人事文本档案管理制度
2020-03-02 16:29:05 来源：范文大全收藏下载本文
华润万家人事文本档案管理制度
一、总部与门店档案管理的化分。
1、总部：负责总部所有人员及门店课长助理级以上人员的档案。
2、门店：本埠店负责门店员工的档案管理，外埠店负责全店人员的档案管理并及时向总部申报课级以上人员的变动信息。
二、档案管理流程
1、建档：员工一经录用，自报到之日起，人力资源管理中心或人资课必须建立员工人事档案，入档资料包括求职登记表，面试、复试资料、个人身份证复印件、1寸彩色照片2张、毕业证复印件及员工见习反馈单等。·
2、人事档案的补充和完善制度：公司员工的人事档案是公司在人事管理活动中，形成的记述和反映员工能力、德才水平和工作表现的，以个人为单位集中保存备查的文字、表格及其他各种形式的原始记录。人事档案的内容要随当事人的活动而不断变更和补充，才能真实反映员工的历史和现实情况，人事档案形成时间的连续性决定了人事档案管理和这一基本制度即：补充和完善制度。
3、其不断完善的内容主要包括：
（１）员工的转正定级资料
（２）员工的培训资料
（３）考评资料
（４）体检资料
（５）员工在公司所受奖惩资料
（６）员工任命令
（７）调动资料
（８）员工离职交接资料
（９）发表过的文章
（１０）参加的重大社会活动
（１１） 所受的社会奖励
（１２）其他能反映员工个人情况的资料
4、完善的途径：
人力资源管理中心将办理完毕的人事资料及进归档。
向员工所在部门索要资料。
向员工个人索要。
鉴定：
人事档案要定期进行鉴定，保证其资料的真实客观性，主要从以下几个方面进
行鉴定。
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• 检查核对资料是否属于人事档案，对不属于人事档案的资料进行剔除，并随时补充更新人事档案资料。 判断资料是否属于本人的资料，应区分同名异人和一人多名的现象，对不属于本人的资料进行剔除，并归入相应的人的人事档案中 保持人事档案资料的精炼。对不必要的资料进行剔除。
保管：档案的保管主要保证其两方面的安全：
5、保证档案实体的完整与安全。即档案不被丢失、遗弃，或被污损，同时对破损档案进行修复和制作副本。
6、保证档案信息的安全。即档案信息不被泄密，公司负有为员工保守机密的责任。
7、借阅：
（1）借阅原则：一般查询能在人力资源管理中心或人事课完成的，不做借阅处理，不能在人力资源管理中心、人资课完成查询，必须带走时方可办理借阅。（ 参照如下借阅程序执行）
（2）借阅权限：
公司总裁可以借阅公司每位员工的档案。
本部门总监原则上只允许借阅本部门人员的人事档案。
各门店只有店长级以上人员才允许借阅本门店员工的人事档案。
各门店无权借阅公司总部人员的人事档案。
总部需借阅门店人员的人事档案时，须经人力资源管理中心人事经理、人力资源管理中心总监签批后，方可办理借阅手续。
员工本人只允许借阅本人的人事档案。
部门总监如需借阅其他部门的人事档案时，须经员工所在部门总监同意、人力资源管理中心总监签批后，方可办理借阅手续。
（3）、借阅程序：
借阅人事档案须到公司人力资源管理中心如实填写《档案借阅申请表》，由部门总监同意后，报人力资源管理中心人事主管、人力资源管理中心总监签批。
由经办人凭《档案借阅申请表》到人力资源管理中心如实填写《档案借阅登记表》详细记载借阅日期、借阅事由、借阅档案名称、经办人、归还日期、归还人等。
部门借阅档案后，要按《档案借阅登记表》上注明的日期，归还档案。 如不能按时归还档案，须到人力资源管理中心办理续借手续。标注续借天数、归还日期、经办人等。
档案借阅期限一般不超过2天，应于次日归还。
三、档案的统计制度：
人力资源管理中心及门店人资课定期对档案进行统计，统计的内容主要包括：
– 档案的收集和完善情况。
– 档案的利用情况。
– 现有档案的库存数量。
– 档案的增减情况。
四、档案的检索和编研：
档案的编制检索工具主要包括：编制各种档案目录，案卷目录，卷内文件目录等。以便于档案的查找和利用。同时利用人事档案和其他文书档案编制公司大事记和公司发展史。
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