明无文件依据的，不承认学历。

按照学历学位高低和类别不同，对相应的学历学位材料有不同要求: 1)“*”以前入学的，档案中须有高校毕业生登记表；“*”期间入学的，须有高校毕业生登记表或高校选拔学生登记表；恢复高考制度后入学的，大学本（专）科学历须有高校学生登记表、高校学生学习成绩表、高校毕业生登记表，本科毕业的一般还有授予学士学位的材料。

2)硕士研究生学历须有报考攻读硕士学位研究生登记表（2005年后，改为****年攻读硕士学位研究生录取登记表）、硕士研究生登记表、硕士研究生学习成绩表、硕士毕业研究

- 3 部本人要尽量查找，收集齐全。特别是各类毕业生登记表一定要尽量查找，实在查找不到的，方可到学校进行复印，并注明出处，由学校加盖公章。所有材料均查找不到的，方可用学历、学位证书复印件代替，并经发证学校和干部本人单位组织人事部门认定盖章。

2)材料分类问题：过去，学生登记表、含学习成绩的毕业生鉴定表等都未归在第四类，今后，凡是反映学历、学位的材料统一归在第四类

3)全日制教育和在职教育问题：中组部2002年在关于印发新的《干部任免审批表》的通知中提出，在学历学位的填写时要区分全日制教育和在职教育，新任免表中“全日制教育”栏填写通过全日制教育方式获得的最高学历，“在职教育”栏填写以其他学习方式获得的最高学历。档案部门只需审核学历学位材料是否齐全，手续是否完备即可

4)党校学历问题：党校学习获得的学历分为两类：一类为国民教育学历，是指经国家教育主管部门批准，纳入国家计划招生并参加全国统一考试录取在党校就读的学生所取得的学历，此类学历填入“全日制教育”栏；另一类党校学历，均填入“在职教育”栏。各级党校学历应以“写实”的方法填写，如在研究生、大学、大专学历前加“中央党校”或“省、市党校”。

5)各类成人高等教育学历问题：各类成人高等教育（电大、函大、夜大、职大、业大、管理干部学院等）或通过高

- 5 （[1995]参训字第034号）等文件执行。

9)学历学位证书认定问题：几种查证方法

一是查教育部高校学生司编写的《高等教育学历问题咨询手册》中的学校名录；二是查证书式样；三是通过中国高等教育学生信息网查询；四是直接向发证学校查证；五是对境外颁发的学历证书，可通过教育部留学服务中心进行认证。

归档注意事项：在职学历学位，由员工在毕业取得证书后及时将学习材料移交公司人事档案管理员归档，管理员同时将员工最新学历学位信息在NC系统中进行更新。

2.职称材料

评聘专业技术职称的材料要齐全，如套改和晋升专业技术职务（职称）呈报报表、专业职务任职资格审批表等材料；

注意：

1)通过全国统一考试取得专业技术职（执）业资格证书的，应有相应的专业技术资格考试申报（登记）表等材料，由本人在取得证书后将资格考试申报（登记）表移交

2)评定技术职称时写的业务论述、论文、技术报告、技术总结、情报动态等，不归档。

归档注意事项：员工参加集团外职称考核及评审的，在取得证书后将材料及时移交公司人事档案管理员，参加集团内评审的，由集团负责评审人员在评审完毕后将材料移交档案员。

- 7 任免审批表（全国干部档案审核专用）、干部三龄两历认定表等。

(六)党团材料

此类材料构成主要为： 1.加入中国共产党的材料

中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书、培养教育考察材料，整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员的组织意见、党员登记表，党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见；不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料; 取消预备党员资格的材料；退党、自行脱党材料;恢复组织生活（党籍）的有关审批材料；

2.中国共产主义青年团入团志愿书; 3.加入或退出民主党派的有关材料。

注意：缺少入党志愿书要认真查找，确实找不到的要按照重新填写《入党志愿书》的有关规定办理。处理办法是由其原单位出据证明并经县级或县以上党委组织部门审核，证实其党员身份，现在单位党组织要在其重新填写的《入党志愿书》有关栏目内注明情况和原因，提出承认其党员资格的意见，报上级党组织审查同意后，连同原单位党组织的有关证明材料，一并存入干部本人档案。

(七)表彰奖励材料

县处级以上党政机关、人民团体、企事业单位等予以表

- 9 归档注意事项：1993年以来工资材料要齐全、手续齐全（或在《工资变动登记表》有相应记载）。在此类材料收集时，要重视2006年公务员和职工工资套改表。

员工工资变动情况表由薪酬处在每年3月份集中归档。 2.任免材料主要包括：

1)干部任免审批表及相应考察材料； 2)干部试用期满审批表；

3)公务员登记表，参照公务员法管理机关（单位）工作人员登记表，公务员调任审批（备案）表；

4)干部调动审批材料；

5)援藏、援疆、挂职锻炼登记（推荐）表；

6)授予（晋升）军（警）衔、海关关衔、法官和检察官等级审批表，干部转业（复员）审批表；

7)退（离）休审批表等材料；

8)录（聘）用审批（备案）表、取消录用、解聘材料； 9)选调生登记表及审批材料，选聘到村任职高校毕业生登记表；

10)应征入伍登记表（兵役登记表）、招工审批表、转业干部服预备役报告表，知识青年上山下乡登记表，招工登记表（审批表），“以工代干”人员转干审批表；

11)签订、解除或终止劳动合同、聘用合同有关内容的复

- 11 主要包含以下几类：

1)委员当选通知或证明材料（考察材料）； 2)代表登记表； 3)职工代表登记表等。 (十)其他材料

这一类材料里包含的内容多而杂，但有的也很重要，主要有以下几种：

1.大、中专毕业生分配报到通知书（派遣证）；证明干部身份，很重要。 2.干部介绍信，工资介绍信；接收社会招聘进入公司人员必备。

3.录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表； 4.干部人事档案报送单、转递单；干部人事档案有关情况说明等材料；

5.因私出国材料：国（境）外永久居留资格、长期居留许可证件等有关内容的复印件

6.其他材料：如，工伤致残诊断书，确定致残等级的材料，生平，非正常死亡调查报告等材料，自愿生育一个孩子审批表、再生育子女申请审批表等材料，人事争议仲裁裁决书（调解书）等。

二、任前审核

根据干部选拔任用“凡提四必”要求，要对拟提拔或进一

- 13 料的出生日期，并判断最早形成材料记载的出生日期、最新《干部任免审批表》和其他主要材料记载的出生日期是否一致。

a:最早形成材料记载出生日期;注：根据档案目录中材料形成时间，常见的最早形成材料是中学毕业生登记表、入学(入伍、招工)政审表、《入团志愿书》、应征入伍登记表、招工登记表和体检表等。

b:最新《干部任免审批表》中记载的出生日期; c:《公务员登记表》、最新《干部履历表》和《军人身份证号登记表》填写的身份证号中记载的出生日期。

2)涉嫌造假:出生日期涉嫌涂改造假主要指涉嫌涂改最早形成材料的出生日期等情况;出生日期涉嫌材料造假主要指涉嫌伪造记载出生日期的最早形成材料等情况。可通过逻辑推算进行初步判断：

a:根据记载推算上学、参加工作、入党年龄等是否合理，并进行判断，如按照《党章》规定入党时要年满18周岁。

b:根据家庭成员年龄推算其年龄是否合理，即对档案材料记载的相关信息进行互相比对印证，如根据《干部履历表》、自传、政审材料、《入团志愿书》、任免表等材料中填写的家庭成员年龄，推算其出生日期是否合理。

3)有认定情况的审核:档案中如有关于出生日期的相关认定材料，需对下列情况进行判断：

- 15 的最早记载为依据，而不是以身份证为依据。

3)军队转业干部在部队期间认定出生日期的，如符合中组部有关政策规定，且依据充分的，该认定有效;否则，应重新予以认定。

(二)参加工作时间 1.认定依据

参加工作时间以参加工作时形成材料记载的时间为依据。

2.审核要点

重点审核最新《干部任免审批表》的工作时间和参加工作时形成材料记载的时间是否一致。

参加工作时间前后是否一致的界定：

1)若最新《干部任免审批表》的工作时间和参加工作时形成材料记载的时间一致且档案中其他主要材料的工作时间也一致，该档案中的工作时间不存在问题; 2)若最新《干部任免审批表》的工作时间和参加工作时形成材料记载的时间不一致，且无相应证明材料的，该档案中的参加工作时间前后不一致，须进行整改。

3.审核程序

1)确认材料齐全、制作规范

参加工作的有关材料是否齐全完整。如职工登记表、招生(入伍、招工)政审材料、知青上山下乡证明、录(聘)用审批

- 17 中参加工作时形成材料记载的时间为依据。并对相关信息进行整改，必要时应重新制作最新《干部任免审批表》。以后形成的《干部任免审批表》、工资审批表等材料必须使用认定后的工作时间。

(三)入党时间 1.认定依据

入党时间以入党时形成材料记载的时间为依据，《入党志愿书》是证明党员身份和党员入党时间的重要材料。

2.审核要点

主要审核《入党志愿书》中入党时间记载是否与最新《干部任免审批表》中信息一致。

入党时间前后不一致的界定：

1)若最新《干部任免审批表》与《入党志愿书》的入党时间记载一致，且与档案中其他主要材料记载一致，该档案中的入党时间不存在问题; 2)若最新《干部任免审批表》与《入党志愿书》的入党时间记载不一致，须进行整改。

3.审核程序

1)确认材料齐全、制作规范

查看六类中《入党志愿书》、入党申请书、1985年《党员登记表》、1990年《党员登记表》等材料是否齐全。注：1985年以前入党的须有1985年《党员登记表》，预备党员不

- 19 记载不一致的，须以《入党志愿书》记载的时间为准，对入党时间前后记载不一致的须对相关信息进行整改。以后形成的《干部任免审批表》等材料必需使用《入党志愿书》中记载的入党时间，若缺少《入党志愿书》的，须按规定重新填写归档，填写的个人情况截止至重新填写之日，同时须有组织的相关证明材料。

5.其他情况

加入民主党派的，需有加入民主党派的材料。加入民主党派时间以材料为准。民主党派的党员身份及入党时间的确定要按照该党派相应的章程来确定。其中，民革入党时间为支部大会通过之日;民进、民建、民盟、农工党、致公党、九三学社入党(会、盟、社)时间为地市级以上组织批准之日;台盟入盟时间为省级以上组织批准之日。档案中须有相关审批材料或真实有效的证明材料。

(四)学历学位 1.认定依据

学历学位以反映学历、学位的材料为依据，均归在干部档案第四类。

2.审核要点

重点审核最高学历学位材料是否齐全，该学历学位国家是否认可，最新《干部任免审批表》中的学历学位信息是否一致。

- 21 开始一般须通过国家组织的外语水平考试和学科综合水平考试。

⑤博士研究生：专家推荐书(2份)、报考攻读博士学位研究生登记表、博士研究生登记表、博士研究生学习成绩表、博士毕业研究生登记表、授予博士学位决定。同等学力申请博士学位者(没有学历)，须有学位课程进修成绩表和授予博士学位的材料。

特殊情况：

①大学普通班:高校毕业生登记表或高校选拔学生登记表。

②国(境)外学历学位：国(境)外学校出具的学历学位证书复制件、学习成绩单，驻外使领馆出具的学习证明，教育部留学服务中心出具的认证材料。

③党校学历：大专、大学：学员成绩表、毕业学员(登记)鉴定表或学历证明。党校研究生：在职研究生班考核登记表、在职研究生班毕业学员登记表。中央党校研究生一般有毕业论文评审答辩情况表、毕业学员政治思想情况评鉴表和学员党性锻炼小结。

2)其它情况

根据档案中学历学位材料记载，按全日制和在职分别审核，尤其要注意以下几种情况：

a:党校学习取得学历学位。分为两类，一类为国民教育

- 23 判断学历学位是否真实准确。

b:进一步查实如存疑点，可通过以下方式进一步鉴别： ①查学校名录。教育部高校学生司编写的《高等教育学历问题咨询手册》，分历史阶段分别列举了国内所有高校的名录，可查核发证学校是否属实。②查证书式样。普通高等教育自1994年到2000年，成人高等教育自1993年到2000年使用的学历证书均为教育部统一印制，可照此查对。③网上查询。2001年起，全国实行各类高等教育学历证书电子注册制度，可直接在中国高等教育学生信息网上进行查询。④到毕业院校进行查证。⑤教育部留学服务中心认证。对境外颁发的学历学位证书，可通过教育部留学服务中心进行认证。

4.问题处理建议

审核最新《干部任免审批表》和学历学位材料中记载的国家认可的最高学历学位信息是否一致，不一致时审核认定相关信息后进行整改，必要时应重新制作最新《干部任免审批表》。以后形成的《干部任免审批表》等材料必须使用经认定的学历学位信息。

(五)工作经历 1.认定依据

工作经历以反映工作经历的材料为依据，主要包括《干部任免审批表》、《干部履历表》等。

2.审核要点

- 25 作最新《干部任免审批表》。以后形成的《干部任免审批表》等材料须使用认定后的工作经历。

(六)干部身份 1.认定依据

干部身份以进入干部队伍的相应材料为依据，包含企事业单位和乡镇聘用制干部的材料。

2.审核要点

重点审核转干、录干、聘用制干部的审批材料是否真实有效，聘用干部审批材料是否按规定进行续、转聘。

3.审核程序

进入干部队伍一般应具有相应的材料。 1)直接就业：报到(派遣)证、转正定级审批表。 2)工人转干：转干审批表、以工代干审批表。 3)军转干部：战士提干审批表、军校学员转正定级审批表、转业审批表。