CAU 外事接待程序

中国农业大学国际合作与交流处

Office of International Relations, CAU

外事接待程序

1、接到来访信息，根据外事接待规范研究是否接待并确定接待规格；

2、对于确定接待的团组，索要对方的来访目的（包括合作协议文本）、来访人员名单（姓名、性别、职务、研究领域），主要来访者简历（我校主动邀请的除外）；

3、根据来访信息，准备接待方案提交处领导审批；

4、向参加接待的校领导请示；

5、准备来访资料（封面一页纸简单列出资料列表）

我校与对方合作历史、我校期待本次来访到达的目的、对方来访目的、来访人员名单、主要来宾简历，来访单位介绍、来访日程、参加会谈人员名单；

6、联络参会人员，落实参观地点；

7、预定会议室／报告厅；

8、通知宣传部（非学生记者）、摄影、电视台提前10分钟到，与宣传部联系电子条幅的显示；

9、如有必要，通知礼仪小姐或学生（口语好的）提前10分钟到；

10、预定用餐地点，菜谱，准备座序图与座签（会场和餐厅）；［参照外事接待规范］

11、外宾的接送车辆安排；

12、提前给来访外宾准备相关资料（来访日程安排、地图、联系人）；

13、布置会议室：条幅、国旗（仅限于一级接待）、鲜花（桌花和手捧花）、座签（注意排放

顺序）、纸、笔、礼品（单位和个人、男士、女士、农大纸袋）、学校或学院或实验室简介、会谈资料、电脑投影仪激光笔、校领导前的会谈时间提示卡；［参照外事接待规范］

14、接待活动结束后信息入库；

15、接待工作总结及会议记录归档；

16、后续工作的继续（感谢信、来访照片２－４张），落实会谈结果。

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