论文—浅谈秘书的职责
2020-03-02 19:16:37 来源：范文大全收藏下载本文
浅谈秘书的职责
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【摘 要】——秘书工作在本质上是综合辅助管理，它是各级各类的企业、政府部门以及社会组织等这些管理系统中不可或缺的有机构成部分。总体来说，秘书工作主要作用就是为领导工作服务，为领导以及各下属部门之间起着中枢纽带的作用，为跟部门之间搭建起了一座沟通的桥梁，促进企业、政府以及社会组织在管理过程中发挥整体效益。具体来说，秘书在管理系统中的作用主要体现在参谋咨询、沟通协调、督促检查等方面，我将从这三个方面来阐述一下我对秘书工作职责的理解。
关键词：秘书工作；辅助管理；参谋咨询；沟通协调；督促检查
秘书工作概括起来，就是辅助管理，综合服务。辅助领导是秘书在工作生活中的显著特点，又是秘书在工作、活动中所要遵循的重要原则；同时，秘书的参谋咨询职责在很大程度上是对领导决策的有效辅助，这既是秘书的一项职责也是秘书的一项重要权利，秘书工作人员在使用这一项职责和权力的时候，必须谨慎，要做到不越位、不越权；秘书人员的全面辅助作用，不仅体现在协助领导人分析问题和解决问题的随机事件中，还体现在对突发事件的处理上；秘书工作岗位是领导和其他部门工作人员以及下属之间的沟通桥梁，所以秘书人员的沟通协调作用显得格外重要；委婉合理的督促领导的工作也是秘书人员的一项重要服务工作。秘书既要为决策形成提供各方面的服务，又要具体参与决策实施工作，在实施中为领导参谋、协调和检查决策工作过程，确保秘书工作的顺利开展。因此，秘书工作的综合辅助管理特点，要求秘书在职能活动中充分发挥参谋咨询、沟通协调和督促检查的重要作用。
一、参谋咨询
现代管理日趋复杂，各级组织的领导无论才干和精力，都无法独胜其劳，所以领导们就不得不依靠秘书人员为他们分担部分工作。秘书人员就此担任起助手的重要角色，同时还要充分发挥参谋助手作用。参谋咨询工作的开展，是秘书职能自我完善的需要，是促使领导努力工作提高科学化水平和效能的需要，是不断发展变化的新形势的需要。所以秘书的参谋咨询功能在现代管理中具有不可替代的重要作用。
（一）参谋咨询工作的特点
在当今社会，领导的重大决策一般都离不开智囊团的智力支持。在西方发达国家，自20世纪上半叶起就出现了专门为各级各类领导提供智力服务的专门的商业性咨询公司，最著名的有美国的兰德公司、日本的野村研究所等。同样，为企业提供信息调查等智力服务的信息公司、点子公司更是比比皆是。
在我国，国家和省市社科研究机构也承担为领导机关重大决策提供智力服务的职责，市场经济体制建立以后，商业性咨询公司开始大量涌现。然而，秘书职责中的参谋咨询作用却比他们更具有优势。
与那些自发的社科研究机构、商业性点子公司相比，秘书的参谋咨询具有主动性、综合性、从属性、直接性、随机性等特点。
所谓主动性，是指秘书部门不能等领导提出研究任务后才开始收集信息、分析情况，而是应该积极主动地为领导工作提供各方面的支持，包括体力、智力服务。
所谓综合性，是指秘书部门参谋咨询是全方位的，不是仅限于某一专门领域。秘书在工作、活动中的上传与下达对领导与各职能部门之间的沟通起到重要作用。
所谓从属性，是指秘书部门必须根据领导工作的需要进行研究，不能自作主张，偏离领导工作的重心，不能越位、越权，要做好秘书的本职工作。不能像专业研究机关或咨询公司那样完全自主地进行独立的科学研究。
所谓直接性，是指秘书提供的建议、方案等是直接提供给领导的，不需要经过任何中介环节。这就为秘书的工作提供了一个很高的上升空间。
所谓随机性，是指秘书除了通过会议、文稿等正规形式外，还可以在出差途中、午餐桌上等非正式场合向领导提供参考意见。秘书人员必须随时随地地做好为领导全方位服务的准备，不能再领导最需要你的时候掉链子。
（二）参谋咨询工作的作用
秘书的参谋咨询工作，是秘书参谋职能的具体化，具有其他工作无法替代的作用。 首先，对领导思想具有充实完善的作用。秘书工作者的新鲜思想、观点、认识，通过参谋咨询工作与领导思想溶为一体，就会对领导者的思想有所帮助。
其次，对领导决策具有辅助取舍的作用。秘书工作者的参谋作用往往体现在工作建议、预案等若干方面。提出参谋意见，有利于领导决策的形成；就一个问题提出几个参谋意见，有助于领导在做决策时全方位的权衡利弊，作出一项最优的决策；及时有效的为领导提出决策方案的优选意见，有助于领导决策的确定。
再次，对领导工作具有提醒警策的作用。在完成领导者交办工作的同时，主动考虑并提出那些领导者暂时没想到但却需要提出的问题以及秘书部门每天经过精选的有用信息，这些工作都能够提醒领导者注意社会时事发展倾向，提醒领导在解决某一事件时要从全局考虑；或启发、警策领导者避免某些失误，促使领导者不断校正工作的运行轨迹。
参谋咨询工作的这三种作用，有时是独立发挥的，但更多的时候是同时发挥。参谋咨询工作的作用大小，取决于问题的难易程度、解决办法的优劣还有秘书人员提供解决方法的时机是否得当。
（三）注意参谋咨询工作的方法
1.重在调查研究。秘书人员在参谋咨询工作中，一定要做足充分的调查研究，争取掌握最接近问题本质的信息，这样，领导在利用秘书人员提供的信息做决策时的偏差才会减小，充分提高领导的工作效率。因此，事关谋略的调查研究应从宏观、政策、对策上考虑全局，努力寻求解决问题的上策，使自己的谋略进入领导的决策圈。
2.善于分析形势。秘书工作者学会分析客观形势，了解把握事物发展的趋势，增强对事态发展的预见性，是做好参谋咨询工作的重要一环。因此，秘书工作人员要学会分析事态的利弊，用马克思主义辩证唯物主义的立场和联系、发展的观点来分析问题、把握住对事态发展的有利动态。
3.加强组织领导。秘书直接为领导机关服务，要经常接触各级领导。所以秘书工作者在参谋咨询工作中，要形成良好的组织形式，广开言路，集思广益，发挥出参谋咨询工作的最高效能。为了完善参谋咨询活动，秘书工作者需要建立健全参谋咨询工作体系、组织全面合理的工作要求寻求体制、形成完整的成果评审系统以及合理的奖励制度等，促使参谋咨询工作逐步走向经常化、规范化、制度化的轨道，进而实现科学化。 4.学会谋略比较。参谋方案应多而好，需全面考虑，详加探查，仔细比较，认真权衡。对于不同的方案，不能妄加评说她的优劣，要通过计算分析取得的最后数据作为评判方案好坏的根据。因此，设计和比较方案，要多做定性分析与定量分析，做到多算于前，少失于后。
5.掌握参谋咨询时机。秘书工作者的参谋咨询工作要把握好时机，言当其时，不要再领导心情坏或者在气头上的时候去禁言献策，那样会取得相反的效果。所以，秘书要：①选择恰当的时机，不要在领导工作繁忙或心情烦躁时进谏；②选择恰当的场合，避免在正式场合进行劝谏，而应在无他人在场时与领导交流；③要注意应用语言的艺术，巧用比喻、典故，学习“邹忌讽齐王纳谏”的高超技巧；④不要一味说“不”，要正面提出建设性的意见。
二、沟通协调
沟通协调是保持组织机能的整体性的重要手段，是秘书人员的重要职责。现代组织系统结构复杂，分工密细，必须以有效的沟通协调维系其整体性。
秘书是组织内外信息集散的重要枢纽，秘书在处理信息的过程中，能够及时发现组织上下级以及同事间的局部失调现象和潜在的失调危险，然后有的放矢地加强信息沟通协调，使各有关方面了解事情的真相，促进上情下达，下情上达，相互理解、信任和各相关方面的配合与合作，维系组织和谐运转。
怎样才能做好协调工作，要注意秘书工作中的沟通协调艺术：
（一）秘书的沟通协调既重要又微妙，必须遵循协商办事的原则
1.把握身份，不以势压人。把握身份，动之以情，晓之以理，以情感人，以理服人，在日常生活中真诚的对待领导和同事，在沟通协调工作中是十分重要的。如果只凭自己的身份和领导的看重就居高临下，盛气凌人，甚至以势压人，不仅无助于问题的解决，反而会使矛盾激化，最坏的结果会使自己丧失民心的。
2.公正处事，不偏心偏爱。在日常工作中，上级与下级，部门与部门之间出现意见或分歧是难免的。秘书在协调这类问题时，应依据分歧的客观情况，从维护大局、有利于工作出发，客观公正地协调，把领导的指示与客观实际结合起来，把对上负责与对下负责统一起来，在充分沟通协商的基础上搞好局部之间的关系，并认真听取各方的意见，从中找出矛盾的导火线，并以“参谋”的角色，提出容易被双方接受的意见和建议，使他们逐步取得共识，以达到令人满意的结果，从而既保证领导意图的落实，又符合客观实际，能够被群众所接受。 3.诚实为本，不欺骗他人。沟通协调时，要光明磊落、实实在在，不要在牵头承办一项重大活动，开始沟通协调时，需要别的部门出钱出力，就陪着笑脸与大家商量，一旦大功告成，就一人独揽功劳，翻脸不认人。这种过河拆桥的做法，不仅不利于调动方方面面的积极因素，也有损秘书工作者的形象。在与同级部门进行工作协调时，首先要想一想自己能够做些什么，怎样才能为对方完成工作创造便利条件；在与下级部门协调时，首先要想一想怎样帮助下级解决困难，是不是理解了下级的苦衷，是不是调动了下级的积极性。
（二）秘书的沟通协调既琐碎又繁杂，必须强化主动办事的意识
1.准备预案，确保沟通协调的超前性。 “凡事预则立，不预则废”，秘书只有不断提高超前思维能力，才能把握协调的主动权。对一个时期和一个阶段的工作，从上级指示要求、本级机关工作内容到所属单位工作动态，以及领导当前思考的问题、思路等，都要进行全面的考虑和思索，从中预测出下一步工作形势的发展变化及可能要做的协调工作。
2.信息畅通，确保沟通协调的及时性。信息沟通是整个协调工作的主线，任何协调无不以信息为依据，达到认识的统一和行动的一致。首先，秘书要了解和收集各部门的工作动态和短期内的工作安排，为领导安排近期工作和调整各部门之间的工作提供依据；其次，传达和通报领导的指示和各部门的工作进程，使各部门了解整个机关工作的全局，明确自己所负责的工作与全局是否协调，并以领导指示和各部门工作情况为向导，调整和确定自己的下一步工作。
（三）秘书的沟通协调既必办又难办，必须探索科学办事的方法
1.讲究语言艺术。语言是沟通协调的重要媒介和基本载体。沟通协调工作能否顺利进行，语言艺术是关键。常言道：“良言一句三冬暖”，得体的语言既能简明扼要地表达自己的意图，又能使对方愉快地接受。要发挥好语言在沟通协调中的作用，除加强语言修养外，在应用中还要注意区别对象选择适宜的说辞，多用商量征询的口气，态度要随和、平易近人。
2.做到灵活应变。凡事因人、因事、因时而异，要善于捕捉时机，根据不同人的不同特点，有针对性地进行沟通协调，不同的事情也要用不同的方式解决。
三、督促检查
检查督办是上级领导机关检查、督促所属子系统对上级的决策指令执行情况的重要管理手段。秘书是领导人的助手，直接受命于领导人，于领导人保持着密切的信息沟通，所以领导经常把督促检查的任务委派给秘书去执行，从而直接将督促检查的情况，反馈给领导人，以避免贻误时机，反馈信息失真或受到干扰。
秘书参与了决策指令形成前后的全过程，因此对决策指令的背景、目的、内容和实质，能够全面深入的理解，有利于督促检查中把握目的、标准，分析执行决策指令的状况和发现存在的问题以及评价执行决策指令的效果。秘书具有熟练高效的信息处理手段和丰富的经验，在督促检查中，秘书能够迅速准确捕捉信息，了解情况，摸清执行决策指令的情况，发现执行决策指令的差距和问题，起到督查作用。
（一）督促检查的目的
督促检查的目的是为了保证决策指令能够及时、完整地贯彻实施。秘书督促检查不仅有明确的督促检查对象，而且在内容上也是以督促、检查下级对上级的某项决策指令执行行为为目的。秘书工作者督促检查的内容是执行上级决策指令的系统情况。催促办理，不是简单地检查是否办理，而是系统地督查对上级决策指令执行的情况，包括决策指令是否办理、怎样在办理，以及办理的效果怎样等，形成层次分明紧密联系的督办内容体系。
秘书代表上级机关到下级单位督办，但并不是上级领导人。一方面，秘书要严肃认真，实事求是，深入具体的了解情况，不能弄虚作假；另一方面，秘书必须平等待人，态度谦和，行为检点。
（二）督促检查包含以下三个内容：
1.督查内容与领导决策相联系。秘书督查的内容，无论是重大事项，还是领导批办专项，都与领导决策密切相关。因此，秘书在督查工作中，必须把领导决策事项作为督查的重点，跟踪追击，检查督促，狠抓落实。
2.督查方法与秘书工作性质相一致。督促检查本是一种领导行为，具有很大的权威性。但是，秘书的辅助性质，要求秘书督查不能采用领导督查的方法，而必须采用秘书督查的方法，即协助领导者进行督查，在督查活动中，其所做所为以及方式方法和语言都必须符合秘书的身份。否则，将会出现越位、擅权和独断等错误行为。
3.督查效果与决策落实相一致。检验秘书督查效果的惟一标准，就是看领导决策落实情况如何。因此秘书的督查必须看实绩，重实效，绝不能摆花架子走过场。这就要求秘书在督查工作中，必须坚持把推动领导决策落实作为出发点和归宿点。
综上所述，研究和探讨秘书工作在辅助管理中的作用，既有利于进一步认识和把握秘书工作的特点和规律，也有利于全面认识秘书工作的情况，有针对性地做好秘书工作。随着信息网络环境的普及和社会的不断进步发展，秘书工作的内容将不断扩大，秘书工作也将呈现出新的作用。在综合辅助管理中，只有了解秘书工作的特点和作用，秘书人员在不断学习、实践与创新的过程中才能取得更大的进步，以适应新形势下的现代社会高效率的管理，使秘书工作更好地开展，充分发挥其职能作用。
【参考文献】①杨树森， 《秘书工作》 2007.第2期；
②杨树森，《秘书》 2007.第6期；
③杨树森，《秘书学概论》 安徽人民出版社.，第八章； ④李欣，《中国现代秘书工作基础》，高等教育出版.1989年。
随着社会经济的发展，秘书已经发展成为了一种独立的职业。对这会经济的发展起着越来越重要的作用。到今天，秘书已成为整个社会不可缺少的一部分。无论是在各企事业单位，还是在个党政机关。秘书职业已经成为整个、社会不可缺少的力量，正在为社会经济的发展做着巨大的贡献。
就中国来看，现代秘书学的产生、发展历程却仅仅有几十年的时间，在短短的几十年里，秘书就已经发展到了比较完善的程度，足见秘书职业对于现代社会的重要程度。
我国的现代秘书学产生于上世纪８０年代，现代秘书学一产生就表现出巨大的发展潜力并蓬勃发展起来。我国秘书学的产生有其独特的历史原因。在中国刚成立的几十年间，由于西方国家的封锁和我国经济发展的落后，不具有现代秘书学产生和发展的条件。随着８０年代以来改革开放的进行和深入，我国社会经济的大发展，秘书便日益表现出其重要性。现代秘书学便应运而生，并表现出蓬勃的生机。
秘书学发展到今天，已经形成为包含秘书人员、秘书机构、秘书工作三大部分的完整学科。所以，秘书对当今社会的重要性自然体现在秘书人员、秘书机构和秘书工作三大方面。
（一）、秘书人员的重要作用
现代秘书学将秘书人员定义为：秘书人员指为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理、综合服务的人员。由定义中“辅助管理”和“综合服务”可见秘书学是一门综合性、时间性都很强的学科。作为一名合格的秘书人员应该兼具管理、领导、文书、挡案、信息处理、写作等技能。
同时还可以从定义中看出，秘书的服务对象几乎包括了当今社会中的所有的单位、组织。所以秘书的分类也日益细化。依据其经济来源可以将秘书分为公务秘书和私人秘书，依据其所属经济部门可以将其分为党务秘书、行政秘书、军事秘书、司法秘书等。秘书职业如此细化的分类是由客观原因决定的。当代社会中任何单位、组织及领导者本身，其工作量都是非常庞大而复杂的。作为一个单位和组织，其繁杂的内部日常事务都需要有条不紊地进行和有效地解决，这个单位或组织才能够存在和发展下去，很显然这是需要秘书的。一个领导要想有效地管理一个单位或一个组织，同样也必须有秘书的有效的辅助和对日常杂务的处理。在中国，领导人设秘书可追溯到孙中山同志，可见秘书对于一个领导的重要性。
总地看来，秘书已经成了所以单位、组织和机关不可缺少的构成。正是由于社会的需要，秘书人员一般都具有较高的职业道德修养和工作能力。作为最接近高层领导、管理和内部秘密的秘书人员，理所当然应具备更高的职业道德修养：热爱工作，甘于平凡；自尊自爱，克己奉公；谦虚谨慎，平等待人；严守秘密，提高警惕。另外还具备良好的政治修养。初此之外，秘书一般具有教强的办事能力、交际能力和操作能力等。这一系列的个人素养与能力正是作为一个秘书的意义之所在。这对于一个机构或领导的作用都是巨大的。一个组织如果拥有一队高素质的秘书人员，便会秩序井然；一个领导如果能有一位高素质的秘书在身边辅助，便可轻松领导他的企业或组织。
看以下我们的实际社会生活中，上至国家中央组织的工作事务安排，下至一所学校的教学事务安排，全是由秘书来操作完成。
（二）、秘书机构的重要作用
秘书机构在狭隘意义上仅制担任文案性工作、并直接为领导工作服务的办事部门。但从广义上讲凡具有参谋、助手、分工协调、督促检查等功能，并为领导工作和机关工作服务的办事部门。
一个有效的组织单位和团体，必定要有一个相应的秘书机构为之服务。原则上讲，只要是一个独立的单位必定要设置相应的秘书机构。从一个企业到一个国家，其秘书机构的设置也由简单到复杂，秘书人员也由几人到几千人，秘书机构内的分工也随之越来越细。一个国家由于其系统的庞大和中央工作的复杂，必然要有一个与之相适应的秘书机构，要有严密的分工的秘书人员各司其职。一名秘书人员是一位领导是必不可少的辅助者和服务者，同样，一个秘书机构也是一个独立单位必不可少的服务机构。例如一个中型企业，各个部门各个层次的工作，均需要秘书来辅助，企业职工人员的工作安排，企业日常事物的处理，当领导不在时一些突发事件的处理，领导办公室内的各项事务，挡案、资料的处理，以及领导的日程安排、会议安排等，需要不同层次，不同结构的秘书人员。这些企业内部的秘书人员高效合理地组合在一起便成为一个有效率的秘书机构。而有的高层领导，可能同时需要多名秘书处理不同的事务。这相同层次不同分工的几个秘书人员又需要合而有效地搭配组合在一起，就又够成了一个有效的小的秘书机构。
正是由于秘书机构是由一个个高素质的秘书人才构成，这决定了秘书机构的精简性、合理性和高效性。不同的机关在工作性质上也是不同的，这也必然要求要有一个与其工作性质相适应的秘书机构。国家机关、行政单位的秘书机构，必然要有一定的政治性，而一个经济组织内的秘书机构，必然要具有经济事务上的经验。但无论什么样性质的单位和组织，秘书机构的设置是不可少的。
（三）、秘书工作的重要作用
秘书工作是作为秘书人员和秘书机构所要进行的各项具体的事务，它是以秘书人员和秘书机构为基础，是在此基础上的具体事项处理。虽然具体，但显得更为重要。
虽然秘书工作的根本属性是辅助性，但具体到一个单位或以为领导的某项具体活动中，如果没有这样的辅助性的秘书工作，整个活动便无法进行。例如一项会议的进行，有关会场布置的各项事情需要秘书去做，有关会议的各项事务需要秘书去综合全面地协调，参加会议的不同人员需要秘书去沟通，另外还要秘书对突发事件作出迅速地反应。只有靠秘书工作的准确性和迅速性，一项活动才能顺利圆满地完成，领导才能达到满意的效果。
秘书工作的重要性具体体现在人、事和会议的处理上。
作为一个单位例如一个企业，必然要与其他各种各样的组织单位有着这样那样的关系；作为一个领导，必然要与无数形形色色的人有着复杂的联系。这所有本单位和领导的人际关系，都需要秘书来辅助领导或单独来处理。也正式秘书对这无数的人际关系是合理处理，给外界留下了良好的印象，从而为企业的良好形象的树立作出了巨大的贡献。同时，一个企业、组织单位内部的人员关系的处理也需要秘书来完成。对于单位内部的复杂人员关系，只有巧妙地处理好，人员关系融洽，这个单位的办事效率才能提高起来，这个企业才能持续地保持高的经济效益。就对一个企业的领导来说，秘书能够及时发现其错误和不合理的决策，从而使企业免受损失。领导与内部职工之间的关系需要秘书去沟通，也只有使企业上下的关系融洽，才能更大地增强企业的凝聚力。试想一个企业的干群关系不够融洽，处处存在着敌对情绪，那么这个企业怎样还能有经济效益可言，又怎样能够发展下去呢？更不要说有什么市场竞争力。企业与外界的人员关系，也是不容忽视的，它关系到企业的形象与声誉，这需要秘书的迎送与恰当处理。总而言之，这所有的企业单位内外的关乎企业命运的一系列关系，均需要秘书来全面协调和合理处理。
处理人际关系的处哩外，日常事务中秘书要处理的具体事务也是繁杂的，看似繁杂琐碎的工作，对整个组织单位来讲也是十分重要的。迎送宾客自不必说，办公室内的接打电话对企业和领导来说是十分重要的。另外对领导办公室的摆设以及领导日程的安排，更是与领导密切相关，更需要秘书的有力辅助、合理安排与妥当处理。
秘书工作更重要的该是会议的安排与管理。一个企业会议，特别是与外部人员的会议，其举行的成功与否更是关乎企业的命运、声誉和形象。从会议前的筹备工作，会议中的服务工作，到会议后的落实工作，均需要不同秘书人员的有效处理、合理安排，整个会议过程没有一项工作不需要秘书去完成。
可见，现代的社会中，任何一个单位和领导，都离不开秘书人员及秘书机构的有效辅助，秘书人员及秘书机构所进行的具体工作更是发挥着不可替代的作用。
不难看出秘书在现代社会中的作用是举足轻重的。小至企事业单位，大到国家政府的组织机构，无一不需要秘书及秘书机构的辅助性工作。今年来，个大高校愈来愈重视高素质秘书人才的培养。秘书学作为一门独立的学课也正在个高校普及开来。秘书人才的培养也正在向细化方向发展，这更表明秘书对于社会的重要，并将发挥更加重要的作用
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