秘书实训项目
2020-03-02 14:46:41 来源：范文大全收藏下载本文
秘书实训项目：会议的组织与服务
一、实训目标
通过训练，达到以下目标：1.掌握会务工作的基本内容、工作程序及会议方案的制作；2.了解会务工作流程、会务工作的具体内容和会议的组织程序；3.熟悉会前的筹划准备工作及会议文书的拟写；4.掌握会议日程表的安排。
二、实训情景
经过三十多年创新与变革，建发集团已发展成为注册资本45亿元人民币，资产总额和年营业收入均超1000亿元的福建省大型实业投资企业集团，主要业务涵盖供应链运营、房地产开发、旅游酒店、会展业等多个领域，2014年位列中国企业500强第128名、中国服务业500强第48名，并连续多年位居福建省企业集团100强首位。今后，厦门建发集团将通过扩大现有核心产业的投资、适度增强现有新兴产业投资、积极对现有其他投资企业进行资本运作，并尝试一些新领域投资，将采取传统产业项目与高科技项目相结合、产业投资与战略投资、风险投资相结合、独立投资经营与合资合作相结合的策略，促进重点领域核心竞争力的形成与升级，实现投资收益的较大增长和核心产业品牌增值，促使集团稳步发展。
目前，建发集团在旅游酒店业的力度上想要进一步加强并迅速推出焕然一新的“建发”旅游，展示其全新的特色亮点。为了更好的得到更好的想法和建议，研究出一套具有可行性，创新性的方案，建发集团决定在6月8日在厦门市找召开“有关建发集团全新旅游业发展”的第一次会议，邀请全国知名旅游行业的龙头代表来厦参加会议，由副总经理主持会议，介绍集团对全新旅游业的认知和想法，负责旅游业发展的专属团队中的各个部门介绍当前的情况和对未来发展的期许。同时，会议上还要由各个旅游行业龙头代表发表意见和是否支持的表决意见。会议期间的几天时间中，安排所有会议代表参观建发集团，安排代表游览厦门著名景点并且准备好会议纪念品。
为保证会议的成功举办，公司还决定将会议地点安排在厦门国际会议中心酒店，此酒店为建发集团收购的酒店，一切安排便利且舒适。同时各部门抽出15人组成大会筹备后勤组，由副经理负责，具体准备工作包括准备会议工作所需的材料，会议厅的布置，会议过程中的安保工作，寄发会议通知到各个旅游行业龙头代表，安排住宿，参观建发集团，参观厦门景点，酒店的安排，预定返程车票、船、机票，会议的记录，新闻媒体的安排，纪念品的购置等。总经理特别强调，一定要让各个代表来厦门开这次会议成为一次难忘的回忆，全集团认真对待、负责。根据领导的指示，副经理立即从各部门抽调15人，组成会议筹备后勤组并组织召开了筹备会议，将领导的指示下达，对工作进行了部署和安排。
三、实训内容
1.完成相关会议文件材料。
（包括撰写一份正式的会议通知，并为出席会议的嘉宾设计邀请函；以主管领导的名义撰写会议的开幕词和闭幕词；为大会主持人写出大会主持词；供领导同志使用的工作报告；供嘉宾使用的致辞；供代表发言、交流用的典型经验材料等） 2.根据会议的规模、层次和主题，会议筹备处应具体划分哪几个小组展开准备工作，列出会议会务人员工作分工表；
3.拟订会场布置方案，完成会议主席台的设计图，布置会场。
4.提交一份关于整个会议的经费预算表，向上级申请好实施经费；
5.请根据会议的内容制作一份会议日程表(要有日期、时间、内容安排、地点、参加入、负责人、备注等项)；
6.请根据会议内容拟写一份会议通知； 7.制作会议签到单； 8.制作会议效果反馈表;
四、实训要求
1、会议方案设计要做到合理、完整，会议通知要符合规范，总经理发言稿要得体、热情，会议签到单要美观、实用。
2、会场的布置基本要求是美观舒适，符合对创新性旅游行业的背景，体现出会议的主体和气氛，同时要考虑到会议的性质、规格、规模等因素。
3、会场的装饰应讲究时尚性、简洁性。根据会议的需要做好主席台、会场背景的装饰与色调的选择。
4、会议分发文件必须及时。分发注意准确性、保密性以及登记手续完整无误。
5、会议期间必须做好记录，还有会议效果反馈表的收发填写。
6、及时准备好会议期间所需的物品，如u盘、笔纸、PPT的资料。
7.会议前，会议中，会议后的各个准备工作和提前考虑到特殊情况，设置备用方案。
8.赠送的礼品一定要符合建发集团为上市大公司的标准，美观且纪念意义价值大。
9.安排的旅游景点，安排的酒店住宿要给予各个代表一种温馨，充满回忆的印象。 10.会议周期结束后，各个代表的遣返工作要安排的妥当，建立好建发集团的良好形象
11.会议后联系媒体，加强宣传建发集团的“新特色”
五、实训步骤
1.提前会议主办方要求打印好会议报到须知
2.明确会议所需的资料后,必须在会议报到前二天将会议资料全部到位.3.在会议报到前须提前按参会人数将资料、笔、报到须知、考察线路及文具装入文件袋内。
4.会议报到前一天准备会议接待所需物品(会议签到表、酒店费用总结算单、酒店用餐对账单、酒店住房对帐单、入住明细表、反程票预定情况一览表、付款凭据、结算通知(确认)单、票务交接手续单、任务单、退款凭据、考察线路登记表、会议接待报账单、用车单、会议结算单、被保险人员清单、变更通知、调研考察人员清单、票据反馈表、收费登记表、线路一览表、续住表、二次旅游考察线路及图片);除此之外还需要准备会议接待时所需要文化用品(票袋、文件袋、收据、验钞机、电脑、打印机、皮筋、曲别针、订书机、复写纸、橡皮、计算器、接站牌等);并领取会议备用金。 5.提前安排好代表接机工作(车辆安排、接机人员发排)。
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