档案管理现状分析

一、大背景

财务会计档案是记录和反应经济业务的专业材料，是重要的历史材料和证据。财务会计档案管理的质量直接影响着企业的经济运作情况。鉴于会计档案的重要作用，《会计法》等相关政策、法规都对会计档案的界定、装订整理、保管使用、移交销毁等内容进行了明确的规定。而且在20世纪末财务部和国家档案局共同发布了《会计档案管理办法》进一步规范了财务会计档案的管理并随后进行了修订，颁布了新的《会计档案管理办法》。但是由于种种原因，财务会计档案在管理中还存在着影响会计档案管理水平的诸多问题，需要进行梳理和研究。

二、现状分析以及存在的问题

随着市场经济的逐步发展，电力企业逐步成为自主开发、自我发展的经济实体，电力企业面临着新时期电力市场竞争日趋激烈的形式。首先，国家宏观调控政策影响逐步显现，经济增长速度放缓，用电市场开拓难度加大。其次，受阶梯电价政策影响，高耗能企业的用电需求将进一步萎缩，市场形势更加严峻，并且极有可能导致政策性欠费及电费坏账的大幅发生。会计档案是企业经济发展的重要资料，充分管理利用好会计档案将为企业发展带来巨大的经济利益。然而，在现实中，电力企业并没有将能在企业经营管理中起重要作用的会计档案并没有运用到增效上。受传统计划经济体制的影响，多数企业只重视对事业收入、经费支出、资金的管理的利用，而对会计档案的管理却没有引起足够的重视，在一定程度上使会计档案没有的得到充分利用。以往会计档案管理中出现的问题主要有以下方面：

1.对会计档案管理工作的重要性认识不够，缺乏充分的认识，意识淡薄，导致会计工作与会计档案管理相脱节。有的单位领导和财务人员对财务档案工作缺乏充分的认识，只注重内部财务项目的实施，认为只要出具了财务报告，提出了财务意见，作出了财务决定，该财务项目就结束了。相对忽视文件材料的汇集、整理和归档工作，甚至认为财务工作过程中大量原始凭证的整理是一件浪费时间和精力的事情，根本不把财务资料的整理归档工作列入议事日程。会计人员上岗前，很少进行会计档案基本知识与操作技能的培训，大多数是由会计人员兼管，缺乏档案管理工作经验，不懂得档案的基本操作规程，对财务档案的归档范围和标准不清楚，导致整理出来的会计档案达不到规范要求，更谈不上科学管理。

2.会计单据格式不统一，档案装订、立卷、归档不规范。有些单位部分业务没有严格按照相关报销管理办法要求履行签批手续；有些单位财务单据格式差异较大：有些单位会计凭证装订后没有封粘，或者已封粘但在封粘处没有会计人员签章，会计凭证装订封皮项目填写不全；有些单位的会计凭证、会计账簿、会计报表以及会计文件资料混乱放置，活页账簿没按统一标准填写封面，会计报表各月份分散存放。会计档案移交时双方没有按册清点，没有移交清单，没有按照永久、定期两类分别保管，不仅查找非常困难，而且也不合乎会计档案管理要求。有些单位的会计档案未按要求归入单位档案部门保管，而是由会计人员自行保管；有些单位没有成立综合档案室，各类档案分别由具体工作人员保管；有些单位虽设有专职档案管理人员，但未接收会计档案；有些单位由于领导不了解《会计档案管理办法》，要求会计人员自行保管会计档案；还有个别单位由于档案柜不足，将会计档案装入纸箱中，任意堆放。会计档案管理及销毁不规范。会计档案管理不科学，存放没有顺序、查找不方便，借阅登记制度不健全。会计档案销毁也不及时，到期该销毁的不销毁，销毁过程有的也不规范。 3.会计档案资料收集不全。有的单位只重视对会计凭证、账簿、报表等会计专业资料的归档，却忽视了会计文件材料的汇集、整理和归档工作，严重影响了会计档案的齐全性和完整性。

三、意义

电力企业档案记载企业的历史，信息连着企业的未来。对会计档案进行规范管理。可以对市场范围广、投资战线大的电力企业提供工程的投标、预算、自身可支配资金的动态、整体资金状态的参考分析，以及其他资金状况的分析和预测、战略决策和支持，以便更好地把握企业的发展方向。总的来说，管理利用好企业财务档案，可以实现以下效果：

1.掌握整个企业的整体资金状况

企业管理者随时都能方便地对会计档案目录、数据进行查询，实时、动态、完整地掌握整个企业范围内的整体资金状况，包括账户基本情况、交易记录、余额信息，提高分析和驾驭市场的能力。从而针对各地区用电结构差异和不同时期的用电特点，研究制定出企业发展计划。 2.监控资金动态

防范风险、堵塞漏洞。对企业进行财务档案管理可方便地随时监测异动，加强对投资、融资、担保和汇率等方面的风险管理，为企业减少风险；同时，可方便随时摸“家底”，查问题，找原因，对症下药，堵塞漏洞，完善各项管理制度和内控制度，提高管理水平，为企业的改革和发展奠定坚实的基础。 3.提高资金的使用效益

管理好会计档案，实时掌握企业可支配的资金总量，可以向商业银行争取较高的协议存款利率，可以在公司内部调剂空缺，可以尽量利用自有资金，减少财务费用，向资金要效益，提升企业价值。

4.对资金状况进行各种分析和预测，提供决策 支持根据资金需求和存量，做出资金预测，通过对资金支付信息的分析，安排对企业最有利的资金付款计划。通过对企业范围内的现金流量的完整分析，做出全面的资金规划。

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