业务助理行政助理工作指南

2020-03-02 19:08:15 来源：范文大全收藏下载本文

业务助理工作指南

（2013年4月10日星期三

更新）

说明：本手册是业务助理各项工作的工作指南（注意：不是知识手册）。主要用于记录每项工作如何办理、应该依次执行什么流程。

1.项目验收材料归档

1) 拿到当月应该验收的项目清单后，立即联系商务代表，确认项目的准确验收时间，并填写在表格中； 2) 按照准确验收时间，在验收前三个工作日提醒商务代表：验收后请立即提交验收材料；在验收后后2个工作日内联系商务代表，收集验收材料，并把收集的结果填写在表格中；同时把验收材料的名录清单填写在表中；

3) 不断催收验收材料，收集材料；随时把收集齐全的材料交给企管中心QA，直到当月验收的全部收集、交给企管中心；

4) 最后把表格反馈给自己的部门经理和企管中心QA； 2.投标授权

1) 投标授权包括两个文档：授权申请表和授权文档；

A.授权申请表用于公司内部走流程，各级领导审核审批是否需要予以授权；

B.授权书，是授权的内容的说明书，即说明授予谁、什么样的权利。授权书必须打印出来加盖公司章（公章还是合同专用章？）后发给被授权方以备招标方查验，以确保持此书者为我公司正式授权。此文书必须加盖公司章后方为有效；

2) 投标授权的办事流程

A.第一步：请部门总经理、助理总裁、副总裁依次审批授权申请书，并签字或授权指定人员签字；这一步的签字人，具体请参见表格上列出的信息；

B.第二步：把授权书和审批通过的授权申请表，交给企管王玲（这里应该是岗位名称，而不是人名，但不记得王玲的岗位名称了，暂时用人名）审核、盖章（公章还是合同专用章？）； C.第三步：盖章后，把授权书寄送（一般是走快递）给被授权方或其指定的地方；有时时间紧迫，也可以把盖章后授权书扫描，把扫描件发出去；或者直接传真过去同时把原件快递到指定地方；

3.京外办公区社保公积金的核定和申报

社保和公积金，都是公司人力资源中心负责的工作。人力资源中心会根据各方面的情况来综合考虑。因此，这个事情应该这样来做： 1) 了解情况：

在当地社保公积金基数评定的月的上一个月，月初就联系当地的社保或公积金管理机构，咨询当年办理社保公积金事情的注意事项和所需要的资料，材料应该整理为一个清单/ 特别说明：如果当地的社保公积金是有代理公司代办的，那这里就要联系代理公司，咨询注意事项和所需要的材料。 2) 联系HR：

了解清楚后，立即和公司人力资源中心联系，通报以下信息： A.当地需要在x月提交xx数据，提交的截止时间是什么； B.除了上述数据外，还需提交哪些材料；

C.报告当月在当地交纳社保和公积金的实际情况，包括人员名单、工号、所属部门和二级部门、交纳的基数；

D.其他HR需要的信息； 3) 约定时间：

和人力资源中心约定时间，等待人力资源中心反馈结果，期间需要配合人力资源中心互动工作； 4) 督促提醒：

确保在最后截止日前一定时间（1周到2周的时间，各地不同）拿到最终结果，为此需要不断督促和提醒人力资源中心； 5) 执行办理：

拿到最后结果后，随即安排时间去当地相关机构办理，并确保顺利通过；最后把结果书面原件反馈给人力资源中心，当地只有复印件和电子版；

特别说明：如果当地的社保公积金是有代理公司代办的，那这里就要联系代理公司，把从人力资源中心得到的材料转给代理公司（这些材料，如果用了不能返还给助理的，那就请复印一份留存，电子办版材料也要保留一份），并督促代理公司去相关机构办理；办理后，拿到结果并立即反馈给人力资源中心。

4.分公司公章的使用

1) 分公司公章，暂时限定只能用于在交纳社保、公积金、缴纳各种分公司和个人所得税、工商税务需要的各种材料、银行对账单、办理员工户口和档案等方面，除此以外的其他方面，必须要先请示企管中心或你的上级，并获得同意后才能盖章。

A.任何地方，凡是要求公司对员工提供收入证明的，都必须提交给公司HR，由公司HR审核并加盖公司HR的章。不能盖分公司的章。

2) 所有的盖章，都必须登记；如果申请人不登记，就直接拒绝盖章。

3) 每月第一周，把上月登记表寄送到北京，给你的上级存档。同时，复印一份，把复印件留在当地备查。 4) 凡是遇到不明情况的盖章申请，要立即致电企管中心，或你的上级。 5.如何应对紧急情况

1) 首先明确角色：我们助理是每个办公区的“管家”，我们是紧急情况（比如灾害性天气、火灾等）的负责人；所以，我们要对所有紧急情况高度敏感。而且，出现紧急情况后，第一念头就是要想着整个办公区全体员工的安全，包括在市内出差的。要立即放下手中的工作，应对紧急情况； 2) 如果是火灾，立即拨打119报警，并立即报告当地各部门最高负责人，要求他们选定组织人员，组织大家有序撤退；时间来得及的情况，要关闭总电源； 3) 4) 第一时间，把紧急情况报告当地所有部门的负责人，同时告诉他们，你正在联系公司总部，请示处理措施；紧急联系公司总部，说明具体情况，请示处理措施。请示对象包括：你的上级、HR负责人（或者后勤部负责人）。记得一定要对方明确何时能回复，因为既然情况紧急，就不能长时间的等； 5) 如果是上班时间，就要立即把应对紧急情况作为第一任务：

A.随时观察紧急情况相关信息，比如紧急情况覆盖的范围、情况的糟糕程度、发展趋势，随时把情况反馈给当地所有部门的最高负责人和北京总部的上述人员； B.C.做好当地员工的安抚工作，稳定人心；

如果有员工正在外面，要立即联系该员工，了解其情况，并敦促他紧急避险；如果多次联系不上，要报告期部门总经理并立即报警；

6) 如果是将要上班的时间，要请示当地所有部门的最高负责人，询问是否可以请大家暂缓出门，等待公司总部的具体意见出台后再根据意见决定下一步行为； 7) 如果情况非常紧急，可以和当地所有部门的最高负责人商量，立即采取应对措施，不必固执的非要等北京的消息而错失机会。但是，一定要在实施前告诉给北京的前述人员，除非联系不上； 8) 9) 所有紧急情况，过后都要认真总结并详细记录，并把记录文件发给北京总部前述人员；

如果紧急情况造成财产物品损失的，要在正式上班时立即组织清点，汇总出损失情况，报各部门最高负责人确认后，提交北京后勤部；

10) 最重要的一条：我们各位助理和当地最高负责人一样，首先是应对措施的组织者，而不是具体实施者，除非该措施只需要一个人实施就够了。全程，各位都要协助最高负责人们落实应对措施；

6.京外助理如何办理社保和公积金的借款与交纳

此流程涉及五个环节，如下图：

1、测算社保公积金

2、发送预算方案到HR

5、报销反馈

3、提交借款申请

4、快速报销

1) 测算社保公积金

依据上月社保公积金月报，将本月增减人员情况加入，生成本月社保公积金预算方案。

2) 发送预算方案到HR 将预算方案压缩加密后发送给人力资源中心福利负责人（曹丹丹，caodandan@supermap.com），并抄送给人力资源中心分管助理总裁（赵明媚，zhaomingmei@supermap.com）。